高校档案利用工作的几点思考

教学科研 活动 中新专业的 申报验收 ， 教学质量的评估 ， 、 硕 博
士学位 点申报工作等 ， 均需要档案部 门提供 相关资料。其次
是 学籍 档 案 ， 由于 毕 业 生 考 研 、 求职 、 国 留 学 等 都 需 要 到 档 出 案馆 （ 查 阅 招 生 录取 名单 、 习成 绩 、 校 期 间 奖 惩 等 方 面 室） 学 在 的档 案 资料 ， 学籍 档 案 的利 用 率 也 相 对 较 高 。 第 三 是 财 会 档
者 必须具有较强的专业技术知识 、 组织 管理 才能及职业道德
操 守 。 案 工 作 者 只 有通 过 档 案 专 业 知 识 的 学 习和档 案 工 作 档 实 践 的锻 炼 ， 能逐 步 掌 握 档 案 工 作 的规 律 和 特 点 ， 能 真 才 才
事务需要单位证明时 ， 有关人员会组织查 阅个人档案。
高校档 案的管理利用 工作 目前仅 限于档 案馆 （ ） 关 室 相 人 员， 与其他部 门的互动较 少， 在特殊情况下 ， 以满足对档 难
案 的 紧急 查 阅 ， 给工 作 带 来 不 便 。 如何 加 强 与其 他 部 门 的联
高校 档 案 是 记 录 高校 历 史 ， 传承 文 明 的载 体 。 随着 我 国 经济 建 设 和 档 案 事 业 的 飞 速 发展 ， 高校 档 案 的 重 要 性越 来越 明显 ， 高校 档 案 事 业 实 现 跨 越 式 发展 也成 为趋 势 。
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高校档案利用工作的几点思考
一 陈永 霞 摘 要 ： 文 总 结 了 目前 我 国 高等 院 校 档 案 工 作 的 利 用 本 姚 蓬 代 化仍 处于 探 索 阶 段 。 此 ， 当前 及今 后 相 当长 的 一段 时 间 因 在 内， 高校 的 档 案利 用 仍将 以手 工 操作 为 主 。 ４与 其他 部 门联 系较 少 ． 特 点 ，并 分 析 了现 阶段 高校 档 案利 用工 作 中存 在 的 问题 ， 阐 述 了做 好 工 作 的 基 本 办 法 ， 以期 为 高校 档 案 的 管理 利 Байду номын сангаас 工 作 提供参考 。 关键词 ： 高校 档案 利 用
案， 利用单位一般是财务、 审计 、 纪检和监察 等有关部门。第 四是当学校党委、 行政作重要决 策、 类规章 制度的修 改和 各
出 台时 也 需 查 阅 党群 和 行 政 档 案 。 第 五 是 个 人档 案 ， 个 人 当
档案工作是 一项对科学性 、 服务性 、 技术 性和 责任性要
求很高的工作 ， 有其 内在 的科学规律和工作 性质 。档案工作
、
目前 高 校 档 案 的 利 用特 点
１ 案 项 目设 置 多 ， 用 少 ． 档 利
２０ ０ ８年中华人 民共和国教育部、 国家档案局第 ２ ７号令 颁布的《 高等学校档案管理 办法》 中规定 ， 高等学校档案 分为
十一类 ， 即党 群 类 、 政 类 、 生 类 、 学 类 、 研 类 、 本 建 行 学 教 科 基 设类、 器设备类 、 品生产类 、 仪 产 出版 物 类 、 事 类 、 会 类 。 外 财 在 高 校 档 案 利 用 工 作 中 ， 用 频 率 最 高 的是 教 学 档 案 ， 如 使 比
２为社 会 提 供 利 用 服 务 少 ． 高 校档 案利 用主 体 主 要 是 教 职 工和 学 生 ， 般 都 只 面 对 一 本 校 内 各部 门 的教 职 工 和 学 生 ， 不 向社 会 提 供 直 接 查 阅 服 而
正胜任档 案工作 。在 实际工作中 ， 有相 当一部分高校档案工 作人员并未经过真正 的档案专业教育 ， 也没有经过正规的档 案业务培训 ， 他们中有的是中途 改行 的、 有的是 兼职 的， 到岗
查阅相 关资料。在 实际工作中 ， 高校行政部 门的领导对档案 工作 的重要性认识也不够 ， 为档案工作不直接产生经济效 认
益 ， 案 虽 然 在 高 校 的教 育 、 估 以 及 其 他 各 项 工 作 中发 挥 档 评 着 重 要 的 原 始 凭 证 作 用 ， 利 用档 案 过 程 一 结 束 ， 案 工 作 但 档 就 变成 了 “ 遗 忘 的 角落 ” 被 。 ２档 案 队伍 不 稳 定 ， 员 素质 不 高 ． 人
不为人知的档 案信 息进行 必要 的宣传。 目前 ， 一些教职工对
档 案 仍 有 一 种神 秘 感 ， 不清 楚档 案 部 门究 竟 有 哪 些 档 案 材 既
料， 也不清楚这些材料的潜在社会价值和经济价值。有的甚
至 还 一直 将 档 案 馆 （ ） 作 是 保 管 人 事档 案 的 部 门 ， 会 去 室 看 不
务， 档案工作透明度较低。 可以说， 目前的高校档 案工作 的社
会 利 用 主体 较 少 ， 会 公信 度 也 相 对 较 低 。 社 ３现 代 化 技 术 手段 利 用 少 ． 随着 我 国 高等 教 育 的发 展 ， 高校档 案 管 理 工作 也 有 了很 大 的进 步 。 类 高校 普 遍 建立 了标准 较 高 的档 案 馆 （ ）档 案 各 室 管理 中普遍 使 用 了打 印机 、 印机 、 复 扫描 仪 等 先 进 的办 公 自动 化仪 器 ； 存档 方式 也打 破 了传统 的纸 质档 案 的格 局 ， 出现 了 电 子档 案 、 盘档 案 等 。 各 高校 档 案部 门缺 少人 才 、 术 ， 能 光 但 技 不
一
系交流 ， 提高档 案的利用效率是档 案工作必须解决 的问题。 二 、 阶段高校档案利用工作中存在 的问题 现 １ 自我宣传少 ， ． 领导重视程度不够 高校档 案管理 工作 ， 就是要最 大限度地开发利用档案信
息 资 源 ， 分挖 掘 和 利 用 档 案 的 潜在 价 值 ， 学 校 教 学 、 研 充 为 科 和 管 理 等 提 供服 务 。 就 要 求 高校 档 案 部 门 或 档 案 工作 者 对 这