关于科研档案管理规定

关于科研档案管理规定

科研档案是科学研究活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、软盘、声像等各种形式的文献资料。
科研档案是我校开展科研活动的真实记录，是科研储备的一种形式和重要的信息资源，
必须集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全和便于开发利用。为此，特制定如下规定：

一、科研档案是科研管理的重要组成部分，各单位要把科研材料的形成、积累、整理、归档工作纳入科研工作中，
与科研工作紧密结合起来，真正实行"四同步"。即下达计划任务与提出科研文件材料形成情况同步，检查计划执行与检查科研档案同步：
验收、评审、鉴定科研成果与验收科研档案同步，申报登记和评审奖励以及科研人员提升晋级考核与档案部门出具的科研项目归档情况证明
材料同步。

二、科研档案归档范围
在科研活动中形成的对我校和社会发展具有长远与现实参考价值和凭证作用的文件材料都必须归档。
（一）科研项目的依据材料
专题报告、任务书、合同书、协议书、委托书、调研报告、论证材料及评议材料、审批文件及领导批示和有关会议记录等。
（二）科研过程中形成的材料
在制作软件、声像、实验过程中产生的各种载体形成的原始记录、数据，以及分析材料。
（三）科研成果综合材料
项目总结、科研专著、教材、论文等科研成果（原件），鉴定或评审的全部材料，成果和奖励申报材料、审批材料、获奖证书等。
我校举办的学术报告会资料，有关会议记录、各种简报、总结等，以及我院教师参加各种学术交流的材料。

三、科研文件资料的整理立卷
（一）立项的项目由项目负责人对所形成的科研文件材料及时加以系统整理，给项后一并上交校科研处。
（二）凡归档的文件材料必须是原件（定稿），写明作者和文件定稿时期，为便于保存，须用钢笔填写各种材料，图样清晰，装订整洁。

四、科研项目完成，在科研处登记备案时，即将有关材料一并建档上交。

五、科研档案的管理和利用
1、科研档案整理立卷后，经科研处检查、验收转交校综合档案室，存档备查。
2、科研档案的借阅按档案室的借阅制度执行。
3、科研档案保管期限分为永久、长期、短期三种。凡是对教学、科研有长远利用价值的科研档案应永久保存；
凡是介于两种保管期限之间的科研档案，其保管期限一律从长。