沟通控制程序
沟通与协商控制程序
1.0 目的促进公司与部门、部门与部门之间、部门与员工、员工与员工之间的了解，增强团队精神，齐心协力，共同完成公司的各项工作目标；以及便于公司与外部的沟通与信息交流。
2.0 适用范围公司范围内所有部门、员工之间的沟通活动和外部信息交流。
3.0 职责3.1 综合部负责公司收集统计员工意见、建议和外部信息交流。
3.2 综合部负责开启投拆箱，对顾客和员工的意见进行分析和采纳并及时向公司领导汇报。
3.3 综合部负责质量管理体系、环境管理体系和职业健康安全管理体系等信息的接收、传递和处理。
3.4 其他职能部门和管理处负责相应业务范围内的内部沟通和外部沟通与交流。
4.0 程序内容4.1 内部沟通内容及方法：4.1.1 公司采用适当的沟通方式：工作例会、宣传栏、工作总结、内部文件、内部刊物、监督检查、管理体系内部审核、管理评审等，还可通过电话/传真、座谈/书信、员工活动、问卷调查等口头沟通与书面沟通相结合的形式及时沟通。
4.2 会议流程4.2.1 总经理办公会，总结上一周/月管理、经营任务完成情况；布置下一周/月主要工作；汇报本周/月存在的问题及需要公司协调解决的问题。
4.2.2 公司管理人员例会，涉及各部门、管理处重大事务及汇报上周工作，需要探讨的；各部门业务中需要协调、探讨、共同研究的。
4.2.3 员工大会，传达上级重要会议精神和公司的重大决策，总结上一年度的工作情况，部署下一年度的工作安排；公布员工考评情况；需要向全体员工报告的其它事项。
4.2.4 部门例会，传达公司例会精神，总结上一周本部门的工作，布置本周的工作。
4.2.5 管理处工作例会，传达公司精神，总结上一周本管理处的工作，布置本周的工作。
4.2.6 各班组工作例会，传达公司精神，总结上一周本班组的工作，布置本周的工作。
4.3 合理化建议4.3.1 员工以书面、面谈等形式提出自己的建议或投诉；4.3.2 公司设总经理信箱，受理员工建议或投诉，总经理信箱由办公室专人每周开箱一次；4.3.3 综合部将员工提出的建议或投诉汇总成书面，提出初步处理意见后报总经理审批；4.3.4 对无需公开的资料，需做好保密措施。
内部沟通控制程序
内部沟通控制程序1 目的规定内部沟通的程序、方法和内容，确保内部不同层次和职能之间得到有效的相互沟通和协调，促进工作高效进行，保证公司的方针政策得到贯彻和实施，确保质量管理体系有效运行。
2 范围适用于公司上下级之间、同级人员之间、部门之间及会议、文件请求、汇报、告知等质量管理体系过程的沟通。
3 职责 3.1 行政部负责内部沟通有效性的管理。
3.2 副总经理负责内部沟通的领导，主持召开公司总经理办公会议和生产经营会议，并负责总3.3 各部门负责人负责本部门对外和对内的沟通工作，主持召开部门协调会议和本部门的内部会议。
将本部门的工作部署传达给员工，回复员工的工作请示、汇报，将本部门的重大或特殊情况和问题向副总经理汇报，由副总经理向总经理报告并回复。
保持部门与部门之间的沟通与配合。
3.4 品质技术部经理负责主持召开品质技术会议，并负责会议决议、决定的编审， 3.5 生产部经理负责主持召开生产会议，并负责会议记录及会议决议、决定的编审。
3.6 销售部经理负责主持召开销售财务会议，并负责会议记录及会议决议、决定的编审。
3.7 行政部主任负责主持召开行政人事会议，并负责会议记录及会议决议、决定的编审 3.8 行政部主任负责总经理办公（扩大）会议记录拟制工作学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸收都不可耻。
——阿4 程序 4.1 文件、信息沟通4.1.1 文件沟通本公司可以通过文件的形式传达上级方针政策和精神、安排和布置工作、通报工作情况、表彰有关部门和人员，从而达到沟通的目的。
文件的制定、签发执行《文件控制程序》。
4.1.2 信息沟通各部门负责的重大事项、活动应提前做好上下沟通。
各部门信息的报送填写《内部沟通单》。
4.2 会议沟通4.2.14.2.14.2.24.2.3g) 通报公司领导层做出的公司经营策略、人事变动等重大决定。
4.2.34.2.5.3会议内容：a）汇报、总结、上月新产品研发、产品改进、产品质量等情况，讨论分析存在的问题、研究决定改进措施。
沟通、协商与信息交流控制程序
沟通、协商与信息交流控制程序1目的规范质量、环境与职业健康安全方面内外信息的沟通、协商与交流，以促进人员充分参与、增进理解、协调行动，达到持续改进的目的。
2适用范围适用于顾客、员工和相关方在参与公司质量、环境、职业健康安全管理体系实施过程中，相关信息的收集、沟通与协商、交流、反馈和处理。
3职责3.1总经理负责建立沟通、协商与信息交流渠道，主持生产经营重要信息的沟通、协商与交流。
3.2分管领导负责组织日常信息的沟通、协商与交流，信息处理意见的审核和实施落实情况督查。
3.3综合管理部负责组织员工沟通、协商与信息交流，信息处理及反馈的督办。
3.4各部门负责职责范围内的沟通、协商与信息的收集、传递、处理和反馈。
4程序4.1沟通与协商的方式及内容4.1.1内部沟通与协商的方式及内容4.1.2顾客沟通的方式及内容4.1.3相关方沟通与协商的方式及内容4.2信息的分类及交流方式4.2.1内部信息的分类⑴体系运行信息：包括管理方针、目标、指标、方案、不符合、内审和管理评审、纠正与预防措施等信息。
⑵产品实现信息：业务拓展、产品开发、业务实施任务书、设计策划、施工（养护、生产）实施方案，产品及过程监视测量、不合格品。
⑶环境与职业健康安全信息：重要环境因素、重大危险源、环境和职业健康安全绩效监测、事件等信息。
⑷资源配置信息：固定资产添置与维修、人力资源配置及培训、绩效考核、劳动保护、资金安排等信息。
⑸其他信息：企业文化建设、员工及其代表关注的职业健康安全问题、员工合理化建议与经验交流、常规报表和通报等信息。
4.2.2外部信息的分类⑴顾客要求信息：合同订单、与顾客沟通、顾客投诉及抱怨等信息。
⑵相关方信息：上级或地方主管部门的规定、要求、指示，供方、分包方及相关方的业务实施和专业管理工作、投诉及抱怨等信息。
⑶法律法规信息：与质量、环境、职业健康安全管理有关的法律、法规、规范和标准等信息。
⑷其他信息：外部认证审核、环境监测、职业健康安全监察及反馈的结果等信息。
沟通控制程序
Q/XX目次封面 0更改控制页 (1)目次 (2)1.目的 (3)2.适用范围 (3)3.术语和定义 (3)4.引用标准/文件 (3)5.职责 (3)6.工作程序 (3)7.记录 (6)沟通控制程序1. 目的通过沟通，提高效率，减少失误，以促进质量管理体系的有效运行。
2. 适用范围适用于公司质量管理体系运行过程中各环节内部、外部沟通的管理。
3. 术语和定义本程序应用GJB9001C-2017和GB/T19001-2016《质量管理体系要求》中的术语和定义。
4. 引用标准/文件4.1Q/XX QF01-2018《质量手册》4.2Q/XX PF18-22《纠正和预防措施控制程序》5. 职责5.1总经理负责公司内横向、纵向的沟通协调工作，并负责与外部相关方进行沟通联络。
5.2管理者代表负责统筹与公司管理相关的信息，并做好相关的传递、处理、汇总及保存工作。
5.3销售部负责与顾客有关要求的沟通，并及时传递到内部相关部门。
5.4采购部负责与供应商及外协/外包加工方之间的有效沟通，并及时传递到内部相关部门。
5.5质量管理部负责顾客抱怨、顾客产品质量要求或验收标准、供应商/外协/外包方产品质量情况、内部各部门之间的沟通。
5.6 各部门负责做好本部门职责范围内的内、外部沟通和相关信息的收集和整理，并及时准确的传递、处理、汇总及保存工作。
6. 工作程序6.1内部沟通6.1.1内部沟通方式包括但不限于以下方式：内审会议、管理评审会议、公司员工大会、管理层会议、部门会议、班组会议、现场交流、电话联络、书面通知、公告、宣传栏。
6.1.1.2会议a)内审会议、管理评审会议：按《内部审核控制程序》、《管理评审控制程序》规定执行。
b)公司员工大会：年度总结；公司的发展方向及企业规划的宣导；公司上级的重要决策；相关政策、法律法规、标准的宣贯。
会议由部门经理及以上管理人员主持，公司全体人员必须参加，由行政人事部负责保存相应的记录。
沟通控制程序
信息白
C
T
勺交流
4.2信息的交流
4.2.1信息交流的要求
4. 2. 1.1信息可通过报告、记录、讨论交流、电子 媒体、通讯等方式予以传递。
4. 2. 1.2获得的信息应作为体系变更的输入。更新 的情况应形成报告，作为管理评审的输入。
4.2.2外部信息的交流
4.2.2.1销售部、质管部、公司办公室和财务管理 部负责客户、产品检查机构、质量技术监督局、认 证机构和审计机构等检查或监测的结果及反馈的 信息。各责任单位负责将这类信息传递到公司相关 部门。当监测或检查结果出现不符合情况时，按照 《纠正预防措施和改进管理程序》的要求进行处 理。
各部门
《不符合项整 改通知单》
《电话沟通记
关部门应及时将信息传达到质管部。
3.如是书面信息，直接将其复印件分发有关部 门。
b.如是口头信息，则应将其填写在“信息联络单” 上，复印后分发到有关部门。质管部组织有关部门 针对相关方反馈的问题釆取纠正措施，详见《纠正 预防措施和改进管理程序》。当相关方要求答复时， 应及时将处理结果通告对方。
4. 1.1.4政策法规、标准类信息，如法律、法规、 条例、标准等。
4. 1. 1.5其他外部信息，如各部门直接从外部获取 的有关产品的信息。
4. 1.2内部信。
4. 1.2.2内部突发异常信息，指活动中发生偏差的 信息，如不符合信息。
4程序内容
工作流程
工作说明
责任单位
输出文件/记录
（信息
分类）
4.1信息的分类
4. 1.1外部信息
4. 1. 1.1产品检查机构、质量技术监督局、认证机 构和审讣机构等检查或检测的机构及反馈的信息。
4. 1. 1.2市场动态
沟通控制程序
4.1信息的分类
内部信息
a)常规信息:如公司级数据、内部审核与管理评审报告及体系正常运行时的其他记录等；
b)(潜在)不符合信息:如体系内部审核的不符合报告、纠正和预防措施控制单等；
c)紧急信息:如生产过程出现严重或大批量的质量问题，可能影响到交货期的生产等；
d)其他内部信息:如员工的合理化建议等。
外部信息
a)来自第二方和第三方认证机构等的信息；
b)政策法规标准类信息。如法律法规、条例、劳动安全、卫生、产品标准等；
c)来自顾客反馈的信息包括其抱怨等等；
4.2信息的收集
信息可采用书面资料、电子邮件、声像设备、电视、电话会议、图片等方式予以传递。
信息的收集部门及频次请见下表。
4.3信息的沟通
组织鼓励以按项目及相关的工作流程作为一个协调小组进行沟通，以加强沟通的效率和有效性。
环境议题由管理部将外部信息进行记录，并根据情况适时更新。由管理部将收集到的环境信息记录后，对需采取对策的信息，由管理者代表确定责任部门。经责任部门处理后，由管理部回复相关团体，并做好记录。
在公司内部执行工程施工时，发包单位需检测其施工状况，使符合公司环境系统的规定。
4.4信息处理
对于所获得的信息，各责任部门要对自已所负责任的领域在需要时采取相应的措施，以对不合格项采用纠正和预防措施，对需要改进的领域进行持续的改进。
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05管理职责、权限与沟通控制程序
1目的对公司内的职能及其相互关系予以规定和沟通，以促进有效的质量管理，确保质量方针和目标得以落实和实现。
2 范围适用于组织内对质量管理体系有关的管理层及各职能部门和有关人员的职责、权限的规定。
3职责3.1 高层领导职责3.1.1 总经理1)全面领导公司的日常工作，确保公司内的职责、权限的规定；对建立、实施质量管理体系持续改进其有效性的承诺提供证据；2)以顾客为关注焦点，以增强顾客满意为目标，向公司员工传达满足顾客和法律、法规要求的重要性，确保顾客的要求得到确定并予以满足；3)制定质量方针，确保其与公司的宗旨相适应；并以适当的方式宣贯、执行；4)确保在公司的相关职能和层次上建立可测量的、与质量方针一致的质量目标，包括产品的质量目标和要求；5)确保本公司质量管理体系的总体策划，包括组织机构、职能、接口；6)任命管理者代表，授权其在质量管理体系中的职责和权限；7)确保在组织内建立适当的沟通过程，并确保对质量管理体系的有效性进行沟通；8)应按策划的时间间隔评审质量管理体系，主持管理评审，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性，包括质量方针、质量目标在适宜持续性方面得到评审；9)确保质量管理体系的运行和持续改进所需的资源投入。
10)主持营销工作，并组织对顾客与产品有关的要求按《质量手册》进行控制，确保与顾客间的沟通顺畅；11)本着“与供方互利”的原则，建立本公司采购网络渠道，并按《质量手册》的要求组织对供方进行评价（包括所提供的产品和服务以及满足本公司要求的能力）；对本公司产品营销所需的外协件、外购件、外包项目按《质量手册》的要求进行控制12)组织对产品防护的控制、交付及交付后的活动安排进行控制（售后服务）；13)组织营销人员进行市场调查和顾客访问，以检测顾客对本公司产品服务的满意情况，形成记录，向管理评审报告；14)组织对营销工作中的各种信息进行汇总、分析、提出改进措施；15)批准公司的各种招投标项目（报告），批准合同评审文本文件和合格供方名单；16)组织编制和批准采购/销售价格；17)负责公司经营能力、产品竞争能力、市场发展前景的分析和预测，制定相应的发展措施和具体的赶超目标；18)负责组织公司中长期发展规划的构思、编制、评审、立项、报批、招标、实施、验收、移交等；19)负责组织公司技改项目的立项、评审、报批、招标、实施、竣工验收、移交等。
内部沟通控制程序
1、目的为了使本公司质量管理全过程的信息收集、整理、传递、管理得到有效控制，促进公司内部各职能部门和层次间的信息交流，增进理解，提高质量管理体系的持续有效性。
2、范围适用于各部门之间、上下级之间、同事之间的内部沟通活动。
3、职责3.1各部门负责收集质量信息并及时汇报，确保各项措施及时有效执行。
4、工作程序4.1内部沟通原则4.1.1自上而下的沟通，可以越级检查，但不能越级指挥；4.1.2自下而上的沟通，可以越级申诉，但不能越级报告；4.1.3沟通各方应互相尊重、信任、有耐心，以解决问题为目的，避免冲突；4.1.4适用时，沟通过程应保留相关记录，必要时，应经过审核与批准；4.2信息分类4.2.1外部信息a）各级监管部门、认证机构等验证结果及反馈的信息；b）顾客反馈的信息、投诉等；c）政策法规、标准类的修订升级等；d）其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量改进、质量管理等方面的信息。
4.2.2内部信息a）质量管理体系运行情况，如质量方针和目标、监视和测量记录，内部审核与管理评审报告等相关记录；b）不符合或潜在不符合信息，如不合格品记录、内部审核不合格报告、纠正和预防措施计划及实施报告等；c）其它内部信息，如员工的建议、培训等。
4.3信息的收集、处理与沟通信息可采取书面材料、质量记录、公告、电话、通知、会议、培训、报告、邮件等形式呈现；4.3.1外部信息的收集与处理4.3.1.1品质部门协助管理者代表负责监管部门、认证机构、检测中心等监测、检查结果及反馈信息的收集，并传递到本公司相关部门；当监测或检查结果出现不符合情况时，参照《纠正和预防措施控制程序》相关要求执行；4.3.1.2法规人员负责政策法规、标准等资料信息的识别、收集、整理、更新，并及时进行受控、分发与回收管理；4.3.1.3各部门负责本部门相关方的信息收集、整理与更新，根据实际情况进行汇报、评审、传递和归档；4.3.1.4销售部门、售后部门负责与顾客沟通，收集信息，参照《与顾客有关的过程控制程序》的相关要求执行；4.3.1.5管理者代表与总经理、相关部门沟通，传递监测和检查报告、审核结果及质量改进的计划和安排，并监督和检查各部门执行情况；4.3.2内部信息的收集与处理4.3.2.1管理者代表负责传递质量方针与质量目标的完成情况、内部审核结果及纠正与预防措施实施安排，监督和检查各部门执行情况；4.3.2.2不符合和潜在不符合信息的处理，参照《纠正和预防措施控制程序》相关要求执行；4.3.2.3发生重大质量事故等紧急情况时，发现部门可采用电话沟通的快捷方式向品质部门、研发部门及管理者代表汇报，由管理者代表组织相关部门召开紧急会议，并视情况决定向监管部门汇报的需求；4.3.2.4其他内部信息的沟通与传递，除填写专用表格外，可由发起部门填写《内部联络单》，由管理者代表审批并组织处理；4.3.2.5人员培训，参照《员工培训操作规范》的相关要求执行；4.4内部沟通的时效各部门之间的沟通应及时、有效；不能达到预期效果时，可进行再次沟通；必要时，可提请上级部门协助处理；4.5内部信息的记录与归档各部门负责对接收、传递的信息予以记录、保管，参照《记录控制程序》相关要求执行；5、术语及缩略语无6、支持性文件及记录记录控制程序纠正和预防措施控制程序与顾客有关的过程控制程序。
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1目的
运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。
2适用范围
公司全体员工、各职能部门以及相关方。
3 职责和权限
3.1行政部负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；以及与外部相关方进行沟通
联络。
3.2业务部负责与客户的沟通。
3.3质保部负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。
3.4 采购部负责与供应商及外发加工厂之间的有效沟通。
4 定义
无
5 工作程序
5.1内部沟通
5.1.1内部沟通方式包括但不限于以下形式：内审会议、管理评审会议、公司大会、主管例会、部门会议、班组会议、书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告、标语。
5.1.2内审会议、管理评审会议参照《内部审核控制程序》、《管理评审控制程序》规定执行。
5.1.3公司大会。
5.1.3.1会议内容包括：上月重大事件的回顾与总结，后期公司发展方向性展望与宣导。
5.1.3.2会议由总经理主持，公司全体人员必须参加。
5.1.4主管例会
5.1.5.1一般为每月一次。
a.会议内容包括上周各部门重大事件的回顾与总结，后期各部门发展的计划与展望，对
各部门的合理建议。
b.主管例会由部门负责人轮流主持，由各部门负责人参加。
必要时，部门负责人可带与
会议相关的本部门员工参加会议。
c.会议记录执行情况由行政部追踪落实，并于下一次主管例会上公布。
5.1.5部门会议
5.1.5.1各部门根据部门运作情况召开部门会议。
5.1.5.2部门会议一般由部门负责人主持，部门内中基层干部参加；必要时可全体参加，部门会议可形成记录。
5.1.6班组会议
5.1.
6.1班组会议可采用早会、班前会等形式进行。
5.1.
6.2班组会议由班组长主持，各班组员工参加。
1）班组会议一般不会形成记录，但会议内容在班组范围内具有强制性。
2）书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告等。
5.1.7各部门之间进行信息传递和交流，属较简单处理的事宜可用现场口头交流或电话方式
沟通；属较重要的事宜应以书面联络或电子邮件的形式沟通。
书面沟通必须确保相关信息的传递质量、及时性、有效性，以免耽误处理问题的时机。
5.1.8企管部对公司的规章制度、会议精神或各部门的好人好事、奖罚公告等在公布栏内公布，以传递公司管理趋向和员工操行现状。
5.1.9标语是宣导公司精神和管理目标的标识，亦是更新员工的思想理念，营造团队精神和管理氛围的有效工具。
企管部可根据公司现状及发展要求，张贴相关的企业文化标语等宣传品。
5.1.10上司与下属以谈话方式进行沟通或布置工作任务,在巡视与指导工作时进行现场的机会教育。
5.1.11下属在工作中发现问题及时向上司口头报告或以书面形式汇报上司,上司应作相应的处理并反馈给下属。
下属要适时向上司汇报所交付工作任务的完成情况。
5.1.12可利用公司内部网站发布相关信息。
5.2外部沟通
5.2.1外部沟通包括与客户、供应商、相关方的沟通。
5.2.1.1与客户的沟通
1）与客户的沟通一般以营销中心为窗口，必要时，其它部门应参与和协助。
b.与客户相关的订单接收与评审、客户意见反馈、满意度调查、退货处置的相关沟通过
程参照《与顾客有关的过程控制程序》规定执行。
5.2.1.2与供应商的沟通
a.与供应商的沟通一般以采购部为窗口，必要时，其它部门应参与和协助。
b.与供应商相关的评审、退料处置等参照《供应商管理规定》规定执行。
5.2.1.3与外部相关方沟通时，各部门与对应的相关方进行沟通。
包括联络的接收，文件形成和答复。
5.2.1.4无论内部、外部沟通。
属较重要事项的沟通效果都要上报部门负责人。
必要时，须在沟通记录上签核。
5.3记录
5.3.1各种沟通后可形成的记录，应在相应层级予以保存，以作后续跟踪与追溯。
5.3.2各层级沟通形成的记录形式可包括书面、电子档、影像、实物等多种形式。
5.3.3各种沟通记录作为公司管理文件的合理补充，具有相应层级的强制性，任何部门及个人都必须遵照执行。
必要时，记录内容可分解到各级管理文件内，以便标准化的执行。
6 流程图
无
7 相关文件
7.1 内部审核控制程序
7.2 管理评审控制程序
7.3 与顾客有关的过程控制程序
8 相关记录
8.1 会议记录
8.2 工作联络单。