信息交流与沟通控制程序
信息交流与沟通控制程序
1 目的为了确保公司内外部之沟通顺畅，有效传达管理品质系统的信息，特制订本程序。
2 适用范围适用于公司内与管理品质信息相关的所有员工。
3 职责3.1公司负责人/管理者代表负责宣导管理系统的信息和协调沟通；3.2市场部负责与客户沟通相关质量/环境信息；3.3人事行政部负责与公司外部其他相关方沟通相关质量/环境信息；3.4品质部负责组织各联络体系的建立、保持和改善；3.5各部门负责本部门内部沟通和具体工作的执行，以及跟踪由本部门发起联络的结果；3.6全体员工积极参与公司内部各种形式的沟通。
4 定义无。
5 参考文件5.1《记录控制程序》——QAP-025.2《客户投诉处理程序》——QAP-045.3《管理评审程序》——QAP-085.4《内部审核程序》——QAP-246 作业程序6.1 对外沟通6.1.1 客户有关产品质量方面的信息传递给品质部，由品质部负责识别、更新和传递给公司内部形成受控的生产条件；6.1.2品质部负责将质量方面的信息按客户需要传递给客户，以持续增加客户的满意度，品质方面的对外宣传由市场部负责，编写所需的宣传材料；6.1.3客户投诉的信息按照《客户投诉处理程序》办理；6.1.4其他外部相关方（如执法机构、参观访问等）的信息由人事行政部负责传递给公司内部，形成相关信息后再反馈给外部。
6.2 内部沟通6.2.1各部门依据体系文件的规定、记录、收集传递并处理日常品质信息，为了达到全员参与，本公司主要采取如下沟通形式：a) 班前会：每班开工前在生产现场进行，主要有品质、安全、文化、生产安排等宣传；b) 厂务会：每天在会议室进行，由各部门负责人汇报前一天各部门的运营情况，协调解决问题并计划落实方法；c) 各部门内部协调会：各部门经理/主管视工作需要，召集部门内相关员工进行协调，以确保本部门的工作品质，必要时形成会议记录分发至相关部门；d) 品质会议（包括QCC小组活动、品质专案会等）：由品质部主导，相关部门共同参加，对生产中的品质问题进行改善，推动公司品质的持续提高；e) 内审首末次会议：管理者代表主持内部质量审核的首次会议、末次会议，具体实施参见《内部审核程序》；f) 管理评审会议：为确保质量体系的适宜性、充分性和有效性，公司对质量体系进行定期评审，会议由公司负责人主持，具体实施参见《管理评审程序》。
信息交流控制程序、工作流程图表
信息交流控制程序1、目的为规范质量、环境及职业健康安全管理信息交流与协商渠道，确保体系的有效运行，特制定本程序。
2、适用范围本程序适用于公司质量、环境与职业健康安全管理体系的信息交流与协商。
3、职责3.1 经理办公室负责公司质量、环境、职业健康安全管理体系方面的信息交流工作。
3.2 工会组织作为公司员工利益的代表，参与相关职业健康安全管理事务的处理。
3.3 各职能管理部门负责相应业务范围内的内、外部信息交流。
3.4 紧急状态下的交流与协商由产生单位直接传递公司主管领导和政府部门。
3.5 管理者代表负责重大信息处理的审批，并与总经理进行信息交流。
5、工作程序5.1 信息交流分为内部信息交流和外部信息交流。
5.2 信息交流与协商的途径可以是口头或书面文件以及一切可以利用的宣传工具。
5.3 内部信息交流的主要内容是：5.3.1 QEOHSMS方针、目标、指标、管理方案；5.3.2 重大环境因素和信息；5.3.3 重大危险因素和信息；5.3.4 职责和权限的信息；5.3.5 培训信息；5.3.6 监测、测量信息；5.3.7 不符合与纠正信息；5.3.8 内、外审、管理评审信息；5.3.9 相关法律法规及其他要求的信息；5.3.10 紧急状态及应急的响应信息；5.3.11 员工的抱怨信息等；5.3.12 QEOHSMS事故及其处置信息。
5.4 外部信息交流的主要内容是：5.4.1 质量、环境与职业健康安全方针通告相关方；5.4.2 QEOHSMS法律法规和其他要求的信息；5.4.3 QEOHSMS监测与测量的信息；5.4.4 认证与监督检查的信息；5.4.5 顾客对产品质量的抱怨或要求、相关方的投诉等信息；5.4.6 来自上级公司、行业、协会的信息；5.4.7 其他外部相关方的信息。
5.5 信息提出者可以是相关方，公司内部的所有员工或职能部门。
5.6 内部信息交流管理5.6.1 公司的QEOHSMS方针、QEOHSMS有关要求、知识，相关部门和单位可用多种形式（例如文件、手册、画册、电子网络、张贴于门前、写于外围墙）传达到每个员工，增强员工健康安全及环保意识。
信息交流沟通控制程序(含表格)
信息交流沟通控制程序（ISO9001 -2015）1.0目的：运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。
2.0范围：适用于公司内部各部门或各人员及本公司对外部（如客户、供方、环保机构等）的信息交流。
3.0定义：3.1内部信息交流：在本公司内部就质量、危害物质、环境管理工作方面的内容而进行的多种形式的交流与沟通。
3.2外部信息交流：是指有关涉及外部相关方的信息交流或传递。
包括与政府机构、社区居民和合同方等外部信息的收集与反馈。
3.3外部关系人：泛指公司顾客、供应商、政府机构、社区及一般社会大众。
4.0权责：3.1人事行政部：负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；以及与政府、社会大众有关的资讯沟通。
3.2市场部：市场部负责客户对产品要求及产品中环境因素有关的资讯沟通。
3.3品质部：负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。
3.4采购部：负责与供应商有关的资讯沟通。
3.5紧急状态下内外沟通：当有危急状况和重大事故出现时，由发现人第一时间通知人事行政部主管，再由其马上报告厂总经理和联系外面有资质的机构（环保、消防等部门）进行救援和处理。
5.0内容：5.1公司组织内部工作性沟通应遵循的以下原则:5.1.1为确保工作人员之沟通的有效性，组织内应推行实施平行沟通,杜绝越位沟通的原则。
5.1.2 同级争议由上级裁决的沟通原则。
5.1.3 例常性的工作内容，以当面口头交流、电话沟通、电子邮件沟通为主的原则。
5.2 有效沟通模式构建:公司制定组织内部的以下模式框架:5.2.1 构建成管理系统之文件体系,建立内部沟通的基础性标准框架.5.2.2 建立管理例会机制,确保对管理系统运行状况实施定期的有效沟通. 5.2.3流程执行过程的即时沟通,主要以召集即时会议或书面性联络的协调方式,确保能有效沟通。
07信息交流协商和沟通控制程序
07 信息交流协商和沟通控制程序信息交流协商和沟通控制程序是一种用于有效沟通和控制信息传递的程序，通常在组织或公司内部使用。
该程序包括了沟通方式、信息交流过程的安排，还有对于信息的处理和决策的管理。
具体来说，信息交流协商和沟通控制程序主要包括以下几个方面：沟通方式在信息交流协商和沟通控制程序中，沟通方式是非常重要的一部分。
它可以决定信息传递的效率和质量，对于组织或公司的决策和战略的制定具有至关重要的影响。
常见的沟通方式包括口头沟通、书面沟通、电子邮件、电话会议、视频会议等等。
在选择沟通方式时，应根据信息的重要程度、时间紧迫程度和双方之间的关系等因素进行综合考虑。
信息交流过程的安排信息交流过程的安排是指明确信息的来源、流向、处理和决策。
在这个过程中，需要考虑以下几个方面：1.信息来源：信息的来源可以是内部的还是外部的，可以是来自上级、下级、同事、客户和供应商等。
需要确定信息来源的真实可靠性和及时性。
2.信息处理：需要对接收到的信息进行分析、归纳和，并按照重要程度和紧急程度进行分类。
然后根据信息的类别和处理结果进行决策。
3.信息流向：信息在传递过程中需要涉及到多个人和部门之间的沟通和交流，需要明确每个人或部门在信息传递中的地位和角色。
对于信息的处理和决策的管理在信息交流协商和沟通控制程序中，对于信息的处理和决策的管理是非常重要的一部分。
需要考虑以下几个方面：1.信息处理和决策的标准：制定明确的信息处理和决策标准，包括量化标准和非量化标准，以保证信息处理和决策的公正性和准确性。
2.信息处理和决策的流程：制定明确的信息处理和决策流程，包括流程的起点、终点、流程步骤和限时要求等，以保证信息的及时处理和快速决策。
3.沟通和协商：在信息处理和决策过程中，需要进行沟通和协商，以避免信息误解和决策错误。
需要注意沟通和协商的方式和技巧，以保证良好的沟通氛围和主动的解决问题的态度。
信息交流协商和沟通控制程序是公司或组织内部沟通和信息传递的关键流程，它可以有效提高信息交流的质量和效率，以及有效管理信息处理和决策过程。
沟通、协商与信息交流控制程序
沟通、协商与信息交流控制程序1目的规范质量、环境与职业健康安全方面内外信息的沟通、协商与交流，以促进人员充分参与、增进理解、协调行动，达到持续改进的目的。
2适用范围适用于顾客、员工和相关方在参与公司质量、环境、职业健康安全管理体系实施过程中，相关信息的收集、沟通与协商、交流、反馈和处理。
3职责3.1总经理负责建立沟通、协商与信息交流渠道，主持生产经营重要信息的沟通、协商与交流。
3.2分管领导负责组织日常信息的沟通、协商与交流，信息处理意见的审核和实施落实情况督查。
3.3综合管理部负责组织员工沟通、协商与信息交流，信息处理及反馈的督办。
3.4各部门负责职责范围内的沟通、协商与信息的收集、传递、处理和反馈。
4程序4.1沟通与协商的方式及内容4.1.1内部沟通与协商的方式及内容4.1.2顾客沟通的方式及内容4.1.3相关方沟通与协商的方式及内容4.2信息的分类及交流方式4.2.1内部信息的分类⑴体系运行信息：包括管理方针、目标、指标、方案、不符合、内审和管理评审、纠正与预防措施等信息。
⑵产品实现信息：业务拓展、产品开发、业务实施任务书、设计策划、施工（养护、生产）实施方案，产品及过程监视测量、不合格品。
⑶环境与职业健康安全信息：重要环境因素、重大危险源、环境和职业健康安全绩效监测、事件等信息。
⑷资源配置信息：固定资产添置与维修、人力资源配置及培训、绩效考核、劳动保护、资金安排等信息。
⑸其他信息：企业文化建设、员工及其代表关注的职业健康安全问题、员工合理化建议与经验交流、常规报表和通报等信息。
4.2.2外部信息的分类⑴顾客要求信息：合同订单、与顾客沟通、顾客投诉及抱怨等信息。
⑵相关方信息：上级或地方主管部门的规定、要求、指示，供方、分包方及相关方的业务实施和专业管理工作、投诉及抱怨等信息。
⑶法律法规信息：与质量、环境、职业健康安全管理有关的法律、法规、规范和标准等信息。
⑷其他信息：外部认证审核、环境监测、职业健康安全监察及反馈的结果等信息。
信息交流与沟通控制程序
信息交流与交流控制程序1．目的为成立畅达的交流渠道，明确信息交流内容、范围与形式，规定内部外面交流的方法，经过实时、正确、快捷地接收、传达和办理公司内部、外面质量、环境、食品安全、诚信信息，实现管理系统的有效运转。
2．合用范围本程序合用于公司生产经营管理等活动所涵盖的全部部门与层次内、外面的信息交流与控制。
3．职责3.1 管代 /HACCP小组长负责公司内部及外面交流事宜的审批及管理工作。
3.2 技术中心负责公司管理系统信息交流的全面管理。
3.3 技术中心负责配合采集行业、政策等方面的信息、整理、剖析、研究，供公司领导和有关部门参照。
3.4行政部负责有关部门的外面交流。
3.5 各部门负责人负责本部门职工之间的交流，并配合技术中心和行政部作好公司信息交流、传达和处理工作。
4工作程序4.1 外面交流外面信息的根源a．认证机构、当地环境保护机构、质量技术监察局等监测或检查的结果及反应的信息；b．管理目标通知给有关方；c．对证量、环境、食品安全、计量管理有关的法律法例、条例、规范和标准等信息的获取与执法部门的联系；d．有关方的投诉、诉苦、希望和要求，包含顾客、供给商及四周社区居民的交流，波及重要环境影响的办理，伤亡事故的上报等；e．行业技术信息；f ．上司或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息；g．供方和其余分承包方的信息。
h．环境监测和职业安全健康等有关的信息；i.与观光者、检查人员及发生业务关系的人员进行有关管理系统方面的信息交流。
外面信息交流各部门在平时业务中也应注意获取；上司行政部门传达的信息由公司行政部一致接收行政部负责接收当地环保部门的环境监测信息；来自有关方的信息由各有关部门接收；各部门在与客户、社会与其余有关方接触或合作时，应将公司内必需的信息；如公司的管理目标及保护环境和预防、减少环境污染的思想、公司管理系统绩效以及公司合用的法律、法例等，向有关方进行宣传；信息传达方式：能够电话、传真、邮件、资料传达、走访、会谈等形式与顾客、供方、立法和看管部门或与管理系统有关的组织进行信息交流；信息交流的门路和形式能够是口头、书面文件、资料议论、电子媒体、电话、小组简报、各样会议、公告栏、合理化建议、培训、内部刊物及各样媒体等方式予以传达，保证内部、外面信息交流与交流畅达。
信息交流和沟通控制程序(含表格)
信息交流和沟通控制程序
（IATF16949-2016/ISO9001-2015）
1.0 目的
规定内、外部沟通的渠道，以加强信息交流，确保质量管理体系运作的有效性。
2.0 适用范围
适用于公司内、外不同部门和不同层次人员之间的各种信息的沟通。
3.0 职责
3.1管理者代表负责协调质量管理运作中各部门之间的沟通，确保沟通的顺畅。
3.2办公室负责协助管理者代表督查内部信息沟通及处理。
3.3质管部为外部信息的归口管理部门，接收部门负责传递顾客的信息反馈，研发中心负责工艺、工装等技术方面的处理；质管部负责质量问题反馈的处理，质管部负责所有顾客反馈信息的统计、归类、跟踪验证工作。
4.工作程序
4.1外部沟通及信息管理
5.2内部沟通及信息管理
6.相关文件
纠正和预防措施控制程序 会议管理及汇报制度 记录控制程序 7.质量记录 工作联络单
工作联络单.xl s
会议纪要
会议纪要.d oc
外部质量信息传递登记表
质量信息反馈单 (2).d oc 质量信息分析传递
处理单.d oc
顾客反馈问题清单。
信息交流与沟通控制程序(含表格)
信息交流与沟通控制程序（ISO45001-2018/ISO14001-2015）1、目的和范围建立有效的信息交流与沟通渠道，确保内、外部信息得到及时、有效地传递和交流。
本程序适用于公司有关环境与职业健康安全内、外部信息的收集、处理、反馈以及与外部相关方的信息交流。
2、引用文件下列文件中的条文通过在本标准的引用而成为本标准的条文。
凡是注日期的引用文件，其随后所有修改（不包括勘误的内容）或修订版均不适用本标准。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
《法律法规获取与更新控制程序》《不符合、纠正预防措施控制程序》《记录控制程序》3、术语和定义本程序无新术语。
4、职责4.1管理者代表4.1.1负责协调处理环境与职业健康安全重要信息。
4.1.2负责环境与职业健康安全重要信息与外部（包括上级主管部门、新闻媒体）的沟通与交流。
4.2员工代表负责收集员工职业健康安全方面的意见和建议，并及时将有关信息反馈到公司工会。
4.3公司工会4.3.1负责将员工代表反映的意见和建议进行收集、汇总，报管理者代表或技安环保处协调处理。
4.3.2参加职业健康安全方面问题的协调、处理。
4.4公司办公室负责对上级或地方主管部门有关环境与职业健康安全方面的文件进行收集、传递。
4.5各相关职能部门负责本部门职责范围内环境与职业健康安全方面信息的收集和交流，并及时将有关信息反馈到各对口管理部门。
5、工作流程5.1信息的分类5.1.1外部信息a）上级主管部门下发的文件、检查或监测结果；b）各相关职能部门接收到的有关法律法规和其它要求；c）来自相关方（如供方、工程合同方、社区居民等）的投诉、抱怨；d）其它外部信息，如各相关职能部门直接从外部获得的有关环境、健康安全等方面的信息。
5.1.2内部信息a）公司环境与职业健康安全方针完成情况和管理体系运行情况；b）环境与职业健康安全目标、指标和管理方案完成情况及检查结果；c）环境与职业健康安全监测和测量结果，内部审核报告以及事故、事件、不符合、纠正和预防措施等；d）其它内部信息，如员工建议等。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
信息交流与沟通控制程序
文件编号：1 目的
为了保证公司质量、环境管理体系信息交流的及时性，有效性，确保管理体系的有效运行，特制定本程序。
2 范围
本程序适用于公司质量、环境管理体系信息交流的传递和处理。
3 职责
3.1 交流、沟通工作由总经理、管理者代表、总经理办公室、综合部等各部门负责实施。
3.2 总经理办公室牵头管理内外交流沟通过程。
3.3 各部门
3.3.1 负责来自于公司内外部的有关质量、环境的信息的接收、处理、应答、回复。
3.3.2 规定交流的方式并予以实施，并对处理结果进行确认。
3.3.3 必要时形成记录，进行统计分析并报告。
4 程序
4.1 内部沟通
4.1.1 沟通内容
a) 正常信息，如方针、目标指标、检查监测记录、重要环境因素、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等。
b) 不符合、潜在不符合信息，如内审、外审中的不符合报告、纠正和预防措施处理记录等。
c) 合规性评价的信息。
d) 紧急信息，如发生火灾等。
e) 满足顾客和相关方要求的重要性，法律法规要求的重要性。
4.1.2主要沟通方式
a) 部门间的沟通：
①公司定期召开部门经理办公例会。
会议应包括各部门负责人介绍上月的体系运行状况，并每月报告本部门的目标指标情况，必要时在统计分析的基础上采取了纠正措施和预防措施。
②有文件规定的，按规定方式进行沟通。
③电子邮件、口头沟通等。
b) 自上而下的沟通：
①公司每周一召开晨会，内容应包括及时通报有关顾客和其他相关方要求、法律法规要求（特别是相关要
求发生变化时），有关领导关于质量和环境管理体系的指示和要求。
②总经理通过定期召开的部门经理办公例会，提出关于质量和环境管理体系的指示和要求。
③总经理通过体系文件的发布，规定各部门和子公司负责人的职责和权限。
④管理者代表不定期通过内部简报、宣传栏等方式，以提高员工关注顾客的意识及满足法律法规要求的意识。
c) 自下而上的沟通：
①各部门通过定期召开的部门经理办公例会，向总经理汇报体系运行状况和改进需求。
②员工可以书面报告或口头形式向部门领导反馈有关信息（如改进建议等），各部门负责及时处理有关信息，必要时与相关部门协调处理，或报总经理解决。
③总经理办公室汇总目标指标，并以书面形式向总经理及管理者代表报告，确保他们针对公司及各部门分析和提出的改进措施，指示以增强顾客满意为目的，确保顾客要求得到确定并予以满足。
4.2 与顾客的沟通
4.2.1 各相关部门负责按《整车销售控制程序》、《配件及辅料控制程序》、《维修服务控制程序》和《客户满意度调查控制程序》的要求收集识别与产品要求有关的顾客信息。
4.2.2 各部门负责通过报刊、网络、研讨会、座谈会、考察等渠道收集与产品要求、顾客要求、法律法规要求有关的信息，并及时汇总到综合部处理。
4.2.3 各相关部门负责通过走访、市场活动、网站宣传、邮件短信等方式，就管理体系的有关信息加强与顾客的交流。
4.3 与供方、外包方的沟通
4.3.1 与整车厂家沟通
销售、售后服务办公室负责各自收集整车厂家的信息和要求，并负责传递到相关部门。
4.3.2 各相关部门对评价、选择、重新评价供方、外包方和验证采购产品时与供方、外包方的沟通，按《配件及辅料控制程序》、《维修服务控制程序》、《服务外包及相关方控制程序》的要求执行。
4.3.3 各有关部门还应通过走访、会议等方式收集并有效处理供方的反馈意见，以增强与供方、外包方的相互理解，促进双方互利的合作关系。
4.3.4 各有关部门负责就管理体系的有关信息加强与供方、外包方的交流。
4.4 与其他相关方的沟通
4.4.1 官方机构、认证机构、行业主管部门、上级部门的发文按《文件控制程序》的要求执行。
4.4.2 需向外部相关方沟通有关事宜，各部门以书面报告的形式备案。
4.4.3 对其他相关方的来电、传真、来函反馈的信息，各部门负责按《文件控制程序》进行收集整理。
4.4.4 对相关方的各类反馈信息，要及时给予接收、成文备案、处理和回复。
4.5 有关重要环境因素的交流
公司通过讨论、会议等形式，决定是否就有关重要环境因素与外界进行信息交流。
交流的事项、时机、沟通
对象、承办部门等决定须形成文件，有关承办部门按照决定要求的方式，进行信息交流。
4.6 紧急情况下的沟通
执行《应急准备和响应控制程序》。
5 相关文件
5.1 《文件控制程序》XXX-02-01
5.2 《整车销售控制程序》XXX-02-06
5.3 《配件及辅料控制程序》XXX-02-07
5.4 《维修服务控制程序》XXX-02-08
5.5 《服务外包及相关方控制程序》XXX-02-09
5.6 《客户满意度控制程序》XXX-02-10
5.7 《应急准备和响应控制程序》XXX-02-18。