建筑工程施工技术资料管理计划

工程技术资料管理计划编制:中国建筑一局(集团)有限公司

二〇一七年一月

目录

一、工程概况 (1)

二、指导文件: (1)

三、文档的分类 (2)

四、法规、规范管理 (2)

五、施工组织设计、技术方案、管理方案的管理 (2)

六、图纸与变更洽商管理及其可追溯性、及时性的相关要求 (4)

七、工程联系单的管理 (5)

八、现场总体照片的收集及月报表、节能减排数据收集整理、项目大事记。 (6)

九、关于施工日记及其及时性与可追溯性等 (6)

十、关于隐蔽资料及其可追溯性等要求 (7)

十一、关于人防资料 (7)

十二、关于资料的真实性等 (8)

十三、其它方面 (8)

十四、浙江省建筑工程质量验收资料 (11)

前言

本文针对项目各层次内部之间及项目部与业主、监理、上级公司及各政府职能部门文件往来收发的管理所制定,并结合项目实际情况及借鉴其她兄弟项目资料管理的成功经验,以保证文件处于可控状态、文件能按流程贯彻落实。总的原则为确保信息交流及时有效,加强项目各部门及项目与外部的沟通。

保证资料的可追溯性、及时性、准确性、保密性等;为今后的索赔与反索赔作好充分的准备;并达到随时可以迎接任何类型的上级检查及观摩。同时保证竣工后资料的及时移交,杜绝竣工验收时由于资料的原因,造成备案时间的延迟。

资料室的设置,并配置专职资料员。资料员的分工:1人负责资料的归档、具体管理及资料合规性检查,1人负责收发文及相关处理,当工作的内容有部分穿插,应注意各有侧重。项目部可以在必要的时候对具有重要职能部门或涉密部门内配置部门资料员。项目的工程技术资料由技术部经理按本方案内容进行每月一次的资料排查,将存在的问题汇总报项目总工。

一、工程概况

1、1、本工程项目名称浙江省杭州市华为杭州生产基地改扩建总承包工程,工程地点位于杭州市滨江区,西临六合路,南接新与路,北靠钱塘江大桥,用地面积为132938m2,总建筑面积103017㎡(地上建筑面积78203㎡,地下建筑面积24814㎡)。其中:1号楼软件交付中心,地上三层;2号楼软件生产及测试中心,地上二层,地下二层(局部一层);3号楼河边餐厅,地上二层,地下一层。

二、指导文件:

《建筑工程施工质量验收统一标准》(GB50300-2013)

《建设工程监理规范》(GB50319-2000)

《建设工程文件归档整理规范》GBT50328-2001

《建筑工程资料管理规程》JGJ/T185-2009

浙江省建筑工程技术资料管理系统(电子资料软件)

其她相关法律法规

三、文档的分类

1、按内容分为:

①法律、法规;②施工组织设计、技术方案、管理方案;③图纸与变更文件;④浙江省建筑工程技术资料;⑤竣工资料;⑥其她文件(内部文件、一定途径的外来文件、公开性外来文件)

2、按记录形式分为:书面、电子版本、公共网页。

四、法规、规范管理

1、法律、法规

①包括国家与地方有关工程施工、环境保护、职业健康安全方面的法律、法规与行政规章;②技术部负责收集、识别与本项目适用的相关法律法规并编制“有相关法律法规要求与其它要求目录”(与施工用书籍分开编目,格式见后附样表,编目表存放于专门的塑料文件夹中并按统一格式做好标识)供项目人员查找使用,并确定法律法规要求与其它要求与环境因素的关系;③由技术部组织相关人员学习并贯彻落实。

2、标准、规范

①标准、规范包括国家、地方与行业颁布的有关工程施工、与环境保护、职业健康安全方面的各类技术规范标准、规程、标准图集等;②技术部负责收集有效“标准、规范”并编制清单目录供其她相关部门查找使用;③技术部质量部组织相关人员学习并贯彻落实相关标准、规范。④作废的法律、法规与标准、规范由项目资料员统一加盖“作废”章或直接在作废处标注“作废”。⑤图集及规范均应进行编目(格式见后附样表),编目表存放于专门的塑料文件夹中并按统一格式做好标识,对新购进的书籍当天必须增加进编目中;⑥书籍借阅应进行登记(借阅登记表格式附后样表)

五、施工组织设计、技术方案、管理方案的管理

1、除施组正文内容用5号字外,其余方案正文均用小4号字,施组及方案应有统一的页眉页脚,页脚必须标注页码,并统一放置于右下角。页眉应有“中国建筑第二工程局有限公

司”的标识、方案名称、编制人、编制日期及方案编号。根据局沪底线管理规定,所有方案双面打印,其中封面、目录单页打印。

另外需注意方案中的日期格式(包括所有资料的签字格式)应统一按国标要求如:2013年05月01日。签字时日期不应漏签。此项的合理性由资料员负责检查与提醒。

2、方案电子版中第一页为方案封面,第二页为方案内部审批页,第三页为方案报监表格,较大型方案应设置目录,页数少的方案可不设置目录。做到与电子版的统一及完整性。每一个方案完成后均放置于一个文件夹中,文件夹应按方案的名称进行命名。有技术交底及安全交底的方案,应将技术及安全交底文本归于同一个文件夹中。各方案员应对方案报监及报局的审批流程以及最后的归档的整个流程进行跟踪过问,做到心中有数。

3、方案员编制方案时应到资料员处申请方案编号,资料员即时将方案名称及编号写进方案编目台帐表中(方案编目见附表)

4、关于内部审批页:报至局(沪)的方案中应附内部审批页7份,经项目相关部门等签字后进行复印后盖项目公章,方案封面及报监页也应盖项目公章;通常情况下无论大小方案,只要就是成册的有编号的方案,均应交局(沪)审批,报局(沪)审批前应先报项目总工进行

确认就是否上报,经总工认为须报到局(沪)的方案由收发文员负责归集并快递至局(沪),

方案报监理及报局(沪)应同时进行,不得延误(延隔时间不得超过1天),保证资料的及时性,方案应统一进行编号,并由负责归档的资料员进行及时编目:

根据质监站的交底,方案尤其就是重要方案均应项目经理审批签字。方案审批签字应真实。方案均应由技术部经理审核完成后,再交由项目总工审核并签字。

所有的方案在审批完成后,均应将监理审批页、公司审批页、项目审批页与方案一起一并进行装订,归档,完善后发出至各部门,以达到贯标检查的要求,此项工作由负责收发

文的资料员落实。(根据规定方案应在全部审批完成后才能下发,但由于工程工期的特殊情况,按此进行变通)

5、审批过程中提出的及实施过程中确定的修改意见,任何人员不得随意销毁,编制人员应按附页的形式进行补充、完善与修改,对需要再次报批的进行报批,并保存报批记录;方案编制时应多结合分包专业人员的意见,存优去劣,保证方案的可操作性,保证方案的经济合理、安全适用性。

6、施工技术交底书(或作业指导书)由该方案编制人员根据方案编制,其中内容着重强调重点注意事项,并组织技术及安全交底,填写交底日期,作好交底签字记录,大型重要方案交底应通知项目技术负责人参加。小型技术方案未涉及安全事宜的可不单独作安全交底记录,但技术交底中应有相关安全的说明事项。小型方案(如几页纸)可不作单独的交底,在方案上留置签收记录即可;技术交底资料应单独装档案盒并明确标识;

项目总工负责对施组进行技术总交底与安全总交底。方案员负责对各自编制的方案进行交底,现场工长负责进行各分项施工的技术交底及安全交底,均应有统一格式的书面资料及签字,并存放于资料员处归档。

有照片资料的技术交底,应将有代表性的照片资料附于交底书后进行存档。

7、方案的发放范围见“图纸、文件处理确认书”(附后);所有方案均应发放书面文件,并在方案封面下附上监理及内部审批页。保证方案的完整性以符合贯标要求。

8、所有方案完成后均应由方案员将电子版存档备份,一个方案对应一个电子文件夹,文件夹应按方案名称进行标识。方案如有更新,必须相应更新电子版的备份。

六、图纸与变更洽商管理及其可追溯性、及时性的相关要求

1、由于万达项目边设计边施工,边施工边修改的特殊情况,变更作废的图纸较多,对作废的图纸必须用作废处理卡进行处理(作废处理卡格式附后)。图纸就是否作废由技术部经理核实并在作废处理卡上签发。作废的图纸及变更统一加盖“作废”章,并及时收回或销毁(资料室、商务部应至少保存一套用于存档结算,其实可作销毁处理,避免误传)。作废处理卡按时间先后成册并装入文件夹中进行标识,以备索赔之用。作废处理卡还可以对丢失的作废文件进行记录并分清责任。

2、内部存档图纸应按折图要求统一折叠成标准格式(不须装订的手风琴式),资料员应学习如何折图。

3、图纸与变更的发放均须及时通知项目总工,如没有特殊情况(应口头汇报),均按“图纸、文件处理确认书”上的范围进行发放;有业主签字的原件应存档。需要进行复印的图纸或加晒的图纸,均用台帐形式进行记录,写明图名、图幅、单价、总价、发图去向。

4、由于从业主处领取的图纸均没有业主盖章(业主口头承诺以后统一盖章),有的图纸

签了字而没有日期,为了保证文件的可追溯性与有效性,资料员应以适当的方式及时请业主签上日期,对没有有效签字的图纸,我方资料员应负责及时联系对口的业主资料员落实签字事宜;对没有业主有效签字的图纸及文件且资料员也没有将此情况反映至项目总工,应对资料员追查责任并处罚,资料员应负责记录好每次图纸收文台帐,台帐内容应至少有如下内容:图纸名称及编号,发图日期,份数,就是否有有效签字,图纸就是否就是蓝图等情况(见后附样表)。以备日后对图纸份数不足、图纸延期及变更频繁使工程难度系数增大等索赔提供索赔依据。另外,资料员在业主发文签收时应注意按当时时间及份数进行签收。

5、对所有图纸、变更文件等,资料员应在第一时间进行发放,以免影响现场施工;按项目总工确定的发放范围发放,并做好收发文登记、签收。图纸及文件内部下发时,应统一在右下角盖受控章及部门人员的编号,发文章上的发文日期应准确清晰,受控章的盖制应工整水平。

6、图纸、设计变更、图纸会审等,除留一份作资料保存外,其余按规定范围处置;收发文本注意保存,不得遗失。原则上资料室里所有封卷资料不得外借。

7、图纸会审纪要由设计单位、建设单位、监理及施工单位会签盖章后生效,由项目技术负责人签字确认后,原件存档,由资料员按图纸发放范围发放;图纸会审应按资料软件上的统一格式制作(见样表),有建设单位或设计单位提供表格的依上述单位表式为主。

8、因本工程的特殊性,所有变更内容会由业主以工程联系单的形式直接签发,所以每一份公文必须要有业主代表的有效签字。

9、设计变更、图纸会审下发后,图纸持有者应在图纸上被修改的地方用红笔进行标注,尤其就是工程部、质检部及技术部应安排专人落实此项工作。

七、工程联系单的管理

1、在实际施工中,业主对我方的发文基本就是以工程联系单的形式进行发文,对于现场口头通知的一些涉及工程的事项,我方人员应委婉拒绝,并提请发书面工程联系单进行明确。任何人不得随意接受业主口头施工指令,涉及变更的对分包的签证应有对应的业主签证单。

2、对分包的工作安排及管理,尽量以书面形式,如工程联系单、整改单的形式进行,将我方的管理留下可追溯的痕迹。方便我方的索赔及对分包的反索赔。同时也就是我方人员管

理到位的一种具体体现。

3、公文的对外发放必须有统一的格式,统一的编号,所有序号均由资料员统一排序。在资料文件发放前各部门的公文均需由分管部门的项目领导班子成员确认后方可发放,

对各部门均可以根据自己分管的实际情况发出工程联系单,但应该有统一联系单编号管理,如:技术部的JS-XX ,质检部的ZL-XX等)。资料员应及时进行排序、登记并跟踪及时发放。

所有对业主及监理单位的公文均要先报项目经理审阅,经同意后方可发出,未经项目经理审批任何部门、人员不得以项目名义对业主或监理发文。

4、对业主与分包的工程联系单应盖项目章。盖章应工整清晰,且盖于签字处。

5、对外的工程联系单原件应存档1份,并应在第一时间及时编目(编目格式见后附样表),编目内容至少应有联系单的编号、发文日期、主要内容等;对分包及对业主的联系单应分开归放;放于资料柜中应装盒并作统一格式的标签标识,以方便查找。资料员负责对发出联系单的编号及合规性、错别字进行检查。

八、现场总体照片的收集及月报表、节能减排数据收集整理、项目大事记。

1、为了对今后的索赔及工程技术资料提供影像数据,项目每周进行不少于一次的工程照片的收集,由工程部核实,重点拍摄工地全景及重点施工部位,未拆迁房屋情况等。并由计划部负责编制项目月报上报局(沪)。照相机应设置好准确的日期并印于照片上,每次的照片应及时备份于移动硬盘中,并按日期命名相应的照片文件夹。

2、技术部负责季度的节能减排报表的编制,并上报局(沪),存档1份。

3、项目计划员记录项目的大事记要,比如图纸发放就是否滞后,现场拆迁的滞后情况,其它影响工程工期的各种情况,工程目前的进展情况,以工期为主线将重要事件进行罗列,以方便今后的索赔。大事记应以表格形式进行记录,大事记完成后由项目领导审核以补充遗漏,并保存于专门的文件夹中。

九、关于施工日记及其及时性与可追溯性等

1、施工日记应按标准、统一的格式使用,施工日记应尽量真实全面地反映当天的施工

情况,满足资料可追溯性的要求,主要内容应至少包括:天气、温度、工种及人数,施工情况,材料机械进场数量、试验报告及编号、现场突发情况等,还可以记上发图时间,其它大事件等,为索赔准备充分的资料依据。

2、各段工长负责记录各施工区段的施工日记,施工日记一般按工段分类记录,不能因工长换岗而改变。日记内容应真实,如:不要出现同一天不同工长的天气情况不一致的现象,如:不要出现钢筋没绑扎就浇筑混凝土的情况。

3、施工日记应力求及时,杜绝写回忆录的情况发生,施工日记应于每月完成之前交资料室汇总存档,如有未能及时提交的,资料员于下月初负责进行催要,并发部门工作联系单进行督促(其它资料的收集也应采用这种办法),部门工作联系单应限定期限,并上报项目经理,作为工作绩效考评的依据,如果由于资料员没有及时催要而发生施工日记长时间滞后的情况,相关责任由资料员承担。

十、关于隐蔽资料及其可追溯性等要求

1、隐蔽资料的填写应格式统一,符合隐蔽资料的可追溯性,比如钢筋隐蔽资料应注意填写钢筋的规格、型号、数量、试验报告编号、埋件情况、所用主要图纸等内容。验槽记录应画出平面位置及详图,并应有相关尺寸标注,说明土质情况等等。

2、隐蔽及相关资料责任人应对其所做资料的全过程进行跟踪负责,比如报监,就是否在监理处还未签字,并负责催要等,防止资料的中间环节的脱节。

3、负责归档的资料员应根据现场进度情况及时收集所需的工程资料,应依据检验批区段的划分对资料的完整性及合规性进行检查,对不合要求的资料要求整改,对资料做到心中有数。

十一、关于人防资料

1、工程资料的编制统一使用浙江省建筑工程技术资料管理系统与浙江省安全资料管理系统进行制作。

2、人防部分应另外单独编制人防资料以交人防档案馆。

3、人防资料的编制应联系人防质检站及人防档案馆,进行沟通,避免资料的返工,应提请业主明确就是哪一家人防质检站及人防档案馆。

4、人防资料应至少保留4套原件。

十二、关于资料的真实性等

1、为了满足资料真实性的要求,也为了为以后申报优质工程及别的奖项目做准备,资料签字应由本人签字,严禁代签。

2、根据质监站的交底,很多地方必须要项目经理本人签字才能符合资料的要求,才能达到创优资料的标准,由于项目经理公务繁忙而不能及时签字的,应采取相关办法:建议如下:

方法一:常规资料需要签字时,由收发文员负责签章。重要文件,应按正规流程,不得随意签字。

方法二:其它资料,如隐蔽工程及其它检验批资料,也可按上述的办法处理,但事后必须向总工汇报。由收发文员统一保管,对需要的人员发放复印的签好字的空白表格,并进行领用登记。

对工程联系单等较重要的对外文件,如果项目领导不在现场,也可按上面的办法处理,但涉及经济的文件须电话告知项目领导,经确认后决定就是否发出。

3、项目的总体目标就是创优及达到观摩工地的标准,现场就是一方面,资料的美观特色也应就是一大亮点。资料的编制应做到精细,真实、美观、及时、符合要求。

十三、其它方面

1、资料及书籍的借阅:①存档资料由于其具有唯一性与不可替代性,原则上不允许任何人借出;②原则上不允许外部人员借阅书籍;③项目人员借阅书籍规范等应填写借阅登记,资料员负责建立文件资料借阅登记台帐(格式见附页),资料员负责及时进行追索,对丢失的书籍应由责任人赔偿。需查询的存档资料不得拿出资料室;

2、书籍及各种资料应分门别类、分类存放于资料柜中,并及时编制索引或卡片,以方便随时检索及快速查找;存档文件夹、盒应统一,力求美观。资料员不得随处搁置资料,对由于工作疏忽而丢失资料的,视情节予以处罚。

3、竣工资料的收集、整理、组卷按地方政府或行业的有关规定执行;资料员应及时与业主沟通,请业主明确资料归档的档案馆。以便及时与档案馆对接,了解相关档案馆的具体

要求,不能因档案馆的要求不同而造成资料的返工。资料人员在项目开工时应由业主出面组织进行培训,及时与档案馆进行沟通。工程竣工后,由项目技术负责人组织工程竣工资料的移交(包括分包方交工资料),并办理相关移交手续;

4、复印登记及台帐建立:在复印机边上应放置复印登记簿(格式见附页),任何人员复印时均应进行登记(外单位人员还应征得领导允许),复印机由资料室统一管理。

5、办公室及资料员处均应建立职业健康管理台帐、环境管理台帐、节能减排台帐,并按相关要求落实,以便于随时接受贯标检查。

6、会议签到表及其记录、在举行内部会议时,由办公室派员进行会议记录与整理,完成后交项目经理或相关领导签字并下发,存档文件放于办公室统一保管(签到表格式见附页)。

7、按照公司要求,各部门应建立各自的收发文簿(统一格式),部门间重要的工作沟通及联系应以书面形式进行,并记录于收发文簿上(部门工作联系单格式见附页)。以满足资料的可追溯性以及避免扯皮推诿现象。

8、现场机械及材料堆场标识、砂浆搅拌计量等应按统一格式进行制作。

9、计量应建立计量台帐,对测量仪器、钢卷尺等应进行定期检测应登记。试验室应建立试块台帐,坍落度台帐,大体积砼测温记录表等。

10、为达到文明工地的要求,办公室或安全部应负责建立农民工业余学校的各种台帐、民工工资发放台帐等。办公室还应负责编制创CI金奖的相关资料及照片。公司来文由办公室负责编制文件处理卡,按流程进行处理。

11、收发文员应对收发文内容进行大致的了解,以便对收发内容有个印象,便于及时查找。资料员对资料的格式(签字、盖章编号等)不得随意更改,对资料更无权随意处置。

12、对于监理通知单应及时反馈并作好相关台帐,涉及质量的由质量部负责编制台帐,涉及安全的由安监部编制台帐,对有质量或安全问题的应写明处理办法,处理完成应由相关人员编制照片资料(检查需要)。

13、按照规定及创优要求,资料应统一盖项目经理部章,资料专用章只用于分项以下技术资料。

14、试验员应做好项目晴雨表、温度及天气台帐记录。