电子文档管理制度[]完整篇.doc
公司文件电子档管理制度
第一章总则第一条为规范公司文件电子档的管理，提高文件处理效率，确保文件安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有电子档文件的管理。
第三条公司文件电子档管理应遵循以下原则：（一）依法管理，确保信息安全；（二）统一管理，分工负责；（三）规范操作，提高效率；（四）保密原则，防止泄露。
第二章文件分类与命名第四条公司电子档文件分为以下类别：（一）公司制度文件；（二）业务文件；（三）合同文件；（四）财务文件；（五）人力资源文件；（六）其他文件。
第五条文件命名应遵循以下规则：（一）文件名应简洁明了，便于识别；（二）文件名应包含文件类别、年份、序号等信息；（三）文件名应使用英文或拼音，避免使用特殊符号。
第三章文件存储与备份第六条公司电子档文件存储应遵循以下要求：（一）文件存储介质应选用质量可靠、容量适宜的产品；（二）文件存储介质应定期检查，确保数据安全；（三）文件存储介质应避免放置在潮湿、高温、易受损的环境中。
第七条文件备份应遵循以下要求：（一）定期对电子档文件进行备份，确保数据不丢失；（二）备份文件应存储在安全可靠的位置；（三）备份文件应定期检查，确保数据完整。
第四章文件查阅与修改第八条文件查阅应遵循以下要求：（一）查阅人员应具备相应的权限；（二）查阅文件时，应遵守保密原则，防止信息泄露；（三）查阅完毕后，应立即关闭文件，确保信息安全。
第九条文件修改应遵循以下要求：（一）修改文件前，应取得文件所属部门或负责人的同意；（二）修改文件时，应确保修改内容的准确性；（三）修改完成后，应将修改后的文件保存至原文件位置。
第五章文件销毁第十条文件销毁应遵循以下要求：（一）文件销毁前，应确认文件已无使用价值；（二）文件销毁应采取物理销毁或电子删除等方式；（三）文件销毁后，应做好记录，确保信息安全。
第六章责任与奖惩第十一条公司各部门负责人对本部门电子档文件的管理负直接责任。
第十二条对违反本制度，造成文件丢失、泄露等后果的，将按照公司相关规定进行处罚。
(完整版)电子文件管理制度
完整版)电子文件管理制度电子文件管理制度1.引言随着信息化的快速发展，电子文件的产生和管理越来越重要。
为了保护公司的信息资产，提高工作效率，我们制定了本电子文件管理制度，以规范电子文件的创建、存储、传输和处理，确保电子文件的安全性、完整性和可信度。
2.适用范围本制度适用于公司内部所有员工在工作中产生的电子文件，包括但不限于电子文档、电子邮件、电子表格、电子图片、音频文件和视频文件。
3.电子文件的创建与归档3.1 必须使用公司统一规定的办公软件来创建并保存电子文件，以确保格式统一和兼容性。
3.2 在创建电子文件时，应尽量使用标准的文件命名规则，包括文件名、文件夹名和标签等，方便文件的分类和查找。
3.3 针对重要文件，应及时进行备份，并将备份文件存放在安全可靠的位置，以防文件丢失或损坏。
4.电子文件的存储与传输4.1 所有电子文件必须存储在公司规定的网络服务器或云存储平台上，禁止将文件存储在个人电脑、移动设备或外部存储介质中。
4.2 对于敏感或机密的电子文件，要进行加密处理，并仅授权人员可以解密访问。
4.3 在传输电子文件时，应使用安全通道，如加密的网络传输协议、VPN等，以防止文件内容被窃取或篡改。
5.电子文件的保管与销毁5.1 电子文件的保管期限应根据公司内部规定和法律法规要求来确定，到期后应及时进行归档或销毁。
5.2 已归档的电子文件应存放在专门的文件夹或数据库中，并设置访问权限，以防止未经授权的访问。
5.3 对于已不再需要的电子文件，应按照公司规定的文件销毁流程进行销毁，以确保文件的安全性。
6.电子文件的审查与审计6.1 公司有权对员工的电子文件进行定期或不定期的审查和审计，以确保员工遵守本制度的要求。
6.2 在进行审查和审计时，应遵循公司的审核程序和规范，并尽量减少对员工工作的干扰和不便。
7.电子文件管理的责任7.1 公司应设立专门的信息管理部门或委派专人来负责电子文件的管理和监督。
7.2 所有员工应按规定来执行电子文件管理制度，并承担相应的责任和义务。
电子文档管理制度
电子文档管理制度电子文档管理制度一、概述电子文档管理制度是为了规范和管理公司内部电子文档的创建、存储、归档、备份、传输和销毁等各个环节的制度。
它的目的是确保电子文档的完整性、可靠性、可访问性和安全性，提高工作效率，保护公司的信息资产和知识产权。
二、文档创建与命名规范1. 所有的电子文档应当使用统一的格式，如.docx、.xlsx等，并且必须使用公司的标准模板。
2. 对于新创建的电子文档，应当使用规定的命名规范，包括项目名称、文档名称、版本号和作者等信息。
命名应简洁明了，便于管理和查找。
三、文档存储与归档1. 所有的电子文档必须存储在公司指定的共享文件夹或云存储平台中。
个人电脑上的文档应及时复制到共享文件夹中，以免丢失或遗漏。
2. 归档的文档应按照分类建立文件夹，每个文件夹应设有说明文档或索引界面，便于查找和使用。
3. 已归档的文档应当定期备份，并进行相关信息的记录和管理。
四、文档的传输与共享1. 对于需要传输的电子文档，应使用加密传输通道，如HTTPS或SFTP等，以确保数据的安全性。
2. 临时共享的电子文档，应通过加密压缩包或密码保护的方式进行共享，并设置有效期，过期后自动删除或禁用。
五、文档的销毁与保护1. 对于不再需要的电子文档，应根据公司的文档保留期限进行销毁，确保数据的安全性和隐私保护。
2. 删除电子文档时应使用可靠的数据擦除工具，以防止数据被恢复。
3. 需要特殊保护的电子文档，如商业机密、合同文件等，应设有访问权限限制，并进行定期的安全审计和风险评估。
六、文档管理的培训与监督1. 公司应对员工进行电子文档管理的培训，确保每个员工都了解管理制度的具体要求和操作流程。
2. 监督部门应对电子文档管理的执行情况进行定期检查，发现问题及时纠正并提出改进意见。
七、文档管理的责任与义务1. 各部门负责人应对本部门的电子文档管理负责，并确保全体员工严格遵守相关制度。
2. 所有员工对自己创建的电子文档负有责任，应保证文档的准确性、完整性和可靠性。
公司电子文档管理制度
第一章总则第一条为加强公司电子文档的管理，确保电子文档的安全、完整、准确和有效利用，提高工作效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有电子文档的管理，包括但不限于电子文件、电子邮件、电子表格、电子图片、电子图纸等。
第三条公司电子文档管理遵循以下原则：1. 安全性：确保电子文档不被非法访问、篡改和泄露；2. 完整性：保证电子文档的完整性，防止信息丢失或损坏；3. 真实性：确保电子文档的真实性和有效性；4. 易用性：提高电子文档的检索和利用效率；5. 便捷性：简化电子文档的存储、传输和共享流程。
第二章组织与职责第四条公司成立电子文档管理领导小组，负责公司电子文档管理的统筹规划、组织实施和监督考核。
第五条电子文档管理领导小组下设电子文档管理办公室，负责日常管理工作，具体职责如下：1. 制定电子文档管理制度及实施细则；2. 组织开展电子文档培训、宣传活动；3. 监督检查各部门电子文档管理执行情况；4. 协调解决电子文档管理过程中出现的问题；5. 收集、整理和归档电子文档。
第六条各部门负责人对本部门电子文档管理负总责，具体职责如下：1. 落实电子文档管理制度，确保本部门电子文档安全、完整；2. 组织本部门员工学习电子文档管理知识，提高电子文档管理水平；3. 配合电子文档管理办公室开展工作；4. 定期对本部门电子文档进行清理、归档。
第三章电子文档分类与命名第七条电子文档分为以下类别：1. 行政类：公司规章制度、会议纪要、报告、请示等；2. 技术类：产品设计、技术规范、操作手册等；3. 财务类：财务报表、合同、发票等；4. 人事类：员工档案、薪酬福利、培训记录等；5. 其他类：市场推广、客户服务、宣传资料等。
第八条电子文档命名应遵循以下规则：1. 清晰易懂，便于检索；2. 使用中文名称，避免使用缩写；3. 按类别命名，如“技术-设计规范-20210101.docx”；4. 避免使用特殊符号和空格。
公司的电子文件管理制度(5篇)
公司的电子文件管理制度（5篇）公司的电子文件治理制度1一、目的适应信息化建立的需要，标准公司在各项工作中所产生的电子文件与电子档案的治理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性。
二、范围适用于公司在各项工作过程处理活动中产生的电子文件和电子档案治理。
三、定义电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠电脑等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传达的文件夹。
电子档案：指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
四、治理要求1、公司通过使用防火墙、工作人员密码及防病毒软件，爱护其IT系统免遭破坏和非法使用。
2、工作人员不得向计算机中添加任何软件，未经治理员允许不得卸载办公软件，3、存放效劳器的房间要上锁，效劳器和设备要有专人治理。
4、电子文档更新必需拷贝文档保持全都，并且全部的文件发放记录应保存书面签字不得以电子形式保存。
5、必需备份数据，确保即使主要IT系统瘫痪，记录不丧失。
6、数据可以用不同的方式备份，如光盘、可移动硬盘。
7、计算机系统每日创立或更新的关键数据应每日备份。
8、全部软件都应至少进展一次完整备份以作出爱护。
9、系统数据应至少每月备份一次。
10、每日备份应在办公时间以后，计算机使用率较低的状况下进展，备份数据应储存在大容量硬盘中。
11、备份数据应由子系统治理员放在安全牢靠的地点，全部软件完整备份和每月备份媒体应存放在异地备份文件室。
12、工作人员定期更改密码。
13、除非授权，否则不能随便添加员工进入IT系统。
公司的电子文件治理制度2一、电子文档是具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的磁带、磁盘、光盘等载体，并作为档案向档案部门移交保存的电子文件档案。
二、本单位应明确电子的文档治理的分管领导和部门职责，责任到人；加强对电子文档的承办、运转、移交、整理、监视、指导、保管、开发、利用工作，更好为部门各项工作效劳。
公司电子文档管理制度范文
公司电子文档管理制度范文公司电子文档管理制度第一章：总则第一条为规范公司电子文档的管理及使用，提高办公效率，保护公司信息资产安全，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有员工在工作中创建、存储、传输、使用和销毁的各类电子文档。
第三条本制度的执行人为公司信息管理部，负责电子文档管理平台的建设和维护。
第二章：电子文档的定义及分类第四条电子文档是指以电子形式记录、存储、传递和处理信息的文件，包括文字、图形、音频、视频等各种格式。
第五条电子文档可分为以下几类：1. 办公文档：包括工作报告、会议纪要、合同协议、规章制度等与日常工作相关的文档。
2. 业务文档：包括销售合同、项目进度报告、客户资料等与公司业务活动相关的文档。
3. 行政文档：包括人事档案、财务报表、行政账册等与公司行政管理相关的文档。
4. 法律文档：包括法律文件、法规规章、法律意见书等与公司法律事务相关的文档。
5. 邮件文档：包括收发的电子邮件及其附件。
第三章：电子文档的创建和存储第六条电子文档的创建应使用公司指定的办公软件或工具，不得使用未经授权的软件或工具。
第七条电子文档的存储应在公司统一的电子文档管理平台上，不得将重要文档存储在个人电脑或移动设备上。
第八条公司电子文档管理平台应具备以下功能：1. 文档上传：员工可将创建的电子文档通过平台上传存储；2. 文档搜索：员工可通过平台进行文档全文搜索，并查找所需文档；3. 版本控制：平台应提供文档版本控制功能，确保文档的更新和修订可追溯；4. 权限管理：平台应设置文档访问权限，确保敏感信息仅限于特定人员访问；5. 存档备份：平台应具备自动存档备份功能，确保文档安全可靠。
第四章：电子文档的使用和传输第九条员工在使用电子文档时应遵守以下规定：1. 保密原则：员工不得将机密、敏感信息以及侵犯他人隐私的文档传播或复制；2. 正版软件：员工不得使用盗版软件创建和处理电子文档；3. 格式规范：员工应按照公司规定的文档格式创建和保存电子文档；4. 文件命名：员工应使用有意义的文件名命名电子文档，便于查找和管理；5. 备份重要文档：员工应定期备份重要电子文档，以保证信息安全性。
电子文档管理制度
综合办电子文档管理制度为了更加规范综合办形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，特制订本制度。
基本术语解释：重要机密电子文档：公司重要机密电子文档是指公司各项统计数据、劳资人事档案数据、项目申报资料、专利文件及公司各种管理制度等涉及公司机密的电子文档。
一、办公电脑管理1、公司综合办实行电脑专人专用制度，未经允许不得擅自使用他人专用电脑。
2、员工专用电脑必须设置开机密码，离开电脑1分钟以上必须锁定计算机（Windows键+L）。
二、电子文档管理1、电子文档统一存放在E盘（一般电脑分区为C、D、E、…，C 盘为系统盘，D盘为软件安装盘）。
2、电子文档归类：一级目录为年份文件夹，如2013、2014；二级目录根据个人工作分工进行分类；二级以后的目录暂无要求，可以按照自己习惯进行分类。
3、电子文档设密：对Word、Excel重要机密电子文档应设置密码。
4、电子文件的收集、保存及传输a)电子文件在形成、修改和定稿过程中，须在文件名称及内容中注明：初稿、修订稿、定稿。
如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推，并注明修改人姓名和修改时间。
b)对已经定稿的电子文档及时交由综合办按照质量手册进行统一编号发布，综合办将定稿的电子文档转换成PDF格式文件进行另存，定稿文档只能阅读不能作任何修改。
c)定期将电脑中电子文档拷贝到移动存储设备，一般每月归档备份一次。
d)重要机密电子文档的传输电子文档的传输方式一般有三类：一是通过通讯软件如QQ进行传输，二是通过电子邮件进行传输，三是通过移动存储设备进行拷贝传输。
通过通讯软件传输必须对电子文档进行压缩并加密才能传输，通过电子邮件传输必须对邮件加密才能传输，通过移动存储设备传输必须保证设备安全无毒。
三、电子文档的检查将办公电脑和电子文档的管理纳入绩效考核，每月不定期检查。
互相帮助、监督，对电子文档管理过程中出现的问题要及时沟通，协同解决。
电子文档安全管理制度
第一章总则第一条为加强电子文档的安全管理，确保电子文档的完整性和保密性，防止信息泄露和滥用，根据国家有关法律法规和公司内部管理制度，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有电子文档的收集、存储、传输、使用、保管和销毁等各个环节。
第三条公司各部门应高度重视电子文档的安全管理工作，建立健全电子文档安全管理体系，落实安全责任，确保电子文档的安全。
第二章电子文档的分类与标识第四条电子文档根据其内容和性质分为以下类别：（一）一般文档：包括公司内部通知、报告、工作总结、计划等。
（二）涉密文档：包括涉及国家秘密、商业秘密、技术秘密等敏感信息的文档。
（三）重要文档：包括公司战略规划、财务报告、人事档案等对公司运营具有重要影响的文档。
第五条电子文档应按照分类进行标识，明确文档的密级、保密期限和责任部门。
第三章电子文档的收集与存储第六条电子文档的收集应遵循以下原则：（一）合法性原则：收集电子文档应合法合规，不得侵犯他人合法权益。
（二）必要性原则：收集电子文档应限于工作需要，不得擅自扩大收集范围。
（三）准确性原则：收集的电子文档应真实、准确、完整。
第七条电子文档的存储应采取以下措施：（一）选择安全的存储设备：存储电子文档的设备应具备较高的安全性能，防止数据丢失和损坏。
（二）设置访问权限：根据电子文档的密级，设置相应的访问权限，限制未经授权的访问。
（三）定期备份：对电子文档进行定期备份，确保数据安全。
第四章电子文档的传输与使用第八条电子文档的传输应采取以下措施：（一）选择安全的传输方式：传输电子文档应选择加密传输方式，确保传输过程中的数据安全。
（二）控制传输范围：传输电子文档应控制传输范围，确保文档不被泄露。
第九条电子文档的使用应遵循以下原则：（一）合法合规原则：使用电子文档应符合国家法律法规和公司内部管理制度。
（二）保密原则：使用涉密电子文档应严格遵守保密规定，防止信息泄露。
（三）责任原则：使用电子文档的人员应对其使用行为负责。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
电子文档管理制度[1]1电子文件归档与电子档案管理制度一.目的为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。
二、适用范围本制度适用于木业工厂各业务模块。
三. 负责部门本制度由企划办行政管理科负责信息收集、归档，各部门协助实施。
四. 制度内容3.1总则（1）对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政管理科统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。
（2）电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政管理科档案管理员要进行指导与监督。
（3）电子文件的管理由行政管理科负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
（4）为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
（5）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。
（6）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。
进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。
（7）电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。
3.2电子文件的收集与积累（1）收集范围。
电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。
（2）收集、积累要求1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。
4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
7、用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
8、用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
9、由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。
10、通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。
专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
3.3收集、积累方法（1）软件电子文档的管理与普通电子文档的管理。
普通电子文档收集、积累分公司和部门两级档案管理。
(2)公司文档收集、积累。
公司由行政管理科档案管理员专职管理，行政管理科档案管理员以部门、性质、类别、大小立文件夹，各部门及时按照要求制作、整理电子文件上交，由档案管理员整理保存。
(3)部门文档收集、积累。
各部门建立自己部门的电子档案库，指定专（兼）职人员管理，管理人员以性质、类别、大小立文件夹，及时按照公司文档管理要求制作、整理电子文件上传公司服务器，凡涉及公司机密性文件，不得私自备份，留存。
（4）软件电子文档。
各相关员工牢记自己的账户名及密码，如有改动须向行政管理科提交申请；员工按照公司要求及时将文档上传至服务器，由档案管理员监督；所收集的文档不允许放至电脑C盘，如有损失后果自负；所有文档需传至档案管理员处备案。
1、每份电子文件均需在电子文件登记表中登记，电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存，电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
2、电子文件性质代码：c—草稿性电子文件；f—非正式电子文件；z—正式电子文件；w—无纸电子文件；wb—文本文件；p—图象文件；tx—图形文件；y—影像文件；s—声音文件；d—多媒体文件；j—计算机程序；sj—数据文件。
3.4 电子文件的整理（1）电子文件的整理由行政管理科电子档案管理员以部门、性质立卷相对集中整理归档。
（2）归档电子文件需填写登记表。
3.5电子文件的归档。
定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。
（1）归档范围电子文件的归档范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。
（2）归档时间1、普通电子文档由各部门每周五下午5:00前提交，档案管理员以月为单位立卷，以季（年）度为单位整理，以部门、性质、类别、大小分类立卷；行政主管以季度为单位复查，总经理组织各部门主管实行不定期抽查。
2、上传的电子文档管理由员工每天下午5:00前根据自己的权限上传，由档案管理员进行检查，对保管期限到期的文档按照文档管理规定予以撤消。
3、在进行电子文件归档工作时，按其基本技术条件进行检测。
其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。
（3）归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作由各部门的负责人鉴定，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标识。
1、有效性和完整性的鉴定。
归档前应由文件形成部门对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。
如果文件形成部门采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则把相关软件移交给档案管理员，并对其技术方法加以说明。
2、电子文件保管期限的划分，参照公司文档管理制度。
（4）归档要求1、把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上。
对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。
2、软件文档归档要求（1）上传文档必须以工作日当天上传，档案管理员做好检查与备案。
（2）备案推荐采用的载体公司指定档案管理员的服务器。
禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
（3）存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境（4）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
（5）需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
（6）原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。
3.6电子档案的移交与保管。
电子文件归档后移交至行政管理科，作为电子档案进行保管。
（1）检验行政管理科应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。
归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。
与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20％，合格率应达到100%。
（2）检验项目1、载体是否有划痕，是否清洁，是否有病毒。
2、核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
3、核实电子档案的完整性和有效性审核手续。
4、将检验结果填入电子档案入库登记表。
检验不合格的，应退回形成部门，重新制作。
（3）移交手续验收合格后，行政管理科档案管理员在电子档案入库登记表上签字盖章。
一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存。
（4）存效性保证1、每满1年，档案管理员对电子档案涉及的形成部门和行政管理科的设备更新情况进行一次检查登记。
2、设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
3、定期检验结果应填入电子档案管理登记表。
（5）查询1、电子档案的封存载体不得外借，机密文档不得私自拷贝。
2、查询时，上传文档，员工根据自己的权限进行相关电子档案的查询，如需查询超出自己权限的文档时；普通文档由行政经理审批，机密文档由总经理审批，档案管理员方可给予该员工查询的权限。
3、查询者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
4、具有保密要求的电子档案，要有稳妥的安全保密措施，查询时要遵守公司保密规定。
3.7电子档案的销毁鉴定（1）电子档案的销毁鉴定，按公司档案管理制度执行。
（2）电子档案的销毁，档案管理员在报总经理批准后，办理相关手续后，方可实施。
（3）非保密电子档案可在批准后删除。
属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。
3.8统计行政管理科办公室档案管理人员及时按年度对电子档案的保管、利用等情况进行统计，以备总经理抽查。
五.处罚措施1、不得上传与工作无关数据，一旦发现给予责任人严重过失单处罚。
2、如未按规定及时上传电子数据，造成数据丢失，对公司造成严重损失的，后果由当事人和部门负责人承担。
六.生效时间该制度自发布之日起生效。
编制：审核：批准：企划办行政管理科电子文档管理制度1电子文档管理制度为了加强电子文档规范化管理，更好地开发利用电子档案信息资源，特制定本制度：一、档案员要与时俱进，努力学习，掌握计算机应用技术，承担起电子文件归档的工作职责。
二、电子档案是学校在各项工作中形成的，具有保存价值的以光盘、磁带磁盘等为载体的历史记录。
三、各科室形成的电子文件在办理完后，要及时向档案室移交，由档案室集中统一管理。
移交时做到数据完整、编目规范、账实一致、手续齐全。
四、电子文件移交档案室时，档案人员须检查电子文件的质量，确保内容完整准确后，方可办理归档手续。
五、电子档案应按照规范进行整理，按学校档案分类方案进行编号、规范填写背景信息，录入计算机档案管理系统。
六、归档的电子文件同时存在相应纸质或其他载体形式的文件时，内容及相关说明要保持一致。
纸质档案的卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的档号及存址，反之亦然，以便利用时参照互补。
七、电子档案应存入防磁柜，同时注意控制库房内的温湿度，，防止灰尘、有害气体的侵入和阳光的照射，并做到定期检查。
八、电子档案保管采用两套制，保存一套，利用一套、分开保存。
封存载体不得外借，九、电子档案的销毁应由鉴定小组审批后方可实施。
十、电子档案每年进行一次检查，如发现问题，及时补救，并做到随时备份。