附录1 规章制度编写规则(公司行政用表)

规章制度编写规则

一、规章制度的结构

【内容划分】

管理制度一般由名称、目的、适用范围、定义、职责、管理内容和方法、其它、参考文件、

附件（报告和记录）、附录、终结线、文件编号、生效日期、页码、版本号等部分组成。

【层次的描述与编号】

●章

章是管理制度内容划分的基本单元。在每项管理制度中，应使用阿拉伯数字从1.0开

始对章编号。编号应从“目的”一章开始一直连续到附录之前。

每一章均应有标题。标题应置于编号之后，并与其后条文分行。

●条

条是章的细分。应使用阿拉伯数字对条编号。第一层次的条（例如5.1、5.2等）可分为

第二层次的条（例如5.1.1、5.1.2等），一般情况下宜分到第三层次（例如5.1.1.1）。

同一层次中有两个以上（含两个）的条时才可设条。例如，第3章的条文中，如果没有

3.2条，就不应设3.1条。

在某一章或条中，同一层次的条，有无标题应统一。例如：5.1有标题，则5.2也应有

标题。第一层次的条如果包含有下一层次的条时宜给出标题。标题应置于编号之后，

并与其后条文分行。第二层次的条可同样处理。

●段

段是章或条的细分。段不编号。编写段时不宜出现“悬置段”，以避免在引用这些段时

产生混淆。

“悬置段”是指在同一层次的条之前出现了未予编号的独立的一段文字表述。

●列项

列项可用下述形式引出：一个句子；一个句子的前半部分，该句子由分行列举的各项

来完成。

列项中每一项前应加破折号。如果需要识别时，则在每一项前加上大写英文字母序号。

在字母形式的列项中，如果需要对某个项进一步细分成需要识别的分项，则应使用后

半带半圆括号的阿拉伯数字序号。

二、管理制度的起草

【名称】

名称的必备要素，它应置于管理制度的正文首页。

名称的结构为“管理主题+管理制度”。例如：劳动合同管理制度。制度名称除采用“管理

制度”以外，也可采用管理活动的主题与“程序”、“规则”、“办法”、“规定”等的组合，

例如：合同评审程序、文件控制管理办法、财务管理制度等。

名称力求简练，并应明确表示出管理制度的主题，使之与其它管理制度相区分。名称不应涉及不必要的细节。

【目的】

目的为必备要素，主要描述编写文件的目的或意图。它应置于每项管理制度正文的起始位置。编写目的之陈述应使用“为了……，特制定本制度（或本办法、本规定、……）”。

【适用范围】

适用范围为必备要素。它应置于“目的”之后。适用范围主要描述制度适用的区域、部门、组织、人员等。

【定义】

定义为可选要素。定义，即关键词语解释，主要说明不常用或在文件中有特别意义的用语。

当管理制度中某些关键词语尚未普遍使用，或有可能影响管理制度的理解时，宜对这些词语加以解释说明。

【职责】

职责为可选要素，主要简述执行制度的职责和权限分工。当管理制度中的事项需要两个或两个以上部门参与完成，且需要界定他们的职责时，应明确加以说明。必要时，即使管理制度中的事项只需一个部门完成，也可明确其职责。

【内容】

主要描述相关人员所进行的工作，描述内容包括执行工作的时间、由谁于何时何地以何种方式执行什么工作。管理内容和方式是管理制度的主体内容，可用一章或若干章予以表述。

【其它】

其它为必备要素。它应作为每项管理制度正文的最后一章。在这一章中应明确表明该管理制度的解释部门。当与现行管理制度相冲突时，应表明处理原则。处理原则的陈述可根据需要使用下列表述其中之一项：

——××制度自本制度实施之日起即行废止。

——现行制度与本制度有抵触的，以本制度之规定为准。

——现行制度中与本制度之规定不相符的，应参照本制度予以修改。

【参考文件】

参考文件为可选要素。如在编写管理制度时，在内容中有引用其他制度中的内容（如流程、表单等附件或附录），需在此章内分条列明被引用制度的文件编号与文件名称。

【附件】

附件为可选要素。附件即为制度内容中所包含的记录、表单（空白模版），须为公司其它管理制度文件中所未包含的。

制度内容中首次出现第一个附件时，需在该附件名称后作“（见附件1）”标注，首次出现第二个附件时则作“（见附件2）”的标注，依此类推。

【附录】

附录为可选补充要素，主要是帮助理解管理制度内容，以便正确贯彻执行。附录的主要内

容由下面列项中的一项或几项组成：

——范例；

——管理制度中所引用的专业术语解释或系统介绍；

——对管理制度中内容的说明性资料或指导操作性资料。

【终结线】

在管理制度最后一个条款之后应有终结线。

三、编排格式

【幅面与页边距】

幅面采用A4幅面（210mm×297mm），页面方向为纵向。页边距的设置：上边距4.12cm、

下边距1.65cm，左边距2.22cm、右边距1.32cm。

【名称】

管理制度名称用16号黑体加粗水平居中排，置于每页页眉中部。

【章、条、段】

●章的编号顶格排，条的编号的第一个数字与章的第二个数字对齐。所有编号与文字之

间空一个字的间隙。

●段的起始与回行文字与章或条的第一个字对齐。

●章的编号与标题用小四（11）号黑体加粗排；章、条、段的内容用小四（11）号宋体排。

章、条、段的段落格式：行距为单倍行距，段后设为0.3行。

【图、表】

●管理制度中每个图、表均应有图题或表题，并从图1或表1开始编号。即使只有一个

图、表时也应编号。

●表的编号和表题应置于表上方的居中位置，用10号黑体加粗排。表内文字内容用10

宋体排。

●图的编号和图题应置于图下方的居中位置，用10号黑体加粗排。图内文字可用10或

9号宋体排。

【参考文件】

编写格式：“——”+文件编号+文件名称。用11号宋体字排，每个参考文件单列一行。

【附件】

●附件内容使用表格形式排，表格整体处于整个页面的居中位置，表头用10号黑体字排，

内容中汉字用10号宋体字排，按附件在制度中出现的次序排序，编排样式如下：