会议接待培训

会议接待服务培训

会议接待服务是指企业在接待会务时的作业程序和礼仪规范。

1.会议服务的筹备

1)详细了解会议的性质、会议内容、规格档次、举办的具体时间、人数、场地大小、用餐标准、有无其他安排等。

2)根据提供的资料,制定详细的接待方案，下发会议通知，明确会议整体流程安排。

2.会议服务的准备

(1)会场布置

1)会场环境布置。会场应给人庄重、协调、整洁、舒适的感觉,环境整洁,灯光亮度适中。应适当摆放室内植物,控制适宜的室温和气味,选择桌面插花。根据会议内容,还应通过一定的物品和手段,渲染与之相配的气氛。

2)会议室安排。根据参加会议的人数确定会议室，并安排好现场桌椅摆放。

(2)会议用品准备

1)茶杯。须经过消毒,消毒时间不少于20 分钟;茶杯、杯盖无黄斑、无缺口;茶杯无水迹且光亮。

2)玻璃杯。不得有破损和缺口,杯子清洁、光亮、透明,无指印,并列放在杯垫上。

3)矿泉水。矿泉水瓶无灰尘,密封完好,瓶内无沉淀物,并在保质期内。

4)小毛巾。无斑点和异味,须经过消毒,消毒时间在20分钟左右。重要会议一律用新的小毛巾。冬季毛巾必须保暖。

5)毛巾竹篓。不得有破损,每次使用结束后,须用热水浸泡,晒干后保存,以备再次使用。

6)热水瓶。表面清洁光亮,无水迹,水温控制在90度以上。

7)文具。笔,油墨饱满,书写通畅;纸本,干净整洁。

(3)设备设施准备

1)接通计算机与屏幕的数据传输线。

2)调整投影设备,亮度、大小适当。

3)调试话筒效果。

4)安排摄影、摄像位置。

5)调节空调调温器,冬季室内温度控制在18 度左右,夏季室内温度控制在22度左右,并在会前30分钟左右喷洒适量空气清新剂,保持室内空气清新。

3.会议服务程序

(1)会议迎宾服务

1)会议开始前20分钟,迎宾员应在会议室门口立岗迎候参加会议的客人到达。

2)迎接来宾入座时,要面带微笑,用语礼貌,举止大方,手、语并用。

3)水果准备，

4)冬季,对进入会场的来宾脱下的衣帽,服务人员及时伸手去接,并挂至衣帽架上。

5)提供茶水服务的顺序是先主宾后主人,然后按顺时针方向提供服务。在客人较多的情况下,1人或多人同时服务时,分正反2个方向,但不可将主人放在最后。

6)添加茶水时,倒至七分满,并注意客人的动态,以免发生碰撞。服务过程中,须忙而不乱,快而稳地将茶水送到客人面前。摆放茶杯时,声音要轻,茶杯须放在宾客的右手位置,同时杯柄朝后45度,并说:"请用茶"。用矿泉水,必须先开瓶盖,再掀杯盖,倒入矿泉水时,矿泉水瓶不得与杯口接触,倒至八分满即可。

(2)会场服务

1)会议开始后,在会议室门口挂上"请勿打扰"牌子。

2)会议开始后,会议服务人员应站立在会场周围,观察所负责区域宾客是否需要服务。

3)服务人员一般不得随意出入会议室,确有紧急事项,服务人员可用纸条传递信息。

4)送茶水等物品时,应对客人说:"请用茶。"每隔20分钟加茶水。

5)会议结束时,服务人员应立即开启会议室大门,并在门口立岗送客,面带微笑道别。

6)将衣帽架上的衣、帽送还来宾,注意不可出错。检查会议室是否有来宾遗忘的物品,如

有发现应立即交还相关领导处理。

(3)会议结束

1)检查会议室内是否有电器设备损坏,发现损坏及时通知设备部进行修复。

2)清理会议桌上的资料、茶杯、毛巾、矿泉水等物品,并进行清洗。

3)摆放桌椅,恢复原样,进行保洁清扫。

4)关闭所有的照明灯具,空调调节器可微略下降,以备下次会议使用。

5)关闭会议室。

(4)会场服务的注意事项

1)绝不能因为服务站立时间过长,而倚靠会场墙壁或柱子。

2)在会场服务时应尽量不干扰讨论中的客人或正在发言的客人。

3)会场服务过程,语言、动作要轻,避免影响发言者。

4)遵守会场规定,不得随意翻阅会议文件或打听会议内容。对于所听到的会议内容应保密。

会议接待礼仪

第一条:待人接物需注意衣着、容貌、仪表、言谈、礼节。具体要求是:

1.站姿：挺胸收腹，头微向下，两臂自然伸曲

2.坐姿：坐姿应尽量端正，双腿平行放好，目视前方

3.握手时要大方热情，不卑不亢。如果对方是女士或职级高的人，一般应等对方先伸手再握手.

4.出入房间的礼仪：进入房间，要先轻轻敲门，听到应答再进。进入房间后，如对方正在讲话，要静候稍等，不要中途插话，如有急事要打断说话应说对不起，打断您们的谈话。

5.递交文件要把正面、文字正向着对方的方向递上去，递送刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己。

6.说话时要语句清楚，语言文明，音量适度。与用户交谈应使用文明规范语言、礼貌称

呼，态度亲切、诚恳热情，推广使用普通话。

第二条：约定时间接待客人，要严格守时，如遇紧急情况难以准时，应事先通知对方。

第三条:客人进门要起立迎接，安排就座，重要客人来访，应到门口迎接。

第四条:介绍和被介绍的方式

1.直接见面，应先介绍己方的人，再介绍对方的人。

2.在介绍顺序上，应先介绍领导和年长者，先把职级低者介绍给职级高者。

3.把一个人介绍给很多人时，应先介绍职级最高的。

4.男女间的介绍，应先把男性介绍给女性

第五条:名片的呈递和保管

1.呈递名片时要用双手将名片递上，名片应先递给长辈或上级。把名片递出时，应把文字向着对方，一边递交一边清楚说出自己的姓名。

2.接受对方的名片时，应双手去接，拿到手后，要马上看，正确记住对方姓名后，将名片收起。

第六条:有客户来访，马上起身接待接待客人时应主动、热情、大方；客人到办会议室就座后，应主动倒水招待。

第七条：同客人交谈时，应正视对方注意倾听。谈话间如遇有急事，需要马上处理，应礼貌地示意客人稍候，并表示歉意。

第八条：送客。告别时，应起立道别并送到门口或楼梯口，重要的客人应送到大门口或汽车旁。

商务接待四大禁区

商务接待，往往直接影响到企业和商务伙伴的关系。所以，以下四个待客的“雷区”，千万碰不得：

一是不要劝茶

我们的传统文化中，有“端茶送客”、“茶三送客”的说法。特别是接待老者、海外华人、

港澳台同胞，更要注意。当然，如果是用饮料招待，就不涉及这个问题了。

二是要避免消极的身体语言

培根说过：“行为举止是心灵的外衣”，在别人看来，你的一言一行，都是当时心理的真实反映。所以，一些消极的身体语言，也必然给人消极的联想。这些消极的身体语言在接待中要坚决避免：看手表、打哈欠、坐姿不规范，以及斜视、翻眼、过频地眨眼等。

三是不要随便让人代劳

如果你是接待人员或是来拜访你的，你就必须责无旁贷、善始善终地做好接待工作。尽量不要中途甩下来访者或让他们过久地坐冷板凳。不然，会给人不被重视、受冷落的感觉。而且，如果临时换成其他人来接待，也很容易造成交接上的差错，以致造成整体接待上的缺憾。

四是不要以自我中心

既然接待工作是为企业之间的商务往来服务的，所以，接待中的一切服务工作，都要为来访者着想和服务。具体有：不要在来访者和其他人面前说方言俚语；如果有抽烟的习惯，还必须不要当着对方的面吞云吐雾，以免对方受到“熏陶”。

商务接待六大注意事项

1、接待客人：提前做好接待准备，提前十分钟在约定地点等候，客人来到时应主动迎上，初次见面的还应主动作自我介绍，并引领客人至接待处，安置好客人后，奉上茶水或饮料。

2、乘电梯：陪同客人乘电梯时，如电梯内没有其他人，应在客人之前进入电梯，按住“开”的按钮，再请客人进入电梯。到楼层时，应按住“开”的按钮，请客人先出。如电梯内有人，则无论上下都应客人、上司优先。

电梯内不可大声喧哗或嬉笑吵闹；先上电梯的人应靠后站，以免妨碍他人乘电梯；电梯内已有很多人时，后进的人应面向电梯门站立。

3、引路：在为客人引导时，应走在客人左前方二、三步前，让客人走在路中央，并适当地做些介绍；在楼梯间引路时，让客人走在右侧，引路人走在左侧，拐弯或有楼梯台阶的地

方应使用手势，提醒客人“这边请”或“注意楼梯”。

4、开门：向外开门时，先敲门，打开门后把住门把手，站在门旁，对客人说“请进”并施礼，进入房间后，用右手将门轻轻关上，请客人入坐；向内开门时，敲门后，自己先进入房内，侧身，把住门把手，对客人说“请进”并施礼，轻轻关上门后，请客人入坐。

5、奉茶：客人就座后应快速上茶，上茶时应注意不要使用有缺口或裂缝的茶杯（碗）。茶水的温度应在七十度左右，不能太烫或太凉，应浓淡适中，沏入茶杯（碗）七分满。来客较多时，应从身分高的客人开始沏茶，如不明身分，则应从上席者开始。在客人未上完茶时，不要先给自己人上茶。

6、送客：送客时应主动为客人开门，待客人走出后，再紧随其后。可在适当的地点与客人握别，如电梯（楼梯）口，大门口，停车场或公共交通停车点等。若是远道而来的贵宾，可送至车站、机场、轮船码头，并目送客人走进大厅，才能离开。