物业管理档案的建立与管理
物业档案的建立与管理
物业档案的建立与管理档案管理模式（一）物业管理档案物业管理档案是指物业管理单位在物业管理活动中收集和产生的，为物业管理工作提供依据和参考的，各种应予归档保存的文字、图形、实物等文件材料。
1.物业管理档案的内容物业管理档案管理内容包括建筑物档案、客户档案、管理工作档案。
①建筑物档案：包括建筑物原始档案材料、维护、改造施工记录材料；如竣工验收资料，房屋的单体竣工图，各类管线图、装修管理档案、维修养护档案等。
②业主档案：包括客户登记材料、业主产权材料；③管理运作档案：包括管理法规材料、管理及租赁合约材料、服务记录材料、治安情况记录材料、会访记录材料等；如各类巡视记录、运行档案、满意度调查记录、投诉与回访记录、大厦文化活动、宣传记录、财务会计资料等。
2.管理流程图略（二）物业管理档案的建立物业管理档案是工程的重要闹资产；是历史的原始的真实记录；是物业管理服务的重要依据。
建立物业档案，是物业管理单位实现物业规范化和现代化管理的手段，是提高综合管理能力和基础。
1.按照社会档案行政管理的要求和公司ISO体系文体标准，建立规范的档案管理制度。
档案的管理制度是档案管理工作的准则和依据，物业档案管理制度主要有：对机构部门管理人员职责的规定；对管理工作程序的规定；对档案相关责任部门的规定：对档案材料的移交、分类、著录、保管利用、鉴定的制度标准；对违反制度的处罚规定等。
根据档案资料初建的情况，拟首先制定如下制度：《物业档案管理》《档案查询利用制度》《库房管理制度》《档案移交验收制度》《档案内容及分类密级标准》《档案文件借阅规定》2.确定档案的内容物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物、业主档案、管理运作、大厦志史档案。
根据要求以下仅就建筑物档案、管理工作档案的管理具体说明。
①建筑物档案A.建筑原始档案建筑物原始档案是指物业管理单位在接管物业管理时，从发展商手中接收的工程建设施工过程中形成的工程档案。
物业管理单位接受的工程档案，其内容包括档案行政管理部门对工程档案规定的全部内容及移交手续文件；一般具有下列内容；建设综合文件材料和工程施工文件材料；其中包括竣工验收资料、房屋单体竣工图，具体内容请见表一：表一接管时收集、接收的工程资料清单B.建筑物维护、改造档案建筑物维护、改造档案是指物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体（或称物业公共设施及公共部分）进行维护、改造的有关资料：a.维护改造申请表及批准文件b.维护改造工程施工许可证c.维护改造方案d.维护改造工程合同e.维护改造工程预算书及批准文件f.维护改造工程施工技术文件（按城建档案管理部门制定的相关规定执行）g.维护改造工程验收说明书h.维护改造工程结算（核算）表I.各设备及工程使用维护说明书J. 各设备及工程使用许可证（政府规定需要申办的应全部具有）k.维护改造工程施工设计图及竣工图C.用户装修/改造工程档案用户装修改造档案是指住户对自己拥有产权或经业主授权的房屋进行装修\改造工程所产生的文件和图纸材料，一般内容如下：a.装修、改造申请表及审查意见b.装修设计图c.装修、改造过程中的管理、监理资料d.完工后验收意见②管理工作档案管理工作档案是指物业管理公司在物业管理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文件材料，主要为：A.政府颁发的物业管理各项法规、条例、通知等B.制订的各种管理规定、公约C.公司ISO体系文件D.财务资料E.工作计划、方针、目标记录F.各项管理工作日志G.纠正和预防措施方案H.质量、环境、安全控制记录I.设备设施保养规程，巡查、维修、养护记录K. 满意度调查记录、回访记录日志及回访登记表L.其他需要收集归档的工作记录、服务记录3.档案的产生收集、接收和移交档案的收集、接收、整理和移交是档案管理工作的基础。
物业管理档案的建立与管理
物业管理档案的建立与管理
物业管理档案的建立与管理
1. 简介
物业管理档案是物业公司或物业管理部门用于记录和管理物业
管理工作的文件集合。
建立和管理好物业管理档案对于提高物业管
理工作的效率和质量至关重要。
2. 物业管理档案的建立
2.1 归档原则
物业管理档案的建立需要遵循一定的归档原则，包括按照时间、地点、项目等分类归档，确保档案的有序和易查性。
2.2 归档内容
物业管理档案的内容包括但不限于以下几个方面：
物业权属证明文件
投资、建设和规划文件
客户合同和租赁协议
物业设备维护记录
日常巡视巡查报告
报修和投诉记录
安全和消防检查报告
突发事件处理报告
物业费收款记录
3. 物业管理档案的管理
3.1 档案存储
物业管理档案应统一存放于专门的档案室或档案柜中，确保档案的安全和完整性。
3.2 档案管理职责
物业管理公司或物业管理部门应指定专人负责档案管理工作，包括档案的整理、归类、索引、借阅和销毁等工作。
3.3 档案查询和调阅
任何人员需要查询或调阅物业管理档案时，应填写相关申请，并经过相关负责人的批准，确保档案的安全和保密。
3.4 档案备份
为了防止档案的丢失和损毁，物业管理部门应定期进行档案备份工作，确保档案的安全性和可持续性。
4. 结论
建立和管理好物业管理档案对于物业管理工作的高效和有序进行至关重要。
物业公司或物业管理部门应遵循归档原则，建立完善的物业管理档案系统，并加强档案管理和保护工作，以确保物业管理工作的顺利进行。
物业档案管理
物业档案管理物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类档案进行规范、有序的管理工作，以确保物业档案的完整性、准确性和安全性。
物业档案管理包括档案的建立、归档、整理、检索、借阅、销毁等环节，旨在提高物业管理效率和服务质量。
一、档案建立1.1 档案分类：根据物业管理的不同内容和特点，将物业档案分为基础档案、合同档案、维修档案、投诉档案等不同类别。
1.2 档案编号：为每一个档案设立惟一的编号，便于后续的档案管理和检索工作。
1.3 档案登记：对每一个档案进行详细的登记，包括档案名称、档案编号、建档日期、归属部门、责任人等信息。
二、档案归档2.1 档案整理：对已建立的档案进行整理，确保档案的有序性和完整性。
2.2 档案装订：采用合适的装订方式，将档案整理成册，方便存储和检索。
2.3 档案标识：在每一个档案册上标注档案名称、档案编号、归属部门等信息，确保档案的清晰可辨认。
三、档案存储3.1 存储环境：选择适宜的存储环境，确保档案不受湿度、温度等因素的影响，防止档案受损。
3.2 存储设备：选用合适的档案柜、档案架等设备，确保档案的安全存放和便捷管理。
3.3 存储位置：合理安排档案的存放位置，按照档案的重要性和使用频率进行分类存放，方便档案的检索和借阅。
四、档案检索4.1 检索索引：建立档案检索索引，包括按档案名称、档案编号、归属部门等进行分类，方便快速准确地找到所需档案。
4.2 检索工具：提供便捷的检索工具，如电子档案管理系统、档案目录等，提高档案检索的效率和准确性。
4.3 检索流程：规定档案的检索流程，明确检索的权限和操作步骤，确保档案的安全性和保密性。
五、档案借阅5.1 借阅申请：借阅人需填写借阅申请表，包括借阅目的、借阅期限等信息，并经相关责任人审批。
5.2 借阅登记：在借阅档案时，需填写借阅登记表，包括借阅人、借阅日期、归还日期等信息，以便跟踪借阅情况。
5.3 借阅管理：对借阅的档案进行管理，确保借阅档案的安全性和时效性，逾期未归还的档案需进行催还。
物业管理档案的建立与管理
物业管理档案的建立与管理1. 引言物业管理是指对房地产物业进行维护、管理和运营的一系列活动。
对于物业管理公司来说，建立和管理物业管理档案是一项关键工作。
物业管理档案记录了物业的信息、维护保养记录、业主信息等重要内容，对于提高物业管理工作效率和提供良好的服务至关重要。
2. 物业管理档案的建立物业管理档案的建立是物业管理公司的首要任务。
以下是建立物业管理档案的几个关键步骤：2.1 收集物业信息物业管理公司需要收集物业的基本信息，包括物业的地质、面积、楼层分布等。
还需要了解物业的产权情况、使用性质等相关信息。
2.2 记录维护保养信息物业管理公司还需要记录物业的维护保养信息，包括维修记录、保养计划等。
这些信息对于及时维修和保养物业非常重要。
2.3 归档业主信息物业管理公司需要归档业主的信息，包括业主的姓名、、房屋信息等。
这样可以方便与业主进行沟通和联系。
2.4 建立档案管理系统物业管理公司需要建立档案管理系统，对物业管理档案进行分类和整理。
合理的档案管理系统可以提高档案的查找和管理效率。
3. 物业管理档案的管理物业管理档案的管理是物业管理公司的重要任务之一。
以下是物业管理档案的管理内容：3.1 档案分类与整理物业管理公司需要对物业管理档案进行分类和整理，确保档案能够快速地被找到和查找。
常见的分类方式有按物业地质、按物业类别等。
3.2 定期更新档案物业管理档案需要进行定期的更新和维护。
物业管理公司应设立专人负责定期检查档案，并及时更新档案中的信息。
3.3 保密管理物业管理档案中包含了大量的敏感信息，物业管理公司需要建立严格的保密制度，确保档案的安全性。
3.4 档案备份与归档物业管理公司需要定期进行档案的备份，以避免档案丢失。
已经不再使用的档案需要进行归档，以节省存储空间。
4. 物业管理档案的应用价值物业管理档案的建立和管理对于提高物业管理工作效率和提供良好的服务具有重要意义。
它可以帮助物业管理公司更好地了解物业的情况，及时发现和处理问题。
小区物业档案的创建与管理规定
小区物业档案的创建与管理规定
一、背景
为了规范小区物业档案的创建和管理，保障物业信息的安全和有效使用，制定以下规定。
二、档案创建
1. 小区管理办公室是小区物业档案的管理单位，负责物业档案的创建和维护工作。
2. 物业档案应当包括小区各种设施设备的资料、房屋拥有者信息及合同档案、小区规划设计图纸等相关资料。
3. 物业档案的创建应当遵循法律法规的规定，确保信息真实、完整、准确。
三、档案管理
1. 物业档案应当建立电子和纸质两个版本，并进行相互备份，确保信息不会因意外事件丢失。
2. 物业档案的管理人员应当严格遵守保密原则，对档案信息进行保密，并不得擅自将其透露给外部人员。
3. 物业档案的管理应当定期进行检查和整理，发现问题及时采取措施进行纠正。
4. 物业档案的使用应当符合相关规定，不得用于违法违规的行为。
四、信息共享与查询
1. 物业档案的信息应当向小区业主、业委会及相关政府部门提供，以促进信息的透明与共享。
2. 物业档案的查询应当便利、快速，业主和相关部门可以通过指定方式进行查询，并获得及时、准确的答复。
五、违约处理
对于未按照规定创建和管理物业档案，或者擅自泄露档案信息的单位及责任人员，将依法进行追责，承担相应的法律责任。
六、附则
1. 在物业档案的管理中，应当遵守国家、地方有关法律法规和政策的要求。
2. 物业档案的创建和管理应当符合信息保护和隐私保护的相关规定。
3. 本规定自发布之日起生效，并可根据需要进行修订。
以上为《小区物业档案的创建与管理规定》的内容，希望各相关部门和小区业主能共同遵守和落实，确保物业档案的有效管理和使用。
物业管理档案的建立与管理
物业管理档案的建立与管理物业管理档案的建立与管理是物业管理工作的重要组成部分，它涉及到物业的各个方面，包括但不限于物业的基本信息、业主资料、物业设施设备、维修记录、安全记录等。
以下是对物业管理档案建立与管理的一些关键点：1. 档案分类：- 将档案分为基本资料、业主资料、设施设备、维修保养、安全监控等类别。
2. 档案收集：- 收集物业的基本信息，如物业名称、地址、建筑面积、产权情况等。
- 收集业主的基本信息，包括姓名、联系方式、房屋面积等。
3. 档案整理：- 对收集的资料进行归类整理，确保信息的准确性和完整性。
4. 档案存储：- 选择合适的存储方式，可以是纸质档案或电子档案，确保档案的安全和易于检索。
5. 档案更新：- 定期更新档案信息，特别是业主变动、设施设备更换或维修等情况。
6. 档案保密：- 保护业主的隐私，对敏感信息进行加密处理，限制档案的访问权限。
7. 档案利用：- 档案应便于物业管理人员查询和使用，以提高工作效率。
8. 档案审计：- 定期对档案进行审计，确保档案的准确性和合规性。
9. 档案数字化：- 利用信息技术，将纸质档案数字化，提高档案的检索效率和安全性。
10. 档案培训：- 对物业管理人员进行档案管理培训，提高他们的档案管理能力。
11. 档案法规遵守：- 遵守相关的法律法规，确保档案管理的合法性。
12. 应急预案：- 制定档案丢失、损坏等情况下的应急预案，确保档案的安全。
通过上述步骤，物业管理档案的建立与管理将更加规范和高效，有助于提升物业管理的整体水平。
物业管理档案的建立与管理[1]
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物业管理档案的建立与管理物业管理档案的建立与管理引言物业管理档案是物业管理工作中的重要组成部分，对于物业管理的规范化运作和信息化管理起着至关重要的作用。
通过建立和有效管理物业管理档案，可以提高物业管理工作的效率和质量。
本文将详细介绍物业管理档案的建立与管理。
1. 物业管理档案建立的意义物业管理档案的建立是为了记录和保存物业管理工作的相关数据和文件。
它具有以下重要意义：1. 提供备案依据：物业管理档案可以作为物业管理工作的备案依据，确保各项工作的合法性和合规性。
2. 实现过程监控：通过物业管理档案，可以实现对物业管理工作过程的监控和评估，及时发现问题并进行改进。
3. 保证信息安全：物业管理档案的建立与管理可以保证物业管理工作所涉及的信息安全和保密，防止信息泄露和滥用。
4. 提供决策支持：物业管理档案中包含了大量的数据和信息，可以为物业管理决策提供科学依据和参考。
2. 物业管理档案的建立与组织2.1 确定档案分类根据物业管理的性质和需要，确定物业管理档案的分类方式和级别，可以按照时间、地点、部门、性质等多个维度进行分类。
例如，可以按照年份将档案分为不同的年度档案，按照物业项目将档案分为不同的项目档案。
2.2 设计档案编码体系为了方便档案的组织和检索，需要设计一个合理的档案编码体系。
档案编码应该具备唯一性、有序性和可扩展性，并符合管理需求。
可以根据物业管理的需求和特点，制定相应的编码规则。
2.3 制定档案管理制度制定物业管理档案管理制度是建立和保证档案管理工作的重要途径。
制度应包括档案的建立、归档、借阅、销毁等方面的规定，明确档案管理的流程和责任，确保档案管理工作的规范化和高效化。
3. 物业管理档案的管理与使用3.1 档案管理流程物业管理档案的管理流程包括档案的收集、整理、归档、存储、借阅和销毁等环节。
每个环节都应有明确的工作步骤和责任人员，并严格按照流程进行操作，以确保档案的有序管理。
3.2 档案使用与查询物业管理档案的使用和查询是保障物业管理工作的关键。
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】引言概述：住宅小区物业档案管理对于保障小区安全、提升居民生活质量至关重要。
本文将分享五个方面的物业档案管理措施，包括档案建立、档案分类、档案存储、档案更新和档案保密。
一、档案建立1.1 按照规范建立档案：物业管理公司应根据国家相关规定，建立完善的物业档案管理制度，明确档案的分类、编号、命名规则等，确保档案建立的规范性。
1.2 完善档案登记流程：物业管理公司应建立档案登记表，对每一个档案进行详细记录，包括档案名称、编号、责任人、存放位置等信息，确保档案登记的准确性和完整性。
1.3 建立档案管理数据库：物业管理公司可以借助信息化技术，建立档案管理数据库，方便档案的查询、更新和统计分析，提高档案管理的效率和准确性。
二、档案分类2.1 按照内容分类：物业管理公司应将档案按照内容进行分类，如人事档案、财务档案、工程档案等，便于后续的管理和检索。
2.2 按照时间分类：物业管理公司应将档案按照时间进行分类，如年度档案、季度档案、月度档案等，方便对历史档案的查阅和整理。
2.3 按照空间分类：物业管理公司应将档案按照空间进行分类，如小区档案、楼栋档案、单元档案等，方便对不同区域的档案进行管理和维护。
三、档案存储3.1 选择合适的存储设备：物业管理公司应根据档案的数量和特性选择合适的存储设备，如文件柜、档案柜、电子存储设备等，确保档案的安全和易于管理。
3.2 制定存储标准和规范：物业管理公司应制定档案存储的标准和规范，包括档案的摆放位置、存储方式、防火防潮等要求，确保档案的完整性和长期保存的可行性。
3.3 定期检查和整理档案：物业管理公司应定期对档案进行检查和整理，剔除无效档案，更新档案目录，确保档案的及时性和准确性。
四、档案更新4.1 及时更新档案信息：物业管理公司应及时更新档案信息，包括档案的增加、删除、修改等，确保档案信息的真实性和有效性。
4.2 建立档案变更流程：物业管理公司应建立档案变更流程，明确档案变更的申请、审批和执行流程，确保档案变更的合规性和可控性。
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2、建立动态的物业档案资料管理机制
❖ 由于物业档案资料管理具有动态性，因此必须建立 动态管理机制
❖ 凡是管理程序的各个环节，有关人员都要进行及时 性、经常性、完备性的动态记录
精选
3、物业档案资料的两个作用
• 凭证作用 • 参考作用
精选
4、资料的收集
档案室 资料收集的两种方式
精选
档案室专人负责
◆人名索引一般由人名和档案两部分组成 ◆借助人名索引可以查到记载某一人物的材料 ◆人名索引一般按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序等方法排列
精选
二、物业档案的建立
精选
1、什么是物业档案资料？
❖ 答：指人们在物业的开发和管理活动中形成 的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、 图象、声音以及其他各种方式和载体的文件
业主档案——基本资料部分示例
房号 业主姓名 家庭电话 工作单位 联系地址 家庭成员 车辆资料 特殊要求
姓名 车牌号码 服务时间
户型 证件号码 移动电话
称谓 厂牌型号 民族习惯
性别 车身颜色
信仰
建筑面积 国籍/户籍 办公电话
职务 邮政编码
户籍 授权驾驶
忌讳
工作单位 出入证号 来访登记
管理费/月 民族
物业管理就是使产权人的权利得到保障，并承担应承担 的义务
物业中的公共设施和房屋公共部位，是多个产权人共有 财产，其维修养护费用应由共有人按产权比例分担
精选
产权备案和权属登记的区别？
✓ 权属登记：是政府行政部门（深圳市规划与国土资源局）的 行业管理，包括土地使用权的出让、房地产开发、房地产转 让、房地产租赁，以及房地产抵押等等，目的是为了保护产 权人的权益，促进房地产市场公开化，规范房地产市场行为， 加强房地产行业的管理
精选
按物业管理参与者的各方面来收集
在物业接管移交与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、 准确地收集到工程建设产权及工程技术资料等原始资料
在业主入伙，进行二次装修阶段收集业主、用户资料 在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访
记录等以及其他相关资料，并将档案的收集形成制度化 通过政府主管部门获取的相关信息
精选
5、资料的整理和分类
资料整理要求 根据工作的内容整理和分类 根据文件、档案连贯性整理和分类
精选
资料整理要求：
❖ 收集到原始资料后，统一由档案 管理人员集中整理。剔除作废和 无效的记录，然后按类别进行装 订并整理成册，做到条理清晰、 分类合理、便于检索
精选
根据工作的内容整理和分类
❖ 办公室——上级文件、内部发文、计划总结…… ❖ 工程部——工程图纸、设备档案、承包合同…… ❖ 服务部——租赁合同、顾客投诉、业主档案…… ❖ 财务部——各类帐册、发票存根、预算报告…… ❖ 保安部——巡查记录、紧急事件、车辆档案……
册——指为了提高管理效率而建立的房屋建筑设备手册、房屋使用手 册、业主手册等
表——指根据管理工作需要而设立的各类表格
精选
进行科学的合理的分类存档
❖ 分类存档——按照档案资料本身内在的规律进行科学的划 分
❖ 一个有序的资料库是一个完整的树形图 ❖ 归档要及时，分类要合理 ❖ 档案的分类方法有很多：年度分类法、组织机构分类法、
强调原始记录的重要性 数据准确、资料详实 不错不漏、帐实相符 妥善保管、查阅方便 保证档案资料的完整、准确、新鲜、安全
精选
2、档案的建立的四个环节
• 行政文件资料
• 设备设施管理资料 （包括消防）
• 业主管理委员会 资料
精选
建立标准化的图、档、卡、册、表
图——指在实地查丈的基础上，对照1:500房地产分幅平面图，根据 管理需要绘制的各类房屋平面图
档——指在管理活动过程中形成的各种文字资料，由于其数量大、种 类多，因此成为物业档案的主要成分
卡——指根据管理工作需要而制作的目录卡、保养卡等，特点：内容 浓缩、检索方便
精选
按文件、档案连贯性分类
❖ 实际工作中，文件资料、档案一般不作严格 区分，另外归档时可照顾到从文件到档案的 连贯性，进行分类（见表2-2-1）
精选
表2-2-1
• 产权与工程技术资料
• 绿化清洁资料
• 住（用）户档案
• 社会文化资料
• 装修档案
• 员工管理资料
• 维修资料
• 业主反馈
• 治安交通管理资料
物业管理企业应设立专门的档案室，由专人负责管理 在资料收集时应保证内容丰富及渠道广泛 收集来源按不同的标准有不同的分类 按时间顺序来收集 按物业管理参与者的各方面来收集
精选
按时间顺序来收集
1. 设计规划阶段信息 2. 施工及验收阶段信息 3. 委托管理阶段信息 4. 招商阶段信息 5. 用户入户信息 6. 日常管理信息
物业管理档案的建立与管理
精选
一、用户档案的建立
精选
1、产权备案
什么是产权备案？ 为什么要进行产权备案？ 产权备案与权属登记的区别？
精选
什么是产权备案？
❖ 答： ❖ 由物业管理公司对每个产权人拥有的房地产
产权范围及比例进行备案登记
精选
Hale Waihona Puke 为什么要进行产权备案？为准确界定每个产权人拥有产权的范围和比例，维护其 合法权益，应建立产权备案制度
图文传真 电子信箱 入伙日期
职务 车位号 宠物登记
联系电话 其他 其他
精选
业主档案的分类
组团按柜 每栋按位 每单元按盒 每户按册
精选
用户档案的建立
✓ 是通过收集、分类存档和建立管理、使用制 度完成的
收集资料
分类存档
建立管理、使用制度
用户档案的建立
精选
人名索引
◆人名索引是揭示档案中所涉及的任务并指明其档案出处的检 索工具
问题分类法、作者分类法、地区分类法、文件名称分类法 等；一般采用两种以上的分类方法结合使用
精选
三、物业档案的管理
精选
1、什么是物业档案的管理？
❖ 答：指物业公司在物业管理管理活动中，对 物业的原始记录进行收集、整理、鉴定、保 管、统计、利用，为物业管理提供客观依据 和参考资料
精选
档案管理的注意事项
✓ 产权备案：是物业管理中十分重要的一个管理环节，是实施 物业管理前必须做且要做好的一项工作
精选
2、建立业主档案
业主档案包括哪些内容？ 业主档案的分类
精选
业主档案包括哪些内容？
业主姓名、年龄等 家庭成员情况 工作单位 联系电话、联系地址 收缴管理费情况 物业的使用和维修养护情况
精选