档案信息资源共享浅谈
浅谈档案信息化建设的意义
浅谈档案信息化建设的意义档案是指人类社会各项实践活动的真实记录，是第一手的原生信息，因而是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。
档案工作深深植根于人类社会生活，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，发挥着越来越重要的作用。
人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的作用。
因此，加快档案工作融入信息社会的步伐，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，己是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。
一、档案管理的信息化、网络化对管理人员的意义（一）档案管理不再费时费力1.档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。
档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。
具体表现为：数据只需一次录入可以多次利用：数据无论从文书管理录入、还是从档案管理录入，只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。
2.各种报表可以自动打印：数据录入后，不论是文书管理还是档案管理，可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表；可以方便的打印出档案的背脊、封面，案卷目录、文件目录、背考表等。
自动统计档案信息：档案库中的信息需要统计，并形成报表，这项工作由计算机处理，可以极大的提高管理人员的效率。
（二）检索查询更为方便1.传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。
档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。
2.提供多种查询手段：管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。
3.提供网上查询手段：单位内部的工作人员，可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大的减轻了工作人员的负担。
浅谈档案信息化及档案信息化建设
【 关键词】 信息化
信 息化 建设
原则 测绘 档案
在 当 前迅 猛 发 展 的 信 息 社 会 下 ， 案 信 息 化 和 档 案 信 息 档
化 建 设 已 经 成 为 档 案 事 业 应 对 迅 猛 发 展 的 信 息 社 会 的 必 然
方 面 我 们 可 以 采 取 ： 理 安 全 策 略 、 问 控 制 策 略 、 如 入 网 物 访 （ 访 问控制 、 络的权 限控 制 、 网 目录 级 安 全 控 制 、 性 安 全 控 属 制、 网络 服务 器 安 全 控 制 、 络 监 测 和 锁 定 控 制 、 络 端 口和 网 网
选 择 。从 党 和 国家 明 确 提 出 的 “ 以信 息 化 带 动 工 业 化 ” 要 的 求 ． 国家 档 案 局 提 出 的 “ 到 以档 案 信 息 化 促 进 档 案 事 业 发 展 的 目标 ” 求 ， 案 信 息 化 和档 案 信 息 化 建 设 已经 成 为 档 案 要 档
信 息 服 务 社会 的最 佳技 术 手段 和 实现 途 径 。 统 的 档 案 实 体 传
节 点 的安 全 控 制 、 火 墙 控 制 等 。 ） 息 加 密策 略 、 络 安 全 防 信 网
管理策略等。
３效 益 性 原 则 。 由 于档 案 信 息数 字化 建 设 是 一 项 巨 大 的 ．
得 用 户 和 创 造 效 益 与 价 值 的 关 键 所 在 。 在 进 行 数 字 化 建设
时 ， 以 用 户 的需 求 为 导 向 ， 到按 “ ” 要 做 需 数字 化 。 ４文档 一 体 化 原则 。是 档 案 信 息 化建 设 的前 提 。这 就要 ．
求 把 档 案 信 息化 纳 入 到 办 公 自动 化 的总 格 局 之 中 。 与办 公 自 动 化 融 为 一 体 ， 步 进 行 。 时 ， 要 求 档 案 人 员 积 极 介 入此 同 同 也
档案管理信息化浅谈
效期，划分档案的保管期限是一项十 分复杂、十分重要的工作。第三 ，档 案价值形态的时效性 。从档案价值的
意加强档案主体意识和获取意识教 育，利 用档 案信息守法意识 ，加强
范档案信息 的著录标 引并科学选定 档 案 目录数据库 结构 ； ２ （ ）档案全 文信息 的数字 化。所有档案 信息必 须按照规定 的技术 要求、文 本格式 和工作标准进行数 字化 ，并 尽可能 采取通 用标 准；（ ）在 数字化 过程 ３ 中要确保安全性 ：档案原件 的安全、 数字化档案信息的 内容 与档 案原件 相吻合、档案信息内容不泄密。 在档案管理基 础工作的各个环 节 中计算机数 据的准备工作是一个 大工程 ，尤其是对于 那些建馆时 间 较长 的综合性档 案馆 来讲 南于馆藏
磁 性材料和光学材料为载体的 电子 档 案，将逐步替代传统的纸 质档案
载 体，在档案领域占主导地位 ，给
法。知识经济将为档案工作提供 现 代化 的管理 思想和管理方法。知 识
ｏ ｃｏ ｏ 办 室 务 档 信 化 理 ｆｅＰ ｎ 公 业 ，案 息 管 Ｒ ｅ ｓ
档案 目录信息的数字化 ，目标是建
盘、多媒 体、现代通信技术 、微缩
二、加快档案管理工作
现 代 化 进 程
档案信息化建设就 是要运 用信
息技术提 高档案 工作现 代化水 平，
期。已初步建成文书档案处理系统 ， 其装备水平和应用水平逐步提高。 运用计算机进行档 案的现 代化 管理具有 占用空 间小、储存信 息量 大 、应 用能力强、传输速度快等特 点 ，能及时、大量地提供档案信息， 提高 了工作效率，是档案管理史上 的一大飞跃。电子文件作为一种新 型 的信息载体 出现在档 案领域 ，以
浅谈档案信息资源贡献力论述的几个问题
2013．1Prof es s j onal A s浅谈档案信息资源贡献力论述的几个问题于晓庆(江苏省档案局，江苏南京，210008)[摘要】文章主要讨论了档案信息资源贡献力论述的形成背景、理论意义和档案信息资源贡献力之间的相互关系。
[关键词】档案信息资源贡献力[分类号】G270．7D i s cus s i O ns abO ut t he C0nt r．but i O n T he O r V0f A rchi vaII nfor m at i O n R eSO ur C eSY u X i a oq i n g(J i蛐gs u Pro、r i n c i al A r c hi V e s B urc au，Ji aI l g叽N anj i n舀210008)A bst怕ct：111i s p印cr expo蚰ds t he a ca dem i c ba ckgr ol l nd of tl l e con缸but i on t l Ieor y of ar c hi va l i n．f om l a t i on r esour ces，di scl l Sses t l l e si gn语c锄ce of t he cont ri budon t heo吼锄d也e r el a_ti ons h i p be t w e e ncon砸but i on f br ces of ar cl l i va l i nf onnanon r c sour c e s．K eyw O—s：A r chi ves；hl f0衄at i on R e sour ce s；C on埘but i on1．引言档案信息资源贡献力即档案信息资源对国家政治、经济、社会、科技、文化等各方面建设和发展所具有的重要的、不可替代的作用力。
档案信息资源贡献力具体体现在档案信息资源对捍卫国家利益、拉动经济发展、保障社会进步、支撑科技创新和促进文化繁荣等方面。
浅谈档案在企业发展中的重要作用
浅谈档案在企业发展中的重要作用档案在企业发展中扮演着非常重要的角色，它不仅仅是企业中的一种记录工具，更是企业管理与发展的重要支撑。
良好的档案管理可以为企业提供有力的支持，帮助企业高效地开展工作，规范管理，保障合法权益，促进企业健康发展。
本文将从档案管理对企业的重要性、档案管理对企业发展的影响以及如何做好档案管理等方面来谈一下档案在企业发展中的重要作用。
一、档案管理对企业的重要性1. 维护企业合法权益在企业长期经营的过程中，涉及到各种各样的合同、协议、证明文件等，这些文件如果没有得到妥善保管，一旦发生纠纷或者需要证明的时候，就会给企业带来很大的损失。
而一套健全的档案管理系统可以有效地保护企业的合法权益，确保企业在法律事务中具有有力的证据和保障。
2. 提高工作效率一个企业离不开大量的文件和资料，如何高效地管理这些文件和资料对于企业的工作效率至关重要。
良好的档案管理可以帮助企业建立高效的文件检索和利用体系，使得员工可以快速地找到所需的文件和资料，提高工作效率。
3. 规范管理档案管理可以帮助企业规范管理流程，确保企业的各项工作都按照规定的程序进行。
通过档案管理，企业可以建立起一套完善的档案管理流程，制定明确的档案管理政策，明确每一个文件的归档、保存、检索和销毁等具体操作流程和标准，从而规范企业的管理。
4. 促进信息共享档案管理可以帮助企业建立起信息共享的平台，使得企业内部的各个部门都可以方便地获取到需要的文件和资料。
通过档案管理系统，员工可以快速地查找到其他部门所需的资料，加强了企业内部的沟通和合作。
1. 促进企业创新良好的档案管理可以帮助企业高效地获取到所需的信息，为企业的创新提供支撑。
通过档案管理，企业可以快速地了解到市场动向、竞争对手的情况、科技创新的进展等，为企业的创新提供有力的支持。
2. 降低经营风险档案管理可以帮助企业更好地管理风险，及时发现并解决潜在的问题。
通过档案管理，企业可以更加准确地了解到过往的经营情况，可以更好地预测未来的经营风险，及时采取措施，降低企业的经营风险。
浅谈档案信息化建设的现状及其意义
３ ． ２ 档案信 息化 建设 政策 引导
《 全 国档案事业发展“ 十 一五 ” 规划》 中 明确提 出： 根 据“ 统 领导、 标准先行 、 利用优先、 分步 实施 ” 的原则， 充分利用信 息 化手段， 对 国家综合档案馆馆藏档案进行数字化加工和数据 资 源整合。２ ｏ ｏ ６年 ， 国务院信 息化工作办公室和国家档案局联合 进行“ 档案信息 资源 开发利用试 点工作 ” ， 档案数字化作 为重要 内容之一被列入试点范围： ２ ０ ０ ８年 ，国家档案局 在中国科 学院 召开了“ 中央国家机 关档 案数字化和整理现场会 ” ， 杨冬权 局长 强调 ： 积极开展 ， 大力推进 ， 以此为抓手 ， 全面提 升档案工 作的 水平； ２ ０ １ ０年 ， 国家档案局正式提出建立档案安全保密体系 ， 档 案数字化成为安全保密体系建设的重要 内容， 档案数字化 作为
长， 同时社 会对档案 的需求方式发 生了转变 ， 这些都 对档案工 作提 出了新 的要求 。为适应这些变化 ， 满足数字档案资源 的有 效管 理和在线 开发利用 的需求 ， 数字档案馆建设在各级综合档 案馆率先启动并蓬勃发展 仅以山东、 浙 江为例 ， 数字档案馆建 设从 无到有 ， 从初级阶段 向规范阶段迅速推进， 据调查 ， 山东省 已建成 启用 的数 字档案馆 有青 岛、 淄博 、 威海、 济 宁、 泰安 、 日 照、 济南 、 烟台等 ８个市级数 字档 案馆 和青 岛市崂山区、 威海 市 环翠区等 ２ ９个县区级数字档案馆 ；浙江省数字档案馆建 设起 步早， ２ ０ ０ ９年全省 已开展数字档案馆项 目建设的国家 综合 档案 馆达到 ６ ８ 个 ， 占全省综合档案馆 的 ２ ／ ３以上，累计总投 资达 ８ ０ ０ ０余万元 。 数字档案馆建设 已成为全 国档案信息化建设的重 点， 在 各省市 的数字 档案馆建设 中， 各地 相互借鉴 ， 因地 制宜 ， 涌 现 出一 批 各 具 特 色 的 典 型 。
浅谈档案管理存在的问题及对策
浅谈档案管理存在的问题及对策［关键词］档案管理、问题、对策档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。
加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。
管好用好档案，对资源开发起着重要作用。
现代社会建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。
在一个单位中，档案管理无疑是单位协调、有序、高效运行的有效保证。
一、档案管理工作中存在的问题1、对档案的重视程度不够。
长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。
轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。
2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。
大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。
而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。
其次一些归档的材料还不够真实和准确。
3、档案室硬件环境设施不齐全。
对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。
有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。
二、档案管理工作的对策提高档案管理人员素质。
要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案工作管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。
档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。
浅谈网络环境下档案信息资源的建设
网络环境下档案信息资源的建设要调整收集方针，大量 档案馆” 实现网上档案信息体系的系统完整。 ，
接收新型电子档案 ， 既可使档案信息直接联机上 网， 这样 又可
以节约存放空间 ， 缓解库房紧张 的状况。与此同时， 对于 已广 目前 ，我国各级各类档案部门开发 的档案管理信 息系统
术为基础 ， 支持多种软硬件平台（ 多种机型和操作 系统）具有 ，
无论是将传统的文本信息进行数 字化 转换 ，还是接收新
型的电子档案， 最终都必须以数据库的建立 为基本 目标。 档案
统一 的用户界面 、 的语 言格 式 、 的传输 协议 ， 简 统一 统一 操作
便、 易学易用 。通过 Ｗｅ ｂ技术与 Ｉｔ ｔ ｎ ｍｅ 的连接 ， ｅ 使系统有 了 国际互联网功能 ， 支持用户通过 Ｉｔｒｅ 进行 网上查询 。远程 ｒｅｎｔ ｔ 用户 可以拨号访问 已上 网的档案馆 、 Ｗｅ ， 室 ｂ 并通过 Ｗｅ ｂ的
统筹规划 。 加速数字化建设
、
（ ） 一 档案馆 、 室现存档案的数字化
据库， 档案信息才能真正和网络对接， 实现更大范围内的档案
信息资源共享。
二、 互联互通 。 资源共享 （ ） 一 建立馆、 室际协作联盟
将档 案馆 、 室藏档案进行普遍 、 的数字化处理 ， 全面 即将 档案馆 、 室的所有档案 通过手工著录 、 扫描等形式 将档案 中 由各种物理载体形式体现 出来的信息 ，全部以数字记 录方式 存储到光盘 、 盘等计算 机的各类存储 器 中， 磁 完成现有 馆 、 室 藏档案信息 向数字化转化的过程 。然而 ， 由于我 国档案馆 、 室 保存的传统 的文本型档案信息数量庞大 ， 短期 内 其全部转 将 换成数字信息无论在时间 、 资金和技术上都是难以实现 的。 这
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档案信息资源共享浅谈
[摘要] 信息化社会的发展趋势，人娄对信息共享状态的需求，
更加充分有效地开发与利用信息资源，推动经济与社会发展的过
程，实现档案资源社会共享是时代发展的需要。为了在全面推进我
国档案资源信息化建设中少走弯路，实现档案资源的合理配置，使
档案工作更好的为社会发展服务，不断满足社会对档案信息的需
求，实现档案资源的社会共享，推进档案事业的全面发展。
[关键词] 档案信息 资源共享
一、信息化与信息资源共享
1、信息化：信息化是进入二十世纪后人类社会发展的最显著、
最激烈也是最具冲击力的变化，是档案信息使用的又一次巨变。在
不同的背景条件下，信息化可以有不同的理解与表述。信息化是由
现代信息技术开发利用信息资源、更加充分有效地开发利用信息资
源推动经济与社会发展的过程。这个过程既涉及信息技术与信息资
源、也涉及经济运作方式，管理体制、法律规章、思想观念和生活
娱乐等各个方面。档案信息化档案资源社会共享是档案事业改革与
发展的内在要求。在信息化社会的大环境下，档案信息化是档案事
业发展的优先战略选择，是新时期档案事业发展的内在要求和根本
动力。
2、信息资源共享：信息资源共享是指在社会信息化的环境下，
通过一定的方式，全社会乃至全世界都可以共同享用的已经公开化
的信息资源。信息资源可以共享是由社会信息的自身特点所决定
的，因为信息资源可同时为众多的使用者所享用，而信息资源交换
之后则可以同时为双方所利用。实现档案资源的社会共享有两个条
件：一是档案资源的质量和数量，其中优良的质量是资源社会共享
的内在要素，充足的数量是确保档案资源共享的外在条件。二是档
案资源的社会认知程度，档案资源的社会认知程度越高，档案资源
共享的范围就越广。只有具备这两个基本条件，档案资源的社会共
享才能成为可能。
3、信息资源共享的内涵：关于档案信息化目前国内有两种观点：
第一种从纯技术视角认为，档案信息化就是计算机化，档案信息化
就是网络化，档案信息化就是通讯现代化。这种观点对档案信息化
建设中的人文基础因素未能引起高度注意，并且对信息技术运用可
能引发的档案因素未能引起高度注，对档案信息技术运用中可能引
发的档案学基础理论和管理原则与方法的变化等也缺乏应有认识。
把档案信息化变成了冷硬僵化的纯技术问题。第二种观点认为，档
案信息化建设包括的内容不包括信息技术在档案工作中的广泛运
用而且也包括信息技术运用的观念基础与人文基础，并要求重视对
档案学理论的发展与丰富。因此，认为档案信息化建设是运用信息
技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原
则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基
本方法，实现档案信息的社会化报务。
二、制约信息化社会共享的因素
1、观念问题：高校档案管理是高校信息资源现代化的基础和重
要的组成部分，有些领导对档案信息化资源共享的必要性认识不
够，缺乏战略思维和全局观念，还没有充分认识档案在推进整个学
校发展中的重要作用。一些档案工作者也有不思进取、墨守陈规和
等、靠、要的惰性，有的人思想观念落后，缺乏与时俱进的思想意
识，缺乏创新思维，认识不到档案资源共享的重性。
2、共享的安全问题：随着电脑的普及和信息化程度的不断提高，
网络触角不断深入各个领域。网络环境下，影响档案保密和档案安
全的因素主要有：一是人为因素，档案部门安全和保密意识不强，
往往在自己的档案网页上随意发布信息，对发布的信息缺入严格的
审查和管理；二是技术问题，当前电脑病毒“瘟疫”横行，再加上
黑客的恶意攻击，使得档案信息的安全和保密工作受到威胁，所有
这些必须旨起我们的高度重视并加以研究解决。
3、技术水平问题：档案信息化建设需要用现代信息技术的观念、
技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式进行重新整合和
定位，需要有一定的档案和计算机专业知识的人员从事档案信息化
工作。目前档案管理工作紧缺的是既懂得现代化档案管理基本知识
又懂得计算机技术，能熟练操作微机，掌握网络知识又能灵活使用
档案管理软件，胜任文档存储、编辑、检索、利用等工作的实用操
作人才。
三、档案信息资源建设
1、数字化建设：档案信息化建设数字化是核心，只有建立起数
字化的档案信息资源，档案工作才有可能在计算机网络上快速及时
传输，以实现资源共享，从而扩大档案信息资源的开发利用率，没
有这个核心和根本，档案资源共享就是无水之源、无本之木。面对
纸质档案大量存在并源源不断形成、电子档案应运而生并与时俱
进，信息网络技术的迅猛发展，新的档案载体如电子档案、缩微档
案、声像档案、光盘档案、软盘档案多媒体档案等不断涌现，使档
案信息资源的构成不在是档案馆藏的纸质档案，社会对档案工作也
不仅仅是馆藏档案的数量与规模水平，而是逐渐看重档案馆提供信
息（包括网上信息）的能力和服务质量、服务效率。
2、工作标准化：档案信息资源共享对档案工作的标准化提出了
更高的要求。在档案信息采集、利用网络化的条件下，为最大限度
地满足用户的多方面需求，实现存取海量信息的有效性，必须采用
统一的数据格式和元数据标准只有按照统一的标准规范进行制作
才能使多元的档案信息资源得以顺利存储、管理、利用。随着电子
政务的推行，电子公文、电子档案的接收、归档、管理、，必须按
照统一的标准规范进行。信息发展迅速硬件设备与软件系统升级换
代日益加快，为适应新旧设备与软件系统的兼容性，满足数字资源
长期保存的需要，必须按照标准化的要求开展工作彻底改变在传统
档案工作条件下各搞各的、标准各异的档案管理状况。
3、人员专业化：要想实现档案信息化建设，就要有精通档案管
理业务又懂计算机的专业的复合型人才。在市场经济条件下，人才
是自由流动的。由于档案部门和其他行业相比待遇偏低，在短时间
内又无法改变，这将给档案部门吸引和留住需要的人才增加很大的
难度。这就应对在职的档案专业人员的继续教育工作加大力度，如
在职培训、脱产进修、学术研讨、参观考察、学术交流等方面想办
法，使档案工作人员在工作中积极运用学到的新知识提高运用信息
资源管理的技术手段，使他们的知识结构及业务水平适应高校的电
子政务建设，同时也满足了高校档案信息化建设和发展的需求，使
档案信息资源得到科学的管理和有效的开发利用。
参考文献：
[1] 崔丽君 档案信息化建设刍议，《当代经理人》，2006.6.
[2] 曹纫兰 档案信息化与档案工作的创新,《机电兵船档案》，
2009.3.
[3] 杨小红 关于档案信息化的思考，《辽宁大学学报》2003.3
作者简介：
王秀文，黑龙江林业职业技术学院党委办公室，档案员，西南大
学汉语言文学专业本科，从事档案管理工作15年。