电算化下企业会计档案管理问题研究
电算化下企业会计档案管理问题研究The latest revision on November 22, 2020电算化下企业会计档案管理问题研究作者：李玲玲摘要：随着会计电算化的实行，由此产生的许多机读数据与文件赋予了企业会计档案管理许多新的特点，同时也产生了新的问题。
笔者经过几年的会计电算化实践与理论研究，详细总结了电算化会计下企业档案管理的新特点，剖析了目前会计电算化现实工作中会计档案管理存在的问题，经过成因分析，提出一系列基于电算化的企业档案管理问题解决方案。
关键词：会计电算化；会计档案管理一、背景简述计算机在会计领域的普及和应用，使得企事业单位的会计核算系统越来越多地被计算机所取代，会计电算化成为会计工作的发展方向，成为促进会计基础工作规范化和现代化的一种重要手段。
为适应会计工作规范化、现代化的客观要求，伴随着电算化会计产生的与传统形式的会计档案既相互配合，又密切联系的全新的电算化会计档案管理成为会计工作发展的一个新的研究课题。
二、会计电算化下会计档案管理新特点要了解电算化下会计档案管理的新特点，首先要明白会计电算化是什么。
国内外对会计电算化定义可一般表述为：以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。
通过对电算化会计的明确定义，笔者结合电算化应用的硬件基础以及电算化规范，总结出以下几点电算化会计档案管理的新特点：（1）会计档案的载体本身发生了变化。
根据1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，这就使得电算化会计档案拥有了双重的会计档案载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。
（2）载体本身性质带来的新的特点。
由于不具备传统会计档案的直观可视性，电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可视；电子档案易被修改；电子档案的保存，受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素的影响。
（3）电算化操作流程及电算化信息系统维护要求带来的会计档案涉及范围的新特点。
在传统的手工操作条件下，从原始凭证的制作到会计报表的编制，都是靠人工完成的，因而具有保存价值的档案资料仅指那些反映经济业务的会计凭证、会计账簿、会计报表及有关的附属资料。
实行会计电算化以后，所有的会计核算业务都是通过计算机来完成的。
由于计算机是一种特殊的操作工具，财务人员首先需要设计能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码，然后才能借助计算机进行会计核算。
处理。
由于这些程序文件、数据结构文件以及各种代码既是使电算化会计信息系统能够运行的前提条件，又是保证电算化会计信息系统正常运转的故障维护查询资料，因而这些资料虽然不是会计核算活动的产物，没有具体的数据和表格，但是由于没有它们的支持，整个会计核算过程就无法进行，所以必须作为电算化会计档案的特殊部分予以保存。
（4）电算化会计系统对人员的素质与系统安全操作提出了新需要。
电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识；而对系统安全性，则更因为网络与计算机本身的原因而提高，同时也对个人安全操作使用提出了新的需要。
三、会计电算化下档案管理存在的问题及成因分析结合电算化下档案管理的新特点，作者归纳实际电算化会计档案管理存在的一些问题：（1）会计档案载体：电算化会计虽已实施，但因为实施时间不长，财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。
（2）会计载体本身性质带来的问题：电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用；《会计档案管理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，并对保存期限作了规定，但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度；未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。
（3）会计档案管理制度不完善：由于电算化会计档案更易在不知觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度，没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。
（4）缺乏必要的计算机维护、网络安全人才：众所周知，电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。
有果必有因，笔者根据自己企业的实际电算化会计操作与规范要求，对以上问题发生的原因作出以下可能的判断；（1）对会计电算化本身理解的偏差：许多企业的会计人员，仅仅将电算化看成自动运算做帐的工具，而忘记了它本身所应包含的管理会计分析、预测、决策等功能，从而心理上缺乏对会计电算化档案管理的重视。
（2）尚未引起有关部门的重视：不论是档案管理部门还是档案形成部门，对归档工作重视不够，档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导，造成档案形成部门交什么、交多少都任其自然的状况，严重妨碍了电子文件、数据的归档。
（3）缺乏明确的规章制度：由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。
归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，而且是将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。
四、如何改善电算化下的会计档案管理（1）完善硬件设施建设提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具：选用功能符合本单位实际业务的电算化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；强化系统的安全防护功能，如有联网，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。
（2）完善电算化下会计档案管理各项制度a、建立电算化会计档案的归档制度：会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。
b、建立电算化会计档案的保管制度：根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的着录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。
c、建立严格的借用手续制度：查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。
d、建立电算化档案定期备份制度：电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。
e、建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。
对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。
普通数据，可较大范围共享；涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人员使用；而设计原程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人员才能使用。
通过这样设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。
（3）提高会计部门人员素质，完善人员配置结构由于电算化会计，不仅仅是要实现传统会计的功能，更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能，所以必须相应增加专业人才，加强对电子档案的管理，为提供更有效的会计信息打好基础；同时电算化软件维护及系统安全的要求较高，这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才，维护日常运作，开发更合理、高效的软件。
（4）提高思想重视程度。
实现会计电算化的企业单位，有关领导应当高度认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性，并督促有关制度的建立。
现今不少实现会计电算化的企业单位，对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段的经验，因此，应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。
五、电算化下会计档案管理展望电算化会计档案作为会计档案的一部分，它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。
如果说传统形式的会计档案是电算化会计档案的基础，那么电算化会计档案就是电算化独特的个性，它代表着未来会计规范化、现代化的发展方向，因此要充分发挥电算化会计的强大功能，必须做好电算化会计档案管理这一基础会计工作。
参考文献：1.张前，《电算化环境对会计档案的影响及管理要求》，《交通财会》，2001年第10期2.李新惠，《电算化会计档案应注意的问题》，《档案管理》，2002年5月3.郭利萍，《电算化会计档案制度的建立》，《档案管理》，2002年5月4.部莉君、赵伟，（会计电算化对会计的相关影响），《现代审计与会计》，2001年第12期5.支华，《会计电算化下的会计档案管理工作》，《财务与会计》， 2002年9月6.马玉昆，《浅谈会计档案的管理》，《工业技术经济》，2002年第l期7.张晶，《实行会计电算化后的会计档案管理之我见》，《中国工会财会》，2002年10月8.周卫珍，《谈会计电算化后会计档案的变革》，《山东档案》，2002年4月。
论会计电算化下的会计档案管理
论会计电算化下的会计档案管理摘要：会计档案管理工作是会计工作的重要组成部分，随着计算机在会计领域的普及和应用，会计电算化成为会计工作的发展方向.由此产生的许多机读数据与文件赋予了企业会计档案管理许多新的特点，同时也产生了新的问题。
笔者经过几年的会计电算化实践与理论研究，总结了会计电算化下企业档案管理的新特点，剖析了目前会计电算化现实工作中会计档案管理存在的问题，并对成因进行分析，提出一系列基于电算化的企业档案管理问题解决措施。
一、会计电算化会计档案的特点传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要资料和证据。
这些资料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性、不得随意篡改。
各级企、事业单位实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之而使会计档案赋予了许多新的特点。
广义的电算化会计档案，是指存贮会计数据（各种凭证账簿、报表）和程序的软盘及其他存贮介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料，同时辅之以打印输出的各种纸质账簿、报表、凭证。
笔者根据工作的实践，总结出会计电算化会计档案具有以下一些显著特点：1、会计电算化档案载体的显著特点。
传统的会计档案主要以纸作为载体。
会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。
会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。
即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。
即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。
2、会计电算化档案的读取必须要有特定的软硬件环境。
传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，也才具有生命力。
论加强企业会计电算化档案管理
软 硬 件 基 础 设 施 是 档 案 信 息 化 建 设 不 可 缺 少 的 基 本 条 件 ， 档 案 是
信 息 资 源 开 发 利 用 和 信 息 技 术应 用 的基 础 ， 其 核 心 是 档 案 信 息 网 络 。 而
它是档案信息传输、 交换 和资 源 共 享 的 必 要 手段 。在 工 程 规 划 初 期 ， 应 该 由 财 务 部 门 和 档 案 部 门 人 员 共 同 协 商 ， 别 从 财 务 管 理 角 度 和 档 案 分 管理角度提出设计思路 ， 考虑 各 方 面 的 需 要 ， 而 避免 在 系 统 运 行 过 程 从
中 出 现 空 缺 或 重 叠 ， 高效 率 。在 财 务 软 件 方 面 ， 采 用 一 定 的 安 全 保 提 应
密 措 施 ， 行 电 子签 单 制 度 ， 立 和 健 全 财 务 档 案 管 理 责 任 制 、 子 文 实 建 电 件签 入 、 出制 、 全 日志 制 ， 而 保 障 财 务 档 案 不 被 篡 改 或 便 于 追 溯 签 安 从
会计档案是重要 的经 济档案 和历 史资 料 ， 有不 可再 生的特 点。 具 会 计 档 案 也 是 企业 档 案 的 重 要 组 成 部 分 ， 是 检 查 以 前 年 度 发 生 的 经 它 济 工 作 责 任 和 进 行绩 效 评 价 的 重 要 依 据 。 会 计 电算 化 在 为 我 们 提 供 快 捷 、 效 服 务 的 同 时 ， 同程 度 地 存 在 着 某 些 问题 。 如 何 管 理 好 企 业 财 高 不 务档案 ， 怎样 做好 会 计 电 算 化 档 案 管 理 ， 摆 在 我 们 面 前 的 一 个 新 课 是
目 前 大部 分 企 业 已 经 实 现 了 会 计 电 算 化 ， 由 于 对 会 计 电 算 化 档 但 案 的 组 成 内容 不 甚 了 解 ， 乏 管 理 会计 档 案 的 经 验 ， 缺 因此 大 多 数 财 务 部 门 定 期 向档 案 部 门 移 交 的 只 是 打 印 出 来 的 纸 质 会 计 档 案 ， 没 有 移 交 而 存 储会 计 数 据 的 磁 性 介 质会 计 档 案 和 开 发 使 用 的 全 套 电 算 化 会 计 的 应 用 软件 程 序 、 系统 软 件 及 文 档 资 料 等 。 有 的 企 业 为 了 管 理 需 要 进 行 了 会 计软 件 升 级 ， 原 有 的 会 计软 件 及资 料 却 未 能 及 ａ 进 行 整 理 归档 ， 而 寸 随 着 时间 的 推 移 ， 同 版 本 下 的 会 计 数 据 不 能 被 调 用 ， 计 档 案 的 完 整 不 会 性 、 全 性 就 得 不 到 保 证 。 会 计 电 算 化 档 案 管 理 的 最 终 目 的 是 为 了 提 安 供利 用 ， 这 种服 务 方 式 已经 制 约 了会 计 电 算 化 档 案 的 利 用 ， 无 法 适 但 更 应会 计 电 算 化 档 案 的 改革 发 展 。
电算化下的会计档案管理研究
电算化下 的会计档案管理研究
李继平
摘 要： 电算化会计档 案是指存储在 计算机 中的会 计数 据和计算机打 印出来的 书面等形 式的会计数据 。 会计数据是指记账 凭证 、 会计 账簿、会计报表 等数据 ，以及会计软件 系统 开发运行 中编 制的各种 文档 以及 其他会 计资料 。笔者结合 电算化应用的硬件基础以 及电算化规范，总结出电算化会计档案管理的新特点。 关键 词： 电算化 会计档案 管理 研 究
电算化会计档案是指 存储在计算机 中的会计数据 和计算机 打 印出来的书面等形式 的会计 数据 。会计数据是指记账 凭证 、 会计账 簿、会计报表等数据 ，以及会计软件系统开 发运 行中编 制 的各 种文档 以及其他会计资 的新要 求
什 么是会计 的电算化 ，我们必须要结合跨级档案 的特 点要 求来制 定我们 的会计 电算化的要求 。 会计 电算化的一般解释为 ： 就 是会计 实务运用 当今信 息技 术产业要求和技术对会计进行 核 算 的要 求，也就是会计 的整体 流程都是通过 电脑技术来完成 整 套 的记账 、核算 、报账 ，以及 很多的程序都会替代我们人类 来 进行会计 分析等功能 。通过对 电算 化会计的明确定义 ，结合 电 算化应用 的硬件 基础 以及 电算化规 范，总结出 以下几点 电算化 会计档案管理 的新特 点： （ 一 ）对于载体本身变化 的时候 。就范 围而言 ，会计 电算 化档案存储 的范 围比较广泛 ，而传 统的就 比较狭窄 ，对 于如今 会计 电算化 的档案而言 ，不仅仅将 过去的会计档案 以传统纸质 的形式保 留了下来，而且 同步将纸质信 息转化成为 电脑数据存 储在计算机硬件设备 中。 （ 二） 由于性质本 身的要求给会计 电算化带来 了新 的要求 。 对于新 型的会计档案不便于人类 的查询 ，只有在特定 的计算机 硬件 中和 电脑环 境中才能够查询 ；电子档案易被修改 ；电子档 案 的保存 ，受到载体本身 的质量 、存放环 境、存储信息有效期 等 因素 的影 响。 （ 三 ） 由于新的流程规 范及维 护的系统操作都给新 的会 计 档案带来 了新的要求特点 。在过去老 的会 计操作中 ，其原始凭 证 的编 写到报表 都是 由人工来编制完成 的，因而具有保存价值 的档案 资料仅指 那些反映经济业务 的会计 凭证、会计账簿 、会 计报表及有 关的附属 资料 。当用新型 的会计 制度 以后，所有 的 会计业务都 是通 过 电子信息来完成 的。由于电脑是一种 电子 时 代 的操作工 具，财务人员首先 需要 设计 能被计算机识读 的程序 文件 、数据 结构 文件 以及各种代码 ，随后会 利用计算机 电子信 息来对会计业 务进行核算 。由于会计信 息反映出来的是一些文 件程序 、数据信 息及 各种代码既是使 电算化会计 信息运行的前 提条件 ，又 是保 证 电算化会计信息系统 正常运转的故障维护查 询资料 ，因而这 些资料虽然不是会计核算 活动的产物，没有人 们所能观察 到的相应 数值或者表格 ，但 是如果会计 电算化没有 了他们 ，就 没有 办法 将整个会计 电算化完整 的记录下来 ，无法 核算 ，所 以必须将这些代码或者程序数值等保存 下来。 二 、会计 电算化档 案管理 的问题对策 （ 一 ）会 计档案的载体 ：现如今会 计 电算化 已经在各个 企 业 中实施 了，虽然时间不长 ，但是企业 的领 导人以及财务工作 人员对其新 型会 计电算化制度及操作并不 了解 ，对会计档案 的 了解甚少 ，许 多的企 业往 往是将凭证打 印出来 并留底 备案，但 是忽视 了电子计 算机 中的信息存储等情况 ，对会 计档案 的完整 性会有直接 的影 响。 对于单位 的硬件 设施应当加 以完善 ，应 该设置一台好 的喷 墨或 者激光 的打 印设 施，作为会计打 印后 的纸质 凭证 依据，还 要 保证 打印 以后 的纸质 凭证能够在档案 中符合保存 时间。并且 要给会计一个专 门的会计档案柜之类 的。配备一个 具有安全性
浅析会计电算化下的档案管理
浅析会计电算化下的档案管理摘要随着我国会计电算化工作的不断发展，产生了大量的电子会计文件，这便为档案管理工作增加了新的内容。
因此必须加强会计电算化系统的档案建设，以适应新时期会计电算化提出的新要求，更好的为经济建设服务。
关键词会计电算化会计档案会计电算化的出现，使传统会计档案的内涵和外沿均发生了变化，对管理工作提出了更高的要求。
只有掌握电算化会计档案的特点才能管理好会计档案；同时管理好电算化档案，才能充分发挥电算化信息系统在单位经营管理中的作用。
一、电算化会计档案的特点电算化会计档案，是指存储在计算机中的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。
与传统会计档案相比，电算化会计档案具有以下几个特点：（一）内涵广泛。
其内容不仅包括传统概念上的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案，还包括会计电算化过程中形成的纸质文件、电子文件和系统软件。
电子档案和纸质档案并存，增加了管理的难度。
（二）保存时间较短，对存储环境要求较高。
电子文件的载体是磁性物质和光盘，与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命较短，一般为5-10年，而纸质的则能达到上百年甚至千年。
其影响条件主要包括：温湿度的影响、光和空气的影响、灰尘的影响、磁场和机械振动的影响等。
（三）电算化会计档案便于管理、分析，迅速的获得所需结果。
如通过计算机操作和网络交流，不仅满足日常条件查询、统计分析、制作会计报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享，无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了纸质档案由于频繁翻阅带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大的提高了工作效率和工作质量。
（四）电算化会计档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹，其原始性、真实性易于破坏。
电子文件档案在计算机系统中一经被改动，如未作备份，原来档案就被覆盖，内容很难被识别，；另外病毒、黑客等日益猖獗的网络环境，也使电子文件信息档案的安全受到严重危害。
而纸质文件的原始性、真实性可以通过字体、字迹、图像、印章、纸张等内容来确认。
电算化背景下的会计档案管理
电算化背景下的会计档案管理摘要：在经济管理和会计工作中会计档案具有重要的作用和价值，会计档案不仅是重要的经济档案，会计档案也是国家档案重要的组成部分。
在电算化环境下，加强会计档案的管理，提高会计档案管理的水平，充分发挥会计档案在各项工作中的重要作用是我们今天研究的问题。
关键词：电算化；会计档案；管理；措施随着计算机技术的发展，会计制度的改革，目前会计电算化已经在各个单位中广泛应用，会计电算化不仅能够提高会计工作效率，而且对减轻会计人员的工作强度具有重要的作用，会计电算化不仅能够保留传统的会计档案，而且对存储在计算机硬盘中的会计数据、光盘存储或者其他的磁性介质的会计数据的管理更加安全可靠。
一、电算化背景下会计档案的特点会计电算化主要是指存储会计数据、报表、以及账簿和程序的存储介质和程序以及系统开发编制的会计资料和文档，并且能够打印输出各种会计凭证和报表。
随着会计电算化的普及，在会计电算化的环境下，财务人员对会计资料以及日常工作等都在计算机上完成，从而形成很多新的特点：1.传统的会计档案具有直观性和可视性，而存储在计算机中的会计档案需要通过计算机硬件和相关的软件相结合才能使用，会计档案的调用有一定的难度，但是在使用的过程中比较快捷、方便，并且很容易产生分析结果。
2.会计电算化档案比传统的会计档案管理更具有内涵，电算化环境下的会计档案除了打印输出会计账不留痕迹，并且对会计档案的安全性和稳定性具有更高的要求。
3.电算化环境下会计档案由于存储在光盘以及磁性的介质中，因此对数据的更改不会留下痕迹，很容易遭受到破坏，并且还容易受到存放环境、载体的质量以及存储信息等外界条件的影响。
4.会计电算化档案的使用和会计软件版本具有密切的联系，所以在企业或者单位中实施电算化时间越长，则财务以及会计的软件版本就越多，所以在电算化环境下会计版本需要更加科学合理的管理措施。
二、电算化环境下会计档案管理存在的问题1.电算化会计档案管理制度不完善很多单位在实施会计电算化后，其会计档案管理的内容和环境有所变化，并且会计档案的内容也扩大，但是很多单位没有认识到这些变化，认为会计电算化只是一种工具而已，没有对会计档案管理人员的职责有相关的规定，并且也没有对会计档案的环境变化采取相关的措施。
试论电算化条件下的会计档案管理工作
出准确科学 的评估 。 总结 突发事 件发生 的原 因和 处 置情 况 的经验 教训 ， 积极 采 取措 施 ， 尽快 恢复 正常工作 。同时 ， 预案规定 将上述 情况如实 要按 向上级领导 和部 门报告 ： （） ６ 档案应 急抢救 预案应根 据实际情 况的变 化 及时 更新 。如 果机 构人 员 、 重点 部位 、 资装 物 备、 档案 存址 等情 况发 生变 化 时 ， 根 据实 际工 要 作需要 ，以及 应急演练 过程 中发现 的新情况 ， 及 时对档 案应急抢救 预案进行修订更新 。
值珍 贵 的档案 ，因此平 时必 须做 好 档案 分级 鉴 定 ， 价值 不 同的 档案分 库存 放 。 样 当灾害 来 将 这 临 时 ， 可 以优 先 实施抢 救 ， 就 提高 重要 档 案 的安 全系数 。
３６ 完善 异地备 份 制度 ． 这 次 的大 地震 造成 的档 案 损失 警 示 我 们 ，
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３ ・ ３
９ ６５ ４０ Ａ
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其 他磁 性介 质或 光盘存 储 的会 计数 据 等形 式在
内 的电子会 计档 案 。 １ 电子 会计 档案 载体 性质 的特 点 。电子会计 ． ２
档 案 必须在 特定 的计 算机 硬 件与 软件 系统 环境 中才 可视 ； 电子 档案 易被 修改 ； 电子 档案 的保 存 受到 载体 本身 的质量 、 放环 境 、 存 存储 信 息有 效 期等 因素 影响 。 １３ 电算化 会计 档案 在 工作 中的特 点 。在传 统 ． 的手 工操 作条 件下 ，在 工作 中具 有 保存 价值 的 档 案 资料 仅 指那 些 反 映 经济 业 务 的会 计 凭 证 、 会计 账 簿 、 会计 报 表及有 关 的附属 资料 。 实行 会 计 电算 化 以后 ，财务人 员 首先需 要 设计 能被 计 算 机识读 的程 序 文件 、数 据结 构文 件 以及各 种 代码 ，然后 ，才 能借助 计 算机 进行 会计 核算 处 理。 这些 程序 文件 、 据结 构文件 以及各种 代码 数 既是 电算化 会计 运行 的前 提条 件 ，又 是保证 电 算 化会 计正 常运 转 的查 询 资料 ， 以 ， 所 必须作 为 电算化 会计 档案 的特殊 部 分予 以保存 。 １ 电算化 会 计 工作 对 工作人 员素 质 的要 求 。 ． ４ 电算化 会计 档案 管理要 求 从事 人员 不 仅要 熟悉 计 算机 操作 和维 护知识 ， 同时 ， 对个 人 安全操 作 使 用 提 出了新 的需要 ２ 当前 企 业 电算 化 会计 档 案 管理 中存 在 的 问
浅谈电算化会计档案管理中的问题和对策措施
够 清 晰 ， 乏 较 为 科 学 全 面 的 电算 化 会 计 档 案 管 理 制 度 ， 管理 人 员 缺 对 的职 责 定 位 不清 ， 造 成 工 作 失 责 、 漏埋 下 隐 患 。 为 疏 １ 电算 化 会 计 档 案管 理 的概 念 和 新 特 点 ２３ 配 套 设 施 有 待 完 善 ． １１ 电算 化 会 计档 案 管 理 的 概 念 ． 在 电算 化 会 计 档 案 硬 件 设 施上 ， 在 着 不 配 套 的 问题 。 用 计 算 存 应 电 算 化 会 计 档 案 指 的 是 存 储 在 计 算 机 中 的 会 计 数 据 和 会 计 信 机 进 行 会 计 核 算 的企 事 业 单 位 ，应 当 存 有打 印 出 的纸 质 会 计 信 息 档 息， 具体包括记账凭证 、 会计账 簿、 会计报表 以及会计 管理软 件 系统 案 。 但 一 些 单 位 受条 件 制 约 ， 老式 针 式打 印机 在 会 计 管理 中仍 在 使 中运 行 的 各种 文档 程 序 和 其 他 相 关 会 计 资 料 。 与 传 统 的 手 工 制作 、 用 ，能 够 打 出保 存 期 限 的激 光打 印机 或者 喷墨 打 印机 没 有 得 到 应 印 登记于纸介质 的会计 档案相 比较 ， 电算化会计 档案管理 必须在计算 用， 形成 了 设 施 不 配 套 的 问 题 。 机 硬 件 和 软 件 系 统 中 才 能 查 看 得 到 ， 是 其 特 有 的 存 储 形 式 ， 管 这 在 ３如何做好 电算 化会计档案管理的对策措施 理 的方式 、 方法上 电算 化会计档 案管理 相对具 有复 杂性 ， 不断加 需 ３１转变观念 ， ． 提高 电算化会计档 案管理认识 以研 究 。 会 计 电算 化 档 案 管 理 工 作 ，对 于 企 业 的经 济 运行 有着 重 要 的参 １ 电算 化 会 计 档 案 管 理 的 新 特 点 ． ２ 考和参谋价值 ， 对于企业在激烈的市场竞争中 ， 做好决 策经 营意义重 与 传 统 会 计 档 案 管 理 相 比较 ， 电算 化 会 计档 案 管 理 在 载体 性 、 信 大 。 种 情 况 下 ， 业 的管 理 层 ， 其 是 决 策 层 应 引 起 高 度 重 视 ， 高 这 企 尤 提 息 性 和 安 全 性 上 有 着 变 革 性 的 变化 ，这 需 要 电算 化 会 计 档 案 管 理 全 对 电算 化 会 计 档 案 工 作 重 要 性 的认 识 ， 为企 业 经 济 发 展 服 务 ，一 方 面认识。 载体 性方面 ， 在 会计 电算化 实行后 ， 原手工纸制的会计凭证、 面， 要在组织、 员、 人 制度、 设施 等方面 为会计 电算化档案管理提供支 会计账薄和会计报表等会计档案 ， 大多采用磁 盘、 光盘等介质来实现 撑， 为会计 电算化档 案管理 工作 的深入开展提 供保障 ， 另一 方面 ， 应 保存 ， 或者 通过计 算机会计 系统打 印机规范打印保存 ， 载体上进入 了 彻底抛弃传统 的会计档案资料管理观念 ，认识会计 电算化档案管理 信 息 化 管 理 时 代 。 的 会计 信 息 存 载 由 于 主 要 是 纸 张 ， 在 占用 空 间 旧 存 的新特点 ， 加强对计 算机系统和相关介质管理会计档 案的认识， 出 突 大 、 管难 、 找 数 据 难 的 缺 点 ， 的档 案 存 载 方 式 ， 息 存 储 载 体 主 保 查 新 信 对 电算 化 会 计 管 理 系 统 中 的 系统 软 件 、 会计 软 件 程 序 、 电子 文 档 资 料 要是磁性材料 ， 用空间小 ， 管易 ， 占 保 数据 查 寻 方 便 并 快 速 ， 有 旧 的 具 等 会 计 信 息 的管 理 ， 变 旧 有 的 会 计档 案 管 理 习惯 。 改 存 载 方式 不 具 有 的 优 势 。 信 息性 方面 ， 在 由于 电算 化 会 计 档 案 主 要 是 ３２ 强 化 管 理 ， 升 电算 化 会 计 档 案保 管水 平 ． 提 基 于 信 息 网 络 技 术 条 件 ， 于 会计 信 息 的 全 方位 检 索 和远 距 离传 送 ， 利 电算化会计档案管理 ， 应突出队伍 建设和制度建设。 队伍建设方 其信息资源共享性的特点尤为突 出。 安全性方面 ， 在 一是在 自然属性 面 ，由于会计 电算化档案管理要求具有会计技能和计算机技术相结 上， 由于磁性材 料易被遗 失、 损坏 ， 因此在 安全管理 方面， 防盗、 防火、 合 的复合型人 才 ， 以在相 关队伍建 设上 ， 所 必须相应增 加专业人 才， 防潮等是 电算化会计 档案管理 的一项重要 内容 ， 二是在社 会属性上 ， 加强复合型 电算化会计档案人才 的引进和培养 ，加强对 电算化会计 网络 化 的管 理 为 网 络 社 会 的 黑 客 、 网络 犯 罪 分子 造 成 可乘 之机 ， 对 相 档案 的管理 ， 电算化 会计 档案 的规 范化 、 学化 、 为 科 安全化 管理 提供 传统会计档案管理 ，电算化会计档案的安全管理难度较大 ，较为复 保障。制度建设方面 ， 照《 按 会计档案管理办法》 等的要求， 健全 电算 杂 ， 旦 出 现安 全管 理 事 故 ， 失 则 更 大 。 一 损 化 会 计 档 案 保 管 等 管 理 制 度 以及 档 案 人 员 岗位 责 任 制 ， 实 到人 ， 落 责 ２ 当前 电算 化 会 计 档 案 管 理 中存 在 的 问题 不 足 任 到 人 ， 制度 管人 ， 制 度 管 事 ， 用 用 形成 良好 的 管理 机 制 ， 高档 案 管 提 ２１ 思 想认 识 仍 不够 到 位 ． 理 水平。 电算化会计档 案认识不够 ，主要体 现在部分企事业单位领导重 ３３ 加 强 建 设 ， 善 电算 化 会 计 档 案 管 理 设 施 ． 完 视 不 够 和 对档 案 组成 认 识 不够 两 个 方 面 。 导 重 视 不够 方面 ， 际 工 领 实 设施的是否配套 是 电算化 会计 档案管理 工作 的重 要物质基础 ， 作 中， 部分企事业单位 的领 导 ， 案意识严 重缺 乏， 电算化 条件下 档 对 对整个工作水平的提升有着重要意义。在 电算化会计档 案管理 工作 的会计 档案工作 新特 点认 识不足 ，认为 电算化会计档案工作管理简 中 ， 相 关 企 业 应 加 大对 硬 件 设 施 的 改 善 ， 配 备 好 高 清 晰 度 的 激 光 各 要 单 ， 需设置专 门的管理机构 或者专职人 员， 无 造成 电算化会计档 案管 或 喷 墨 打 印 机 ， 立 专 用 的会 计 档 案 室 ， 以保 管 存 储 会 计 信 息 的磁 建 用 理工作规范化不够 ， 电算化会计档案安全难 以得 到保 障。 电算化会 对 性 材 料 ， 时 通 安 装 网络 安 全 软 件 ， 强 信 息 网 络 的安 全 建 设 ， 保 同 加 确 计档案组成 认识 不足方面 ，部 分单位的领导和管理人员仍停留在传 会计 信 息 的 网 络 安 全 。 统 的 会计 档 案 管理 阶段 ， 是 管 理 打 印 出 的会 计 档 案 ， 于 存 储 在计 只 对 参考文献 ：
电算化会计档案管理问题及其对策
计软件程序及其全套文档资料 。 二是对 电算化会计档案调 阅方法认识 不足 。由于不具备传统会计档案 的直观可 视性 ，电算化会计档案必须在特定 的计算
机 硬 件 与 软 件 系 统 环 境 中才 可 显 示 ，而 目
会计 电算 化档案进 行定 期检查 、 复制 ， 以防 止会计信 息损 坏。
观 点 ｌ ＩＷＳ Ｅ Ｖ
的 会 计 档 案 管 理 制 度 ，未 制 定 相 应 的会 计
化会计档案 的各项 内容要规定不 同的使用 权 限。普通数据 ，可输送大范 围共享 ，涉
电算化会计档案 管理问题及其对策
海 口市国有 资产 经营有 限公 司
林 娠
电算 化 会 计 档 案 管 理 中 主要 存 在 以下
其五， 改善硬件设施 ， 配备具有高清晰 度 的激光 或喷墨打印机 ，作为输 出纸质会 计档 案工具 ，确保 打印输 出的会计档案达 到规定 的保存期 限。同时须提供专用 的会 计档案库房 。配置适宜安全保存档案 的专 门库房 ， 配备防盗 、 防火 、 防渍 、 防有害生物
版本 号 与 当前会 计 电算 化 系统 版本 号一 致 ，此时只需将所需调 阅的档案通过 电算 化软 件 系统 的档 案 调 阅功 能进行 调 阅 即 可 ；二是所调 阅的会计档案 的版本号 与当 前会计电算化系统版本号不一致 ，只需在 另一台电脑上安装与此档案相对应版本 的 电算化系统 ， 然后再进行调 阅。因此 ， 会计
损失。
档 ，并未将存 储在计算机中的会计信息备
份在磁性介质上归档保存 ，从而影响会计 档案的完整性 。电算化会计 档案 比传统会 计档案具 有更 广泛 的内涵 ，电算 化会 计档 案除传统概念 的会计 档案外 ，还包括会计 电算 化过程 中形成 的纸 质文件 、电子 文件 以及 系统 软件 。 由此可 见， 在会计 电算 化条 件下 ，会计档案 的载体 除了包括 打印输 出 的记 账凭证 、 会计账 簿 、 会计报 表外 ， 还包
电算化条件下的会计档案管理研究
现 行 财 务 分 析 报 告 中 的 收 益 是 建 立 在 市 值 不 变 假 定 基 济 环 境 ， 其 是 尽 可 能 捕 捉 、 集 同 行 业 竞 争 对 手 资 料 。 因 尤 搜
础之上 的， 在 经济 活 动 相 对 简 单 ， 值 变化 不 大 的情 况 为 ， 司 最 终 面 对 的 是 复 杂 多 变 的 市 场 ， 这 个 大 市 场 里 ， 这 市 公 在 下 ， 收益与全面 收益 差异不 大财 务分 析 报告 的使 用者 ， 该 用 任何 宏观经 济环境 的变化或行 业 竞争 对手政 策 的改变都会
（ ） 件 系 统 名 称 、 本 号 ；５ 与 软 件 系 统 相 配套 的各 说 明 书 ４软 版 （）
电子 计 算 机 进 行 会 计 核 算 的 单 位 ， 仅 要 保 存 电 子 会 计 数 与 使 用 手 册 。 不 据 ， 且 应 当保 存 打 印 出的 纸 质 会 计 档 案 ， 在 制 度 上 确 立 １ ２ 机 制 会 计 档 案 而 这 ． 了电算 化会计档案 是双 重 的会计 档 案 载体 ， 即传 统意 义 上 机 制 会 计 档 案 包 括 从 会 计 电 算 化 系 统 打 印 输 出 的 会 计 的会 计 档 案 与 包 括 存 储 在 计 算 机 硬 盘 、 盘 以 及 其 他 磁 性 凭 证 、 计 账 薄 、 务 会 计 报 告 等 纸 介 质 档 案 ， 包 括 应 当 光 会 财 也 介 质内的会计数据等 形式的 电子 会计档 案 。 依 法 保 存 的 会 计 档 案 移 交 、 管 、 毁 清 册 等 其 他 类档 案 。 保 销
根 据 财 政 部 、 家 档 案 局 财 会 字 （ ９ ８ ２号 文 件 ， 系 统 ） 国 １ ９ ）３ 型号 ；３ 会 计 软 件 系 统 的 编 程 语 言 、 据 库 系统 类 型 ； （） 数
探究电算化会计档案管理的问题及对策
三 改进的措施
我 国企业 电算化管理不规范 的例 子很多 ， 每一个例子 之后 都 是一个深刻的教训 。这个教训在没有被发现之前 ， 我们往 往心存 侥幸 ， 感觉规范不规范无所谓。但是一旦我们进入 国际市场 ， 这样 的细节性漏洞就会被无限放大 ， 以至于我们后悔莫及。 因此 ， 一定 要注意改进。本文从强化规范管理 、注重保 障细节、培养专业人 才这三个方面出发， 论述了电算化档案管理 的改进措施 。 （ 一） 强 化规范管理 规范 化的电算化档案管理不是一个 口号 ， 而是要细心地在档 案管理 中做 好每一个 细节 的决 心。为此 ， 企业 、机构的管理人员 应 当加强领导 ， 申明 电 算化档案管理 规范化的重要性 ， 完善企业 、 机 构 内部管理职 责 ， 做 到每一件事都 有人负责 ， 以便赏罚 分明 。 为此 ， 企业 、机构的工作人员要规范 自己的工作程序 ， 使 自己的工 作 能够做到有章可循 ， 为企业 、机构的规范化提供 支持 。为此 ， 政 府 机构应该 注重宣传 ， 把一些在 电算化档案管理方面做的好 的企 业 、机构作为对象 ， 对他们做 出相应的褒奖 ， 为他们提供一些电算
Ｓ ｗｅ ｅ ｐ ｉ ｎ ｇ Ｏ Ｖ ｅ Ｆ ｔ ｈ ｅ Ｍ ａ ｎ ａ ｇ ｅ ｍ ｅ ｎ ｔ ｌ 管理纵横
探 究 电算化 会计档 案管理 的 问题 及对策
蔡 继 吉 林 省 白城 市 行 政 学 院 １ ３ ７ ０ ０ ０
摘要 ： 随着 时代的 前进 ， 电算 化会 计将逐 步代替传 统会 计成为 经济和社 会活 动 中不 可或缺 的一个 重要 方 向。但是 ， 电算化会 计档案 管理存 在的 问题 在我 国经 济发展 中进一 步被放 大 。本文主要探 讨 了电算化 会计档 案管理 不规 范 ， 保 障不到位 等问题 。 因此 ， 要 强化规 范管理、注重保 障细 节、培 养专业人 才。 关键 词 ： 电算化 ； 会计档 案 ； 问题 及对 策