ERP系统的基础数据

ERP系统的基础数据ERP系统以计划为核心，计划的准确性和有效性在很大程度上是依赖于为计划提供的历史数据和现实变化数据，也就是说：计划的重要依据之一是数据。

ERP系统是在实时、完整、系统的数据支持下运行。

基础数据的建立和维护是ERP系统赖以生存的环境，数据是ERP系统的基础，ERP系统是企业管理运行数据加工成管理信息的机器。

不同ERP系统开发商对基础数据的组织形式、构建方法和操作集成界面不完全相同，但是基础数据需求的容基本相同。

一、公司基础数据公司基础数据描述ERP系统使用单位的基本属性，这类数据一般是固定不变的。

通常在系统安装或系统初始化操作时确定，在以后的日常操作中直接引用。

公司基础数据将描述公司基本属性、单据的编号方式，以及交货厂址、部门设置、员工编号和公司工作日历等实体。

ERP系统投入运行前首先要定义这类数据，否则相关的其他实体数据无常接受。

这类数据输入和维护时，按系统提示逐项输入公司的实际情况，数据输入操作不能有误，否则影响系统运行的准确性，一旦公司基本属性发生变化时，必须及时更正。

公司基础数据操作简单，容易理解，在ERP系统启用前不要遗漏即可，其中比较抽象复杂的数据是公司工作日历。

公司(也称为工厂)工作日历是一种对连续工作日计时方式的描述。

在公司工作日历中，日期从000至999连续循环编号，所有的日期都是工作日，不存在节假日。

当ERP系统启用时，可以调整为公司日历为001号，随后依次连续循环计时。

也可以采用ERP系统研发时，定的计时日期。

公司日历是为方便能力需求计划的计算，仅用于系统部计时。

当一个企业不同的工作中心每天的工作时间不相同时，还可以为ERP 系统设置多种日历。

系统默认的公司日历编号是SYSTEM，用户还可以自定义公司日历，在定义公司日历时，要设置公历中的工作日期和工作时间，系统默认每周六与周日为休息日，如果公司规定不是在周六与周日休息，则通过公司日历维护修改调整。

二、生产管理基础数据生产管理基础数据将描述主生产计划的产生到生产现场控制的全过程。

这类数据容繁多，结构十分复杂。

这里仅给出物料主文件、物料清单、工艺路线和工作中心等与生产管理直接相关的主要基础数据。

1．物料主文件(MainFileofMaterial)在ERP系统中物料的概念比较广泛，不同的软件系统对此界定围也不尽相同。

某公司的ERP系统定义为存货，归人到存货档案管理中，早期的版本又把物料称作为料品。

四班公司的软件系统把物料通称为项目。

在ERP系统中，物料不仅是生产用料、生产过程的在制品、半成品、产成品、采购件、外协件、零件、部件等有形的消耗物，还包括为生产加工提供的图纸、工具、参考文件、说明书等可重复利用的物品，还包括为方便管理人为设定的虚项物料。

物料主文件是ERP系统最基本的文件之一，在ERP系统中描述的物料首先要登录到ERP系统的物料主文件中，这相当于ERP系统物料管理对象的户籍档案。

其作用是标识和描述用于生产过程中的每项物料的属性和信息。

物料主文件的容反映了物料本身的基本属性和信息，同时还描述了与设计、计划、库存和成本管理相关的数据。

(1)物料主文件的基本属性。

一般应当包含物料代码、物料描述、物料类型、购制代码、单位、单位换算、计划员或采购员等字段。

物料代码是物料主文件的主键，所以它必须是惟一的。

在ERP系统常以物料代码作为统计、搜索的关键词。

从ERP系统的角度对物料代码不赋予任何含义，只要求物与码之间一一对应，不存在重复即可。

但是，在公司实施ERP系统时，遇到的第一个非技术问题是如何定义物料代码更合理。

在传统管理模式下物料主文件将涉及到计划、生产、工程、技术、财务、仓储等管理部门，每个部门对物料都有一套编码方案，实施ERP系统必须统一这些编码，一个物料不允许有两个编码。

因此，各部门之间存在物料编码统一协调问题，解决这一问题，往往是ERP系统实施的第一步，是否能顺利跨出这一步，不仅影响ERP 系统实施权威性，而且直接影响ERP系统实施的顺利进行，公司在实施ERP系统前必须对此有足够的认识。

物料描述相当于物料的名称，用于人工识别物料的主要属性，通过借用该字段区分物料的规格、型号等其他属性；物料类型是用于标识物料是独立需求，还是相关需求，还是主生产计划物料；购制代码用于标识物料的特征，一般分产品、自制件、外协件、采购件、参考图纸、工具和虚项等；单位是标识物料计量的单位，一般物料往往有几种计量单位，至少有一个主计量单位，当一个物料有几个计量单位时，需要确定每个辅助计量单位与主计量单位之间的单位换算；每个生产性物料要设定计划员或采购员，自制物料或外协件需要设定计划员，采购件需要设定采购员，在输入计划员或采购员代号时，必须事先在员工档案中登录。

生产性物料指定计划员与采购员的主要目的是当MRP展开生成MRP计划订单时，生产订单自动归人计划员的日常工作提示，采购订单自动归人采购员的日常工作提示中，也就是说每天计划员或采购员打开ERP系统，可以直接查看到所管属的相关物料。

(2)与设计管理相关的数据。

这类数据并非所有物料都有，主要是描述设计自制零件、部件、组件和产品的相关信息。

主要数据有图号、重量、体积、版次、生效日期和失效日期等。

在产品设计过程中，随着技术革新、新材料的运用、产品结构改进、功能完善和性能提高，对物料设计也会不断改进，旧的物料被新的物料所替代。

物料替代过程必须通过物料的版次、生效日期和失效日期来实现。

也就是说一个物料当指定其失效日期时，这个物料到时将退出使用，新的物料通过生效日期到时投入使用。

(3)与计划管理相关数据。

这类数据主要有物料的提前期、需求时界、计划时界、预测代码和分组代码等数据。

提前期是指下达订单到物料入库所需要的全部时间，包括准备时间、排除时间、加工时间、等队时间、运输时间和检验入库时间等。

在ERP系统实施过程中物料的提前期很难确定，我们可以轻易地发现组成提前期的时间长度往往受很多因素的影响。

自制件不仅与物料生产单位可用能力有关，而且与订单数量，以及生产单元的任务量有关，订单量少，生产单元任务轻、能力大，则该物料的排队时间和等待时间短，反之则时间长。

在ERP系统实施过程中，对物料的提前期可以通过历史之录的统计法获取经验值，然后在实际应用过程中调整；也可以先固定订单批量，通过实测法给出提前期的极限值，然后充分考虑各种影响因素后给出一个值，在以后的应用中修正，提前期的值不可能一步到位给出精确值，都需要在实际应用时校准。

是否能确定物料的提前期直接影响到MRP的实施，提前期的准确与否直接影响到ERP系统的有效性。

需求时界、计划时界和预测代码数据的含义在以后相关章节中解释。

(4)与库存管理相关数据。

这类数据主要有订货批量、订货批量调整因子、订货策略、优先库位、批号、安全库存量、最大库存量和最少库存量等数据。

订货批量的大小在一定历史条件下确定方法有许多种，因此，订货批量与订货策略相关，例如，订货策略采用固定订货批量法，则订货批量的值是该物料每次下达订单数量。

如果采用需要多少订多少的策略，则订货批量的输入1。

批号是用于物料跟踪管理时使用的，如果说一个物料在生产过程中不跟踪，则批号可以暂时不定义。

安全库存量是为确保正常生产提供的储备量。

最大与最少库存量控制是用于面向库存生产计划方式，当物料超过最大车存量时封停该物料下达订单，如果低于最少库存量，ERP系统自动按订货批量下达订单。

(5)与成本管理相关数据。

这类数据主要有账号、材料费率、人工费率、外协费率、间接费率、累计成本和计划价格等数据。

当物料入库、出库和报废等操作时都会自动记账。

采购入库记人应付账，销售出库记人应收账，报废处理计人成本账户。

账号是将物料控制与成本控制融为一体的主渠道。

各费率都是单位物料所需要的费用，间接费率将分摊于各种物料；累计成本是从外购的原材料加工、组装形成该物料所需要的全部费用；计划价格是在充分考虑累计成本与利润的前提下确定的，因此，计划价格必须大于累计成本。

2．物料清单(BillOfMaterial，简称BOM)物料清单是描述物料结构性的数据文件，是MRP计算物料需求量的控制文件。

在机械、电子等行业通过物料清单描述产品结构和生产、加工、组装、总装的全过程，在化工、制药、食品等行业通过物料清单描述产品成分的配方或处方。

物料清单是制造业公司的核心技术，涉及到公司的知识产权。

BOM文件与公司的各个职能部门盲接相关，不同部门往往具有不同的BOM。

财务核算部门有成本BOM，工程部门具有工程BOM，设计部门具有产品设计BOM，生产部门具有装配BOM，采购与销售部门对产品结构也有着自己的理解。

实施ERP 系统首先要把不同部门对产品结构的理解进行统一，然后，集成、整合、核对产品的实际结构，最后形成公司共享的BOM数据文件，并加以控制。

(1)BOM数据的重要性。

在BOM文件中主要描述独立需求物料与相关需求物料，以及相关需求物料之间的层次关系和数量关系。

BOM文件提供的数据必须正确，否则严重影响ERT系统运行结果的正确性。

①在销售管理方面，BOM数据不正确无法或影响形成最终产品，交货期得不到保证，客户服务水平下降。

②在采购管理方面，BOM数据不正确无法制定正确的采购计划，采购物料与实施需求不一致，造成采购成本提高，给库存管理与生产管理造成混乱。

③在库存管理方面，BOM数据不正确数值偏高时，造成不必要的库存积压，库存管理成本增加，库存损失加剧，数值偏低时，催货人员东奔西跑，寻找货源解决短缺，采购成本增加。

④在生产管理方面，BOM数据不正确数值偏低时，因生产用料缺货，造成停工待料，生产混乱，引发连锁反应，造成的损失很难估量。

⑤在总体上，公司部的协调困难，直接影响到员工的ERP系统的信心，也将影响到员工的工作士气，公司各种资源不仅没有优化，反而造成失控和浪费。

因此，公司实施ERP系统必须重视BOM数据的建设，要将它作为ERP系统实施成功的关键因素来抓，在实施前、实施中和实施后分别测试BOM数据的准确性、正确性和可靠性。

要求在实施后运行过程中达到98％的正确性，这2％的差错在原料配比，零件、组件、装配件的数据关系不允许有任何差错。

在BOM 文件中，出现差错的层次越高，隐藏的风险越大。

(2)BOM文件容。

BOM文件描述产品结构数据，以单层的形式(即单层物料清单)保存有数据文件中。

单层物料是描述父项物料与子项物料的关系，子项物料相对下层物料而言又是父项物料，依次分别逐层父项物料与逐个子项物料之间的关系。

构建BOM的主要输入有父项物料与子项物料代码、使用点和工序、子项数量类型、子项数量、购制代码、有效日期、子项提前期偏置和损耗率等数据。

①父项物料代码。

在构建单层物料清单时，先确定父项物料，父项物料代码输入后系统自动给出该物料的基本信息，这些信息都是只读。