001成文信息控制程序
001文件资料控制程序
A4
文控应根据体系文件制定并及时填写内部《文件控制清单》，确保各部门使用最
总经理
程序文件 作业指导、管理办法
检验标准类
部门负责人 责任部门
管理者代表 责任部门主管级
以上人员
总经理 课长级以上人员
外来文件 质量记录
发文单位 责任部门
品质部主管 组长级以上人员
(含组长)
课长级(含)以上人员 主管级以上人员(含
主管)
4.2 质量体系文件的归档、分类、编号 4.2.1 公司制定的质量体系文件在发行之前，应由权责人员评审其适用性。 4.2.2 公司所有已审核或批准的质量手册、程序文件、管理办法、作业指导书、品质检
指定其它部门人员审查时，该部门人员需获得审查所需依据的背景资料以保证修 改的适宜性。 4.6.3 文控接到已审查的《文件更改申请表》和更改文件后应更新受控文件原版，填写 《修改记录/历程》，按《文件收发记录表》进行换发文件。 4.6.4 质量体系文件的非受控副本不受质量体系文件更改的控制。 4.7 质量体系文件废弃 有必要（法律效用或积累知识）保留的已作废质量体系文件原版由文控统一保管，
A4
1、目的
通过对质量体系文件（包括外来文件，如国家、行业、地方标准、法律法规和客 户提供的文件、资料等）的控制管理，确保其有严格的分类编号、编制、审查、发 放管理、有效性控制、保管和更改的规定，使公司的各项工作依据正确的指示进行。
2、适用范围
适用于公司所有质量体系文件的管理与控制。
成文信息控制程序(含表格)
成文信息控制程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的：为确保无论何时何处需要这些应予以控制的信息均可获得并适用同时予以妥善保护。
2.0适用范围：适用于本公司质量管理体系所要求的形成文件的信息。
3.0职责：3.1品质部负责质量手册的编制、修订、更改；并组织相关部门编制、修订、更改程序文件。
3.2品质部负责各类检验文件的编制、修订、更改。
3.3研发部负责各类技术文件和资料的编制、修订和更改。
3.4物控部负责物料管理文件编制、修订、更改。
3.5综合部负责各类受控文件和资料（技术联系单除外）的归档、发放和回收。
3.6各职能部门和有关人员负责各类质量体系文件和资料的内部管理。
4.0术语和定义：成文信息：组织需要控制和保持的信息及其载体。
本公司保持成文信息详见《受控文件清单》，所保留的成文信息详见《记录清单》。
5.0程序：5.1文件和资料内容见表1。
5.2文件编号5.2.1体系文件编号：DXC--××--××--n n顺序号部门代码文件类型公司名称文件类型，共分4类：QM 表示质量手册QP 程序文件 / 管理制度WI 作业指导书，检验规范QF 表单部门代码含义：物控部销售部综合部生产部工模部生产计划研发部品质部生产工程财务部MCD SD COD PD MD PPD R&D QA PIE FDn n：次序编号由01开始5.3文件版本与修改次数。
5.3.1质量手册、程序文件和标准三类文件修改标识：5.3.1.1原版本（第一版）标以大写英文字母A表示，若其中任何一页修改累计5次，该文件立即全部收回作废，补发新版文件，文件版本号由A改为B，依此类推。
5.3.1.2原版本修改次数为0，若某页作第一次修改，则该新发页修改次数为1，依此类推。
5.3.2作业指导书标识：直接换版，原版（第一版）为A，第一次修改后为B版，依此类推。
5.4文件编制、审核与批准各类文件编制、审核与批准详见附表1。
02-成文信息控制程序
02-成文信息控制程序简介成文信息控制程序是指通过对电子文档进行密码保护、编辑限制等控制，实现对文档访问权限和编辑权限的控制的程序。
成文信息控制程序可以应用于对公司机密文件、个人私密资料等重要文件的保护。
功能文件保护成文信息控制程序可以对文档进行密码保护。
在打开文档时，需要输入正确的密码才能查看文档内容。
这一功能对于公司的机密文件、个人的私人资料等保护非常重要。
编辑限制成文信息控制程序还可以对文档进行编辑限制，限制某些用户对文档内容的修改和编辑。
对于公司重要文件的传阅，仅指定的人员有权修改内容，其他人员只能查看，这一功能非常实用。
格式调整成文信息控制程序还可以调整文档的格式，在保护文档内容的同时，为用户提供更好的阅读体验。
例如，可以调整文档的字体、字号、行距等等。
应用场景公司机密文件的保护公司通常有很多机密文件，比如财务报表、合约文本、技术研发方案等等，这些文件的泄露会对公司造成重大损失。
通过成文信息控制程序的文件保护和编辑限制功能，可以对这些机密文件进行保护，防止机密泄露。
个人私密资料的保护现代人越来越依赖于电子设备，个人的私密资料也越来越多，比如银行账户、身份证信息、个人照片等等。
通过成文信息控制程序的文件保护功能，可以对这些私密资料进行保护，防止个人信息外泄。
实现方式成文信息控制程序的实现方式多种多样，下面简单介绍两种：加密软件加密软件是一种主流的成文信息控制程序实现方式。
通过加密软件对文档进行加密，可以实现对文档的密码保护和编辑限制。
此外，加密软件还可以通过密码解锁功能，方便用户对文档进行查看和编辑。
数字版权管理系统数字版权管理系统是一种针对数字内容进行访问控制和版权管理的系统。
数字版权管理系统可以对文档进行数字水印、访问控制、防拷贝控制等操作，实现对文档的全面保护。
数字版权管理系统适用于需要对数字内容进行全面保护的场景。
成文信息控制程序是一种重要的信息保护工具，可以实现对文件的保护、编辑限制和格式调整等功能。
成文信息控制程序
成文信息控制程序1 目的对质量管理体系所需成文信息的编制、批准、发放、使用、更改、作废、保留等活动进行控制，始终保持成文信息的充分性、适宜性、协调性、有效性和可追溯，确保质量管理体系运行的各个场所都能获得适用成文信息。
2 范围本程序规定了公司质量管理体系运行过程形成文件信息的控制要求。
本程序适用于除软件文档外所有质量体系管理文件及资料的控制。
3 职责1）质量部门负责质量管理体系成文信息的管理；2）技术部门负责管理图样、技术文件；3）外来文件由接收部门负责管理。
4 工作程序4.1 成文信息的分类与格式5.1.1 成文信息分为内部文件和外来文件两类信息，公司质量管理体系内部文件分三层：一层为质量手册；二层为程序文件；三层为作业指导书、管理办法、规范及记录等信息。
5.1.2 创建各类体系文件的格式要求：文本主标题和副标题为黑体字，行距为1.5倍行距，小标题及正文首行缩进2字符。
5.2 成文信息的标识5.2.1 成文信息标识的职责a)质量管理体系文件和记录的标识由质量部门按公司标准的规定进行标识；b)技术文件的标识，归档文件由技术部门按公司档案分类大纲编号，其中设计文件由标准化人员按《技术文件编号作业指导书》的规定进行标识；c)外来文件依照归口管理的原则，由归口管理部门按规定对文件标识。
5.2.2 质量管理体系文件的标识规则a）质量手册的标识规则：QB/ XXX 01 XXXX A- 2021b）程序文件的标识规则：QB/ XXX 02 XXXXX Ac）作业指导文件的标识规则：QB/ XXX 03 XXXXX Ad）质量记录的标识规则：CJL或TJL XXX- 015.2.3 外来文件的标识规则外来文件和资料由接收部门对其进行标识、登记并办理归档，标识规则采用外来文件和资料的名称、编号或文号。
5.3 成文信息的编制创建、审核、批准成文信息的编制创建、审核，依照归口管理的原则，由各主管部门编制，经相关部门会签，由部门主管领导审核其适用性，并批准实施。
001文件与资料控制程序正文
数复印若干份，加盖蓝色“文件发放章”后予予发行（原稿不盖章），同时在“文 件发放/回收记录表”中予以记录。 5．5 文件的管理 5.5.1 总经办负责公司所有系统文件及表单的汇总，并记录于“文件一览表”中,并及 时更换“文件一览表”保证其为最新、有效版本。 5.5.2 各部门应建立相关的文件一览表，以利查寻。 5.5.3 所有的文件应有： 5.5.3.1 文件编号、标题、制订部门
5.1.3.3 所有文件的原稿即 A0 版不得废止或销毁。
5.1.3.4 对于相应能作为知识财产并具有保留目的的文件应在其旧版中加盖作废章后进
行保留，不得销毁。
5.1.3.5 文件废止后，其编号保留，不得再次使用。
5.1.3.6 各相关部门不得保留失效、废止的文件，以防文件的误用。
5．2 文件制订/修订/废止审核:参照本文 3.1 职责执行。
3. 职责: 公司文件的制订、修改、废止、管理及核准之权责如下表：
文件类别
制订部门
审查/会签
核准
管控单位
管理手册文件（M）
总经办
经副理
总经理
总经办
管理程序文件（P）
相关部门
经副理
总经理
总经办
工作指导性文件（W） 部门主任
经副理
总经办
记录表单文件（表单） 4. 定义（无） 5. 程序内容
作业主流程
随 P、W 文件一并制定审核
总经办
文件
流
制定/
修订/
审
编
查 OK
分
文 件 管
废止 程
001 文件控制程序
1目的对质量安全管理体系有关的文件进行控制，以确保食品质量安全管理体系有效运行的各相关场所都得到和使用有效的版本。
2范围适用于公司质量安全管理体系有关的文件控制，包括经确认的外来文件。
3职责3.1总经理负责批准质量手册；3.2体系主管负责编写质量手册，程序文件的编制；3.3各部门负责相关程序文件和作业文件的编制、使用、记录及保存；3.4食品安全小组组长负责文件的审核。
3.5品控部负责质量体系文件的发放、回收；3.6外来文件(含法律法规，行业标准等)由品管部收集或确认，并统一存档、发放及回收。
4程序4.1文件的分类和管理4.1.1质量安全管理手册（含质量安全方针和目标），由总经办管理存档。
4.1.2程序文件，由品管部管理存档。
4.1.3部门级管理类文件，由各相关部门管理存档。
4.1.4记录文件（表单），管理存档参见《记录控制程序》的相应条款。
4.1.5技术文件，由品管部和各品控部管理存档。
4.1.6外来文件，与质量安全相关的由品控部管理存档，非质量安全的由总经办管理存档。
4.2文件受控状况文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量安全管理体系运行紧密相关的文件应为受控，受控文件必须在文件封面上盖表明其受控状态的印章“受控”两字，填写《受控文件目录清单》并注明分发号。
无“受控”两字印章的文件为非受控文件。
4.3文件的编写4.3.1质量安全管理手册由管理者代表负责组织编写。
4.3.2程序文件由品管部牵头，相关部门组织编写。
4.3.3其它质量安全文件和技术文件等由各相关职能部门负责组织编写。
4.4文件的审批发布4.4.1文件在发布前应得到批准，确保其适宜性和充分性。
4.4.2程序文件由各相关部门领导审核，管理者代表批准发布。
4.4.3其它质量安全文件由各主管部门领导审核，公司分管领导批准发布。
4.4.4外来文件由品控部负责做好收集的工作，并将名称和编号等登记在《受控外来文件目录清单》中，外来文件的使用和发放应经总经理批准。
成文信息控制程序
成文信息控制程序概述成文信息控制程序是一种能够帮助用户对文本信息进行管理和控制的工具。
它可以自动化地分析、过滤、分类和归档文本信息，提高工作效率，减少信息过载的压力。
本文将介绍成文信息控制程序的主要功能和应用场景，并详细讲解各项功能的使用方法和优势。
主要功能信息捕获成文信息控制程序可以从多个来源（包括邮件、网页、社交媒体、RSS等）自动抓取信息，并将其转换为文本格式进行存储和处理。
用户可以设置不同的规则和筛选条件，过滤掉不需要的信息，只保留关键信息。
信息分类成文信息控制程序可以自动对信息进行分类，可以按照标签、日期、来源等多种方式进行分类和归档。
用户可以通过设置规则和标签来自定义分类方式，便于以后管理和查找。
信息检索成文信息控制程序可以快速地搜索和检索存储在其数据库中的信息。
用户可以使用关键词或标签来查找信息，也可以根据时间、类型等过滤条件进行搜索。
信息分析成文信息控制程序可以自动分析信息，将其内容进行关键字提取，提取有用信息并进行可视化展示。
用户可以通过查看分析报告，快速了解信息的主要特征和结构。
信息推送成文信息控制程序可以根据用户的需求，自动向用户推送相关的信息和资讯。
用户可以设置推送策略，包括推送的时间、频率、内容等条件。
应用场景成文信息控制程序可以应用于多个领域和场景，可以帮助用户有效地管理和利用信息资源。
以下是一些典型的应用场景：知识管理成文信息控制程序可以帮助用户进行知识管理，学习和整理知识。
用户可以从多个来源捕获信息，进行分类和归档，便于后续的查找和利用。
商业情报成文信息控制程序可以帮助企业对市场、竞争对手、行业发展等方面的信息进行收集和分析，提供数据支持，帮助企业制定决策和策略。
科学研究成文信息控制程序可以帮助科研工作者对文献、专利、论文等信息进行收集、分类和归档，提高科研工作的效率和成果。
新闻媒体成文信息控制程序可以帮助新闻媒体进行新闻资讯的收集、分析和发布，提高新闻工作的效率和精度。
001文件控制程序
4.4.4需借件丢失或损坏。
质量部
技术部
综合管理部
4.4.5文件归口管理部门要在每年12月份和每次内部质量管理体系审核前全面检查各类在用文件的有效性，检查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。
4.5
文件的更改
相关部门
001文件控制程序
1目的
对与质量有关的所有文件予以控制，确保在使用处都能得到适用文件的有关版本，防止非预期使用作废的文件。
2适用范围
适用于与公司质量有关的所有文件（不包括记录）的控制。
3职责
3.1 总经理负责批准、发布《质量手册》及《程序文件》；
3.2管理者代表负责组织编写和审核《质量手册》及《程序文件》；
5 过程指标
项目
监视方法和频次
测量部门
5.1现场文件有效
5.2文件易于得到
5.3顾客工程规范更改评审单
没有误用文件/内审
快速查阅/内审
评审不超过10个工作日/内审
文件发放部门
文件使用人
技术部
6引用文件
6.1 技术文件编号规定
6.1工程更改管理办法
7记录
7.1文件发放/回收记录AKL-BG-01—01
4.6.2需销毁的作废文件，由文件归口管理部门填写《文件销毁申请单》，经批准后实施销毁。
4.6.3需长期保留的作废文件，应填写《文件保留申请单》，经批准后，由文件归口管理部门负责保留。
4.6.4每隔五年对文件进行一次清理核销，由文件归口管理部门提出过期文件名单，由原文件编写部门审批后按4.6.1或4.6.2处理。
4.4
文件的管理
相关部门
4.4.1文件发放后，文件归口管理部门应将受控文件列入《受控文件目录》上。
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表单序号（01、02…表示）
程序文件序号
程序文件代号
公司代号
c）三级文件，具体如下图所示：
SHZ/×××××·×-××××
发布年号（如2016）
文件版本号（用字母A..Z表示）
文件序号（101、102…）
部门代号（按部门代号对照表）
公司代号
注：部门代号对照表：
序号
部门名称
SHZ/QMS-××××
发布年号
手册代号
公司代号
b）二级文件《程序文件》，具体如下图所示：
SHZ/CX×××－××××
发布年号
文件序号
程序代号
公司代号
注：1、一级、二级版本号编号规则如下图所示：
○/×
文件修改次数（用数字0～5表示）
文件版本号（用字母A…Z表示）
2、二级文（程序文件）附表编号规则：
SHZ/ XX XXX- XX X
c)管理制度或办法为三级文件：指规章制度、管理制度（或办法）、产品技术文件、工艺文件、检验试验文件、操作规程、作业指导书等管理及作业质量文件等；
d) 外来文件：指第三方认证或检定机构、政府机构等提供的相关文件和国际、国家及行业标准、法律法规、实施规则及供应商或客户提供的图样、技术资料和外购工具手册等。
代号
序号
部门名称
代号
序号
部门名称
代号
1
综合办
ZB
2
研发部
YF
3
生产设备部
SC
4
质量保证部
QA
5
采购部
CG
6
营销部
YX
7
财务科
CW
注：1）编号文件信息编号要确保每份文件只有唯一的编号，不允许ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ号重复使用。
2）外来文件信息的编号按照原编号控制。
7成文信息的控制
7.1公司所使用的质量管理体系文件均为受控文件，经批准提供给公司外任何机构使用的质量管理体系文件为非受控文件。所有受控文件，在发布前必须在该文件正文页面加盖“正本受控”、“分发有效”、“受控”印章或公章，并且注明其分发号，非受控文件应加盖“参考”印章后发放。文件接收人员应仔细核对分发印章后，方可接收，以便追溯。文件的发放由收方代表确定在【成文信息发放回收记录】（附件4）上签名接收。
4.5研发部负责设计和开发相关程序文件的编制、产品技术文件的编制、审核和管理工作。包括产品图、产品标准、技术协议制定、工艺文件的编制、审核和管理工作，包括检具图、工艺规范、工艺流程图、工艺定额明细、工艺手册、工装夹具图、作业指导书等，并负责产品技术、工艺文件及与产品标准有关的外来文件归口管理和设计文件记录信息的标识、保存、检索管理。如设计更改记录信息、样车阶段的实验和验证记录等。
7.2任何人不得在受控文件上随意涂抹、更改，确保文件的清晰、易于识别和检索。7.3文件破损换发：当文件使用部门使用的文件产生严重破损时，应到发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件分发号；
7.4文件丢失补发：文件丢失部门，应重新办理申请领用手续，经管理者代表批准后，重新按原分发号补发，但必须在领用申请中做出说明；
5 成文信息的分类
公司质量体系相关文件信息：公司的质量体系文件信息分为三级。一级文件为《质量手册》，二级文件为《程序文件》，三级文件为与质量有关的管理文件、产品技术文件、工艺文件、产品标准、检验试验文件、外来文件及各类质量记录、报告等，分类如图一：
6 成文信息编号、版本号
6.1文件信息编号规则：
a）一级文件《质量手册》，具体如下图所示：
2 引用文件
SHZ/CX 029－2016《不符合和纠正措施控制程序》
3 术语及定义
3.1成文信息：指公司内部文件信息和记录信息。
3.1.1文件信息范围和定义
a)质量手册为一级文件：指阐明公司质量方针、质量目标，明确各级人员质量职责和权限，定义和描述公司质量管理体系的纲领类文件；
b)程序文件为二级文件：指对开展各项质量活动规定职责、工作方法和途径；
保存10年
质量保证部
设计开发方案、工艺评审记录
永 久
研发部
整车性能测试记录、技术状态更新记录
保存10年
研发部
可靠性试验报告，设计开发输入、评审、验证、确认、更改等记录
永 久
研发部
测量设备（试验设备、计量器具）验收、校准、检定、维修记录及其他资料、校准或检定的标准、以往测量结果的有效性评价的记录
永久（随设备报废而作废）
2、成文信息（ ）更改申请单标题的（）中填写类别为“设计”、“工艺”、“文件”等。
编制/日期： 审核/日期： 批准/日期：
附件5 表单编号：SHZ/CX001-03A
XX有限公司
成文信息（）更改申请单
更改前内容（描述成文信息名称、编号、版次、更改内容）：
更改后的内容及作用：
部门：申请人：日期：
审核意见：
7.5成文信息的更改
7.5.1《质量手册》的更改：由质量保证部负责更改，申请人填写【成文信息更改申请单】（附件5），经管理者代表审核，总经理（或常务副总经理）批准后实施更改，保留更改内容的记录。
7.5.2《程序文件》的更改：由各相应提出部门详细填写【成文信息更改申请单】，对更改原因、更改理由、更改内容进行详细描述，经质量保证部体系专员审核后交管理者代表批准，再进行修改和换版。
质量记录类型
保存期限
保存部门
设备日常保养点检、维护记录，工装夹具、检具、模具的维修记录
保存2年
生产设备部
首件检验记录、生产过程检验记录、工艺检查记录、进厂验收记录
保存2年
质量保证部
品质报告、质量索赔、顾客满意度调查记录
保存2年
质量保证部
采购、销售合同及其评审记录，人员教育、培训、技能和经验记录
保存5年
2.0程序文件内容
成文信息控制程序
发布日期：20XX年12月15日 实施日期：20XX年01月01日
1目的和范围
为了对公司质量管理体系所要求的成文信息进行有效控制，确保各相关场合所使用的成文信息为有效版本，保存的杜绝使用失效和作废的成文信息，并对其进行有效的管理而制定本程序。
适用于公司与质量管理体系有关的文件信息和记录信息的控制与管理。
2、成文信息（ ）更改申请单标题的（）中填写类别为“设计”、“工艺”、“文件”等。
编制/日期： 审核/日期： 批准/日期：
附件4 表单编号：SHZ/CX001-02A
XX有限公司
成文信息（ ）发放回收记录
序号
文件名称
编号
分发号
版本号
发放记录
回收记录
部门
份数
签收
日期
份数
签回
日期
注：1、本表单由各相关职能部门保存。
附件11 【知识发行签收回收记录表】
附件12 【 年文件、记录检查表】
附件1
文件信息控制流程
相关部门 文件/表单/记录
附件2
记录信息控制流程
相关部门 文件/表单/记录
附件3 表单编号：SHZ/CX001-01A
XX有限公司
成文信息（ ）受控清单
序号
成文信息名称
成文信息编号
版本号
发布日期
备注
注：1、本表单由各相关职能部门保存。
3.1.2记录信息范围和定义
a)行政人事管理记录：公司在行政人事管理过程中的相关证据记录。如行政制度执行检查记录、安全检查记录、考勤记录、培训记录等；
b）设计开发记录：指在设计开发的相关证据记录。如样车的实验验证数据、设计更改记录、设计和开发的评审记录等；
c）质量记录：指在生产过程中的相关检验、实验记录。如来料检验记录、整车生产过程随车检验记录卡等；
4职责与权限
4.1总经理负责质量手册的批准发布。
4.2管理者代表负责程序文件的批准。
4.3分管副总经理负责管辖部门编制的程序文件的审核和相关的三级文件及相关记录信息表格编制的批准。
4.4质量保证部负责公司质量管理体系《质量手册》的编制及《程序文件》编写的指导与发布，以及检验类作业指导书的编制。并对检验试验文件和（与）检验标准及有关的外来文件归口管理和记录信息表格编号规则的制定，并对小批量和批量生产过程中的相关进料检验信息记录、过程检验信息记录、整车下线后最终检验信息记录、质量评审信息记录、质量管理体系内部审核信息记录、监视和测量设备计量检定信息记录等资料的标识、保存、检索管理。
2)综合办负责制定失效或作废受控三级文件信息的管理。及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，经批准后予以销毁。确保质量管理体系文件长期处于有效状态；
7.7成文信息的借阅
借阅与质量管理体系有关的文件或记录，应经文件管理部门负责人审批后向文件管理人员借阅，借阅的受控文件须由管理人员登记，并且填写【成文信息借阅记录】（附件8）
7.5.5产品技术、工艺文件的更改，按照公司有关技术文件或企业标准规定执行。
7.6文件信息的作废与销毁及借阅。
7.6.1文件信息的作废与销毁
1)质量保证部负责编制失效或作废受控的一、二级质量管理体系文件的作废文件信息清单，及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，并且填写【成文信息作废登记表】（附件6），确保质量管理体系文件长期处于有效状态；
4.6综合办负责公司三级文件的管理、执行情况的监督检查、红头文件、公司规章制的编制、发放、修订、评审等控制。并对行政制度执行检查记录、安全检查记录、考勤记录、培训记录等的标识、保存、检索管理。
4.7生产设备部负责和生产有关的程序文件制定（含仓库）和对设备信息记录、生产完成进度记录、基础设施信息记录、仓库物料储备信息记录的标识、保存、检索管理。
4.8采购部负责制定采购相关程序文件及采购信息记录、供应商信息记录等资料的标识、保存、检索管理。