数字声像档案著录规则(征求意见稿)
数字档案馆建设方案详细
市区市数字档案馆建设方案市档案局（馆）2003 年 12 月“子档案业务交流网”整理市数字档案馆已于 2003 年8 月20 日通过了国家档案局组织的科技成果鉴定，并与当日在国第一个正式投入运行。
按照市档案信息化发展计划的总体要求以及数字档案馆建设理论，我市所属 12 个区市综合档案馆应相继建成数字档案馆，与市数字档案馆组成两级数字档案馆群，建设市“档案资源信息数据库”，实现数据充分共享，资源互相利用，为数字、数字区市、数字园区建设服务，为我市各级政府开展电子政务建设，实施电子公文归档工程提供有力的保障，为各级档案馆实现现代化管理，大力开发档案信息资源，提升我市档案信息化建设水平，提供强有力的技术支持。
一、数字档案馆建设现状2001 年，国家档案局将、确立为数字档案馆建设的试点城市，2002 年以来，市档案馆、开发区档案馆、电力公司档案馆等也逐步开始试点建设数字档案馆。
国家档案局于 2002 年12 月份在召开了数字档案馆建设现场演示会，2003 年8 月，市数字档案馆通过了国家档案局组织的科技成果鉴定，鉴定认为：“该研究课题的完成，进一步推动了我国数字档案馆理论和技术的研究、应用。
课题研究成果在档案信息化建设领域达到了国领先水平，对数字档案馆的工程建设起到了示作用，具有较高推广应用价值。
”同日，市数字档案馆在国第一个正式投入使用，受到了国媒体的关注，得到了国同行的认可。
区市（县）数字档案馆建设，目前已经提到了议事日程。
省萧山区档案馆在数字化、信息化、网络化建设方面取得了较大成效。
包括省顺得市、市白云区、市福田区和宝安区等在的档案馆正在积极筹措，有的已经取得了不少的进展。
省市档案局在其档案信息化建设规划中，提出了在 2006 年全市各级综合档案馆基本建成数字化档案馆的计划，并通过“两办”印发。
二、区市数字档案馆建设的基本依据在市建设区市数字档案馆，形成两级数字档案馆群，具有以下优势：1、环境优势。
城市建设声像电子文件收集与归档规范
城市建设声像电子文件收集与归档规范1范围本文件规定了城市建设声像电子文件的基本规定、采集与形成、收集与整理、验收与移交和元数据。
本文件适用于城市建设声像电子文件收集与归档的管理工作。
2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。
其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
CJJ/T187-2012建设电子档案元数据标准DA/T31-2017纸质档案数字化技术规范DA/T50-2014数码照片归档与管理规范DA/T78-2019录音录像档案管理规范广州市城乡建设档案管理办法穗府规〔2020〕8号3术语及定义下列术语和定义适用于本文件。
3.1城市建设urban construction以规划为依据，通过建设工程对城市人居环境进行改造，对城市系统内各物质设施进行建设。
3.2城市建设声像电子文件audio-visual electronic files of urban construction在城市规划、建设、管理过程中，通过计算机、数字化摄录、数字化转换等电子设备形成、传输和存储的，以声音或影像为主要呈现方式，并辅以文字说明的数字形式信息记录。
3.3城市建设声像电子档案audio-visual electronic documents of urban construction具有凭证、查考和保存价值并归档保存的声像电子文件。
3.4城市建设档案管理单位urban construction archives organization管理本地区城市建设档案工作的专门单位，负责收集、保管和提供利用城市建设档案的城市建设档案馆、城市建设档案室及其他单位。
3.5城市建设档案形成单位urban construction archives formation organization收集、形成城市建设档案的单位。
纸质档案数字化工作流程与规范要求教学文案
（档发【2002】8号）的通知中要求各地综合档案馆在“十五”期间以档案信 息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加强档案目录数据
库建设，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，以现实需要为前提， 分阶段、分步骤实施档案数字化进程。
纸质档案数字化工作应特别注意保持纸质档案数字图像的完整性，原则 上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。对确定不需 扫描的，要在数字化结果中加上标记。
（二）编制页号 应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。 应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。页号应从“1”开始连续编
制。 书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影
技术方法进行技术修复。折皱不平影响扫描质量的原件应先进行压平或熨平 等相应处理。平整页面时不得破坏档案原件固有形态，不得强行撕破档案页 面。
建立目录数据库
按照DA／T 18-1999档案著录规则的要求确定档案目录数据的著录项。 将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的结果 录入数据库，形成准确、完整的目录数据。 数据库选择应考虑可转换为通用数据格式，以便于数据交换。 数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数 字化成果的管理和利用。 可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进 行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合 格的数据应及时进行修改。
档案数据挖掘
男性成员8915人 配偶共4733人
基于数据统计分析知识的可视化
这些数据讲了什么 样的故事？
胡李不通婚的家规 是真的吗？
从唐末至明初，真 的没有一人娶过姓 李的姑娘！
数字声像档案光盘格式
附录 B
数字声像档案光盘封面标注格式
1. 封面格式
每套封面分正面和背面（含盘脊）。
正面尺寸规格采用121mm*121mm 。
见图 B.1 。
背面尺寸格式采用118mm*151mm ，要留有7mm 的折叠纸舌。
见图
B.2 。
2. 封面标注项目
2.1 正面主要填写档案信息，包括全宗号、全宗名称、类别代码、年度、保
管期限、起止件号、光盘号；
2.2 背面主要填写背景信息，包括光盘类型、文件类别、责任者、起止时间、制作时间、制作人、备注等；
2.3 盘脊主要填写套别、全宗号、类别代码和光盘号。
2.4 如果有其他需要说明的情况，可在背景信息后的空白栏内填写。
3. 填写要求
填写光盘封面一律要求用黑色水笔或钢笔，字迹要求工整，也可用打印机打印。
图B.1 数字声像档案光盘封面正面
121mm
m
数字声像档案光盘m 03
（全宗名称）m
m
1
2
1
m
m
8
全宗号类别代码年度保管期限起止件号光盘号m
1 3mm 3mm
图B.2 数字声像档案光盘封面背面
144mm
m
m 5 套
1
m
0 别m 6
2
3 3
背景信息m m 5
m8光盘类型
责任者文件类别
全
宗
号
m
m5
8
起止时间m m8 1
制作时间制作人类别
代码
备注
光
盘
号
6mm 沿虚线折叠6mm7mm 盘脊
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北京市重点建设工程声像档案归档要求
北京市重点建设工程声像档案归档要求一、建设工程声像档案是指在城乡规划、建设及其管理活动中直接形成的，以照片（含胶片、数码）、录像带（含数字信号）、录音带、影音光盘等声像材料为载体，以影像为主要反映方式，并辅以文字说明的具有保存价值的历史记录，包括有关工程建设的宣传片、专题片等。
二、建设工程声像档案收集范围：北京市重点工程建设项目三、建设工程声像档案归档范围：（一）工程建设前期准备阶段。
1.工程项目的立项、可行性研究、方案设计、审查批准等重要活动内容；2.工程项目选址、规划方案论证及评审活动；3.工程项目的招、投标活动（包括勘察、设计、施工、监理、代建方招标）；4.工程项目中重要招商引资、签约仪式；5.工程项目重要合同的签字仪式；6.工程项目的开工、奠基仪式；7.工程项目建设前区域全景原貌、拆迁情况及重要历史文物、古建等；8.工程设计中标模型。
（二）工程建设施工阶段。
1.工程形象记录（地基与基础、主体结构、装饰装修、屋面等及市政配套、基础设施）；2.工程建设施工过程中采用或引进的新技术、新工艺、新材料、新设备的应用情况；3.工程项目中主要的质量检查、验收活动内容；4.工程质量事故及分析处理情况（事故第一现场、事故指挥和处理措施、结果等重要活动）。
（三）工程建设竣工阶段。
1.工程项目的竣工、验收仪式；2.竣工后新貌，包括工程项目不同角度的重要布局、交通设施、夜景照明；3.配套工程设施；4.绿化、雕塑等环境工程。
（四）重要活动、会议。
反映在工程项目建设中，上级领导、建设单位、施工单位、监理单位重要负责人及知名人士、专家、学者视察、考察、检查工作及相关的重要外事活动。
四、建设工程声像档案质量要求：各建设单位负责声像档案的移交工作，移交的建设工程声像档案应符合下述质量要求：（一）照片档案。
1.照片内容要求真实、准确、与实际工程相符，图像主题明确、影像清晰、画面完整；2.照片及底片不得有污渍、划痕和折损，档案装具符合统一要求；3.数码照片原始文件存储格式为RAW、TIFF、JPG格式，其中JPG格式的数码照片大小需达3M以上。
录音录像档案数字化规范标准
录音录像档案数字化技术规1 围本标准规定了录音档案和录像档案数字化的技术和管理要求。
本标准适用于以模拟信号形成的录音录像档案进行数字化转换及数字化成果的管理。
2 规性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 2887 计算机场地通用规GB/T 2900.75-2008 电工术语数字录音和录像GB/T 12628 硬磁盘驱动器通用规GB/T 20530-2006 文献档案资料数字化工作导则GB/T 26163.1-2010 信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分原则GB/T 26225 信息技术移动存储闪存盘通用规DA/T 1 档案工作基本术语DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规DA/T 18 档案著录规则DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规DA/T XX 档案信息系统运行维护规ISO/TR 13028:2010(E) 信息与文献档案数字化实施指南（Information and documentation —Implementation guidelines for digitization of records）3 术语和定义GB/T 2900.75-2008、GB/T 20530-2006、DA/T 1、DA/T 18界定的以及下列术语和定义适用于本文件。
3.1数字化digitize经采样、量化、编码将模拟信息变换成数字信息的信息处理。
[GB/T 2900.75-2008，定义A.01.70]3.2采集capture将视频或音频容数字化并形成数据文件的过程。
3.3录音录像档案数字化digitizationof audio-visual records对录音档案和录像档案进行数字化加工处理，使其在保持档案在联系的基础上，转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字副本，并按照档案的在联系，建立起与目录数据和元数据的可靠关联的处理过程。
《档案著录规则》还是标准吗?
《档案著录规则》还是标准吗？
荆秀琴
【期刊名称】《山西档案》
【年(卷),期】2007(000)005
【摘要】由国家档案局批准发布于1999年12月1日起实施的中华人民共和国行业标准《档案著录规则》规定，档案主题标引可用主题词，也可以用关键词。
关键词并非规范词，档案著录时，可用关键词标引其主题，《档案著录规则》还是档案著录标准吗？还能建立全国统一的档案检索体系吗？这些问题是必须搞清楚的。
【总页数】2页(P33-34)
【作者】荆秀琴
【作者单位】山西大学档案馆,山西,太原,030006
【正文语种】中文
【中图分类】G27
【相关文献】
1.《国际标准——团体、个人和家族档案规范记录著录规则》的制定及其结构特点[J], 张文友;徐维
2.中华人民共和国行业标准档案著录规则(续) [J],
3.《档案著录规则》──档案工作标准化的开端 [J], 傅荣校
4.《企业档案工作规范》等四项行业标准获准发布《数字声像档案著录规则》面向全国征求意见 [J],
5.做好档案著录工作实现档案管理标准化——试行《档案著录规则》的几点体会[J], 殷瑞康;潘裕珏;周佳秋
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声像及实物档案管理制度
第一章总则第一条为加强声像及实物档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的声像及实物档案的管理工作，包括声像档案（录音、录像、照片等）和实物档案（文物、实物资料等）。
第三条声像及实物档案的管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）分类管理原则；（三）安全保管原则；（四）科学利用原则；（五）依法管理原则。
第二章管理职责第四条单位档案管理部门负责声像及实物档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用等工作。
第五条各部门、各单位应积极配合档案管理部门做好声像及实物档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全。
第六条档案管理人员应具备以下条件：（一）熟悉档案业务知识；（二）具备良好的职业道德；（三）熟悉相关法律法规；（四）具备一定的信息技术能力。
第三章收集与整理第七条声像及实物档案的收集范围包括：（一）单位工作、活动中的声像及实物资料；（二）反映单位历史、文化、科技等方面的声像及实物资料；（三）其他有保存价值的声像及实物资料。
第八条收集声像及实物档案时，应确保其真实、准确、完整，并符合以下要求：（一）内容真实、准确；（二）声像清晰、完整；（三）实物完好、无损；（四）具备必要的文字说明。
第九条声像及实物档案的整理应遵循以下原则：（一）按时间、地点、人物、事件等分类；（二）按档案类别、规格、型号等分组；（三）保持档案的原始顺序；（四）标注档案编号、名称、页数等。
第四章保管与维护第十条声像及实物档案的保管应遵循以下要求：（一）选择适宜的库房，确保库房干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防盗；（二）使用专用设备存放声像及实物档案；（三）定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；（四）对破损、老化、霉变的档案进行修复、复制。
第十一条声像及实物档案的维护应遵循以下要求：（一）定期对声像及实物档案进行保养；（二）使用适宜的包装材料，确保档案安全；（三）定期对声像及实物档案进行数字化处理，提高档案利用效率；（四）加强档案信息安全管理，防止档案信息泄露。
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1 数字声像档案著录规则 （征求意见稿）
1 范围 本标准规定了数字声像档案的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。 本标准适用于各级、各类档案馆(室)内声像档案收集整理、数字化、编目加工、交换、对外提供等相关业务。
2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB 18030-2005 信息技术 中文编码字符集 GB/T 2659－2000 世界各国和地区名称代码 GB/T 4881 中国语种代码 GB/T 7156-2003 文献保密等级代码与标识 GB/T 7401-1987 彩色电视图像质量主观评价方法 GB/T 7408-2005 数据和交换格式 信息交换 日期和时间表示法 GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式 GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则 GB/T 13967-1992 全宗单 GB/T 16463-1996 广播节目声音质量主观评价方法和技术指标要求 GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 13-1994 档号编制规则 DA/T 14-1994 全宗指南编制规范 DA/T 18-1999 档案著录规则 DA/T 19-1999 档案主题标引规则 DA/T 22-2000 归档文件整理规则 GY/T 134-1998 数字电视图像质量主观评价方法 GY/T 168-2001 广播音频数据文件格式规范——广播波形格式（BWF）
3 术语解释 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 数字声像档案 digital audio-visual archives 数字声像档案指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的数字音频、数字视频文件，以视音频文件为主，并辅以相应的数字化著录信息的历史记录。根据具体的内容和形式，可包括数字录音档案和数字录像档案两类。 2
3.2 数字音频文件 digital audio file 指通过数码设备获得的音频文件或者由模拟声音信号经数字化处理后所形成的音频文件。 3.3 数字视频文件 digital video file 指通过数码设备获得的或者由模拟视频信号经数字化处理后所形成的视频文件。 3.4 数字音视频文件 digital Audio-video file 指通过数码设备获得的或者由模拟音视频信号经数字化处理后所形成的音视频文件。 3.5 数字录音档案 digital audio archives 特指包含数字音频文件及著录信息的数字声像档案。 国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的数字音频文件，以数字音频文件为主，并辅以相应的数字化著录信息的历史记录。
3.6 数字录像档案digital video archives 特指包含数字音视频文件及著录信息的数字声像档案。 国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的数字视频文件或视音频文件，以数字视频文件或视音频文件为主，并辅以相应的数字化著录信息的历史记录。 3.7 受控词 controlled term 从专业的角度将同一概念的主题进行归类后形成的词条。
4 著录细则 数字声像档案在著录过程中，可根据内容的不同选用不同的著录项目集合。本标准建议对数字录音档案的著录项目集合见附录A录音档案著录元数据，对数字录像档案的著录项目集合见附录B录像档案著录元数据。相关元数据的具体定义和使用方式如下： 4.1 档号 档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。 档号由全宗号、目录号、案卷号组成，各号间以“-”相隔。 包括以下元数据： 元素名称 修饰词 英文标识 是否必选 数据类型
档号 ArchivalCode 必选 全宗号 FondsID 有则必选 字符型 目录号 CatalogueID 有则必选 字符型 案卷号 FilesID 有则必选 字符型 4.1.1 全宗号 全宗号一般由接收、保管档案的档案馆（室）给定，不属于档案馆（室）接收范围或尚未给定全宗号的立档单位，该元素的值可以为空。 4.1.2 目录号 目录号由档案馆（室）给定，档案分类整理中档案馆（室）未给定目录号的，该元素值可以为空。 4.1.3 案卷号 案卷的排列顺序号，用于标识电子文件所属案卷，利于电子文件管理和利用。 3
4.2 题名 题名指创作者或出版者赋予一个数字声像档案的正式名称信息。包括以下元数据： 元素名称 修饰词 英文标识 是否必选 数据类型
题名 Title 必选 正题名 Proper Title 必选 字符型 并列正题名 Parallel Proper Title 有则必选 字符型 副题名 Subordinate Title 有则必选 字符型 题名说明 Title Description 可选 字符型 4.2.1 正题名 用汉语文字表示的数字声像档案的正式名称。 4.2.2 并列正题名 数字声像档案正题名的别称。 4.2.3 副题名及题名说明 副题名是从属于数字声像档案正题名的解释和补充性题名。 题名说明是数字声像档案题名项的补充信息。
4.3 主题 主题用以描述声像档案的主要内容。包括以下元数据: 元素名称 修饰词 英文标识 是否必选 数据类型
主题 Subject 可选 主题词 Subject Terms 可选 字符型 关键词 Key Words 可选 字符型 分类法 Classification 可选 枚举型 分类号 Class Number 可选 字符型 4.3.1 主题词 主题词是能够正确表述数字声像档案主要内容的词或词组。主题词选词应从国家标准、行业标准主题词表中选取。 4.3.2 关键词 关键词是能够正确描述数字声像档案主要内容的、具有检索意义的词或词组。关键词选词可由著录人员自拟。 4.3.3 分类法 对数字声像档案进行分类标引时所采用的分类检索工具。可以选用国家标准或行业标准分类表，也可以选用自解释的分类表。 4.3.4 分类号 在具体选用的分类法的架构下，能够正确表达数字声像档案主要内容范围的类目信息。
4.4 描述 描述是对数字声像档案内容的说明。包括以下元数据： 元素名称 修饰词 英文标识 是否必选 数据类型
描述 Description 有则必选 内容描述 Description of Content 有则必选 字符型 事件包含的人物 Involved Member of Event 有则必选 字符型 事件发生的时期 Period of Event 有则必选 字符型 事件发生的地点 Place of Event 有则必选 字符型 4
4.4.1 内容描述 对数字声像档案所记录事件主要内容的概括性描述。 4.4.2 事件包含的人物 数字声像档案所记录事件中所包含的主要人物。 4.4.3 事件发生的时期 数字声像档案所记录事件发生的时间或时间范围。 4.4.4 事件发生的地点 数字声像档案所记录事件发生的详细地点或地域范围。
4.5 责任者 责任者是对数字声像档案内容负有责任的团体或个人，包括： ⅰ.创建数字声像档案内容的主要责任者； ⅱ.正式出版、出品、发行数字声像档案的责任者； ⅲ.数字声像档案的归档者。 包括以下元数据： 元素名称 修饰词 英文标识 是否必选 数据类型
责任者 Author 有则必选 责任者名称 Name of Author 有则必选 字符型 责任者并列名 Parallel Name of Author 有则必选 字符型 责任者描述 Description of Author 有则必选 字符型 责任方式 Role 有则必选 枚举型 4.5.1 责任者名称 对数字声像档案内容负有责任的团体或个人的汉语名称。 4.5.2 责任者并列名 对数字声像档案内容负有责任的团体或个人的别称。 4.5.3 责任者描述 描述对数字声像档案内容负有责任的团体或个人的信息。 4.5.4 责任方式 对数字声像档案内容负有责任的团体或个人的职责划分。
4.6 版权 版权是数字声像档案所有的或被赋予的权限信息。包括以下元数据： 元素名称 修饰词 英文标识 是否必选 数据类型
版权 Copyright 有则必选 版权所有者名称 Name of Copyright Owner 有则必选 字符型 版权声明 Copyright Statement 有则必选 字符型
授权使用描述 Description of Authorized Use 有则必选
授权使用者名称 Name of Authorized Use 有则必选 字符型 授权约束性 Authorized Way of Usage 可选 字符型
授权起始日期 Authorized Date of Start 可选 日期型 授权使用期限 Authorized Deadline 可选 日期型 授权使用地域 Authorized Geographic Area 可选 字符型