档案信息资源概念分析

档案信息资源概念分析内容摘要：“档案信息资源”一词早在上世纪80年代就已提出，然而什么是档案信息资源依然没有定论。

本文从学界对档案信息资源的理解，把档案信息资源概念的发展划分为观念转变和理论完善两个阶段，并根据其发展的历史，结合信息资源论的相关观点，总结出适合档案信息资源体系构建的档案信息资源概念。

关键词：档案信息资源信息资源档案信息概念研究“档案信息资源”一词早在上世纪80年代中期起就活跃在档案学界，对其研究的论文不下一万。

然时至今日，对什么是档案信息资源仍有许多看法，不同时期，不同学者对其理解不尽同。

档案信息资源概念研究是档案信息资源管理、开发、利用等研究的出发点，是研究的最基本概念，对这一概念进行深入理解，并给出合理的定义就显得尤为重要。

一、“档案信息资源”概念的发展查阅诸多有关档案信息资源的书籍和论文后，笔者认为档案信息资源概念的发展经历了两个明显的阶段，第一是观念转变阶段，第二是理论完善阶段。

（一）观念转变阶段1984年邓小平同志为《经济参考》报题词“开发信息资源，服务四化建设”。

在此精神的指示下，1985年初，中共中央、国务院提出“大力开发档案信息资源”①，揭开了档案界对“档案信息资源”研究的序幕。

1985年11月28日至30日和12月24日至26日，辽宁省档案学会分别在锦州市和丹东市召开了“进一步开发档案信息资源”学术讨论会。

与会者在讨论中对档案信息的性质、特点，应该从哪些方面开展档案信息资源，运用哪些得力措施、采取哪些有效的手段大力开发，以及应用系统工程的观点，对档案信息资源的微观开发和宏观开发，进行了深入的研究和探讨。

②从1986年开始，陆陆续续出现关于“档案信息资源开发利用研究”的论文，研究范围涉及各类型档案，如高校档案、科研档案、农业档案、企业档案、城建档案等。

从上面的叙述可以发现一个现象，档案信息资源一词从提出就和开发、利用紧紧相连。

①中共中央、国务院批转中央办公厅、国务院办公厅《关于调整我国档案工作领导体制的请示》的通知(1985年2月8日②李文彬. 辽宁省档案学会召开“进一步开发档案信息资源”学术讨论会. 档案学通讯, 1986, (03)从《档案学通讯》上看有个档案信息资源的论文，从1986年到1998年12年间19篇论文，无一例外是研究档案信息资源开发利用的。

然观其文意，“档案信息资源”与“档案”并没有实质的区别。

这一阶段，“档案”转变成为“档案信息资源”仅仅是在信息服务的大背景下，重藏轻用的管理方法已经不再适合的情况下，档案管理上的观念转变而已。

（二）理论完善阶段上世纪末开始，在信息资源论的影响下，档案界在借鉴信息资源论相关观点的基础上，对档案信息资源概念在理论上有了更为深刻的理解。

在这一阶段中，承认了档案信息资源是信息资源家族中的组成部分，认识到档案信息资源不等同于档案及档案信息，并对这三个概念的关系作出了解释，在此基础上明确提出了档案信息资源的定义。

颇具代表的研究观点如下：1. 在陈永生教授、田炳珍所著的《档案信息资源开发利用及其效益研究》上，深刻论述了档案信息资源论的产生，提出“认识档案信息资源需要以信息及信息资源概念为基准”；阐述了“档案”与“信息资源”的关系，认为“档案不能简单地等同于信息资源”，在此基础上更是提出了档案信息成为资源的三大条件，既有用性、规模性、系统化管理。

2. 周晓英教授则是在《档案信息论》一书中提出“档案信息资源是信息资源中的一个重要组成部分，它包括各种档案原件和复制件及各种档案信息开发成果如档案目录、档案文献汇编、档案综合参考资料等”。

认识到档案信息资源在信息资源体现中的地位，并分析了档案信息资源的与其他自然资源和信息资源的共同点与不同点。

3. 潘连根教授在《档案信息资源相关概念》一文中更是明确提出了档案信息资源的定义。

认为档案信息资源有狭义和广义之分，狭义的档案信息资源主要是指档案信息内容本身，而广义的档案信息资源则既包括档案信息本身，又包括有关提供档案信息的设施、设备、组织、人员、资金等其他资源。

在此后关于档案信息资源研究，人们多采用潘教授的广义与狭义的档案信息资源定义。

研究的角度也不再局限于开发利用的方法和模式中，而开始了更为广泛的研究，如档案信息资源的合理配置、网络化、管理、整合、利用效益等等，并取得了颇多的成就。

然而不断的研究中，却出现了这样一种问题，新的档案信息资源的概念无法完美地融入到其他理论之中，出现了档案信息资源概念与档案信息资源管理、开发等概念不相称的现象。

如关于档案信息资源的开发，关于开发的客体“档案信息资源”就有许多不同的见解，大部分采用的仅仅是狭义档案信息资源，而更为系统的广义档案信息资源却被弃之不顾。

这样的研究不能不说是有缺陷的，如何能够使档案信息资源更加有效、完美的融入到档案学的理论研究中呢？笔者认为，必须对档案信息资源概念做更加深入的理解，力求在符合信息资源理论的前提下，更具档案学的特色。

二、对档案信息资源概念的理解从以上的叙述我们可以知道，档案信息资源的提出是为了更好的开发利用，而档案信息资源理论则是从信息资源学说中借鉴而来，因此要深刻理解档案信息资源，首先必须理解信息、档案信息、信息资源等一系列的相关概念。

（一）从信息到档案信息信息可以说是当今社会上使用最为频繁的一个词，在社会各个领域都有用到，然而对于信息的定义，却迟迟未能达成统一意见，不同的领域的专家学者从不同的角度，都作出不同的解释。

目前，在最为一般意义上，也即在没有任何约束条件的情况下，我国信息学专家钟义信对信息作出定义，这个定义表述为“信息是事物存在方式或运动状态，以及这种方式或状态直接或间接的表述”。

这个定义具有较大的普遍性，不仅能涵盖所有其他的信息定义，而且通过引入约束条件还能转换为所有其他的信息定义。

①“从信息的角度看待档案，档案的本质就是信息”②，这种观点已经在档案界广为接受的，既然档案是信息家族中的一员，如果把这个定义放入档案学的领域，那么“档案信息”的定义也就形成了。

那么档案信息就是“来源于档案的能消除人们不确定性的，反映已经发生的各种事物运动状态、方式及其规律的征象或知识”③，由于档案的本质已经是信息，所以关于档案信息还存在一个狭义的理解，也就是“档案信息是指依托于载体但又不包括载体的知识内容”④。

具体来说，档案信息包含三层内容：其一是档案的内在信息，也就是指档案载体所承载的符号、信号所能重现的所有知识内容，这些内容有显现的也有隐藏的，这类信息是利用最为广泛的信息，是档案信息最基本的一部分；其二是档案的形式信息，也就是关于档案的存在形式和特征的信息，如传统档案载体的制成材料、规格等，电子时代下储存档案的物理硬件规格，保证档案阅读的计算机操作系统、应用系统等信息也属此类；其三是档案的再生信息，也就是在档案管理过程中形成的各种参考资料和检索工具等。

如档案目录、索引、指南、论述、述评等，另外还应该包括统计报表等管理过程中产生的信息。

（二）从信息到信息资源①杜栋, 信息管理学教程, 北京: 清华大学出版社出版, 2004:14②周晓英. 档案信息论. 北京: 中国人民大学出版社, 2000:55③④颜海. 档案信息资源开发利用. 武汉: 武汉大学出版社, 2004:26信息资源是信息与资源两个概念整合衍生出来的新概念。

资源是指自然界和人类社会生活中的一种可以用以创造物质财富和精神财富的具有一定量的积累和客观存在形式。

由此定义，我们引出成为资源所必要的条件，也就是创造性、规模性以及可开发性。

信息是普遍存在的，但信息并非全都是资源，只有满足条件的信息才能称之为资源。

虽然信息是资源的思想已经被广为接受，但是对于信息资源的定义却还没有定论，一般认为信息资源可以有两种理解。

一种是狭义的理解，认为“信息资源是指人类社会经济活动中经过加工处理的有序化并大量积累起来的有用信息的集合”①，是信息本身或者信息内容的一部分。

另一种观点是广义的理解，认为“信息资源是人类社会信息活动中积累起来的信息、信息生产者、信息技术等信息活动要素的集合”②，“包括下述几个部分：a.人类社会经济活动中经过加工处理的有序化并大量积累起来的有用信息的集合；b.为某种目的而生产信息的信息生产者的集合；c.加工、处理和传递信息的信息技术的集合；d.其他信息活动要素（如信息设备、设施、经费等）的集合。

”③（三）从档案信息、信息资源到档案信息资源档案信息资源被包含在信息资源的概念中，是信息资源的一个组成部分，“档案”是一个限定词，从字面上理解档案信息资源就是关于档案的信息资源。

由此可见，对档案信息资源的理解必须结合“档案信息”和“信息资源”两个概念，不能照搬照抄信息资源学里面的观点。

据此，借鉴信息资源的定义并结合档案信息论的相关观点，笔者把档案信息资源也分为狭义与广义两种定义。

狭义的档案信息资源是指来源于档案的，反映事物特征，运动状态、方式及规律的，已经过加工处理有序化并大量积累起来的有用信息的集合。

狭义档案信息资源实际上从属于广义的档案信息，包含了档案信息的三个层次。

但是狭义档案信息资源并不等同于档案信息，而是具备了创造性、规模性以及可开发性三大条件的档案信息。

广义的档案信息资源是指人类社会活动中积累起来的以档案信息为核心的各类档案信息活动要素的集合。

它包括如下几个部分：a. 档案信息要素，也即源于档案的已经过加工处理有序化并大量积累起来的有用信息的集合，这部分内容在诸要素中处于核心地位；b.人要素，指负责管理档案信息的档案工作者的集合；c.技术要素，指加工、处理和传递档案信息的信息技术的集合；d.其他档案信息活动要素（如与档案信息活动相关的设备、设施、活动经费等）。

档案信息资源概念从提出到现在的不断发展、完善，其最终目的是为了更好的理解档案①②③马费成. 信息资源开发与管理. 北京: 电子工业出版社, 2004:5信息的可开发性，促进档案的合理利用，实现档案价值。

所以，档案信息要素在档案信息资源中应处于核心地位，因为信息要素才是档案价值的体现，才是最具档案特色的部分。

相较而言，狭义档案信息资源虽然在外延上比广义的狭窄，但是却突出了档案信息要素这一档案信息资源的核心和实质。

广义档案信息资源除了档案信息外，还囊括了档案信息活动的其他要素，相对来说，更能全面、系统地理解档案信息资源的内涵。

因为档案信息资源的价值虽然体现在档案信息要素之上，却离不开其他要素的支持。

换句话说，档案信息资源的开发利用，是档案信息要素与其他各种要素综合作用的结果，如果支持要素缺失，档案信息就只能是未开发的玉璞，毫无价值。

当然我们在意识到支持要素重要性的同时，也绝不能否认档案信息要素的核心地位，在研究中不能顾此失彼、本末倒置。

在明确档案信息资源各要素的地位与关系的前提下，笔者认为广义的理解档案信息资源能让我们更全面地研究档案信息资源，使研究中不再局限于档案信息本体，而把视野扩大到支持档案信息活动的各要素。