办公自动化在秘书工作中的作用

办公自动化在秘书工作中的作用【论文提纲】通过对办公自动化在秘书工作中的作用浅析，探究新型办公技术、机器、设备在办公室事务处理中的意义，更好地为社会经济建设服务。

一、办公自动化的发展历程二、办公自动化系统的功能（一）事务处理（二）资源管理（三）决策支持三、秘书在办公中的必备技能（一）现代办公设备的使用技能（二）常用办公软件的使用技能（三）网络办公技能（四）文案处理技能四、办公自动化在秘书工作中的作用（一）有利于提高秘书工作的办公质量和效率1、文字写作，公文管理2、日程管理，优化时间3、表单流程，效率管理4、信息共享与交流，沟通管理5、档案规划，文件管理（二）有利于促进秘书工作的办公管理的一体化1、在文字管理上，各种文件、信函、档案、手稿等的收发文管理。

2、在会议管理上，通过文件PPT的制作既节省纸张又不易丢失，图表、数据方面安排也可以得更加具体、清晰。

3、领导活动的安排，主要负责办公室对领导的工作和活动进行统一的协调和安排，包括一周的活动安排和每日活动安排。

（三）使秘书的服务意识得到更新1、秘书意识到有更多的智力补偿有待自己去实施与挖掘2、秘书意识到有更多的服务方式有待自己去运用与创建3、秘书意识到有更多的服务范围有待自己去占据与开拓办公自动化在秘书工作中的作用【内容摘要】在信息化高速发展的今天，办公自动化在办公室内事务性的业务处理运用越来越广，其意义在于将人力从重复的可以由各种新技术、新机器、新设备处理的事务中解脱出来，在提高业务处理处理效率的同时，办公室人员可以发挥创造、决策等诸方面的长处，更好地为社会主义经济建设服务。

【关键词】办公自动化秘书工作办公室【Abstract】 In the information highway development today, office automation in office by the business handling routine wider, its significance lies in the can from repeated human by all sorts of new technology, new machines and new equipmenthandle affairs freed, in improving business process efficiency at the same time, the office personnel can play in creating, decision-making, etc, better strengths orientations for socialist economic construction service.【 keywords 】 office automation secretary office 在信息化高速发展的今天，办公自动化在办公室内事务性的业务处理运用越来越广，其意义在于将人力从重复的可以由各种新技术、新机器、新设备处理的事务中解脱出来，在提高业务处理处理效率的同时，办公室人员可以发挥创造、决策等诸方面的长处，更好地为社会主义经济建设服务。

办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。

办公室自动化英文原称Office Automation，缩写为OA。

办公室自动化是一种综合运用电子、通信等多种技术，通过网络，采用多媒体形式，管理和传输信息，实现无纸网络化办公的现代办公方式。

①它从办公事务处理开始，进入各类信息的控制管理，进而发展到辅助领导决策，大大提高了办公效率。

一、办公自动化的发展历程起步阶段（1985年―1993年）：是以结构化数据处理为中心，基于文件系统或关系型数据库系统，使日常办公也开始运用IT技术，提高了文件等资料管理水平。

这一阶段实现了基本的办公数据管理（如文件管理、档案管理等），但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持、文档资料的综合处理等，导致应用效果不佳。

应用阶段（1993年－2002年）：随着组织规模的不断扩大，组织越来越希望能够打破时间、地域的限制，提高整个组织的运营效率，同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大变化，为OA的应用提供了基础保证，这个阶段OA的主要特点是以网络为基础、以工作流为中心，提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同，而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”等基础支持，实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能，极大地方便了秘书工作，规范了组织管理，提高了运营效率。

发展阶段OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟，功能也由原先的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组织部分。

同时市场和竞争环境的快速变化，使得办公应用软件应具有更高更多的内涵，客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同，内外部各种资源的有效组合，为员工提供高效的协作工作平台。

办公自动化的发展方向应该是数字化办公。

所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。

从技术发展角度来看，特别是互连网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。

从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。

尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。

二、办公自动化系统的功能一个完善的办公自动化系统具有三个明显区别的功能：（五）事务处理一般办公室人员的主要任务，是处理办公室中一些日常例行性的事务，如文字处理、表格处理、文件信函的收发、行文办理、文档资料管理、办公日程管理、财务统计、报表处理，以及其他一些行政管理事务。

①、文字处理、表格处理。

包括文件的输入、编辑、修改、合并、生成、存储、打印、复制和印刷等，并能对各种数据进行报表格式处理，以及报表格式数据的输入、加工、计算和输出。

通常由文字处理机、智能复印机和电子照排轻印刷设备等来完成这项任务。

②、文件管理。

包括文件的收发登记、存档、分类、检索、保密、制表等，一般通过建立公用的或专用的分布式关系数据库系统来实现。

③、行政管理。

包括图表生成、日程安排、工作计划、人事管理、财务管理和物资管理等，主要依靠计算机的图形系统、数据库和各种应用软件来实现。

④、信息交流。

OA系统主要是通过电子邮件和电子会议等方式交流信息，已从采用电话网、用户电报网、计算机网发展到采用综合业务数字网。

⑤、图像处理。

包括用光学字符阅读器直接将印刷体字母和数字输入计算机，用光电扫描仪或数字化仪将图形文字输入计算机。

有的OA系统配置图像处理系统，它具有图像识别、增强、压缩和复原等功能。

（六）资源管理各个单位尤其是一些大、中型单位，在处理日常的办公事务中，经常需要查询有关的数据信息。

因此，需要建立一个全局性的综合数据库系统，以供有关部门共享数据信息。

办公自动化系统是一个人机结合，由大容量数据库支持对信息进行收集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。

（七）决策支持决策支持建立在信息管理的基础之上，使用大型数据库提供的有关信息，针对各种需要做出决策的问题，利用经验构成的或理论的决策模型，结合有关内部和外部的信息，由计算机执行决策程序，作出决策。

办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。

领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。

这些都需要办公自动化的辅助。

随着3G移动网络的部署，办公自动化已经进入了移动时代。

它将原有办公自动化系统上的公文、通讯录、日程、文件管理、通知公告等功能迁移到手机，工作人员可以随时随地进行掌上办公，成为管理者、市场人员等贴心的移动办公系统。

三、秘书在办公中的必备技能在信息社会里，虽然秘书人员对上司的辅助越来越成为一种高智能的管理活动但是大量的具体事务的处理任然需要的熟练的工作技能。

（一）现代办公设备的使用技能秘书人员的主要工作场所是在办公室，办公室的设备是秘书经常是经常使用的工具，因此秘书应学习和掌握打印机、复印机、速印机、传真机、扫描仪、数码相机、刻录机、移动办公设备和其他辅助办公设备的操作技能。

（二）常用办公软件的使用技能计算机是办公室里的主要设备，而计算机的运行必须要使用软件。

首先是计算机中英文输入的技能，输入速度达标是每分钟60个字符。

还有使用办公软件的技能，如Word、Excel、Power-point等软件的操作使用。

Word软件主要掌握文字处理的基本规范和复杂文档的制作方法；Excel软件主要掌握一般表格处理和较复杂的表格数据分析与处理；Power-point主要掌握一般演示文稿的创建、编辑于修饰，以及较复杂的链接、动画和配色方案等。

（三）网络办公技能网络办公是指秘书应用互联网技术和资源并基于网络处理各种办公事务。

②网络不仅具备了在线办公的技术基础，而且为在线办公提供了大量资源，而且网络即时通信技术可使秘书不受时间、空间的限制沟通信息。

OA网络办公软件在会议管理、文档管理、软件加密、移动商务办公、硬件网络视频会议和软件网络视频会议中都有强大运用。

（八）文案处理技能作为秘书人员，经常要从事文字工作，书法、速记、编辑、校对、装订文件便成了办公人员必不可少的基本技能。

虽然文案处理的内容和要求没有发生较多变化，但是OA系统的应用却大大提高了文案处理的效率。

并成为文案处理必不可少的工具。

四、办公自动化在秘书工作中的作用（一）有利于提高秘书工作的办公质量和效率由于秘书工作的特殊性，使秘书工作会直接影响办公室的管理执行力和工作效率，同时秘书工作又是基础性的工作，需要拥有许多基本的素质和技术。

如何做好秘书工作，合理的利用各种办公设备成为管理工作特别是办公室管理的重点，可以从以下几个方面来阐述：1、文字写作，公文管理在传统的办公方式中，文稿的形成需要秘书人员在纸上起草，反复修改、誊清、校对。

而采用以微处理器为核心的计算机，可以用键盘将文稿输入，利用文字处理软件的增、删、改等编辑功能，在屏幕上进行修改。

可以通过打印机印出所希望的字体、字号、颜色的书面文稿。

这样一来，键盘操作→屏幕编辑→自动打印的过程,就代替了纸笔起草→修改誊抄→核对→修改→印出这个繁琐过程，从而提高了办公效率。

文稿归档后可随时检索、自动打印等，提高了办公质量。

2、日程管理，优化时间日程管理，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，这些需要秘书做好事前的“时间计划”，“日程视图”，通过实现办公自动化能够一目了然地掌握应该处理的工作，对工作的安排做到心中有数，从容的面对。