企业声像档案数字化系统建设分析

企业声像档案数字化系统建设分析
发表时间：
2019-10-12T14:14:27.823Z 来源：《科技新时代》2019年8期 作者： 陈泽玺
[导读] 作为自身单位和企业发展的历史见证，同时作为对外宣传的重要资料。
中国船舶重工集团公司技术档案馆（七六所）
陕西咸阳 713100

【摘要】声像档案，是指国家机关、社会团体组织和个人在社会实践活动中，通过运用多媒体设备记录他们的活动，并且以图片、音
频和视频的形式保存下来。随着社会的发展和多媒体技术的不断进步，人们越来越多地通过多媒体记录自己的生活和工作，而对于国家机
关和企业单位，他们更愿意使用先进的多媒体设备大量记录他们的重大会议和活动，作为自身单位和企业发展的历史见证，同时作为对外
宣传的重要资料。

因此如何有效地对海量的声像档案资料进行管理，一直是困扰在每个单位和企业声像档案管理者的难题。本文就声像档案的开发利用
工作和科学管理以及如何促进声像档案管理信息化建设，进行简要的分析。

【关键词】声像档案；数字化档案管理；需求分析

一、声像档案管理和利用现状

声像档案与纸质档案一样，都是重要档案资料。声像档案和纸质档案之间的关系很密切，它们各自所反映的信息通常是有关联的，甚
至是互为补充的关系，声像档案资料具有给人以直观、生动的感受的优势，因此它更受读者的喜爱，如果需要直观反映该活动状况，一般
会采用多媒体技术手段把该活动记录为声像资料，并作归档处理。

与纸质档案相比，声像档案的保存和管理更为复杂。由于声像档案是基于电子档案发展起来的档案技术，而电子档案技术是以计算机
为核心的现代信息技术，因此它的保存和保护涉及到计算机软硬件技术、多媒体技术、网络技术、数据库技术等，而且计算机技术的发展
日新月异，导致声像档案的保管技术相对纸质档案的保管技术的稳定性低，同时也没有纸质档案保管技术成熟。许多的政府单位在由于缺
少经费、相应的设备或者技术人才，声像档案的保管工作还存在很多不足之处，主要有以下几个方面：

（1）管理制度不健全。在不少的基层的机关单位，对于声像档案管理没有建立完整的制度，即使是有相关的声像档案管理制度，也
没有很好地监督执行起来。在调查中发现，有些单位购置的声像摄录设备闲置不用，或者没有一个专门的地方进行保管，造成设备的浪
费，同时也给需要摄录工作造成不良的影响；同时对于已经摄录的声像资料，由于缺少监督监管，摄录人员随意按自己的喜好命名和保存
在某一个文件夹里，给声像档案的管理造成严重困难。

（2）档案的管理意识不强。在声像档案摄录和归档的过程中，相当一部分摄录人员对声像资料的概念不清晰，导致了活动的摄录和
收集以领导的意志或者兴趣为主，而对于一些有意义的活动事件没有主动去摄录；同时对于一些已收录的时效性很强声像资料没有及时归
档，造成资料丢失，给声像档案归档工作大打折扣。

（3）档案整理的编目不规范。在把声像资料转化成声像档案过程中，由于具有实时性强等特点，档案员往往不知道拍摄的时间、地
点、人物和事件具体情况，给声像资料的归档工作造成严重的影响，同时也给日后的档案利用造成严重的负面影响。

（4）档案保管条件差。由于声像资料保存介质的特殊性，它保存起来比纸质档案更为困难，对环境的温度、湿度都有更高的要求。
而很多基层政府单位对于声像档案保存的环境不够重视，声像档案通常与其他载体的档案混存在一起，造成声像档案损坏现象频发。

二、现代声像档案管理系统需求分析

（1）声像采集归档功能需求分析

由于声像资料的采集与传统的纸质资料采集存在区别，而且现代的声像资料都是通过数码设备进行捕获和保存的，而且一般都会保存
到计算机上，因此过去声像资料都会直接在个人电脑上进行整理和保存。声像资料纳入档案管理后，必须按照档案管理的规章制度对声像
档案进行统一归档、管理和利用，对系统的功能需求主要包括声像采集、声像归档、光盘管理和利用管理，其中声像采集管理和声像归档
是主要功能需求部分。

声像采集包括照片采集、音频采集和视频采集三个功能需求部分。其中照片的采集功能包括可以将数码设备中拍摄的照片导入到声像
档案采集模块，支持批量导入，并自动提取图像的相关信息，主要包括组信息录入，文件信息录入，选择文件、上传文件、取消上传等功
能点。摄影师将相机中原始照片拷贝到本机或指定存储位置（一组照片一个文件夹）后，删除重复场景的、模糊的、人物表情不好的照
片。同时系统支持上传的照片格式包括
*.jpg，*.bmp，*.gif，*.tiff，*.crw，*.cr2，*.nef，同时单个文件最大不能超过指定限量，大小和格式
系统可灵活配置。

对于音频和视频的采集功能与照片采集的功能需求大体相似，视频采集人员或相关人员在视频上传系统前先编辑处理视频多余部分，
处理编辑完成后可单份或多份视频上传，同样系统会自动获取音频和视频的相关信息。音频和视频采集支持百兆以上音频和视频大文件上
传，而支持的音频格式有
*.avi，*.wmv， *.mp3，(单个文件最大不能超过500.0MB)，支持的视频格式有*.avi，*.wmv，*.rmvb，*.rm，
*.mpeg;
，*.mpg(单个文件最大不能超过：2000.0 MB)，系统可动态配置最大的上传限额和上传的文件类型。

声像的归档功能包括照片采集、音频采集和视频采集三个功能需求部分，而这三个功能需求基本上都是相似的。在进行声像资料归档
的时候，档案管理员希望系统能够自动生成档号，在著录时强制要求用户判定档案的划控级别、保管期限、分类等内容，并提供编研标识
标记功能，此功能与光盘刻录功能关联，系统支持日后通过档号对应原则批量上传，与条目信息挂接。
(2)
声像档案管理功能需求分析

声像资料归档之后，就需要放到一个模块里进行统一管理。档案管理员希望在该模块里能够实现修改、查看、打印、下载、取消归档
和光盘管理的功能，其中修改功能包括修改各案卷的相关信息，如案卷题名，照片的说明等相关属性，进馆后的档案，系统不提供调整案
卷号、顺序号、件号等档号构成项的修改，系统跟踪管理修改过的记录，方便有权限的用户进行管理。

档案管理员可以选择声像档案查看详细信息，支持连续查看。查看内容包括浏览图、缩略图，声像档案元数据信息，声像档案条目数
据信息等，查看的方式有以详细列表和浏览图两种呈现形式。对于重要的声像档案需要刻录光盘处理，而档案管理员希望有一个独立的模
块对需要刻路成光盘的声像资料进行管理。档案管理员希望在光盘管理里实现创建光盘、修改光盘信息、删除光盘、浏览光盘内容、添加
光盘内容、打印光盘目录等报表、光盘进馆移交、导出光盘等功能。
(3)
借阅利用功能需求分析

对于普通用户而言，他们希望能够在系统里进行资料借阅，根据自己的需要查看和下载声像档案资料。同时对于档案管理员而言，他
们需要对普通用户借阅的资料进行审核，防止涉密的声像资料被普通用户下载利用，普通用户可以在借阅利用模块里增加、删除、查看利
用登记资料，并且当资料返回审核时候能看见档案管理员的审核回复意见；而对于档案管理员而言，他们希望能够在审核信息的时候，看
到用户申请利用的声像资料以及其申请信息，同时能够填写审核意见。
(4)
系统账号管理功能需求分析

该系统的管理员首先希望能够在该系统里进行用户帐号管理。由于声像资料具有特殊的保密性，而该系统作为单位内部使用的声像档
案管理系统，对于用户帐号的登录和监管是十分重视的，因此用户如果连续登录系统错误，帐号就会被锁。在用户登录模块里，系统管理
员可以添加、删除和修改用户帐号，并且对被锁的用户帐号进行管理，同时还可以设置角色的功能权限和数据权限，以及对系统单位进行
管理，同时在用户帐号信息也包括所属单位和所属角色。

四、结束语

随着计算机技术的发展和声像档案管理的制度越趋完善，相信未来的声像档案管理系统的功能会越来越完善，其应用平台也越来越
广。因此，在未来单位里的声像档案系统需求会进一步升级，而研究升级的方向将会是如何能够在不同移动设备使用声像档案管理系统。