谈常用档案检索工具的编制方法

发表时间：2012-06-08T09:21:38.090Z 来源：《赤子》2012年第3期（下）供稿作者：张艳芳

[导读] 专题指南的结构一般包括序言、档案材料内容简介和辅助性工具。

张艳芳（哈尔滨市殡葬事务管理所，黑龙江哈尔滨 150000）

摘要：由于档案的内容和外形特点很多，人们利用档案的目的和要求各不相同，单靠一二种检索工具很难全面揭示出档案的内容和成分，也难以满足利用者的不同层次和不同角度的利用需要，所以在长期的档案检索实践中，便形成了不同种类、不同内容和形式的检索工具。关键词：常用；档案；检索工具；编制方法

档案检索工具是记录、报道、查找档案材料的手段，是开发档案信息资源的工具。由于档案的内容和外形特点很多，人们利用档案的目的和要求各不相同，单靠一二种检索工具很难全面揭示出档案的内容和成分，也难以满足利用者的不同层次和不同角度的利用需要，所以在长期的档案检索实践中，便形成了不同的检索工具。

1 卡片式档案检索工具

卡片式的检索工具主要有分类卡片目录、全宗文件卡片目录、专题卡片目录、主题卡片目录、人名卡片目录等。它们虽然在形式和管理方法等方面有共同特点，但在具体的对象范围、作用和编制方法方面又各有特点。

1.1分类卡片目录

分类卡片目录是按照档案内容性质的逻辑体系，依据档案馆（室）所采用的档案分类法组织而成的目录。分类卡片目录的优点是：系统性和集中性强，能为利用者提供系统、全面的档案材料；灵活性和适用性强，是档案人员从事各项业务工作不可缺少的工具。

1.2全宗文件卡片目录

全宗文件卡片目录是以全宗为对象，将全宗内所有需要长久保存的文件的内容和形式特征著录在卡片上，按照档案内容性质的逻辑体系组织而成的卡片目录。

全宗文件卡片是档案室重要的检索工具，其优点是：它问题集中，便于从专业和专题的角度提供档案信息，还可根据需要重新组合；它著录项目详细，存贮信息丰富，有较高的查全率和查准率。

1.3专题卡片目录

专题卡片目录是按照一定题目，把同一主题内容、属性的二次文献组合在一起，以卡片的形式系统揭示档案馆（室）某一专题档案内容和成分的一种卡片目录。

专题卡片目录不受全宗、年度的限制，扩大了信息的存贮范围；也符合按专题利用档案的特点，查找迅速，检准率较高。

1.4主题卡片目录

主题卡片目录是用规范化的词、词组揭示文件或案卷的主题内容，按主题词字顺排列组织而成的一种检索工具。主题卡片目录的主要优点是：具有专指性、集中性、直观性和灵活性的特点，便于特性检索。它的主要缺点是：按主题字顺排列，缺乏逻辑体系，系统性差，不便族性检索。

1.5人名卡片目录

人名卡片目录是将档案馆（室）所藏档案中涉及到的人名及其情况简要著录，按字顺集中排列而成的一种目录。

人名卡片目录项目的设置以简明实用为原则。常见的有简单和详细的两种。简单的只有人名和档号，实际上是人名索引。详细的有3部分内容：第一部分是人的自然情况，包括人名、曾用名、性别、出生年月、民族、籍贯、简历；第二部分是档案内容摘要，即用简洁、准确的文字揭示档案内容，这是最核心的著录项目；第三部分是指引部分，写明材料所在的档号，以便使用索取。

2 书本目录式档案检索工具

书本目录式检索工具，一般有案卷目录、案卷文件目录（又称全引目录）、分类目录、全宗文件目录、专题目录、主题目录、全宗目录、联合目录、文号目录。其中，分类目录、全宗文件目录、专题目录和主题目录是相应的卡片目录的转换形式，这里不再赘述。

2.1案卷文件目录

案卷文件目录的格式比较常见的有3种：第一种形式是先列出每一案卷的主要项目，如案卷号、案卷题名、起止日期、案卷内文件页数、保管期限、备注等，再在每一案卷下面详细列出卷内文件目录。第二种形式是仅指出每一个案卷的卷号和题名，下面列出该卷的卷内文件目录。第三种形式是分为两部分，第一部分为案卷目录表，第二部分为卷内文件目录表，在卷内文件目录的备注中注明该份文件所属的案卷号。

2.2文号目录

文号目录是按文号、作者、年度编排并指明出处的一种检索工具，是一种特殊形式的目录。机关日常工作中习惯以文号查档案。文号目录编制简便，检索效果好，主要适用于机关档案室和基层档案馆。

文号目录（索引）的编制方法是：先设计印制好《文号目录表》，再找出要编文号目录的案卷，按文件字号的顺序把文号、文件形成时间、文件题名、档号填在表内，装订成册即可。编制联合目录可以采用三种方式：一馆为主先编，其他馆校对补充；各馆分编，一馆为主汇总；各馆分编，组织专门班子汇总。

3 文章叙述式档案检索工具

文字叙述式档案检索工具主要有全宗指南、专题指南、档案馆指南。这类检索工具不记录档案文件的检索标识，不建立排检项目，而采用文章叙述的形式记录档案信息，因此借助它不能直接获得档案文件。从这个意义上来说，可将其视为间接性检索工具。它的主要功能是：全面概括地介绍档案的情况，客观评述档案价值，发挥宣传报道作用，向利用者提供一定的档案线索。

3.1专题指南

专题指南的结构一般包括序言、档案材料内容简介和辅助性工具。序言，概要说明选择该题目的理由、编制的目的和意义，指南的结构和使用方法，以及说明选材的标准、范围、可靠性、完整程度等，并对专题指南中最重要的材料及其意义作简明概述。

档案材料内容简介是专题指南的核心部分。简介按专题、时期等把档案内容分成若干题目或类别，构成指南的章节，以简练、准确的

档案整理及分类标准

For personal use only in study and research; not for mercial use 我们公司档案分为文书档案、基建工程档案、人事档案三种类型: 1 公司设立、变更得申请、审批、登记等方面得文件材料; 2 公司股东会、董事会、监事会形成得文件材料; 3 财务、会计及其管理方面得文件材料; 4 劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面得文件材料; 5 经营管理方面得文件材料; 6 仪器、设备方面得文件材料; 7 基本建设、工程设计、施工方面得文件材料; 8声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供得,以声像形式记录下来得各种资料。 9 本企业对外得正式发文与相关机构来往得批复。 10电子文件:指在数字设备及环境中生成,以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输得文件。 11其它具有利用与保存价值得文件材料。 (一)整理单位: 件:即归档文件得整理单位。一般以每份文为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文各为一件。对“件”与“为一件”得确定,原则上,整理单位应为“自然件”,即单份文件,一般以每人文件为一件。但根据实际情况,还有以下一些原则: 1、会议文件得确定:按内容(问题)分别确定为件。 2、会议记录:以会议种类各为一件,如党组会议记录、行政会议记录等等。 3、调查处理事项:一文一件 4、信息简报:每期为一件 5、请示与批复各为一件(四川省规定) 6、文件正本与不同稿本:正本与定稿为一件,但定稿过厚不易装订得,也可单独作为一件;重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿得,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。 7、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。 8、正文与与文件处理单:应与文件作为一件。 9、原件与复制件:复制件与原件作为一件。 10、转发文与被转发文:应作为一件。 11、报表、名册、图册等:按其本来得装订方式。一册(本)作为一件。 12、来文与复文:分别为一件。 (二)文件修整(略) 1、修裱破损文件 2、复制字迹模糊或易退变得文件 3、超大纸张折叠 4、去除易锈蚀得金属物 (三)文件装订装订顺序:

最具竞争力的十大人力资源管理软件厂商

最具竞争力的十大人力资源管理软件厂商包括： SAP公司的mySAP ERP HCM，仁科公司的PeopleSoft，甲骨文公司的Oracle HRMS，铂金公司的PowerHRP Suite，施特伟公司的HRplus，东软公司的东软慧鼎，明基逐鹿公司的Guru eHR，用友公司的e-HR，金蝶公司的HR系统，普利斯奇正公司的e-HR。（一）SAP公司的mySAP ERP HCM 厂商概况： SAP 是全球最大的企业管理软件供应商，成立于1972 年，总部位于德国沃尔多夫市，中国公司于1995年在北京成立。产品特点：在其博大精深的企业资源规划(ERP)解决方案中，SAP人力资源管理方案的正式名称是人力资本管理，即mySAP ERP Human

Capital Management (mySAP ERP HCM)。SAP对HCM概念不遗余力地推广，强调了SAP 已经把人力资源视为企业的战略资源来管理，以区别只提供传统人力资源功能的普通厂商。在具体功能上，mySAP ERP HCM 的优势体现在能够对个人和团队贡献进行管理、衡量和奖励，能够将员工的技能、行为和激励与业务目标看齐，在最佳时间将最佳人选分配给最利于公司增值的任务上。总的来说，就是量化了人力的作用，真正把人力作为一项资源来进行调配。 mySAP ERP HCM 还有一些比较突出的特点： 1．员工培训与发展：可以制定个人培训计划、职业规划、接任计划。 2．薪资计算：支持50多个国家的工资单和规章制度要求。 3．工作排程非常完善，得益于学习了制造业在这方面的需求和管理的严密性，和Oracle/Peoplesoft相比，SAP的这一特点尤其突出。 4．人事管理：员工自助服务使员工可以随时查询、维护个人信息。 5．Portal做得，不少方面还比以易用性著称的Peoplesoft的Enterprise Portal还好。 6．组织结构管理: 有图形化的工具画组织结构图，比较方便。

常用项目管理工具

常用项目管理工具—本人看到的文章，共享 ---来源：不详。随着IT行业的发展，IT行业内的项目拓展和投资比比皆是。为了提高项目管理水平，赢得市场竞争，特别是在加入WTO后在国内、国际市场上拥有与国际接轨的项目管理人才，越来越多的业界人士正通过不同的方式参加项目管理培训并力争获得世界上最权威的职业项目经理（PMP）资格认证。同时，大部分的IT行业项目管理人士正尝试使用项目管理软件对自己的项目进行辅助管理，为了方便大家的使用，现对项目管理作一简要介绍。目前市场上项目管理软件种类较多，具有代表性的为微软项目管理软件2000，但大多以美国项目管理协会（PMI）的项目管理理论为基础，在使用过程中要注意以下内容：一、项目管理软件特征 1．预算及成本控制大部分项目管理软件系统都可以用来获得项目中各项活动、资源的有关情况。人员的工资可以按小时、加班或一次性来计算，也可以具体明确到期支付日；对于原材料，可以确定一次性或持续成本；对各种材料，可以设立相应的会计和预算代码。另外，还可以利用用户自定义公式来运行成本函数。大部分软件程序都应用这一信息来帮助计算项目成本，在项目过程中跟踪费用。项目过程中，随时可以就单个资源、团队资源或整个项目的实际成本与预算成本进行对比分析，在计划和汇报工作中都要用到这一信息。大多数软件程序可以随时显示并打印出每项任务、每种资源（人员、机器等）或整个项目的费用情况。 2．日程表日程表程序主要用来对项目中各个单项资源或一组资源确定工作时间。可以用这些日程表计算出项目的进度计划。大部分系统软件都对基本工作时间设置一个默认值，比如星期一到星期五，早上8点到下午5点，中间有一小时的午餐时间。对于各个单项资源或一组资源，可以修改此日程表。例如：修改上、下班时间，按非工作时间输入公司假期，输入各种换班（白天、夜晚），包括节假日以及数量单位（小时、天、周）。汇报工作进程时要用到这些日程表，它通常可以根据每个单项资源按天、周或月打印出来，或者将整个项目的日程打印成一份全面的，可能有墙壁大的项目日程表。 3．电子邮件一些项目管理软件程序的共同特征是可以通过电子邮件发送项目信息。这一功能使得用户不必通过打印机或屏幕显示，直接从电子邮件中获得信息。通过电子邮件，项目团队成员可以了解重大变化，比如最新的项目计划或进度计划，可以掌握当前的项目工作情况，也可以发出各种业务表格。 4．图形对于有大量活动事项的项目工程，人工制出一份甘特图或网络图，或人工进行修改制图是一件极其乏味而又容易出错的工作。当前项目管理软件的一个最突出的特点是能在最新数据资料的基础上简便、迅速地制作各种图表，包括甘特图及网络图。有了基准计划后，任何修改就可以轻易地输入到系统中，图表自动会反映出这些改变。项目管理软件可以将甘特图中的任务连接起来，显示出工作流程。特别是用户可以仅用一个命令就在甘特图和网络图之间来回转换显示。另外，图形和表格通常有以下功能供用户使用： . 进行任务和关系的交互式操作处理。例如，通过图表连接任务，改变优先关系或通过扩展活动持续显示功能来改变活动持续时间。

档案实体分类编办法制度格式

附件三档案实体分类编号办法 1 总则为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和《邮电工业档案实体分类编号办法》,提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系,?便于科学管理和开发利用。 2 档案类别的设置档案的类别共设置十个大类, 即: 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。录音、录像、照片、计算机软盘( 磁盘 )和其它非纸质载体形式的档案, 其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系, 不单独设置类目, 视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识和管理。 3 分类标识方法企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目( 大类 )；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目( 属类 )。档案实体排架和编号要反映十个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术管理类（D）的案卷排架, 按大类一年度一属类进行排列, 不区分保管期限特征(?但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列 )，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时, 重新从“1”另行编号, 并用案卷目录号加以区别。档案编号( 档号 )由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成 (全宗号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识 )。档案编号( 档号 )标识举例示意:

档案检索工具

档案检索工具 The latest revision on November 22, 2020

档案检索工具一、档案检索工具的划分档案检索工具是以一定的形式揭示和介绍馆（室）藏，积累档案线索和查询档案材料的手段，进行档案管理和提供利用的工具。（1）按检索手段手工检索工具和机读检索工具。手工检索工具：以人工查检的各种目录、指南、索引等。有卡片式和书本式。机读检索工具：是借助计算机等手段形成和使用的检索工具，如机读目录、缩微目录等。（2）按功能查检性检索工具、介绍性检索工具和馆（室）藏性检索工具。查找性检索工具：为查找检索档案而编制的。有分类目录、专题目录、主题目录等。介绍性检索工具：亦称工具书。有全宗指南、档案馆指南等。馆（室）藏性检索工具：反映馆（室）藏档案分类整理、排列体系，为管理馆（室）藏档案而编制的检索工具。有全宗目录、案卷目录等。（3）按使用对象公务检索工具和开放检索工具。公务检索工具：为满足内部工作人员因档案管理和开展利用的需要而编制的各种目录和索引。有案卷目录、文件目录等。开放检索工具：为配合档案开放的需要而编制的检索工具。有开放档案目录、档案馆指南、全宗指南等。

二、常用档案检索工具（1）全宗目录又称全宗名册，是介绍档案馆（室）所藏全部全宗简明情况的一种检索工具。目录项目内容：全宗号、全宗名称、全宗内案卷数量、起止年度等。（2）案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个全宗或某一部分档案内容和成分的一种检索工具。目录项目内容：案卷号（分档案室编、档案馆编）、案卷题名、年度、页数、保管期限、备注。（3）卷内文件目录是把某一案卷卷内文件依整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个案卷内文件内容和成分的一种检索工具。目录项目内容：顺序号、文号、责任者、文件题名、文件日期、页号、备注。把案卷目录和卷内文件目录结合起来，称为全引目录。（4）归档文件目录是依据归档文件分类方案和室编件号顺序排列组织起来，揭示一个分类方案内文件内容和成分的一种检索工具。目录项目内容：件号、责任者、文号、文件题名、日期、页数、备注。（5）专题目录专题目录是集中、系统地揭示某一专题档案的内容和成分的检索工具。

十大管理分析工具(精选.)

如下简要陈述现代职业经理人必备的十大管理工具，与大家共享。一、PEST分析是指宏观环境的分析。 P是政治（Politics），E是经济（Economy），S是社会（Society），T 是技术（Technology）。在分析一个企业集团外部所处的背景的时候，通常是通过这四个因素来进行分析企业集团所面临的状况。 1. P政治法律环境政治环境主要包括政治制度与体制，政局，政府的态度等等；法律环境主要包括政府制定的法律、法规。 2. E经济环境构成经济环境的关键战略要素：GDP、利率水平、财政货币政策、通货膨胀、失业率水平、居民可支配收入水平、汇率、能源供给成本、市场机制、市场需求等。 3. S社会文化环境影响最大的是人口环境和文化背景。人口环境主要包括人口规模、年龄结构、人口分布、种族结构以及收入分布等因素。 4. T技术环境技术环境不仅包括发明，而且还包括与企业市场有关的新技术、新工艺、新材料的出现和发展趋势以及应用背景。二、4P分析法是营销管理中的专用工具分别是PRICE（价格）、PROMOTION（促销）、PLACE（渠道）、PRODUCTION（产品）三、5C是财务信用管理中的专用工具分别是：CHARACTER（信用品质）、CAPITAL（资本金）、CAPACITY （偿付能力）、CONDITIONS（经营状况）、COLLATERAL（抵押物）四、全面生产维修Total Productive Maintenance的缩略语是以提高设备综合效率为目标，以全系统的预防维修为过程，全体人员参与为基础的设备保养和维修管理体系。 TPM强调五大要素，即： ——TPM致力于设备综合效率最大化的目标； ——TPM在设备一生建立彻底的预防维修体制； ——TPM由各个部门共同推行； ——TPM涉及每个雇员，从最高管理者到现场工人； ——TPM通过动机管理，即自主的小组活动来推进。(PM) 其具体含义有下面4个方面： 1. 以追求生产系统效率（综合效率）的极限为目标； 2. 从意识改变到使用各种有效的手段，构筑能防止所有灾害、不良、浪费的体系，最终构成“零”灾害、“零”不良、“零”浪费的体系； 3. 从生产部门开始实施，逐渐发展到开发、管理等所有部门； 4.从最高领导到第一线作业者全员参与。

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求

邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是

一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。 3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。（4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国（财会字…1998?家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》

档案的整理方法

科技档案的整理方法一般讲，基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。一、分类。科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。 1、分类的要求。搞好科技档案的分类，应注意以下几点：（1）科技档案的分类要遵循同一规则。在一个单位内部或一个专业系统，同一种科技档案的分类标准应该一致。（2）科技档案分类要遵循效用规则。即科技档案分类要适应科技档案及其管理特点，追求分类的整体适用效果。也就是说，科技档案的分类，要符合档案形成专业和档案形成单位科技活动的性质和特点。（3）科技档案分类要遵循排它规则。即同一级类目必须互相排斥而不能重合。（4）要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。分类方案是进行科学分类的依据性文件，在编制科技档案分类方案时，要了解和掌握本单位科技档案的内容构成和形成特点，确定明确的分类标准和分类方法，设置科学、合理的类目体系，形成完整的科技档案分类方案。 2、分类的方法。基层档案部门对科技档案的分类，实际上是在分类方案的指导下进行的。科技档案的种类很多，因此可运用的分类标准或进行分类的方法也是较多的，大体上，科技档案实体分类基本是采用对象分类法和特征分类法两种方法。对象分类法就是以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法，其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。特征分类法就是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法，其典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。（1）工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。（2）型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。（3）课题分类法。适用于对科研档案的分类，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别。（4）专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。（5）地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。（6）时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。以上几种基本方法，在实际应用时，可根据具体情况，结合其中几种灵活运用。基本建设档案的分类，具体到不同单位和不同基建项目，其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。产品档案的分类，由于产品种类繁多，各种产品代号也不尽相同，因此在型号分类法的基础上，派生出许多具体分类方法，比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——纱号分类法。设备档案的分类，根据组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。二、案卷组织与排列案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件之间的联系是多方面的，因此组织案卷的方法也是多种多样的。一般情况下，组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。常用的案卷组织方法有以下几种：按结构组织案卷、按

十大常用工具软件集锦

实用为上！十大常用工具软件集锦随着电脑及互联网的普及，人们传统的工作方式、学习方式及思维方式逐渐发生变化，很多传统的信息查询方式都逐渐被电脑所取代，比如以前我们通常通过去书店买本词典来查询英语单词，而今我们只需安装一款免费的词典软件即可轻松查询单词甚至进行全文翻译，再比如现在很多人喜欢在网上淘宝，买到心仪的商品后很多人喜欢查询快递到达情况，我们再也无需要拿着快递单号去快递公司查询了直接在网上通过软件即可查询。为了生活的更加舒适和便捷，我们需要诸如此类的实用信息查询软件，随着这些软件大多是一些名不见经传的小软件，但是却是日常生活中实用性非常强的好工具，相信有了这些软件的帮助，我们的生活一定会更加舒适和便捷！ 1.淘友必备：快递查询软件推荐——快递精灵随着互联网的普及和人们消费观念的更新，网上购物已经被越来越多人所接受，网购成了时尚，成了不可阻挡的潮流，即使在全球金融风暴的阵阵寒流中，也依然可以看到“风景这边独好”。网购的不断发展，不仅仅给经营者和消费者带来实实在在的实惠，还带动了诸多行业的飞速发展，尤其是物流快递业，作为卖家与买家之间的纽带，快递业无疑遇到了行业发展的春天！很多网友在网购后盼货心情急切，因此对快递跟单查询产生大量需求，一般情况下用户可以进入快递公司的网站进行查询，但是由于快递公司比较多，四处查找快递公司的网址比较不便，因此小编这里为大家推荐一款可以直接查询快递跟单信息的小工具：快递精灵。

快递查询精灵资料：快递查询精灵软件预览：快递查询精灵可以帮助用户查询几乎所有快递公司的跟单信息，包括邮政快递、申通快递、圆通快递等淘宝网常见合作快递单位，如图所示，用户只需在程序界面左侧输入快递单号即可轻松跟踪到快递运输情况。注意：快递查询服务必须在联网状态下进行。

公司档案分类管理办法

公司档案分类管理办法 1总则 1.1制定依据本办法依据《工业企业档案分类试行规则》（国档发[1992]20号），结合各类别档案的管理办法，以公司全部档案实体为对象，依据主营业务和管理职能的特点，科学划分类别，优化管理流程，细化归档范围，建立有序完善的档案分类管理体系，便于科学管理与开发利用。 1.2分类管理原则分类原则：分类清晰、层次适度、体系稳定、具扩展性。管理原则：体系健全、流程完整、范围明确、期限准确。 1.3适用范围本办法适用于股份公司总部、事业部、子企业、驻外机构。 2分类规则 2.1全宗号设置 2.1.1全宗：是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。 2.1.2全宗号：是立档单位的唯一编号，通常由档案馆或上级档案机构给定，股份办公厅负责给定所属机构的全宗号。通常全宗号长期固定不变。 2.1.3全宗号结构：由4位数字标识，全宗号定至股份三级子企业。全宗号前两位为二级子企业顺序号，后两位为三级子企业顺序号。专业公司由托管工程局按照三级子企业顺序给定全宗号。驻外机构由海外事业部根据全宗号规则给定全宗号并报股份办公厅备案。各级非法人分支机构不单设全宗号，只给定机构代码号。所属子企业全宗号及分支机构代码号见附件1。 2.2类目设置 2.2.1一级类目共设9个，即企业管理类、工程项目类、科研开发类、房地产（基本建设）项目类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、产品生产类、其他类。一般情况应保持稳定，不得改变。

2.2.2二级类目根据一级类目所限定的基本范围和具体内容，采取不同的分类方法而确定。已经设定的二级类目一般不予变动，如需增设二级类目需报上级档案部门确认后方可修改。 2.2.3各单位可根据有关规定和实际情况自行设置三级类目，一般不宜超过三级类目。 2.2.4类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位，可只分到一级类目或二级类目，没有档案的类目可空号不用。 2.3分类方法 2.3.1企业管理类不设二级类目。 2.3.2工程项目类的二级类目按工程程序设置。 2.3.3科研开发类不统一设置二级类目，可按科研项目自行细分。 2.3.4房地产（基本建设）项目类二级类目按建设开发阶段设置。 2.3.5设备仪器类不统一设置二级类目，可按设备种类或单机自行细分。 2.3.6会计档案类二级类目按文件形式（名称）设置。 2.3.7人事档案类二级类目按在职人员、离退休人员、死亡人员、人档分离人员设置。 2.3.8产品生产类不统一设置二级类目，可按产品型号或生产项目自行细分。 2.3.9其他类二级类目细分为信用档案（印章纳入信用档案类）、声像档案、电子档案及企业根据需求设置的其它档案类别。 2.4标识、编号及排列方法 2.4.1标识符号：档案分类中的类目标识符号一律采用英文字母与阿拉伯数字标识。 2.4.2一级类目的类目号采用大写英文字母标识。企业管理类--------------------------A 工程项目类--------------------------E 科研开发类--------------------------F 房地产（基本建设）项目类------G 设备仪器类--------------------------H 会计档案类--------------------------I

2021年档案检索工具

档案检索工具欧阳光明（2021.03.07）一、档案检索工具的划分档案检索工具是以一定的形式揭示和介绍馆（室）藏，积累档案线索和查询档案材料的手段，进行档案管理和提供利用的工具。（1）按检索手段手工检索工具和机读检索工具。手工检索工具：以人工查检的各种目录、指南、索引等。有卡片式和书本式。机读检索工具：是借助计算机等手段形成和使用的检索工具，如机读目录、缩微目录等。（2）按功能查检性检索工具、介绍性检索工具和馆（室）藏性检索工具。查找性检索工具：为查找检索档案而编制的。有分类目录、专题目录、主题目录等。介绍性检索工具：亦称工具书。有全宗指南、档案馆指南等。馆（室）藏性检索工具：反映馆（室）藏档案分类整理、排列体系，为管理馆（室）藏档案而编制的检索工具。有全宗目录、案卷目录等。（3）按使用对象公务检索工具和开放检索工具。

公务检索工具：为满足内部工作人员因档案管理和开展利用的需要而编制的各种目录和索引。有案卷目录、文件目录等。开放检索工具：为配合档案开放的需要而编制的检索工具。有开放档案目录、档案馆指南、全宗指南等。二、常用档案检索工具（1）全宗目录又称全宗名册，是介绍档案馆（室）所藏全部全宗简明情况的一种检索工具。目录项目内容：全宗号、全宗名称、全宗内案卷数量、起止年度等。（2）案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个全宗或某一部分档案内容和成分的一种检索工具。目录项目内容：案卷号（分档案室编、档案馆编）、案卷题名、年度、页数、保管期限、备注。（3）卷内文件目录是把某一案卷卷内文件依整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个案卷内文件内容和成分的一种检索工具。目录项目内容：顺序号、文号、责任者、文件题名、文件日期、页号、备注。把案卷目录和卷内文件目录结合起来，称为全引目录。（4）归档文件目录

中国最流行的十大管理工具

中国最流行的十大管理工具看一下最流行的管理工具，能够帮助我们了解企业领导的战略要务 1客户关系管理（2005 年排名: 第 1）帮助公司了解客户并对其变化的需求作出迅速反应的 CRM，连续两年成为中国最流行的管理工具。我们调查的中国企业中，86% 都在使用这一工具，而全球水平为 83%，亚太地区其他国家的使用率为 87%。中国的管理者同样也给了 CRM 最高的满意度分数，尽管与其他国家相比，中国对它的满意度略低。 2（并列）客户细分（2005 年排名: 第 3）将一个市场分成由离散的客户群体组成的不同细分市场，每个细分市场中的客户有共同点和相似之处，以帮助公司为每个细分市场开发不同的产品服务和相应的营销计划。尽管中国企业在这一工具的使用率上有大幅度提高，但仍然低于亚太地区其他国家。同样，对其满意度，中国公司也低于亚太其他国家的公司。 2（并列）战略规划（2005 年排名: 第 7）牵涉到一个全面的流程，帮助公司决定业务目标以及如何分配有限的资源来实现目标。事实上，中国公司正更多地运用战略规划──一种更高层次、更为广泛的管理工具，这将帮助它们更好地利用供应链管理和精益运营这些解决具体问题的管理工具。尽管中国公司对战略规划的使用率有所提高，但是仍然低于世界其他国家。中国企业中，86% 在使用战略规划，而全球水平为 91%，亚太地区其他国家的使用率为 95%。 4业务流程再造（2005 年排名: 第 8）全面地重新设计核心业务的流程，以实现生产力、生产周期和质量方面的大幅度改进。2005 年，中国公司中这一工具的使用率为 35%，远远低于世界其他国家。而这次调查中，中国的使用率翻了一倍多，达到 78%，高于世界其他国家 65% 的平均水平。全球范围来看，大公司使用业务流程再造这一工具比小公司更为成功。 5核心能力（2005 年排名:第 5）帮助公司识别和投资那些能够创造独特客户价值的特殊技能与技术。开发公司核心能力的必要步骤之一是：将自己的业务能力与其他公司做比较，并在此基础上开发自己独特的业务能力。此外，企业还要为核心能力的培养设立组织性路标，并设定具体目标。 6（并列）供应链管理（2005 年排名: 第 6）中国是大量使用供应链管理的国家之一，而它在其他国家的使用率还排不上前十位。供应链管理要求供应商、制造商、分销商、经销商和客户同步使用一个体系，跨越组织界线来紧密地交换信息、商品和服务。全球来说，供应链管理的满意度从 2005 年的第 2 位下跌到第 11 位。 6（并列）全面质量管理（2005 年排名: 第 2）

最流行的十大管理工具精编版

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4业务流程再造（2005 年排名: 第 8）全面地重新设计核心业务的流程，以实现生产力、生产周期和质量方面的大幅度改进。2005 年，中国公司中这一工具的使用率为 35%，远远低于世界其他国家。而这次调查中，中国的使用率翻了一倍多，达到 78%，高于世界其他国家 65% 的平均水平。全球范围来看，大公司使用业务流程再造这一工具比小公司更为成功。 5核心能力（2005 年排名:第 5）帮助公司识别和投资那些能够创造独特客户价值的特殊技能与技术。开发公司核心能力的必要步骤之一是：将自己的业务能力与其他公司做比较，并在此基础上开发自己独特的业务能力。此外，企业还要为核心能力的培养设立组织性路标，并设定具体目标。 6（并列）供应链管理（2005 年排名: 第 6）中国是大量使用供应链管理的国家之一，而它在其他国家的使用率还排不上前十位。供应链管理要求供应商、制造商、分销商、经销商和客户同步使用一个体系，跨越组织界线来紧密地交换信息、商品和服务。全球来说，供应链管理的满意度从2005 年的第 2 位下跌到第 11 位。 6（并列）全面质量管理（2005 年排名: 第 2）尽管使用率排名从第 2 位下降到了第 6 位，但中国和亚太地区其他国家一样，都是全面质量管理的忠实用户。全面质量管理是一个系统改进质量的工具。70% 以上的中国公司依靠它来改进质量，而全球其他国家的这一比例为 60%。相对来说，中

档案分类整理制度

档案分类整理制度一、整理分类的定义及方法整理分类是建立物业类档案基础的重要工作，是由物业管理公司或下属管理处将收集的资料按四类常见档案的类型区分、归类整理，组成物业管理公司内部所需保存的档案。同时根据所售或租物业的特点，按一户一档的办法，为每幢物业的业主或租户建立相应的档案。每售出或租出一套物业，预立卷工作同步进行，总卷与一户一档的整理归类工作也要同步开展。二、收集归类，整理成卷这里所说的收集的档案资料，是物业管理公司需要总体掌握的资料，然后按部门、内存、年度顺序整理成为物业管理公司所需的若干大类总卷宗。 1.业户档案资料。（1）购房合同及身份证的复印件、入伙通知单、入伙手续书、业主公约、验房单等。（2）业主详细资料登记表。（3）家庭人员登记表。（4）业主房屋维修档案。（5）缴费情况一览等。 2.工程技术档案资料（含产权）。（1）规划图纸、项目批文、用地批文。（2）建筑许可证、投资许可证、开工许可证。（3）拆迁安置资料。

（4）竣工总平面图。（5）地质勘查报告、开（竣）工报告、图纸会审报告。（6）工程合同、工程预决算。（7）工程设计变更通知。（8）竣工图：单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等；工程及地下管网竣工图。（9）房屋、消防、燃气竣工验收证明书。（10）主要材料质量保证书，新材料、购配件的签订合同、证书。（11）水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料。（12）砂浆、混泥土块试压报告。（13）绿化工程竣工图。（14）各类房屋清单。（15）出售房屋的产权范围或成本核算清单。（16）公用设施设备及公共场地清单。（17）未完工房屋公用设施设备及公共场地的竣工日期。（18）产权方面的资料。（19）其他工程技术资料。 3.服务档案资料。服务档案，一般又可细分为业户服务档案、装修档案、维修档案、治安交通管理档案、设备设施管理档案、绿化清洁管理档案、社区文化档案等资料。（1）业户服务档案：业户意见调查、统计结果；业户接待记录；业户投诉及处理记录；回访记录等。

档案检索工具

档案检索工具集团档案编码：[YTTR-YTPT28-YTNTL98-UYTYNN08]

开放检索工具：为配合档案开放的需要而编制的检索工具。有开放档案目录、档案馆指南、全宗指南等。二、常用档案检索工具（1）全宗目录又称全宗名册，是介绍档案馆（室）所藏全部全宗简明情况的一种检索工具。目录项目内容：全宗号、全宗名称、全宗内案卷数量、起止年度等。（2）案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个全宗或某一部分档案内容和成分的一种检索工具。目录项目内容：案卷号（分档案室编、档案馆编）、案卷题名、年度、页数、保管期限、备注。（3）卷内文件目录是把某一案卷卷内文件依整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个案卷内文件内容和成分的一种检索工具。目录项目内容：顺序号、文号、责任者、文件题名、文件日期、页号、备注。把案卷目录和卷内文件目录结合起来，称为全引目录。（4）归档文件目录是依据归档文件分类方案和室编件号顺序排列组织起来，揭示一个分类方案内文件内容和成分的一种检索工具。目录项目内容：件号、责任者、文号、文件题名、日期、页数、备注。

档案整理的方法及分类

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）编写吴金林一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

十大管理工具

十大管理工具 Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT

管理者的常用管理工具标签：分类：管理者的常用管理工具序管理者其实和领导者并非完全一样。管理者的层次从某种角度略低于领导者。领导是一门艺术，那么管理更多依靠的是技术。领导者过多依靠的是长期经验和经历所形成的个人魅力，被领导者享受的是心理精神的升华；而管理者更多的时候依靠的是授权和专业性，被管理者得到的更多的是激励和知识经验学习。领导者关注的是企业方向、企业文化、价值责任等，他需要解答的问题多是企业是谁，为什么是这样，将来会怎样，价值判断标准是什么等等。而管理者更多关注的是选人用人、激励创新、发展战略、生产营销、财务核算等等，解答的问题多是赚钱了没有，如何赚更多的钱等等。在中国的企业中，唐骏可以算得上是一名出色的管理者，甚至在某些角度已经上升到领导者的水平。有一次，一个西南区的经理要辞职跳槽。当时唐骏正在澳洲参加一个非常重要的会议。闻听此消息，唐骏打了一个电话问“你想好了吗” “我想好了”。于是唐骏，马上请假，坐飞机辗转到昆明，而后又做几个小时的汽车找到这位经理。但是让人意料之外的是，唐骏和这位经理仅仅是聊了半个小时的当地天气等话题，然后又急急忙忙飞回澳洲继续参加会议。第二天，很多行业杂志，纷纷发表文章，说唐骏不远万里，放下重要会议，挽留某某经理。事后，人们问唐骏，您当时作为CEO，为什么还要对一个小小的区域经理做如此努力，而又听说你跟他没有说过一句挽留的话，只是见面谈谈家常，这又是为什么。唐骏解释说，这样做，主要是给这位经理留足面子，也让挖他的公司觉得挖到了难得的人才。我们不难理解，在区域经理提出辞职的时候，如果挽留住他，万一挖他的那边真的是一个更好的发展机会，岂不埋没的下属；如果不挽留，那边万一是一个陷阱，岂不是把他推入人生发展的深渊。既然已经明确想好了。那么艺术性的处理，让挖人者和被挖者留足面子，同时也给自己留足面子，获得被挖者及业内人士的尊重景仰。这不愧是“一箭三雕”的做法。这种高明的做法，多赢的结局，已经显示了唐骏不但是一个出色的管理者，也是一位成功的领导者。这就是管理者与领导者完美的结合与体现。从现在开始，我们将一一总结过去，总结自己或者身边人的管理经验，化作点点碎碎的文字，与大家共享，并希望大家能够多多指教，让我们共同成长。管理者的常用管理工具之一会议管理对任何一个组织，任何一个层面的管理者来说，会议都是最重要的管理工具之一。您经常开会吗您的会议组织效率高吗让我们一起来探讨，如何开好会。 1、会前要准备材料。准备好材料，主要是议题、方案、参与者、时间、地点的通知。这个通知不是简单的会议通知，还要有会议的讨论内容，多套的备选方案以及各个方案的优略点，主持人倾向选择的方案等等。真正的会议时间，不是讨论“可行与不可行”的问题，而是讨论“选A方案”还是“选择B方案”的表决。会议时间大部分用来表决，就要把内容印发材料，在会前通知下去。 2、会中主要用来表决。

谈常用档案检索工具的编制方法

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