外来文件管理规定

外来文件管理规定

1 目的

为对外来文件进行识别并控制其分发，规范外来文件的管理，特制定此规定。

2 适用范围

适用于所有公司外部所提供文件的管理，包括国家标准、行业标准、法律法规、政策文件、客户资料等。

3 外来文件分类

3.1 技术性文件:与本公司产品涉及技术有关的国家标准、行业标准，客户提供的图纸、技术要求等。

3.2 质量类文件:与本公司产品品质的检验、量测有关，与质量或环境管理体系相关的国家标准或国际标准、政策文件等。

3.3 管理性文件:适用的法律法规，与管理、安全、卫生等相关的政策文件。

4 职责

4.1 销售部负责客户资料的接收与更新。

4.2 技术部负责识别、更新技术性文件。

4.3 质量部负责识别、更新质量类文件。

4.4 安保科负责识别、更新与安全相关的管理性文件，综合管理部负责识别、更新与管理、卫生等相关的管理性文件。

4.5 相关部门的部门负责人负责文件的审核，主管领导或总工负责文件的批准。 4.6 综合管理部文控中心负责外来文件的归档和资料的发放、回收、保存、销毁等管理工作。

5 工作内容

5.1 外来文件的获取

公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件:

a.国家、省、市政府及各相关职能部门;

b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社;

c.互联网、电话传真;

d.客户

5.2 外来文件的识别

5.2.1技术性文件

a.客户提供的产品图纸、技术要求等文件，销售部应在两天内移交给技术部;

b.技术部对客户文件进行确认，识别与产品相关的图纸、技术要求、产品规格等，并考虑加入到内部技术要求或工艺文件中。

c.技术部对国家标准、行业标准进行识别，应识别文件的有效性及适宜性。

5.2.2 质量类文件

a.质量部对与本公司产品品质的检验、量测有关的标准进行识别，以确保所采纳的检验、量测方法正确或更优，并考虑加入内部检验规程中。

b.质量部对与质量环境管理体系相关的标准或政策文件进行识别，识别其有效性及适用本公司的条款，并作为质量环境手册及程序文件更新的依据。 5.3.2 管理性文件

a.凡是国家颁布的与安全有关的法律法规、政策文件，安保科应及时收集并筛选与公司相关的文件，并识别其有效性和适宜性。

b.凡是国家颁布的与管理、卫生等有关的法律法规、政策文件，安保科应及时收集并筛选与公司相关的文件，并识别其有效性和适宜性。

5.3 外来文件的审批

经过相关部门识别后的外来文件，需经部门负责人审批，主管副总或总工批准。

5.4 外来文件的分发

5.4.1文件审批后，由文件识别部门确定发放范围并移交综合管理部文控中心进行分发和存档;

5.4.2 文控中心需对外来文件建立《外来文件清单》，编号按原文件编号记录。并按《文件控制程序》进行发放、回收和管理。

5.4.3文控中心对需分发的外来文件，复印后加盖红色的“受控文件”章进行发放，原件需存档。文件发放时，应《文件发放/回收记录表》作发放记录，并有文件接收人员签收。

5.5 外来文件的更新

5.5.1各部门对各自负责的外来文件应及时更新，确保为最新的有效版本。5.5.2各部门应随时关注国家行业标准、法律法规、政策文件，有新出台的文件

时应及时收集并识别。

5.5.3销售部应随时跟踪客户的信息，及时更新客户资料。 5.6 外来文件的使用、保管、借阅及更改、回收、作废、销毁

参照《文件控制程序》。

6 相关文件

6.1 JX/QP-01 《文件控制程序》

7 记录表格

7.1 JX/QR-00-001(01) 《公司外来文件清单》 7.2 JX/QR-00-003 《文件资料作废/销毁清单》 7.3 JX/QR-00-004 《文件补发借用申请单》 7.4 JX/QR-05-001 《文件发放/回收记录表》 7.5 JX/QR-05-002 《文件更改通知单》

8 修订记录

序号更改日期更改单编号更改条款新版本号更改者备注

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