04管理类档案管理要点

第四部分管理类档案管理

一、填空题

1.管理类档案是指企业经营管理、(生产技术管理)、行政管理、党群工作等各项管理工作中直接形成，并办理(完毕)的具有保存价值的各种形式的文件材料。

2. 管理类档案的整理可分为以(卷)为单位和以(件)为单位两种整理方法。3．管理类档案以“卷”为单位整理时，应执行的国家标准是(GB/T9705-2008《文书档案案卷格式》)。

4．管理类档案以“件”为单位整理，应执行的档案行业标准是(DA/T22-2000《归档文件整理规则》)。

5.管理类文件材料一般应在办理完毕后的第二年（一季度）归档；更新、补充的文件应( 随时 )归档。

6．（归档文件）是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

7.归档文件整理是将归档文件以(件)为单位进行装订、(分类)、排列、编号、编目、装盒，使之用序化的过程。

8.归档文件的正文与(附件)、印稿与定稿、外文与中文译稿一并归档。

9.“件”是归档文件的整理单位，一般以( 每份 )文件为一件。

10.两个及两个以上单位或部门联合印发的文件，原件由主办单位或部门整理归档；临时机构形成的文件，由该机构将各类文件材料整理，向( 派出机构 )归档。

11.跨年度处理完毕的文件或案件，整理时归入( 处理完毕 )的年度。

12．本级机关或业务主管部门转发或批转的文件，整理时归入( 转发时间 )的年度。

13．跨年度的会议文件材料，整理时归入会议(召开)的年度。

14.归档文件装订时，正本在前，定稿在后，重要性文件的历次文稿依次排在( 定稿 )之后,合为一件装订；

15．归档文件装订时，转发文在前，（被转发文）在后，合为一件装订。16．归档文件应逐件加盖归档章。归档章设置(全宗号)、年度、( 保管期限 )、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。

17.归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对( 复文 )进行编目。

18.档案整理首先是从区分(全宗)开始的，这是因为档案信息的有机关联性首先是在这一层次上体现出来的。

19.企业应按（资产）归属关系，指导所属企业根据有关规定规范各类文件材料归档范围和档案保管期限表的编制并审批所属企业的文件材料归档范围和

档案保管期限表。

20.文件的责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的（发文机关）或署名者。

21.专题分析报告、专题会议纪要的保管期限为（30年）

22.企业管理方案实施、检查验收文件材料的保管期限为（30年）

23.多个企业联合行文所形成的文件材料，原件由（主办）企业归档，其他企业将相应的（复制件）或其他形式的副本归档。

24.个人责任者，一般只著录（姓名），必要时著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，并用“（）”表示。

25.联合行文的责任者，两个责任者之间的间隔用（；），被省略的责任者用（[等]）表示。

二、判断题

1.档案全宗理论是档案馆对档案实体管理中必须遵循的一个重要原则,对于同一形成者所形成的所有档案,归集为一个全宗,不得分散;对于不同形成者的档案,不得混杂。(√)

2.档案价值具有潜在性的特点,档案价值的实现过程,就是使其由潜在价值转化为现实价值的过程。(√)

3.报告是一种陈述性的文件，一般不要求回复。(√)

4.本机关职能活动中形成的业务文件材料都要永久保管。(×)

5.所有材料都应该向本单位档案机构或档案工作人员移交。（×）

6.按文件的时间特征立卷，就是按文件的形成时间或（文件内容针对）的时间进行分类和组卷。（√）

7.在归档文件整理时，凡印刷成册，且全册页数连续的文件材料，在归档整理时，不必重新编页，但该件填写的总页数应包括发文单、封面、前言、目录等页数。（√）

8.企业资本结构或主营业务发生较大变化时，应及时修订和完善文件材料归档范围和档案保管期限表。（√）

9.中央管理的企业总部的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表，报国家档案局同意后执行。（√）

10. 所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映等不用归档。(√)

11.下级机关供参阅的情况反映要定期保管。(×)

12.文书是各种文件的统称。(√)

13.讨论未通过的文件不用归档。(×)

14.联合发文中不属于本机关主办的文件材料不用归档。(×)

15.文件的处理单不需要归档。(×)

16.文件材料中的重份文件，事务性，有凭证价值的文件不需要归档。 (×)

17.有文必档是本单位文件归档的出发点。(×)

18.档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊背厚度可以根据需

要设置20mm、30mm、40mm。(√)

19.归档文件目录应装订成册并编制封面。(√)

20.本企业讨论未通过的文件材料保管期限为30年。(×)

21.企业应归档纸质文件材料中，有重要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。(√)

22.本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材应该归档。(×)

三、单项选择题

1.国家档案局发布的第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》自（C）起施行。

A、2012年1月1日

B、2012年2月1日

C、2013年2月1日

D、2013年1月1日

2.下列文件材料中属于归档范围的是（C）。

A.本单位收到的下级单位的简报

B.本单位办理的反映一般情况的群众来信

C.本单位召开职代会的通知

D.本单位一般性文件的草稿

3.《归档文件整理规则》适用于（A ）。

A、文书档案

B、会计档案

C、科技档案

D、人事档案

4.《归档文件整理规则》规定，归档文件的整理是以（ C ）为单位。

A、卷

B、盒

C、件

D、个

5.归档文件的整理，主要由（B）来承担。

A档案室B文书部门（业务部门）C档案馆D档案人员

6.同一事由的文件，可按（D）先后顺序排列。

A、内容

B、单位

C、期限

D、时间

7.在《归档文件目录》的填写中，文件日期应用（C）位阿拉伯数字来标注。

A、4

B、6

C、8

D、10

8.对国家规定的应当归档的文件材料，必须按照规定，（A）向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

A.定期

B.不定期

C.按时 D、随时

9.文件的第一价值是指对(B) 的价值。

A、国家

B、形成机关

C、个人

D、社会

10.为传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行，经整理而形成的一种文件是(B)。

A、会议记录

B、会议纪要

C、大事记

D、通报

11.向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级的询问或交办处理的事项时，使用的文种是(C)。

A、请示

B、批复

C、报告

D、通报

12．个人在非职务活动中形成的档案或以继承、受赠等合法方式获得的档案归( A)所有。

A、个人

B、国家

C、集体

D、档案馆

13.档案的本质属性是(D)。

A、历史性

B、真实性

C、社会性

D、原始记录性

14.直接鉴选法意味着(C)。

A、应逐份审阅文件的标题并确定其价值

B、应仔细查寻档案文件的有关目录并确定其价值

C、应逐份审阅文件的内容和形式并判定其价值

D、直接销毁档案文件

15.企业文件材料的归档是指按照( C )的要求，将经过整理的企业文件材料移交档案部门保存的过程。

A、归档范围

B、归档时间

C、归档制度

D、保管期限表16．我国传统的档案学理论中关于文件的“六大特征”包括文件的问题特征、（ B ）、时间特征、名称特征、地区特征和通讯者特征。

A、法人特征

B、作者特征

C、年度特征

D、机构特征

17.企业档案的作用是指企业文件材料经过归档,进入( A ) 后所发挥的作用。

A、保存阶段

B、现行使用阶段

C、形成阶段

D、销毁阶段

18.企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、（B）。

A、20年

B、10年

C、15年

D、5年

19.档号章的位置在（D）。

A、文件空白处

B、文件首页右上角

C、文件首页下端

D、文件首页上端空白处

20．卷内文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准（B）型。

A、A3

B、A4

C、B5

D、16K

21.中原油田分公司机关全宗内的中原油田分公司经理办公室《关于启用中国石油化工股份有限公司中原油田分公司勘探管理部印章的通知》的保管期限是（A）。

A、永久

B、30年

C、15年

D、5年

四、多项选择题

1.下列属于永久保管的管理类档案包括（ ABD）。

A、本企业发展规划、战略决策、重大改革

B、本企业年度计划和总结文件材料

C、本企业部门工作或专项工作规划

D、本企业内部管理制度、规定、办法

2.下列属于定期保管的管理类档案包括（ ACD ）。

A、本企业半年、季度、月份计划与总结

B、所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映

C、本企业涉及职工权益的一般性文件材料

D、本企业召开会议、举办活动的一般性文件材料

3.企业下列哪些文件材料可不归档（ AB ）。

A、有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料

B、一般性文件的历次修改稿、各次校对稿

C、本企业半年、季度、月份计划与总结

D、本企业职工参加省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料

4.下列关于归档文件材料的整理分工，描述正确的有（ ABCD ）。

A、本级党政机关形成的文件材料，分别由党政办公室整理归档

B、本级业务主管部门形成的文件材料，由业务主管部门整理归档

C、参加上级党政机关召开的会议带回的文件材料，由党政机关办公室整理归档

D、参加上级业务主管部门召开的专业性会议带回的文件材料，由本级业务主管部门整理归档

5.文件管理职能可以划分为（ABC）三个阶段。

A、文件形成阶段

B、文件的使用和管理阶段

C、文件处置阶段

D、文件整理入库阶段

6．常用的电子文件存储介质有(AC)。

A、磁盘

B、摄像机

C、光盘

D、照相机

7．下列文件材料中不属于归档范围的主要包括（ABCD）。

A、重份文件

B、无查考保存价值的文件

C、未成文的草稿

D、非隶属机关的参考文件

8．电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其（ABC）。

A、真实性

B、完整性

C、有效性

D、系统性

9．（AB）的档案可以申请延期向档案馆移交。

A、专业性强

B、需要保密

C、利用频繁

D、载体特殊

10．不可以作为档案载体使用的材料有(BC)。

A、无酸纸

B、复写纸

C、传真纸

D、可擦除光盘

11．现行机关一般的发文处理程序包括（AD）、签发(会签)、缮印、校对、用印、注办、发出、归档(销毁)等。

A、拟稿

B、拟办

C、核办

D、核稿

12．案卷题名一般由（ACD）构成，又称案卷题名“三要素”。

A、作者

B、时间

C、名称

D、问题

13．文件的主要作用包括（ABCD）。

A、依据作用

B、法规作用

C、联系作用

D、传递与保存作用

14．我国现行的通用公务文件文种主要包括（ABCD）等。

A、公报,公告,布告

B、决定,决议

C、议案,报告,请示

D、会议纪要,函

15．文书档案卷内备考表项目包含（ABC）。

A、本卷情况说明

B、立卷人

C、检查人

D、归档日期

五、简答题

1．管理性文件材料的归档要求有那些？

答题要点：

(1)实行归档责任制，各部门兼职档案员应按规定完成本部门文件的收集整理后向档案部门归档。

（2）归档的文件应完整、准确、系统，制成材料符合档案保管的质量要求。（3）归档的文件应为原件，因故无原件的应归档具有凭证作用的复制件。（4）非纸质文件应与其文字说明一并归档，外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。

（5）归档的文件一般一式一份，重要的、利用频繁的可适当增加份数。（6）两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件的归档要求。主办单位一般保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。

（7）文件形成部门应就归档文件填写移交清册，向档案部门归档。

2.应如何处置跨年度的文件？

答题要点：

（1）跨年度处理完毕的文件或案件，归入处理完毕的年度。

（2）跨年度的会议文件材料，归入会议召开的年度。

（3）本级机关或业务主管部门转发或批转的文件，归入转发时间的年度。

需组卷的文件材料按以上要求的年度进行立卷。

3.什么是“件”？“件”是如何定义的?

答：

（1）“件”是归档文件整理的单位；

（2）以“自然件”为一件，即一般的每份文件为一件；

（3）文件正本与定稿一般装订为一件，定稿过厚的，也可单独为一件；（4）正文与附件一般装订为一件，附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件；

（5）原件与复印件一般装订为一件；

（6）转发文与被转发文为一件一般装订为一件；

（7）报表、名册、图册等可按其本来的装订方式，一册为一件；

（8）联系密切的来文与复文宜合为一件。如:请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等。

4．文件材料归档前的检查主要包括哪几个方面?

答题要点：

（1）检查归档文件材料的质量是否符合要求

（2）检查归档文件材料是否完整齐全

（3）检查归档文件材料是否经过系统整理

5．归档文件的整理原则是什么？

答：归档文件的整理原则是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

六、论述题

1．如何进行文件归档制度的制订？

答题要点:

应明确文件归档范围、保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求、归档控制措施。（参考《企业档案工作规范》实施指南P53页展开）

七、实际操作题

1.将下列文件合理地组为两卷，分别说明组卷特征,为其拟定案卷标题。

a、甲公司请求把乙公司职工××调入甲公司的函

b、甲公司关于当前职工思想状况的调查报告

c、甲公司关于加强职工思想工作的决定

d、乙公司同意职工××调入甲公司的复函

e、甲公司关于成立职工思想工作领导小组的通知

f、乙公司请求将甲公司×××调入工作的函

g、甲公司关于开展职工思想工作的工作计划

h、甲公司同意×××调入乙公司的复函

答题要点：

（1）第1卷：a、d、f、h。

组卷特征：通讯者特征、内容特征

案卷标题：甲公司与乙公司关于××、×××工作调动的往来文书

（2）第2卷:b、c、e、g。

组卷特征：作者特征、内容特征

案卷标题：甲公司关于职工思想工作的文件

2.下表中的40份文件是属同一全宗的归档文件，（1）请按年度-类别进行分类，分别列出2010年度各类别的文件；（2）按年度-类别-日期进行排序，分别编制2009年各类档案归档文件目录。

答题要点：

(3)2010年经营管理文件

(5)2009年党群工作类归档文件目录

(6)2009年行政管理类归档文件目录

(7)2009年经营管理类归档文件目录

归档文件目录

(8)2009年生产技术管理类归档文件目录