秘书的角色定位与岗位职责
秘书职业形象的分析、定位与塑造
秘书职业形象的分析、定位与塑造摘要：秘书工作人员既是领导与部门员工之间沟通的桥梁与纽带，又是一个组织向外展示的“门面”和“窗口”。
良好的秘书职业形象塑造与表现不仅有利于树立领导形象、展现组织形象,对秘书从业者个人职业生涯发展也至关重要，甚至还能够带动和影响社会风气的好转。
关键词：秘书职业；形象；分析；定位；塑造从心理学角度看，形象是我们对于外部刺激的心理映射，它是我们对于事物外在特征和内在属性的感知和理解。
秘书职业形象指的是人们对秘书工作者所有行为和表现的总体印象和评价，在本质上是一种秘书角色形象。
秘书职责的多样性决定了秘书角色的多样性。
要熟悉秘书角色形象就需要我们了解秘书的角色定位和责任担当。
一、秘书角色的定位及职责作为组织中的重要一员，秘书肩负着助手、“笔杆子”以及公关等角色，承担着协助管理者完成工作任务、组织协调工作流程、保密工作信息等职责。
秘书的基本角色是辅助角色。
秘书是组织或领导的助手，在组织中起到承上启下，沟通左右，衔接内外，履行各方，起着不可或缺的纽带作用；秘书承担着组织内部“笔杆子”角色，写作能力也往往被视为秘书的核心看家本领。
这就要求秘书从业人员要有较扎实的文字功底，熟悉谋篇布局、语法修辞等各种要领，善于以文辅政，领会领导意图，为领导出谋献策；秘书还在组织中扮演着重要的公共关系职业者角色。
秘书形象不仅反映其个人，甚至还代表领导的形象和整个组织的形象。
秘书应当具有角色转换意识，要善于从实际需要出发，自觉转换好角色，更好地发挥角色职能，胜任秘书工作。
在工作中还应该努力为本组织广结良缘，以形成有利于组织发展的广泛社会关系的网络和环境。
秘书的角色定位决定了秘书工作的主要职责。
在组织中，秘书的主要责任包括协助管理者进行日常事务管理，如会议组织安排、文件整理归档、行程安排等；保持工作信息的机密性和安全性；协调各部门之间的沟通和协作；解决日常工作中的问题和困难等。
秘书从业者人员要有良好的责任心和细致的工作态度，能够承担起各项工作任务，也要具备良好的沟通能力、组织能力和协调能力，从而可以高效地处理各类工作事务。
秘书的定位
秘书的定位一、秘书工作概述秘书是指为主管领导层及其机构队伍提供秘书服务的具有行政辅助、文件管理、协调沟通、安排会议等职责的专业人员。
秘书作为企业或组织的重要管理助手，需要具备高度的职业素养、专业知识与技能。
秘书本职工作包括以下几个方面：1. 行政助理工作：为主管领导处理日常行政事务，如接待来访客人，协助领导完成邮务、文件复印、传真等日常管理工作。
2. 文件管理工作：按照文件的规定，进行文件的分类、编制、审核、传阅、存档、销毁等工作。
确保文件的保密性和可查性，提高工作效率。
3. 协调沟通工作：为主管领导与不同部门之间的沟通和协调工作，建立良好的内外部沟通机制，使企业管理工作更加顺畅。
4. 会议安排及秘书工作：为主管领导进行会议准备和安排工作，包括会议议程制定、通知发出、资料准备、记录会议过程及会后跟进等工作。
二、秘书的定位秘书作为企业或组织的重要管理助手，需要具备一定的素质和能力。
秘书的定位首先是服务于领导，帮助领导高效地工作，促进领导层与员工之间的沟通和协调，使企业目标更早地实现。
其次，秘书需要具备很强的协调沟通能力。
在日常工作中，秘书需要与各部门、企业客户等人员进行沟通和协调，使企业的各项工作更加顺畅。
秘书还需要很好的沟通能力，与领导保持良好的关系，在领导与员工之间起到很好的桥梁作用。
最后，秘书应该具备高度的职业素养和专业技能。
随着企业管理的越来越复杂，作为企业管理助手的秘书担负着越来越重要的任务，需要具备全面、灵活、敏捷、熟练处理某些事务的实际操作技能。
三、秘书的职业素养1. 机智聪慧：秘书需要具备敏锐的观察力和判断力，能够处理复杂的问题并及时作出准确的决策。
2. 勤奋努力：秘书的工作需要非常勤奋和专注，以促进领导的工作顺利地进行，从而使企业的方向达到预期目标，需要非常投入和尽力。
3. 具有服务意识：作为领导服务的执行者，秘书要具有良好的服务意识与服务意识，以提供最好的支持和服务管理层。
4. 保持机密：秘书应该具有高度的责任感和保密意识，对机构领导任职和核心机密要始终保守和保密。
秘书职能和职责样本（三篇）
秘书职能和职责样本秘书是组织中非常重要的一员，承担着多项职能和职责。
本文将就秘书的职能和职责进行详细的描述。
一、行政支持秘书在组织中承担着重要的行政支持职责。
他们负责安排日程，协调会议，协助领导完成各类行政工作。
秘书需要具备良好的时间管理能力，能够有效地安排和协调领导的日常工作，确保会议和行程的正常进行。
秘书还需具备优秀的组织能力和沟通能力，能够与各级领导、同事及外部人员进行有效沟通，并提供必要的支持和协助。
二、文件管理秘书负责对组织的文件进行管理和存档。
他们需要将文件进行分类整理，并设立相应的档案系统。
秘书还需要制定和执行文件保密措施，确保组织的文件安全可靠。
此外，秘书还需要负责编写和审核文件，确保文件的准确性和规范性。
三、信息管理秘书是组织内部和外部信息的重要渠道和中转站。
他们负责收集、整理和传递信息，确保信息的传递准确和及时。
秘书需要熟悉使用各类办公软件，能够高效地处理和管理电子邮件、文件和数据库等信息资源。
秘书还需要具备敏锐的观察和判断力，能够快速识别和汇总重要信息，并及时通报相关人员。
四、协调与沟通秘书在组织中扮演着协调和沟通的角色。
他们需要与各级领导及员工进行密切配合，协调各部门之间的工作进程和事务。
秘书还需要协调外部资源，与供应商、客户等进行沟通和协商。
在协调过程中，秘书需要处理各种突发事件和矛盾冲突，保持冷静和客观的态度，寻求问题的解决方案。
五、保密工作秘书在工作中需要处理大量的机密信息和敏感事务。
他们需要严格遵守保密制度，确保组织的机密信息不被泄露和滥用。
秘书要保证档案、文件等机密资料的安全和可控，同时协助领导履行对保密工作的监督和指导。
六、协助决策秘书在组织中的工作也涉及到协助领导进行决策。
秘书需要提供各种信息和数据分析，帮助领导制定明智、科学的决策。
秘书在决策过程中需要做好材料准备工作，确保领导具备充分的信息和对相关事宜有充分的了解。
七、人员管理秘书在组织中还需要对人事事务进行管理。
秘书学在电子商务与互联网公司管理中的支持与贡献
秘书学在电子商务与互联网公司管理中的支持与贡献随着电子商务和互联网的迅速发展，秘书学作为一个重要的管理学科，也在这个新兴领域发挥着重要的作用。
本文将探讨秘书学在电子商务与互联网公司管理中的支持与贡献，重点分析秘书的角色定位、工作职责，并提出一些建议以进一步提升秘书在这一领域的价值。
一、秘书的角色定位与工作职责1. 信息管理与处理在电子商务与互联网公司中，秘书承担着重要的信息管理职责。
作为公司内部与外部各种信息的传递者和协调者，秘书需要高效地处理和管理大量的信息。
秘书利用信息管理软件和工具，收集、整理并及时传递与公司运营相关的重要信息，确保信息的准确性和有效性。
2. 日常办公支持秘书在日常办公中提供重要的支持与协助。
他们负责管理办公文件、组织会议和行程安排、处理邮件和电话等日常事务，确保公司的正常运转。
此外，秘书还可以通过合理安排时间表和资源，提高公司内部沟通的效率与协作的效果。
3. 组织与协调能力电子商务与互联网公司通常涉及多个团队和项目的协同工作。
秘书的组织与协调能力对于公司的高效运营非常重要。
秘书需要合理安排各个部门的工作计划、负责员工培训与安排并确保项目按计划进行。
4. 人力资源与招聘秘书在电子商务与互联网公司中还负责人力资源管理与招聘工作。
他们可以参与编制招聘计划、筛选简历、组织面试和选拔合适的人才。
秘书的人力资源管理能力可以帮助公司更好地招聘和保留人才，提高员工的满意度和整体绩效。
二、秘书在电子商务与互联网公司中的具体贡献1. 提高工作效率和生产力秘书的信息管理与处理能力可以帮助公司提高工作效率和生产力。
通过及时、准确地收集和传递信息，秘书可以帮助管理层做出重要决策，并优化日常工作流程，提高员工的工作效率和整体生产力。
2. 加强团队沟通与协作电子商务与互联网公司通常有着复杂的组织结构和团队合作。
秘书的组织与协调能力可以帮助不同部门的员工更好地进行沟通与协作，提高团队之间的配合度和工作效率。
秘书工作职责与能力要求
秘书工作职责与能力要求2023年，秘书职业依然是一个不可或缺的重要职业，他们在公司和组织中的角色仍然是至关重要的。
虽然秘书角色在过去几十年中已经发生了改变，但是他们依然需要具备一定的职责和能力，以便在各种场合和环境中发挥作用。
一、秘书职责1.组织安排秘书是一个组织的核心，他们帮助管理人员安排会议、行程和日常工作。
组织和安排手段的有效性是秘书的工作成效关键，因此了解和应用工作计划、时间管理、协调和分配任务等技能至关重要。
2.通讯协调秘书在公司内部和外部之间充当通信联络桥梁。
因此，他们需要具备出色的沟通和交流技能。
他们需要向管理层、同事和客户提供有效的书面和口头信息，并确保所有人都准确理解。
3.文件记录和管理秘书必须确保所有公司的文件、记录、记录和报告都得到了保存和管理。
他们需要具备有效文件保存和记录保管技能，并且能够快速定位和提取公司信息。
4.安全与机密秘书必须保护公司机密和重要信息的安全性。
秘书必须遵循公司安全规定和机密保护协议，并保持机密文件的安全和可靠性。
5.财务管理秘书可能会负责管理公司的财务和账单，根据公司规定处理付款和账单。
这需要数值和财务技能，以及一个准确和可靠的工作状态。
二、秘书技能1.语言和沟通秘书的语言和沟通技能必须是顶尖的。
他们必须有能力写传真、文件、备忘录、会议纪要和格式良好的电子邮件等文书，并能够组织会议、预订场地、参与电话会议等。
2.组织和时间管理秘书必须具备组织能力和优秀的时间管理。
他们需要处理各种各样的工作，从时间表和会议到路线和订票。
他们需要快速高效地完成任务，并且能够组织自己的工作和优先级。
3.信息技术秘书必须掌握常用的Word、Excel、PowerPoint等办公软件，以及电子邮件、团队协作工具和在线日历等。
此外，必须能够快速学习和适应最新的技术。
4.对公司的理解及行业趋势秘书需要了解公司的运营方式和目标，并具备相应的行业知识。
他们需要了解公司结构和运作，以便更好地管理业务流程和参与决策。
试论现代高校办公室秘书的角色定位及实践策略
试论现代高校办公室秘书的角色定位及实践策略
现代高校办公室秘书的角色定位是协助高校领导履行管理职责，提供高效的行政支持和服务。
秘书需要与各部门协作，管理和整合信息，协助决策和执行工作。
下面是一些实践策略：
1. 提供行政支持：秘书应该熟悉高校的各项政策和规章制度，及时向领导和部门传达各类文件和通知，负责会议组织和会议记录等行政工作，保证工作的高效进行。
2. 信息管理和整合：秘书要掌握各类信息，包括校务文件、工作报告、会议纪要等。
要善于整理和归档这些信息，以便高校领导和部门成员能够随时查询和利用。
3. 协助决策和执行：秘书需要与高校领导密切沟通，了解高校发展的重点和需求，为决策提供信息支持和建议。
在决策确定后，秘书应协助领导和部门进行工作计划的制定和实施，确保工作的顺利推进。
4. 问题解决和协调：秘书要善于发现和解决问题，包括管理问题、组织问题和沟通问题等。
同时，秘书要能够有效协调各部门之间的关系，促进团队合作和信息共享。
5. 保持专业素养：秘书要不断提升自身的综合素质和业务水平，包括沟通能力、
组织能力、信息管理能力等。
要了解高校管理的最新趋势和法规政策，参加相关的培训和学习，以提供更好的支持和服务。
总之，现代高校办公室秘书的角色定位是协调者、执行者和问题解决者，需要具备扎实的专业知识和协作能力，以支持高校的管理工作和发展。
秘书的角色定位与岗位职责
秘书的角色定位与岗位职责下面分两个部分讲。
一、秘书的角色定位“角色”本是戏剧中的名词，指演员扮演的剧中人物.后来这一概念被引入社会学，发展成为社会学的基本理论之一。
秘书角色是一种社会角色,它是因领导的工作需要而存在的,是为学校各级领导服务、为学校工作服务的。
作为秘书，首先要了解自身的角色，给自己作个定位。
秘书主要有以下四种角色.(一）参谋角色。
秘书是处于决策层次的非决策者,参与政务但不处理政务。
参谋角色实质上是为领导党务、政务决策进行建言献策,提供参考.秘书的参谋作用可以体现在领导决策的形成过程中,如搜集信息、提供可靠数据，深入调查研究、了解师生想法,充分讨论酝酿、提出预选方案等，也可以体现在决策贯彻实施过程中,如督促检查、信息反馈、成效评估等。
（二）助理角色。
助理角色是秘书角色中最核心的角色。
协助领导高效完成各种事务,是秘书最日常最基础的工作。
在领导的管理过程中,会产生大量繁杂的具体事务性工作,领导又不可能事必躬亲,必然需要秘书协助处理和解决。
如公文、会务、信息、督查、印章、统计、采购、指令及文件传达、车辆安排、来宾接待、学生及家长接待等常规事务的管理，可以为领导节省不少时间和精力。
（三）服务角色。
秘书主要是服务领导,同时还必须服务广大师生,力求实现领导满意、基层满意、师生满意。
服务的内容主要有:领导办公环境的整洁,及时维护、更新办公设备,传递上级来文供领导阅示，协助部门承办各种会议,呈送请示和报告请相关领导批示,反映师生意见建议、帮助师生解决实际问题等。
（四) 外联角色.秘书应该学会理顺、改善和处理部门之间、人与人之间关系的关系。
如：协调好本系部与上级单位、兄弟系部的关系,为本单位的发展创造良好的外部环境；协调好本单位内部各部门之间的关系,为单位的稳定与和谐发展创造良好的内部环境。
基于以上秘书的角色,秘书必须树立以下几种意识:一是责任意识。
办公室工作无小事,一个电话、一个数字统计、一张票据、一个通知的失误,都可能造成恶劣影响,损害领导或系部、学校利益.同时，办公室工作临时性任务、突发性事件较多，时间紧,任务重，加班加点在所难免。
县长秘书工作总结：秘书角色的职责定位与自我提升方法
县长秘书工作总结：秘书角色的职责定位与自我提升方法秘书角色的职责定位与自我提升方法2023年对于县长秘书这一职位来说，无疑是一个充满挑战和机遇的一年。
作为县长的得力助手，秘书在政务工作中扮演着重要的角色。
本文将讨论秘书角色的职责定位以及秘书在2023年如何进行自我提升。
作为一名县长秘书，职责定位是非常重要的。
我们要明确自己的职能和责任，做好各项工作。
我们需要成为县长的得力助手，为县长的决策提供有力的支持和建议。
我们应该全面了解县长的政策和目标，并运用专业知识和丰富经验协助县长制定和完善政策。
同时，作为秘书，我们也要在行政事务方面进行协调和安排，确保各项工作顺利进行。
此外，我们还需要及时为县长提供相关信息和数据以支持其决策。
在2023年，秘书应该如何进行自我提升呢？秘书需要持续学习和更新知识。
政务领域的环境和要求不断变化，我们需要紧跟时代的步伐，学习最新的管理理论和相关政策法规。
我们可以通过参加培训课程、研讨会和学术讲座等方式来提升自己的知识和技能。
同时，我们还可以积极阅读相关的书籍和文献，了解国内外的最新动态和经验。
秘书还需要注重自身素质的提升。
作为县长的得力助手，我们需要具备较高的综合素质。
我们应该注重提升自己的沟通能力、协调能力、组织能力和解决问题的能力。
在工作中，我们需要和各个部门和机构进行有效的沟通和协调，需要灵活运用各种工具和方法进行组织和安排，需要快速而准确地解决各种问题。
因此，我们可以通过参加培训班或自我学习来提升这些技能。
此外，秘书还应该注重提高自己的情商和领导力。
作为秘书，我们需要能够与各种人群进行良好的合作和沟通。
我们应该具备一定的人际关系管理能力，能够在复杂的工作环境中与各种人群有效协同。
同时，我们还需要具备领导力的素质，能够在工作中有效地引导和激励团队。
因此，我们可以通过培训、实践和反思来提升自己的情商和领导力。
秘书还需要注重自我反思和总结。
我们可以定期回顾工作中的经验和教训，总结出有效的工作方法和技巧。
论秘书的角色定位及价值取向
论秘书的角色定位及价值取向秘书作为现代组织和企业中不可或缺的角色，承担着重要的职责和责任。
秘书的角色定位和价值取向可以从多个方面来进行分析和探讨。
首先，秘书作为领导的得力助手和执行者，其角色定位是为领导提供全面、准确和及时的信息和资料，帮助领导做出科学的决策。
秘书需要具备一定的信息搜集和整理能力，能够及时了解组织或企业内外部的动态情况，并将信息加工后反馈给领导。
同时，秘书还需要具备良好的组织协调能力，协助领导安排日常工作和会议安排，确保各项工作顺利进行。
其次，秘书的角色定位还包括为领导提供高效的行政支持。
秘书需要具备熟练的办公技能，能够高效地处理日常文书工作，如起草、修改和归档文件、报表等。
此外，秘书还需要具备较强的沟通和协调能力，能够与各级部门和员工良好地沟通，协调内外部资源，确保工作的顺利开展。
再次，秘书的角色定位还包括秘书作为组织和企业的形象代表。
秘书是组织和企业对外沟通的窗口和纽带，承担着维护和提升企业形象的重要责任。
秘书需要具备良好的表达能力和仪态素养，能够代表企业与外部客户、合作伙伴进行交流和协商，传递企业的价值观和形象。
此外，秘书在组织内部还起到重要的人力资源管理和培训指导的角色。
秘书需要了解组织的人力资源需求并与人力资源部门进行合作，负责人员招聘、培训和绩效评估等工作。
同时，秘书还可以对员工进行岗位培训和指导，帮助其提升工作能力和素质。
总结来说，秘书的角色定位和价值取向主要包括：为领导提供全面、准确和及时的信息和资料；为领导提供高效的行政支持；作为组织和企业的形象代表；在人力资源管理和培训指导方面发挥重要作用。
秘书作为组织和企业中的重要一员，具有重要的职责和责任，需要具备较高的专业素养和综合能力。
通过积极学习和不断提升自己的能力，秘书可以不断适应和应对组织和企业的需求变化，发挥更大的作用。
秘书工作手册
时刻保持警惕，不随意谈论、传播和复制涉密信息，确保公司信 息安全。
定期接受保密培训
积极参加公司组织的保密培训，了解最新的保密要求和技能，不 断提高自己的保密能力。
职业操守规范
忠诚敬业
对公司忠诚，积极履行工作职责，为公司发展贡 献自己的力量。
诚信为本
在工作中保持诚实、守信的品质，不欺瞒、不谎 报，树立良好的职业形象。
文件分类与归档
根据文件性质、重要性和 紧急程度进行分类，建立 合理的归档系统，确保文 件易于查找和使用。
文件传递与登记
及时接收、登记、传递和 处理各类文件，确保信息 畅通，避免延误或遗漏。
文件保密与安全
严格遵守保密规定，确保 涉密文件的安全，防止泄 密事件发生。
会议安排与记录
会议筹备
根据会议主题、时间和地点，协 助领导做好会议筹备工作，包括 会议通知、资料准备、场地布置
和想法。
积极倾听
认真倾听同事的发言，给予积 极的反馈和回应，促进良好的
互动和交流。
合作共赢
在沟通中强调团队合作和共同 目标，寻求双方都能接受的解
决方案。
商务礼仪规范
着装整洁
在商务场合，要保持整洁、得体的着装，展 现专业和尊重的形象。
尊重他人
尊重他人的文化背景和习惯，避免冒犯或歧 视言行。
守时守信
严格遵守会议和约定的时间，树立良好的时 间管理意识。
秘书是组织内部和外部信 息的重要传递者，需要确 保信息的准确、及时传递。
形象代表
秘书往往代表着组织或管 理者的形象，需要具备高 度的职业素养和形象塑造 理 来往邮件、电话和访客接待等
日常事务。
会议筹备与记录
负责会议的筹备工作，包括会 议通知、场地安排、资料准备 等，并做好会议记录。
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秘书的角色定位与岗位职责
下面分两个部分讲。
一、秘书的角色定位
“角色”本是戏剧中的名词，指演员扮演的剧中人物。
后来这一概念被引入社会学，发展成为社会学的基本理论之一。
秘书角色是一种社会角色,它是因领导的工作需要而存在的,是为学校各级领导服务、为学校工作服务的。
作为秘书，首先要了解自身的角色，给自己作个定位。
秘书主要有以下四种角色。
(一)参谋角色。
秘书是处于决策层次的非决策者，参与政务但不处理政务。
参谋角色实质上是为领导党务、政务决策进行建言献策，提供参考。
秘书的参谋作用可以体现在领导决策的形成过程中,如搜集信息、提供可靠数据，深入调查研究、了解师生想法，充分讨论酝酿、提出预选方案等，也可以体现在决策贯彻实施过程中,如督促检查、信息反馈、成效评估等。
(二) 助理角色。
助理角色是秘书角色中最核心的角色。
协助领导高效完成各种事务,是秘书最日常最基础的工作。
在领导的管理过程中,会产生大量繁杂的具体事务性工作,领导又不可能事必躬亲,必然需要秘书协助处理和解决。
如公文、会务、信息、督查、印章、统计、采购、指令及文件传达、车辆安排、来宾接待、学生及家长接待等常规事务的管理,可以为领导节省不少时间和精力。
(三) 服务角色。
秘书主要是服务领导，同时还必须服务广大师生,力求实现领导满意、基层满意、师生满意。
服务的内容主要有:领导办公环境的整洁,及时维护、更新办公设备,传递上级来文供领导阅示,协助部门承办各种会议,呈送请示和报告请相关领导批示,反映师生意见建议、帮助师生解决实际问题等。
(四) 外联角色。
秘书应该学会理顺、改善和处理部门之间、人与人之间关系的关系。
如:协调好本系部与上级单位、兄弟系部的关系,为本单位的发展创造良好的外部环境;协调好本单位内部各部门之间的关系,
为单位的稳定与和谐发展创造良好的内部环境。
基于以上秘书的角色，秘书必须树立以下几种意识:一是责任意识。
办公室工
作无小事,一个电话、一个数字统计、一张票据、一个通知的失误,都可能造成恶劣影响,损害领导或系部、学校利益。
同时,办公室工作临时性任务、突发性事件较多,时间紧,任务重,加班加点在所难免。
这也要求秘书必须具有强烈的责任意识。
二是服从意识。
秘书的职责是辅助领导工作,秘书工作的目的就是使领导意图得到实现,使领导决策顺利实施。
因此,服从领导指挥是第一位的,秘书应该成为领导决策的坚定执行者和维护者。
我认为，在不违反原则的情况下，提倡工作上的绝对服从。
当然，秘书也要独立思考,坚持原则。
三是主动意识。
秘书要充分发挥主观能动性,主动参与、主动服务,想领导之所想,急领导之所急，有义务建言献策,提出不同意见和更好的建议供领导参考。
四是效率意识。
作为秘书,必须具有强烈的时间观念和效率意识。
面对大量繁琐事务时,必须进行统筹安排,学会处理好轻重缓急的关系。
五是保密意识。
保守各类机密是办公室工作本身的客观要求,也是秘书的神圣职责。
一旦失密,就有可能产生严重后果。
不该说的不说,不该问的不问,不该看的不看,不该记的不记。
二、秘书的岗位职责
(一)行政管理职责。
1、负责系部日常行政事务管理工作。
2、负责对系部行政人员考勤管理。
3、负责系部印章的使用管理，严格按照制度和程序办理系部签发用印手续。
4、建言献策。
(二)日常接待与对外联系。
1、负责系部领导日常工作日程的安排、记录与协调。
2、协助系部领导做好来访接待、领导接待、电话接待、传真接收、邮件接收等工作。
3、负责系部与学校其他部门处(室)及各系之间的联系及沟通工作。
(三)档案管理工作。
1、负责学校所有来文及通知的签收、登记、呈批、复印、分送、催办等。
负责系部领导文、电管理，根据文、电内容和需要及时呈批和催办，并落实到具体相关执行人。
2、负责系部行政文件的制发及申报，编号、打印、校对、装订、分发及呈批工作。
3、协助系部领导做好行政方面的一般信函和文件材料的草拟与整理工作。
秘书应该有一定的文字功底。
4、负责系部文件资料、原始数据的统计、保管、归档、立卷、交档和销毁及档案利用。
注意积累文件，做到平时归卷。
立卷归档要齐全完整、分类正确、移交及时。
(四)后勤管理工作。
1、负责系部办公会议会务工作，协助领导建立必要的工作档案(领导讲话的保管，重要批示的登记、重要活动的登记、会议记录等)。
2、协助领导收集、汇总系部工作计划、总结等文字材料的组织与协调工作。
3、负责催办上级文件要求事项、系部领导批示意见并将检查落实情况反馈。
4、负责管理和检查系部办公场所的使用和卫生清洁情况并作好记录。
5、负责行政办公用品的管理工作，根据办公使用情况和经费指标合理制定办公用品及办公设备消耗材料的采购种类和数量，督促有关人员及时分批合理采购，并负责入库保管和按教职工的实际需要合理发放。
或向主管部门申报。
6、系部资产登记管理。
(五)其他工作。
1、协助系领导实施行政管理等方面的具体事务。
2、负责办理学生证明手续。
3、协助主管领导和宣传委员组织和编写系部简讯、新闻等。
4、完成系领导交办和系部相关职能部门布置的临时工作。
5、负责本系部的临时财务管理及报账工作。