纸质档案归档文件整理工作步骤
档案文员档案整理流程
档案文员档案整理流程档案是组织或机构重要的管理资源，它们包含了大量的信息和数据，对于组织运作和决策具有重要的参考价值。
为了能够高效地管理和利用档案，档案文员在日常工作中扮演着重要角色。
本文将介绍档案文员档案整理的流程，并提供一些实用的建议。
第一步：确认档案种类及数量在开始整理档案之前，档案文员需要先确认档案种类和数量。
这样有助于合理安排整理工作的时间和资源。
档案种类可能包括人事档案、财务档案、合同档案等。
通过了解档案种类和数量，可以制定出整理计划和流程。
第二步：制定整理计划制定整理计划是档案整理的重要一步。
档案文员应该根据档案的种类、数量和优先级制定出详细的整理计划。
计划中应包括整理时间、整理顺序、所需工具和材料等。
整理计划的制定有助于提高整理的效率和质量。
第三步：分类和归档档案整理的核心工作是分类和归档。
档案文员应将档案按照种类进行分类，并为每个档案设定明确的文件夹或盒子。
可以根据不同种类的档案，设立相应的编号和索引系统，以方便日后的查找和管理。
在归档过程中，需要按照一定的规范和顺序进行，以确保档案的完整性和易用性。
第四步：整理档案信息在分类和归档完成后，档案文员需要对档案信息进行整理和补全。
这包括填写档案目录、记录档案的文件编号、起止日期、档案内容等。
整理档案信息的目的是方便后续的查询和使用，确保档案的准确性和可靠性。
第五步：数字化档案随着信息技术的不断发展，数字化档案越来越受到重视。
档案文员可以通过扫描、存档和备份的方式将纸质档案转化为电子档案，从而提高档案的保存和检索效率。
数字化档案还可以避免纸质档案的丢失和损坏，实现长期保存和共享。
第六步：定期维护和更新档案整理不仅仅是一次性的工作，还需要进行定期的维护和更新。
档案文员应该建立档案维护的制度和流程，包括定期检查档案的完整性和准确性、清理过期和无效的档案等。
定期维护和更新有助于保持档案的有序和规范。
总结：档案文员档案整理的流程是一个复杂而重要的工作。
档案整理操作指南(3篇)
第1篇一、前言档案整理是档案管理工作中的一项重要内容，它关系到档案的保存、利用和传承。
为了提高档案整理工作的效率和质量，特制定本操作指南，供相关人员参考。
二、档案整理的原则1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗漏任何一份档案。
2. 系统性原则：按照档案的类别、年代、重要性等进行分类整理。
3. 可靠性原则：确保档案的真实性、准确性和完整性。
4. 保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。
5. 简便性原则：方便档案的查找、利用和归档。
三、档案整理的步骤1. 收集档案（1）收集档案时，要按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（2）对收集到的档案进行初步检查，剔除破损、褪色、霉变等无法保存的档案。
（3）对收集到的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
2. 分类整理（1）根据档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（2）按照分类结果，对档案进行编号、上架。
（3）对分类后的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
3. 立卷（1）将同一类别、同一时期、同一事件的相关档案组成一个卷。
（2）对每个卷进行编号，并填写卷内目录。
（3）对每个卷进行封存，确保档案的安全。
4. 归档（1）将立好的卷按照分类结果进行归档。
（2）对归档的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
（3）对归档的档案进行定期检查，确保档案的完好。
5. 档案数字化（1）对重要的、具有历史价值的档案进行数字化处理。
（2）按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（3）对数字化后的档案进行备份，确保数据的安全。
四、档案整理的注意事项1. 严格遵守档案整理的原则，确保档案的完整、准确、可靠。
2. 在整理档案过程中，注意保护档案，避免损坏。
3. 对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。
4. 定期对档案进行清理、归档，确保档案的有序管理。
5. 加强与相关部门的沟通，确保档案整理工作的顺利进行。
归档文件整理规范
06
归档文件整理案例研究
企业档案整理案例
总结词：高效有序
详细描述：某大型企业对其历年来的业务档案进行了系统性的整理，按照年份、 项目、部门等进行了分类，并采用电子化管理，提高了档案查询和使用效率。
政府机关档案整理案例
档案利用规范
档案借阅程序
01
建立档案借阅制度，规定借阅程序，确保档案的完整性和安全
性。
档案使用方式
02
档案使用应遵循相关规定，不得涂改、损坏、丢失档案，使用
后应及时归还。
档案复制管理
03
对档案复制应进行严格管理，确保复制件与原件一致，防止失
密。
档案销毁规范
档案鉴定
定期对档案进行鉴定，确定无保存价值的档案进行销毁。
归档文件的重要性
历史记录
归档文件是记录历史事件、人物 和发展的重要资料，对于研究历 史和文化具有重要意义。
法律凭证
归档文件可作为法律凭证，用于 证明事实和权益，如合同、协议、 产权证明等。
行政管理
归档文件是行政管理的重要依据， 对于决策、规划、执行等方面具 有指导作用。
归档文件的分类
按内容分类
根据文件内容进行分类，如人 事档案、财务档案、项目档案
等。
按时间分类
根据文件的形成时间进行分类 ，便于对文件的形成过程进行 追溯和管理。
按部门分类
根据文件的形成部门进行分类 ，便于对各部门的工作进行管 理和监督。
按重要性分类
根据文件的重要性程度进行分 类，便于对重要文件进行重点
管理和保护。
02
归档文件整理流程
收集与鉴定
档案整理工作方案(最新)
档案整理工作方案范文（精选3篇）为使政法委机关工作有序化、规范化，档案建设是重要的一环。
目前在硬件投入的基础上，正在进行档案的整理、归档工作。
总的想法是：立足于高起点，规范化进行整理和建设，力争档案工作提档升级。
基本设想及工作内容如下：一、档案整理目标按重庆市档案局号文件标准（省（市）一级）。
二、分类按照政法委的职能、业务特点及档案管理的要求，分成三大类：1、文书档案主要内容是：上级文件、同级文件及各类材料。
2、财务档案主要内容是：帐目、凭证、票据、报表等。
3、人事档案主要内容是：干部人事档案、人事调动文件、受奖惩情况、党员基本信息资料等。
4、科技档案主要内容是：重大科技（学术）创新成果、学术协会资料、调研成果等。
5、基建档案主要内容是：基础建设的方案、设计图纸、预算等档案资料。
三、整理方式及内容文书档案：收集、整理上三级和本级文件的正文及底稿，将机关有保存价值的文件刻录光盘(包括纸质档案)。
声像档案：收集有关工作、会议、活动方面的声像资料包括照片（包括底片）、音像带、磁盘等，分类归档。
财会档案：帐簿、报表、凭证装订成册、编号、存档。
科技档案包括：重大科技（学术）创新成果。
对所有重大科技（学术）创新成果按件立卷、打目录、打页号、填写备考表、编号等。
基建档案包括：设计图纸档案、竣工图纸档案、工程前期文件材料等。
四、编制档案检索工具和各种统计、登记册1、文书档案（案卷目录、分类目录、字号目录）；2、声像档案（声像档案总目录、照片档案总目录、分类目录）；3、财会档案（三册案卷目录）；4、科技档案（总目录、案卷目录、分类目录）；5、基建档案（总目录、案卷目录、分类目录）；6、建立健全各类档案的统计册、查借阅登记册等。
五、制订档案管理规章制度1、借阅制度；2、归档制度；3、管理人员岗位责任制；4、保密制度；5、其它工作制度。
六、大致时间表12月底前，完成机关20XX年各类档案整理、归档及编制相关检索工具。
文书档案整理一般步骤
归档文件整理的一般步骤归档文件是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料，归档的过程就是把归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。
归档文件的整理原则：遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用第一步：收集整理资料（一）、收集收集工作是将本单位职能活动中形成的办理完毕的具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的一个过程。
凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书处理部门和业务部门进行整理，定期向档案部门归档。
归档制度包括归档范围、归档时间、和归档要求三部分内容。
（1）归档范围的划分：凡是记述和反映本机关、本单位职能活动和历史面貌的文件材料，包括本机关、本单位收到上级、下级与本身工作活动有密切联系的各种文件材料，都应列入归档范围。
凡与本机关、本单位、本职能活动无关的和无保存价值的文件材料不列入归档范围。
（2）归档时间归档工作要求在次年的五月底之前完成（3）归档要求a.归档文件材料应齐全完整、内容准确;b.收集工作应立足本单位;c.底稿随印件一起收集;d.有重要领导批示的办文单位应随正文一起收集归档;e.附件随正件一起收集归档;f.关于同一问题的请示和批复一起归档。
（二）、整理要求归档整理时把文件以“件”为单位进行整理，一般以每份文件为一件，下列文件或文本或实体装订时，可作为一件：（1）正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）作为一件；（2）正件与附件为一件（如果附件内容比正件重要，件数较多，又是单件装订，如附件1、附件2、以此类推，在编制归档文件目录时，附件的题名要依次列出，题名前加“附件X”，并填写各附件的页数）；（3）收文处理单位与来文作为一件；（4）原件与复印件或手抄件为一件；（5）转发文件与被转发文件为一件（被转发的来文原件与转发后的文本应分开保存）；（6）报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件；（7）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书为一件；（8）归档中的中文与外文为一件。
档案整理工作方案(四篇)
档案整理工作方案为使公司的工作有序化、规范化，档案建设是重要的一环。
目前在硬件投入的基础上，正在进行档案的整理、归档工作。
总的想法是：立足于高起点，规范化进行整理和建设。
基本设想及工作内容如下：一、档案整理目标1.合同审批单2.合同排产单3.生产指令单4.原材料产品质量证明书5.化学成分复检报告单6.原材料进货验证记录7.工艺卡8.热处理生产记录9.拉伸试验报告10.晶间腐蚀报告11.钢管超声波(涡流、水压)探伤报告12.外观尺寸检查报告13.产品质量保证书二、分类按照公司的业务特点及档案管理的要求(以下三点)1.要求所有档案整理目标的按公司名称分类。
2.要求所有档案整理目标的生产指令单中的合同序号分类，如合同中的规格、炉号、炉批号等。
3.要求所有档案整理目标的分类档案做编号、排号等。
三、整理方式及内容文书档案：收集、1.合同审批单2.合同排产单3.生产指令单4.原材料产品质量证明书5.化学成分复检报告单6.原材料进货验证记录7.工艺卡8.热处理生产记录9.拉伸试验报告10.晶间腐蚀报告11.钢管超声波(涡流、水压)探伤报告12.外观尺寸检查报告13.产品质量保证书整理以上所有证件归档将公司有保存价值的文件刻录光盘(包括纸质档案)；四、编制档案检索工具和各种统计、登记册1、文书档案(案卷目录、分类目录、字号目录)；5、建立健全各类档案的统计册、查借阅登记册等。
五、制订档案管理规章制度1、借阅制度；2、归档制度；3、管理人员岗位责任制；4、保密制度；5、其它工作制度。
七、建议为使我公司各类档案实现集中统一管理，达到标准化、科学化、规范化，需要求各部门在个人手中当天所有报告单、检验单等，向档案室移交。
档案整理工作方案（二）为加强医院档案建设管理和开发利用，加速档案信息化进程，提高档案管理水平，努力实现档案工作规范化管理，根据《档案法》的规定，结合实际，制定如下工作方案：一、加强领导，明确职责为保证档案达标工作顺利进行，决定成立档案达标工作领导小组。
归档文件整理规则
• 归档文件整理:是指立档单位在其职能活 动中形成并办理完毕、应作为文书档案 保存的各种纸质文件材料，以件为单位， 进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。
• 以件为单位整理：按照文件材料形成和 处理的基本单位进行整理。其基本保管 单位是“件”。
整理原则
• 遵循文件材料的形成规律，保持文件之 间的有机联系；
归档文件目录封面
归 档 文 件 目 录
全宗名称:泰州市教育局 年 度：2011 保管期限：永久 机 构：办公室
八、装盒
• 不同年度形成的归档文件不得放入同一 档案盒（请示与批复、跨年度召开的会 议等文件除外） • 不同保管期限的归档文件 • 不同机构（问题）的归档文件 • 根据文件的厚度选择厚度适宜的档案盒， 最好使用同一尺寸 • 备考表 卷内备考表.doc
五、排列
• 归档文件的排列就是将同一年度、同一类别、 同一保管期限内的文件材料按照成文日期先后 顺序进行排列。
• “事由”原则。事由是指一件具体的事，或一 个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。
• 由于特殊原因未及时归档的零散文件，可采用 将其排在同一年度、同一类别、同一保管期限 的最后，并在备考表中加以说明。
•谢谢大家！
全宗号 年度 室编 件号
总页数 • • • • • 1、全宗号：档案馆给各立档单位编制的代号，没有代号的可以暂时不填。
2、年度：以４位阿拉伯数字填写归档文件的形成年度。如二○○九年表示为“2009”，不能简化为“09”。 3、室编件号：档案室在分类方案的最低一级类目（即机构或问题）内，按文件的排列顺序从"１"开始逐件编 号，不同类目不能混合编号。 4、保管期限：归档文件保管期限统一为“永久”、“30年”、“10年"标识。 5、机构或问题：按机构分类的，用中文填写分类方案类目的机构名称或规范化简称；按问题分类的，用中文 填写类目名称，例：党群类、行政类。企业在归章中的"问题"可以填写原大类代号。 6、馆编件号：到进馆时按进馆要求填写。
文书档案整理归档步骤
文书档案整理归档步骤
1.收集：对照本单位收发文本及归档计划表把全年文件材料收集齐全，分出应归档材料和不归档材料。
2.分类：对照保管期限表，把应归档材料分为永久、定期30年、定期10年三大类。
3.整理：
（1）以"件"为单位进行整理，一般一份文件为一件，正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，文件处理单与相关文件为一件；报表、名册、图表等一个自然本（册）为一件。
（2）各单位发文的归档文件需加盖单位公章。
4.排列：归档文件按事由结合时间顺序集中排列；请示与批复集中排列；会议记录、统计报表等成套性文件材料按时间顺序排列。
5.电子录入：归档文件材料目录按照统一格式（见附件2）录入相关内容。
电子稿发送至hbzyjsxyxb@12
.以A4纸打印出纸质稿，加盖公章后上交。
6.装订：各单位档案统一交由综合档案室装订。
7.移交：经以上步骤整理过的归档文件材料移交综合档案室归档保存。
文件归档流程
文件归档流程介绍文件归档是一个重要的管理活动，可以确保组织的文件安全、有序和易于访问。
本文档将介绍文件归档的基本流程和步骤。
流程文件归档的流程主要包括以下步骤：1. 准备文件：将需要归档的文件整理和分类。
确保文件完整并处于可读状态。
准备文件：将需要归档的文件整理和分类。
确保文件完整并处于可读状态。
2. 标记文件：为每个文件添加唯一的标识，如编号、日期或其他标签。
这将有助于之后的文件检索。
标记文件：为每个文件添加唯一的标识，如编号、日期或其他标签。
这将有助于之后的文件检索。
3. 选择存储介质：选择适合的存储介质，如硬盘、云存储或印刷纸质档案。
确保所选存储介质符合安全性和可访问性的要求。
选择存储介质：选择适合的存储介质，如硬盘、云存储或印刷纸质档案。
确保所选存储介质符合安全性和可访问性的要求。
4. 建立档案目录：创建一个完整的档案目录，包括文件的详细信息，如文件名称、标识、存储位置等。
可以按主题、日期或其他标准组织目录。
建立档案目录：创建一个完整的档案目录，包括文件的详细信息，如文件名称、标识、存储位置等。
可以按主题、日期或其他标准组织目录。
5. 存储文件：将文件按照档案目录的要求存储到合适的存储介质中。
确保存储的文件位置准确记录在档案目录中。
存储文件：将文件按照档案目录的要求存储到合适的存储介质中。
确保存储的文件位置准确记录在档案目录中。
6. 备份文件：为了文件的安全性，定期备份存储介质上的文件。
确保备份的文件能够恢复和访问。
备份文件：为了文件的安全性，定期备份存储介质上的文件。
确保备份的文件能够恢复和访问。
7. 访问与检索文件：建立一个便捷的访问与检索系统，以便快速找到需要的文件。
可以使用电子或纸质方式进行访问与检索。
访问与检索文件：建立一个便捷的访问与检索系统，以便快速找到需要的文件。
可以使用电子或纸质方式进行访问与检索。
8. 定期维护：定期检查文件的完整性和可访问性。
如果有损坏或遗失的文件，及时做出修复或补充。
工程档案归档整理顺序
工程档案归档整理顺序一、引言工程档案归档整理是指对工程项目过程中产生的各类文件、图纸、合同等资料进行分类、整理和归档的过程。
它是项目管理的重要环节，具有保留历史信息、提供证据支持、保护知识产权等重要作用。
本文将以标题的形式详细介绍工程档案归档整理的顺序和注意事项。
二、文件分类1. 工程项目文件工程项目文件是指与项目的规划、设计、施工、验收等相关的文件。
包括项目可行性研究报告、设计文件、施工图纸、施工组织设计、竣工验收资料等。
这些文件是工程项目全过程的重要记录，需要按照项目的不同阶段进行分类和归档。
2. 合同文件合同文件是指与工程项目相关的各类合同，包括投标文件、合同书、补充协议等。
这些文件记录了工程项目的合作关系、责任分工、合作方式等重要信息，需要按照合同的类型、签订时间等进行分类和归档。
3. 质量文件质量文件是指与工程项目质量管理相关的文件，包括质量计划、质量验收记录、质量评估报告等。
这些文件记录了工程项目的质量管理过程和结果，需要按照质量管理的要求进行分类和归档。
4. 安全文件安全文件是指与工程项目安全管理相关的文件，包括安全计划、事故报告、安全评估报告等。
这些文件记录了工程项目的安全管理过程和结果，需要按照安全管理的要求进行分类和归档。
5. 变更文件变更文件是指工程项目中的变更申请、变更审批、变更实施等相关文件。
这些文件记录了工程项目的变更过程和结果，需要按照变更的类型、变更的阶段进行分类和归档。
三、文件整理1. 文件整理原则文件整理的原则是按照文件的属性、内容和重要性进行分类和整理。
需要注意的是，不同的项目可能有不同的整理原则，需要根据具体情况进行调整和补充。
2. 文件整理步骤文件整理的步骤包括收集文件、分类文件、整理文件和归档文件。
在整理文件的过程中，需要注意文件的完整性和准确性，避免遗漏和错误。
四、文件归档1. 文件归档原则文件归档的原则是按照文件的分类和整理结果进行归档。
需要注意的是，归档的目的是为了方便查阅和管理，因此需要制定合理的归档规则和流程。
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纸质档案归档文件整理工作步骤 根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定,从2001年1月1日起,立档单位对应归档的纸质文件以"件"为单位进行整理.为了确保归档档案的质量,规范我校归档文件的整理方法,现确定我校十大类档案均为以"件"为单位进行整理归档.所谓"件"的概念,即:一个事由(问题)或一个项目的材料可视为一件.
一,归档文件在进行整理时,首先必须明确几种情况 下列文件或文本在实体装订时,可作为一件: ①正本与定稿作为一件;②法律法规等重要文件的历次修改稿(包括定稿)可合为一件;③正文与补充说明正文的文字,图表,数据等附件,原则上为一件(附件页数多,也可各为一件);④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件;⑤原件与复印件或手抄件,应作为一件;⑥转发文件与被转发文件,应作为一件;⑦报表,名册,图表类文字材料按其原装订方式,一册(本)作为一件;⑧请示与批复,报告与批示,问函与复函等来往文书,原则上作为一件.如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件,也可各为一件,并在"归档文件目录"的备注栏中加以说明. 以"件"为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为: ①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,复制件在后;④转发文在前,被转发文在后;⑤回复性文件在前,报请性文件在后;⑥结论性材料在前,依据性材料在后;⑦汉文本在前,少数民族文本在后;⑧不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后;⑨文件处理单放在文件前面. 3,文件有多个时间特征 一份文件往往有多个时间特征,包括成文日期,签发日期,批准日期,会议通过日期,公布日期,发文和收文日期等等.分年度时,一般来说就以文件签发日期(或落款日期)为准,据以判定文件所属年度.取消原有的按针对年度归类的做法,对于计划,规划,总结,预决算,统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一规定按文件签发日期(或落款日期)判定文件所属年度. 4,跨年度形成的文件 机关单位的某些具体职能活动,如召开会议,处理案件等,跨年度形成的文件,统一在办结年度归档,分类时也都归入办结年度.如:①跨年度的会议文件材料,统一归在闭幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,统一归在结案年;③跨年度的请示与批复,统一归在批复年,原已分开归档的,应在各自归档文件目录备注栏内加以说明;④回顾纪念性文件,归入定稿或发表年;⑤法规性文件,归入公布的年度;⑥跨年度的计划归开始年;⑦跨年度的总结归最后一年,等等. 5,几份文件作为一件时,"件"的日期 按照规定,正本与定稿,原件与复制件,来文与复文等也可作为一件,这时判定"件"的日期,应以装订时排在前面的文件的日期为准.具体地说,①正本与定稿为一件,以正本为准;②正文与附件为一件,以正文为准;③转发文与被转发文为一件,以转发文为准;④来文与复文为一件,以复文为准;⑤多份文件(如组织关系,工资关系,行政介绍信,学籍材料等)作为一件的,可标起止时间. 6,无落日期的文件要标注日期 此类情况见于内部文件(也叫白头文件),需要分析文件内容,制成材料,格式,字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据此按年度合理归类. 7,专门年度的分类方法 如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的,如教学等,采用年度分类法时,对这部 分工作中形成的文件,就按照专门年度进行分类.如:2002-2003学年的计划归入起始年;2002-2003学年的教学工作总结归入办结年. 8,临时机构(如"三讲办","普查办"等),存在时间不长(即两年以内),文件材料又比较少,工作虽然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作结束年度归档,如果每年文件数量较多,亦可分散在各个年度内归档. 9,保管期限的划分 原则上参照国家教委1994年施行的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》,制定出本单位档案保管期限表. 永久,凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关国家建设和历史研究有长远(即50年以上)利用价值的档案,定为永久保管.它主要包括: (1) 本机关制定的属于政策规定性的文件;处理重要问题形成的文件材料;召开重要会议的文件材料;重要的请示,报告,总结,综合统计报表;机构演变,机关领导人任免等文件材料. (2) 同本机关产生的重要文件有密切联系的上级和下级机关的重要文件,上级针对本机关所作的决定,批复,报告和调查研究材料. (3) 本机关批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料. 长期,凡是反映本机关的一般工作活动,在较长时间内(即15—50年左右)对本机关工作有查考利用价值的文件,定为长期保管,它主要包括: (1) 本机关一般工作问题文件材料;一般会议的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介绍信,工资关系等). (2) 直属上级机关下发的属于机关主管业务或非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务,并需要贯彻实行的一般性文件材料. (3) 下级机关报送的年度工作总结,报告和统计报表等文件材料. 短期,凡是在较短时间内(如15年以内)对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管.它主要包括: (1) 本机关一般事务性的文件材料. (2) 上级机关和同级机关颁发的非主管机关业务但需要参照执行的文件材料. (3) 下级机关报送的一般性的文件材料. 10,根据本单位的保管期限表,对当年文件材料进行分类时应注意以下几点: (1) 原则上不要将不同保管期限的文件混在一起. (2) 应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限,不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限. (3) 一个问题的文件,有保管期限不完全相同的情况,为了保持问题的完整性,可本着就高不就低的原则. (4) 本机关转发上级的业务文件,没有提出具体意见的打印件作短期.
二,归档文件整理工作步骤 第一步 分类 我校十大类档案中,党群,行政类档案按机构分类法,教学,科研,基建,设备,产品,出版,外事,财会类等按类目分类法. 我校原则上采用:年度——机构或项目——保管期限分类法 机构分类法,是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件的分类,它主要针对党群,行政类档案. 模式:年度——机构——保管期限分类法 示例:2003年,校长办公室,永久,长期,短期 即先将归档文件按年度分类,每个年度下按机构分类,再在组织机构下面按保管期限分类,这种分类方法运用于内部机构不复杂的立档单位.采用此种分类方法,在库房排架时,每年形成的档案按机构序列依次上架,不必预先留空,也避免了倒架,库房管理非常方便.同时,可将一个年度同一机构形成的文件,按保管期限的不同,依次排列在一起,更便于实体查阅.此方法特别适用于推行部门整理归档的单位. 采用机构分类法能最好地保持全宗内文件在来源方面固有的联系,客观地反映立档单位的历史面貌.同时,由于每个机构都承担某些方面的职能和任务,按机构分类在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件,便于按照一定的专题查找和利用档案.特别是对于现行机关,在文件由各机构分工整理(即原来推行的文书处理部门立卷)的情况下,每个机构向档案馆移交的归档文件,就自然构成一类,使全宗内分类体系的设计大大简化. 1,采用机构分类,一般来说,有一个机构就设置一个,机构名称就是类名.采用机构分类法,原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中.有些文件是由几个机构共同处理的,如何归类须视其具体情况而定,如:①有主办者的一般归入主办机构;②以机关名义发出的文件,则归入有关机构类中;③业务部门起草,以机关办公室名义发出的,如果内容属该部门职责或业务,则应归入负责起草发文的机构内. 2,机关单位内设置的临时机构,应和其他机构一样设类,形成的归档文件归入该类保存.有时临时机构与该立档单位某一内部机构合并办公,并以该机构为常设机构,那么形成的文件应归入内部机构类中;如果临时机构涉及两个以上的内部机构,则应根据其主要职能以及形成的文件内容,数量多少等,由这些机构协商后确定分类方法. 3,各职能机构下又设机构的,一般应选择职能机构进行分类;业务独立性强,职能重要的,也可选择职能机构的下设机构进行分类. 类目分类法,是根据各业务主管机构产生的不同类别,不同项目的归档文件的分类,它主要针对教学,科研,基建,设备,产品,出版,外事,财会类档案. 模式:年度——类目——保管期限 示例:a,2003年,教学类研究生教育中的学位,永,长,短 b,2003年,基建类第18项工程,永,长,短 即先将归档文件按年度分类,每个年度下按类目(即类别或项目)分类,再在类别或项目下面按保管期限分类.
第二步 装订 归档文件材料修整完毕,需要用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订,以防文件丢失,便于归档后保管和利用. 1,装订前,对破损的文件进行修复以延长其寿命.修复主要针对一些有孔洞,残缺或折叠处已被磨损的文件,进行修补和托裱. 2,复制字迹模糊或易退变的文件.目前,一般采用复印的方式进行复制.比如传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档.复印时,墨粉浓度不宜太大,颜色不宜太深,并且最好采用单面复印. 3,对某些特殊超大的纸张(报表,基建图纸等)需要加以折叠,折叠的操作要求比较简单,但要注意尽量减少折叠次数,同时折痕处应尽量位于文件,图表字迹之外.取齐右边和下沿.此外,文件页数较多时,宜单张折叠,以方便归档后的查阅利用.凡8K纸张的统计报表,新生录取审批表等,可以不折叠,装订后直接装盒. 4,去除易锈蚀的金属物.如订书钉,曲别针等.但对于15年以内的短期文件可以不拆钉. 5,装订时,正本在前,定稿在后,来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后,再将"件"内各页按一定的方式对齐,便于日后翻阅利用.一般来说,采用左上角装订的,应将左,上侧对齐;采用左