物业公司档案建立与管理方案细则
物业管理档案的建立与管理
物业管理档案的建立与管理
物业管理档案的建立与管理
1. 简介
物业管理档案是物业公司或物业管理部门用于记录和管理物业
管理工作的文件集合。
建立和管理好物业管理档案对于提高物业管
理工作的效率和质量至关重要。
2. 物业管理档案的建立
2.1 归档原则
物业管理档案的建立需要遵循一定的归档原则，包括按照时间、地点、项目等分类归档，确保档案的有序和易查性。
2.2 归档内容
物业管理档案的内容包括但不限于以下几个方面：
物业权属证明文件
投资、建设和规划文件
客户合同和租赁协议
物业设备维护记录
日常巡视巡查报告
报修和投诉记录
安全和消防检查报告
突发事件处理报告
物业费收款记录
3. 物业管理档案的管理
3.1 档案存储
物业管理档案应统一存放于专门的档案室或档案柜中，确保档案的安全和完整性。
3.2 档案管理职责
物业管理公司或物业管理部门应指定专人负责档案管理工作，包括档案的整理、归类、索引、借阅和销毁等工作。
3.3 档案查询和调阅
任何人员需要查询或调阅物业管理档案时，应填写相关申请，并经过相关负责人的批准，确保档案的安全和保密。
3.4 档案备份
为了防止档案的丢失和损毁，物业管理部门应定期进行档案备份工作，确保档案的安全性和可持续性。
4. 结论
建立和管理好物业管理档案对于物业管理工作的高效和有序进行至关重要。
物业公司或物业管理部门应遵循归档原则，建立完善的物业管理档案系统，并加强档案管理和保护工作，以确保物业管理工作的顺利进行。
物业公司档案管理制度
物业公司档案管理制度第一章总则第一条为规范和加强物业公司档案管理，提高档案管理水平，保证档案的安全性和保密性，制定本制度。
第二条本制度适用于物业公司内各类档案的管理和保管工作。
第三条物业公司的档案管理工作，应当依法、合规、安全、高效，确保档案的真实性、完整性、可靠性。
第四条物业公司应当建立档案管理机构，明确档案管理的责任部门和人员。
第五条物业公司应当加强档案管理制度的宣传和培训，保障全员知晓并严格执行。
第二章档案管理的基本原则第六条档案管理应当遵循以下基本原则：（一）依法合规：遵循相关法律法规和政策规定，合法合规管理档案。
（二）分类处理：按照规定分类建档、存档、归档和销毁档案。
（三）保密安全：严格保护档案的保密性和安全性，防止档案泄露、丢失或损坏。
（四）规范管理：建立规范的档案管理流程和制度，保证档案管理的规范性和可控性。
第七条物业公司的档案管理工作应当由专人负责，设立档案管理员，负责具体档案管理工作。
第八条物业公司的档案管理部门应当建立档案档案目录和档案查询系统，方便档案的检索和利用。
第九条物业公司的档案管理工作应当进行定期检查和评估，确保档案管理工作的质量和效果。
第三章档案管理的具体要求第十条物业公司的档案管理工作应当按照以下要求开展：（一）档案的归档要按照相关规定分类编号、整理、装订、封存。
（二）档案的借阅要按照流程进行申请，接待处确认后方可借阅，借阅归还时须登记。
（三）档案的销毁要按照规定的销毁程序进行，销毁后需做好相应的记录和报告。
（四）重要档案要定期复印或备份，确保重要信息不会遗失。
第十一条物业公司的档案管理部门应当建立定期的档案检查制度，对档案的安全性和完整性进行检查和评估。
第十二条物业公司的档案管理工作应当强化档案保密制度，规范档案的查阅和使用权限。
第十三条物业公司的档案管理工作应当建立健全的档案安全防护措施，确保档案信息的安全性。
第十四条物业公司应当加强对档案管理人员的培训和教育，提高其档案管理水平和意识。
物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度标题：物业管理公司档案管理制度引言概述：物业管理公司是负责管理和维护房地产物业的专业机构，其档案管理制度对于保障公司运作的顺利和高效至关重要。
本文将从准备工作、档案分类、保管措施、备份措施和定期审查五个方面详细介绍物业管理公司档案管理制度。
一、准备工作1.1 制定档案管理制度物业管理公司应当根据自身业务特点和规模制定档案管理制度，明确档案管理的责任部门、流程和标准，确保档案管理工作有章可循。
1.2 配备专业人员公司应当配备专业的档案管理人员，负责档案管理工作的具体执行，包括档案的整理、分类、归档和检索等工作。
1.3 建立档案管理系统公司应当建立完善的档案管理系统，包括档案管理软件和硬件设备，确保档案管理工作的高效和便捷。
二、档案分类2.1 根据内容分类公司应当根据档案的内容和用途进行分类，例如按照客户档案、合同档案、财务档案等进行分类管理，方便档案的检索和利用。
2.2 按照时间分类公司应当按照档案的保存期限和重要性进行分类，设立长期保存档案和短期保存档案，确保档案的合理利用和保管。
2.3 建立档案目录公司应当建立档案目录，包括档案的名称、编号、分类、保存期限等信息，方便档案的管理和检索。
三、保管措施3.1 设立档案室公司应当设立专门的档案室，保证档案的安全和完整性，确保档案的保管环境符合相关标准和要求。
3.2 制定保管规定公司应当制定档案的保管规定，包括档案的存放位置、存放方式、防火防水措施等，确保档案的安全和可靠性。
3.3 实施访问控制公司应当对档案室进行访问控制，限制档案的查阅和借阅权限，确保档案的保密性和完整性。
四、备份措施4.1 定期备份档案公司应当定期对档案进行备份，确保档案的安全和可靠性，避免因为数据丢失而造成损失。
4.2 建立备份机制公司应当建立备份档案的机制，包括备份的频率、备份的方式、备份的存储位置等，确保备份的及时性和有效性。
4.3 定期检查备份公司应当定期检查备份档案的完整性和可用性，确保备份的有效性和可靠性，防止因备份数据损坏而造成损失。
物业规章制度档案管理
物业规章制度档案管理一、总则为了规范物业管理工作，保障业主和居民的合法权益，提高物业服务质量，制定本规章制度档案管理办法。
二、档案管理的基本原则1、依法依规管理。
遵循国家法律法规和相关制度规定进行档案管理，保证档案的真实、完整、可靠、安全。
2、严格保密。
对于涉及个人隐私和商业秘密的档案信息，必须严格保密，严禁泄露。
3、专人专管。
设立专门的档案管理部门，由专人负责档案管理工作，实行专人专岗，确保档案管理工作的高效、规范进行。
4、定期审核。
对档案资料进行定期审核，保证档案的更新、完善和规范。
5、科学利用。
档案不仅是文书资料，更是管理工作的重要参考依据，要科学利用档案信息，为物业管理提供支持。
三、档案管理的内容及程序1、档案的建立（1）物业管理档案应当按照规范要求，将物业管理工作的各项文件、资料、凭证等进行分类整理，建立档案目录，确保档案的清晰明了。
（2）建立档案的过程中，应当按照时间顺序进行编号和归档，确保档案的完整和连贯。
2、档案的归档和存储（1）建立一定的档案存储和归档制度，确保档案的安全性和完整性。
（2）对于重要的档案，应当采取加密存储和备份措施，以防丢失或损坏。
（3）对于长期保存的档案，应当进行分类和归档，妥善保管，以备需要时查阅。
3、档案的借阅和利用（1）对于需要借阅和利用档案的情况，应当提出书面申请，并经过相关部门的批准和审核，严格按照程序进行操作。
（2）借阅和利用档案的时限应当明确规定，避免超时使用或滥用档案。
4、档案的销毁（1）在档案保管期限届满或者档案内容已经失去效力的情况下，应当及时对档案进行鉴定和销毁，确保档案的整洁和及时性。
（2）对于涉及个人隐私和商业秘密的档案，应当经过合法程序进行销毁，避免泄露。
四、档案管理的责任和义务1、物业管理公司应当认真执行档案管理相关政策和法规，严格要求档案人员执行档案管理制度，确保档案管理工作的正常进行。
2、档案管理部门负责人应当严格执行档案管理规章制度，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理工作的科学性和规范性。
物业服务档案的建立与管理方案
物业服务档案的建立与管理方案档案管理制度根据国家和地方有关物业管理法规，提炼形成的物业管理制度，使各管理项目有章可循，有规可依，有据可查，保证各项工作的顺利进行，确保工作目标的全面实现。
1、档案资料的归档管理（1）文件（包括印制品和音像制品等）材料的归档范围：凡是反映公司活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的文件材料均应归档，不能有各部门保管，应直接交存档案室。
l）文件档案的归档范围，包括各部、室及公务活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料、图像、录像等内容；2）档案的归档范围：兼职客服管理员、技术员在工作中形成的图纸、说明书等内容；3）专项档案的归档范围，包括各部、室在专门业务活动中形成的各种档案，如：会议档案、声像档案、纪检档案、审计档案等；4）财务资料由财务部门归档办理。
（2）归档要求：1）归档的文件必须是原件、正本，符合文件格式；2）归档的文件必须签字、审批手续完备，自己清楚，图面整洁；3）归档的文件材料要完整齐全、装订整齐、并经适当的整理；4）是传真件的应复印后以复印件归档；5）归档的文件材料纸张及文件格式必须符合国家要求，必须字迹清楚工整，要用耐久的自己材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等书写材料；6）每类扶植工程竣工必须有兼职档案兼职客服办理员参加，对其文件材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收；7）保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编号；8）档案题名应确切反应卷内文件内容，并区分保管限期；9）文件材料的归档必须办理移交手续；10）声像档案归档要求如下：①归档的声像材料必须是原件、原版，各部门或个人不得私留声像档案；②归档的声像材料必须声像清晰、完整、准确；③归档的声像材料不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌等有害物；④归档的照片底片，必须详细说明发生的时间、地点、时间内容；⑤归档的录音带、录像带必须注明每盘带内录入的内容；⑥归档的磁盘必须在每个软盘上标明软件名称、开发时间、版本或标明备份数据名称及备份时间。
最新物业公司档案管理制度
最新物业公司档案管理制度一、总则为了规范物业公司的档案管理工作，提高档案管理效率和保护档案资料的安全性，特制定本管理制度。
二、档案管理系统物业公司应建立健全档案管理系统，包括电子档案和纸质档案两部分。
档案管理系统应包括档案的分类、编号、归档、借阅、销毁等环节。
三、档案分类和编号物业公司应将档案按照内容和用途进行分类，例如合同档案、人事档案、财务档案等。
每个档案应有唯一编号，并建立档案编号管理制度。
四、档案归档物业公司在收到新的文件或合同后，应及时进行归档。
归档前应对档案进行目录整理和资料整编，并记录归档时间和归档人员。
五、档案借阅员工需要查阅档案时，应向档案管理员提出申请。
申请包括借阅目的、借阅期限等。
档案管理员应根据申请情况进行审批并记录相关信息。
六、档案销毁物业公司应定期对档案进行清理和归档，将已过期或无效的档案进行销毁。
销毁过程应严格按照规定进行，记录销毁时间和销毁人员。
七、档案保管和安全物业公司应专门设立档案室进行档案保管，保证档案资料的安全性。
除授权人员外，禁止未经许可私自拿取档案，禁止私自复印和传阅档案。
八、电子档案管理物业公司应建立电子档案管理系统，确保重要档案能够进行电子存档和备份。
对电子档案进行加密和权限管理，防止非授权人员访问。
九、档案查找与借阅的申请程序1.员工需提出书面档案查找与借阅申请。
2.档案管理员审核申请，核对借阅目的、借阅期限等，以确定是否批准借阅。
3.档案管理员根据开放目录查找档案，如发现档案不在处则告知借阅人。
4.如档案可借阅，则由员工填写借阅登记表，并保证档案的安全和完好。
5.员工在借阅期限内查阅，过期需提前续借或归还档案。
6.查阅完毕后，员工交还档案给档案管理员，并由档案管理员核对、整理档案。
十、档案管理制度的宣贯和培训物业公司应定期组织档案管理制度的宣贯和培训，使员工了解和掌握档案管理的相关规定和要求，提高档案管理的意识和能力。
结论：物业公司的档案管理制度对于保护和管理公司的各项重要文件和资料至关重要。
物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度标题：物业管理公司档案管理制度引言概述：物业管理公司作为管理多户物业的机构，其档案管理制度对于保障业主权益、提高工作效率至关重要。
本文将从档案管理的重要性、档案管理制度的建立、档案分类与整理、档案保密措施、档案管理的监督与评估等五个方面进行详细阐述。
一、档案管理的重要性1.1 保障业主权益：档案管理可以记录物业管理过程中的重要信息，确保业主权益不受侵犯。
1.2 提高工作效率：规范的档案管理制度可以提高工作效率，避免信息混乱和重复劳动。
1.3 法律合规：合理的档案管理可以确保物业管理公司在法律法规的框架下运作，避免违法行为。
二、档案管理制度的建立2.1 设立档案管理部门：物业管理公司应设立专门的档案管理部门负责档案管理工作。
2.2 制定档案管理规章制度：制定档案管理规章制度，明确档案管理的流程、责任人和权限。
2.3 培训员工：对员工进行档案管理培训，提高员工对档案管理的重视和专业水平。
三、档案分类与整理3.1 按照内容分类：将档案按照内容进行分类，如合同档案、维修档案、财务档案等。
3.2 按照时间分类：将档案按照时间顺序进行分类，方便查阅和管理。
3.3 定期整理：定期对档案进行整理和清理，保持档案的整洁和完整性。
四、档案保密措施4.1 设立权限管理制度：对档案的查阅和修改进行权限管理，确保档案的安全性。
4.2 数据加密：对电子档案进行加密处理，防止信息泄露。
4.3 定期备份：定期对档案进行备份，以防止档案丢失或损坏。
五、档案管理的监督与评估5.1 定期检查：定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的执行情况。
5.2 建立评估机制：建立档案管理的评估机制，对档案管理工作进行评估和改进。
5.3 及时反馈：对评估结果进行及时反馈，及时纠正存在的问题，提高档案管理效率和质量。
结语：物业管理公司档案管理制度的建立和执行对于提高公司管理水平和服务质量至关重要。
只有建立完善的档案管理制度，才能更好地保障业主权益，提高工作效率，确保公司的合法合规运作。
物业公司小区档案管理制度
第一章总则第一条为加强小区档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业公司所辖小区的档案管理工作。
第三条小区档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）归档及时，整理规范；（四）保密安全，服务高效。
第二章档案分类与归档第四条小区档案分为以下类别：（一）小区基本情况档案：包括小区规划、设计、建设、验收等资料；（二）物业管理档案：包括物业管理规章制度、合同、财务、人力资源、设备设施等资料；（三）业主资料档案：包括业主入住、变更、退房等资料；（四）社区活动档案：包括小区文化活动、志愿服务等资料；（五）应急事件档案：包括小区突发事件、安全隐患排查等资料；（六）其他档案：包括小区荣誉、媒体报道、法规政策等资料。
第五条小区档案归档应按照以下程序进行：（一）档案形成部门或个人在档案形成过程中，应确保档案的完整性、准确性；（二）档案形成后，由档案管理员进行审核、整理、分类；（三）档案整理完毕后，填写《档案归档登记表》，由档案管理员负责归档；（四）档案归档后，由档案管理员填写《档案目录》。
第三章档案保管与利用第六条小区档案保管应遵循以下要求：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（二）档案柜应上锁，档案管理员负责钥匙保管；（三）档案应按照类别、时间、编号等进行分类存放；（四）档案管理员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
第七条小区档案利用应遵循以下规定：（一）档案利用者需出示有效证件，填写《档案借阅登记表》；（二）档案利用者应按照档案利用规定，妥善保管档案；（三）档案利用者不得擅自复制、翻印、传播档案内容；（四）档案管理员应根据档案利用者需求，提供便捷的档案查询服务。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵循以下程序：（一）档案管理员根据档案保管期限，提出档案销毁意见；（二）档案销毁意见经公司领导批准后，由档案管理员负责组织实施；（三）档案销毁前，应进行核对，确保销毁档案的准确性；（四）档案销毁后，由档案管理员填写《档案销毁登记表》。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
物业公司档案建立与管理方案细则
第一节项目管理档案的建立
一、建立项目管理档案的要求
1、物业服务中心形成的各类资料文书，由档案室负责立卷，并按归档制度，于次年第一季度内归档于档案室。
立卷归档工作要接受指导、协调和监督。
2、在物业服务过程中形成的会员档案及业主档案，由各责任部门负责立卷，并按归档制度，于次月月初归档于物业服务中心档案室。
专业性较强的或者需要保密的档案，可以延长移交期限。
3、各质量记录由责任部门负责立卷，按归档制度按月归档于物业服务中心档案室。
4、档案室管理人员每月应对档案保管状况进行检查，对缺漏、破损或变质的档案进行修补、复制或其它技术处理，以保证档案的完整性和实用性。
5、档案室管理人员在接受各归档案卷时，应按要求做好交接登记。
6、档案室日常管理力求做到防盗、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等。
7、物业服务中心所有档案为核心机密，任何人调阅档案都必须填写申请单，由所在部门领导同意签字，批准后方可调阅。
8、档案一律不准带出档案室；复印、借用经同意办理完登记手续后方可带出档案室；所有档案由档案室管理人员负责调取、归还，并做好记录。
9、档案管理人员每月对借用记录进行盘查和跟踪确认，以保证档案资料的可追溯性。
10、任何人不得将档案原件或复印件私自收集、赠送或倒卖给任何单位或个人，一经发现，将给予严肃处理并在必要情况下追究其法律责任。
11、档案室管理人员根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为物业服务中心各项工作服务，并注意掌握档案的利用效果。
12、档案分长期、短期档案；销毁档案时，应由行政人事部负责人监销，并办理销毁/监销手续，以防止档案遗失和泄密。
二、档案资料的内容
1、工程档案：包括竣工验收资料、小区竣工资料、接管验收资料及相关图纸，要求长期保存。
2、业主档案：从交楼开始的全部所需资料，包括交楼资料、变更材料、过户资料等，需长期保存。
物业服务中心与往来书函记录。
3、会员档案：从入会开始至退会结束的所有资料，包括入会资料、变更材料，退会资料等，需长期保存。
会员档案自会员退会起，保存两年后，必须予以销毁，并做好相关销毁记录。
4、公文档案：公文办理完毕，按照规定将公文的定稿、正本和有关材料（包括音像材料）收集齐全，立卷归档，长期保存。
5、人事档案：员工进入物业服务中心报到后直至离职期间发生的所有有关个人材料。
人事档案在员工离职手续办理完毕，保存两年后销毁。
6、质量记录：根据 ISO 质量体系要求，在物业服务过程中形成的各类记录表式。
第二节档案管理
一、档案建立程序
1、资料的收集
（1）建立档案室，采取先进管理手段，实施现代化、系统化、科学化、多元化、规范化、经常化等“六化”管理。
（2）资料的收集坚持系统、完整的原则，根据实体资料和信息资料的内容，大到房屋本体、公共设施，小到一树一木都有详细的资料收集。
2、资料分类整理
收集后的所有信息，根据档案的来源、信息的内容、表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。
3 、资料归档管理
拟采用原始档案和电脑档案双轨制。
采用多种形式的文档储存方式，便于原始档案的保存，如录像带、胶卷、照片、图纸等。
档案组卷按不同业务性质、编号、造册、编辑并分柜保存。
二、档案资料的分类
下面以表格的形式表述：
1、竣工验收资料
2、管理档案资料。