第六章 展览会现场服务与管理 《展览管理实务》

6.3 展览会的布展和撤展管理
• 完整的展览会现场工作包括布展、开展和 完整的展览会现场工作包括布展、 撤展三个阶段。 撤展三个阶段。 • 其中，布展是现场工作的开始，撤展完毕 其中，布展是现场工作的开始， 才标志着展览会现场工作的结束。 才标志着展览会现场工作的结束。尽管不 像开展期间那样光鲜热闹和备受关注， 像开展期间那样光鲜热闹和备受关注，但 布展和撤展工作十分重要， 布展和撤展工作十分重要，尤其是布展活 需要多方面的沟通协调， 动，需要多方面的沟通协调，任何一个环 节出了事故都可能影响展览会的正常进行。 节出了事故般在展览会开幕前几天举行 ， 布展工作一般在展览会开幕前几天举行， 时间长短依展览会的不同规模和主题而定。 时间长短依展览会的不同规模和主题而定 。 譬如， 譬如 ， 大型汽车展或机械展往往需要近一 个星期的时间来布展， 个星期的时间来布展 ， 而消费品或珠宝首 饰等主题的展览会通常只需要一两天的时 对于展览会主办单位而言， 间 。 对于展览会主办单位而言 ， 布展就是 对展览会现场环境进行规划， 对参展商、 对展览会现场环境进行规划 ， 对参展商 、 搭建商等的有关工作进行协调和管理， 搭建商等的有关工作进行协调和管理 ， 从 而为展览会正式开幕做好准备的筹备阶段。 而为展览会正式开幕做好准备的筹备阶段 。
6.2.3 展览会现场安全管理
• 安全问题一直是展览业发展的重要议程， 安全问题一直是展览业发展的重要议程， 时至今天， 时至今天，安全的会展环境已经成为现代 城市发展会展业的重要竞争力。2003年 城市发展会展业的重要竞争力。2003年， SARS的影响 中国展览业损失惨重， 的影响， 受SARS的影响，中国展览业损失惨重，但 与此同时也给国内展览业带来了许多“ 与此同时也给国内展览业带来了许多“良 的冲击， 好”的冲击，表现之一便是加强了展览会 组织者对卫生及其他安全隐患的防范意识。 组织者对卫生及其他安全隐患的防范意识。
6.2.4 展览会现场其他管理工作
3.证件管理 3.证件管理 • 为了便于展览会的现场管理，同时处于统 为了便于展览会的现场管理， 计的需要， 计的需要，办展机构一般对展览会实行证 件管理， 件管理，即拥有展览会主办单位认可的证 件才能进入场馆。 件才能进入场馆。
6.2.4 展览会现场其他管理工作
《展览管理实务》 展览管理实务》
第六章 展览会现场服务与管理
幻灯片制作： 幻灯片制作：向璐
学习要点
• 理解展览会现场管理的基本理念 • 理解展览会现场服务与管理的主要内容 • 掌握展览会现场服务的基本工作程序
基本概念
• 展览会现场管理、布展、撤展、运输代理 展览会现场管理、布展、撤展、 商、商业搭对
6.4.1 展品运输代理的工作内容
基本运输要求至少应包括以下内容： 基本运输要求至少应包括以下内容：
（1）单证文件。 单证文件。 （2）包装/标识。 包装/标识。 （3）截止期。 截止期。 （4）其他情况。 其他情况。
6.4.1 展品运输代理的工作内容
3．办理单证文件以及通知现场代理
（1）货物启程时必须将展品情况和搬运细节用电信方式通知现场代理； 货物启程时必须将展品情况和搬运细节用电信方式通知现场代理； 展出者、展台号、展品运到展台的要求时间、箱数、尺寸、毛重、 展出者、展台号、展品运到展台的要求时间、箱数、尺寸、毛重、净 体积、CIF价格 运输细节也必须包括在内：航班号、提单/ 价格。 重、体积、CIF价格。运输细节也必须包括在内：航班号、提单/空运 提单号、卡车货车/集装箱/铁路货车号。 提单号、卡车货车/集装箱/铁路货车号。 （2）获取形式发票/装箱单（或相同的文件）以及运输单证（空运提单、 获取形式发票/装箱单（或相同的文件）以及运输单证（空运提单、 提单等）后必须尽快用传真发给现场代理。 提单等）后必须尽快用传真发给现场代理。现场代理要求的可转让单 证要按现场代理的时间表和基本运输要求的规定份数分两份用航空快 邮或航空快递发出。 邮或航空快递发出。 （3）作为协会会员的出口代理必须确保按基本规定提供正确、完整的 作为协会会员的出口代理必须确保按基本规定提供正确、 单证，以避免办理海关手续的延误。 单证，以避免办理海关手续的延误。
6.4.1 展品运输代理的工作内容
1．联络
• 为了进行有效的联络，协会成员必须都能够使用 为了进行有效的联络， 英语进行联络， 英语进行联络，所有代理都必须有员工可以说流 利的英语。联络的第二个因素是设备。 利的英语。联络的第二个因素是设备。所有代理 都必须有常设的国际直线电话和传真设备。 都必须有常设的国际直线电话和传真设备。一些 发展中和第三世界国家政府可能限制使用传真， 发展中和第三世界国家政府可能限制使用传真， 这种情况除外。 这种情况除外。最后一个要求便是所有代理必须 有一个明确的邮政地址， 有一个明确的邮政地址，因为代理可能还有其他 业务和其他地址。 业务和其他地址。
6.4 运输代理商管理
• 展览会是一个庞大的系统工程 ， 从组展到 展览会是一个庞大的系统工程， 展品运输、 展台搭建， 再到撤展， 展品运输 、 展台搭建 ， 再到撤展 ， 任何一 环脱节，展览会便无法顺利进行。 环脱节，展览会便无法顺利进行。
6.4.1 展品运输代理的工作内容
• 国际展览运输协会（IELA，International 国际展览运输协会（IELA， Association） Exhibition Logistics Association）认 为展品运输代理（ 为展品运输代理（主要指其会员所承接的 出口代理）的工作主要有六个方面， 出口代理）的工作主要有六个方面，即联 展前与客户联系、 络、展前与客户联系、办理单证文件以及 通知现场代理、最佳运输、 通知现场代理、最佳运输、现场支持以及 展后处理/回运。 展后处理/回运。
6.2.1 观众登记和入场管理
• 观众登记处的主要任务之一就是维护展览 会入口处的良好秩序， 会入口处的良好秩序 ， 确保每一位专业观 众都能畅通、便捷地进入展览会现场。 众都能畅通、便捷地进入展览会现场。
6.2.2 参展商行为管理
• 参展商行为管理的主要工作依据是参展合 同和参展指南， 同和参展指南，其中参展指南是指展览会 主办单位为向参展单位提供一系列服务而 供参考的书面材料。 供参考的书面材料。
6.4.1 展品运输代理的工作内容
4. 最佳运输
• 考虑到货物的特性、预算和时间限制、作为协会 考虑到货物的特性、预算和时间限制、 会员的出口代理应当向展出者建议最佳的运输方 式和路线。此建议的根据是前面所提到的标准， 式和路线。此建议的根据是前面所提到的标准， 对展览会所在国的了解和基本运输要求。 对展览会所在国的了解和基本运输要求。
6.2.4 展览会现场其他管理工作
5.新闻管理
• 一般来说 ， 国内 １ 万平方米以上的展览会都会在现 一般来说，国内１ 场设立新闻中心或新闻办公室， 场设立新闻中心或新闻办公室 ， 以便参展商和主办 单位能及时发布各种信息。 单位能及时发布各种信息 。 新闻中心的硬件设施和 人员配备应根据展览会规模等实际情况决定。另外， 人员配备应根据展览会规模等实际情况决定 。 另外 ， 展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管， 展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管 ， 负责 统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访； 统一发布展览会的官方信息 ， 并接受媒体的采访 ； 所委任的新闻主管必须善于言谈，举止落落大方， 所委任的新闻主管必须善于言谈 ， 举止落落大方 ， 并十分熟悉展览会的相关情况。 并十分熟悉展览会的相关情况。
6.1 展览会现场管理的基本理念
• 展览会现场管理是展览计划的具体落实和 办展水平的直接反映， 办展水平的直接反映，因而受到展览会主 办单位的极大重视。 办单位的极大重视。组展商所做的所有前 期准备工作都要通过现场管理的形式体现 出来，因此， 出来，因此，展览会现场管理工作的顺利 进行是展览会成功举办的重要保证。 进行是展览会成功举办的重要保证。
6.3.2 撤展管理
• 展览会闭幕标志着一届展览会的正式结束， 展览会闭幕标志着一届展览会的正式结束， 但现场工作还有一项重要内容， 但现场工作还有一项重要内容，那便是撤 展。关于主办单位在撤展期间的主要工作 内容及标准。 内容及标准。
6.3.3 配套服务管理
• 在布展和撤展期间 ， 展览会主办单位应 在布展和撤展期间， 该为参展商（ 往往还包括一些媒体记者） 该为参展商 （ 往往还包括一些媒体记者 ） 提供相关配套服务， 如出入证管理、 提供相关配套服务 ， 如出入证管理 、 餐 饮服务、保安服务和消防管理等。 饮服务、保安服务和消防管理等。
6.4.1 展品运输代理的工作内容
5．现场支持
• 出口代理对现场支持的主要目的确保客户 在运输和装卸各方面获得国际展览运输协 会的专业标准服务。 会的专业标准服务。第二个目的是帮助和 支持现场代理， 支持现场代理，以使其顺利完成他的那一 部分工作。 部分工作。
6.2 展览会现场服务与管理的主要 内容
• 展览会现场管理对成功办好一届展览会至 关重要， 关重要，现场管理做得不好会影响专业观 众和参展商对展览会的满意程度， 众和参展商对展览会的满意程度，直至影 响整个展览会的品质。 响整个展览会的品质。要成功地办好一次 展览会， 展览会，在现场管理方面主办方需要切实 做好多方面的工作。 做好多方面的工作。
4.参展商和观众投诉处理 • 在展览会举办过程中，不可避免地会存在个别 在展览会举办过程中， 参展商和专业观众会对场馆现场管理、餐饮配 参展商和专业观众会对场馆现场管理、 套服务等表示不满， 套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室 提出投诉，有些则直接到问讯处投诉， 提出投诉，有些则直接到问讯处投诉，这时迫 切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。 切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。
6.2.4 展览会现场其他管理工作
2.餐饮管理 2.餐饮管理 目前， 目前，国内许多展览会组织者对现场餐饮 服务尚未给予足够的重视， 服务尚未给予足够的重视，个别展览公司 不仅不注重餐饮质量， 不仅不注重餐饮质量，还试图在餐饮方面 赚取一部分利润， 赚取一部分利润，这种出发点与服务参展 商和专业观众的办展理念是相违背的。 商和专业观众的办展理念是相违背的。要 知道， 知道，餐饮服务业是展览会质量的一个重 要环节。 要环节。