浅谈办公室工作的创新服务理念

浅谈办公室工作的创新服务理念

作者：张芙蓉

来源：《新西部下半月》2011年第05期

【摘要】文章强调了办公室工作要发挥参谋助手、综合协调、督查落实、后勤保障四个作用；指出办公人员必须具备的功底：要发扬忘我工作、实事求是、一丝不苟、雷厉风行的作风；着力塑造“笔杆子”、“活电脑”、“老黄牛”、“勤务员” “四种”形象；创新服务，提高效率—促使办公室工作向“五化”转变: 管理要科学化，协调要规范化，服务要优质化，信息要超前化，运行要高效化。

【关键词】形象；素质；创新；服务

办公室是一个部门办文、办公、办事、办会的综合工作机构。任务千头万绪，工作千辛万苦，但没有一桩属于小事，没有一件可以疏忽，任何微小的疏漏，都可酿造成大的失误，稍有不慎或不当都会影响整体甚至全局工作。要想做好，就必须从小事抓起，从基础做起，认真做好党务、事务、会务这三篇文章，充分发挥参谋助手、综合协调、督查落实、后勤保障四个作用，确保政令畅通、高效运转。

按照这一思路，办公室工作应在内强素质、外塑形象上下功夫，在统筹兼顾、会弹钢琴上做文章，在创新服务、提升效率上求实效，坚持“办公室里无小事”的工作理念，形成大事小事认真办、当日事情当日办、能办事情马上办、一切事情依法办“四办”的工作格局，以新亮点、新变化影响和感染其他部门的工作，带动和促使企业整体工作质量和水平的提高。

一、内强素质，外塑形象—办公人员必须具备的功底

1、着力锤炼“四种”作风

一要发扬忘我工作的作风；二要发扬实事求是的作风；三要发扬一丝不苟的作风；四要发扬雷厉风行的作风。

2、着力塑造“四种”形象

一要树“笔杆子”形象。办公室是出材料、出思路的地方，人人都要力争成为“笔杆子”。二要树“活电脑”形象。三要树“老黄牛”形象。一定要做到敬业、实干、诚信、奉献。四要树“勤务员”形象。无论是想问题、办事情，还是出主意、搞协调，都要自觉做到脑勤、腿勤、口勤、手勤。

二、统筹兼顾，善弹钢琴—实践中要正确处理“四个”关系

一要处理好大事和小事的关系。办公室管了许多事，有大事、也有小事。怎样处理好大事和小事的关系？基本的出发点是小事不能不管，大事不能不抓，应把任何事都当大事来做；二要处理好主动和被动的关系；三要处理好政务和事务的关系。办公室的工作从大的方面分就是两大块，一是政务，一是事务。而我们普遍感到，办公室事务性的工作太多，两眼一睁，忙到熄灯，回头一想又不知忙了些什么。四要处理好工作与学习的关系。办公室的工作真可谓“入不敷出”。怎么办？最好的办法是在工作中学习，在实践中学习。一是要认识到学习如逆水行舟，不学则退，会无所作为。二是要善于抓住各种机会，向领导学习，向同事学习。三是要利用各种文件、资料、信息，勤于思索，勤于积累，学以致用，为用而学，不断充“电”，才不致落后。

三、创新服务，提高效率—促使办公室工作向“五化”转变

如何进一步做好企业办公室工作？必须在强管理、抓协调、重服务、促高效上下功夫，只有这样，才能使办公室工作提高到一个新的水平，更好地适应统计事业发展的需要。

1、管理科学化

管理出效率、出成绩。近年来，办公室坚持了周一例会、工作请示、信息报送督查、工作月报、事务值班和目标管理考评6项制度，在作用发挥上尽职尽责，积极主动，在事务管理上严格程序，力求规范，在任务落实上督办到位，扎实有效。

一要强化职责。明确分工、量化考核、靠实责任。把“办公室里无小事”的工作理念印在脑海，牢记每一件事都牵涉大局，关乎企业整体利益，必须时刻注意。二要抓主保重。办公室工作的运转形态大致有两类：一是确定性的，二是非确定性的。三要力求规范。提高办公室工作效率和服务质量，必须把加强制度建设、强化内部管理、大力推进办公自动化放在突出位置，将各项工作纳入规范化轨道。

2、协调规范化

协调是纽带、是桥梁。在具体工作中，我们始终坚持“两不”、“两多”、“两少”、“五不让”。“两不”，即“鞍前”不越位，“马后”不掉队；“两多”，即事先多商请，事后多沟通；“两少”，即少摆架子，少添乱子；“五不让”，即不让领导安排的工作在办公室里延误，不让办理的文件、事务在办公室里积压，不让各种差错在办公室里发生，不让衔接的事项在办公室里断档，不让企业形象在办公室里受损。

3、服务优质化

优质服务的关键是创新。要根据新形势、新任务的需要，突出抓好服务方式的创新，强化“三种意识”，实现“三个转变”。一要强化超前服务的意识；二要强化服务全局的意识；三要强化优质服务的意识。

4、信息要超前化

信息是领导掌握全局、决策工作的第一手资料。一在信息内容上应突出“三点”：捕捉亮点、关注热点、剖析难点。二在信息质量上应把握“三性”：真实性、时效性、超前性。三在信息拓展上应抓好“三新”：发展、变化中抓新，在观察、思考中出新，在比较、对照中求新。

5、运行高效化

高效是衡量办公室工作质量和水平的重要标志。如何使办公室工作高效运转、规范运作？一在表率上，要当好领航员，不作观察员。二在服务上，要当好勤务员，不作巡视员。三在协调上，要当好联络员，不作指导员。四在参谋上，要当好情报员，不作参谋长。准确、及时收集、汇总各方面情况及信息，汇集归类梳理，视领导需要适时提供使用，做好会议记录、工作日志、电话记录等。办公室的工作千头万绪，只有理清思路，团结协作，才能发挥办公室的桥梁和纽带作用，以上是实践中的工作经验总结，仍需继续探索，开拓创新，不断提高办公室工作的管理水平。

【参考文献】

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［5］李喜童.创新中国特色的公共行政管理案例教学模式与方法［A］.“公共行政管理方法论创新”研讨会论文集［C］.2004．