OA系统管理办法修订版

第一章总则

第一条为了加强对公司办公自动化系统(以下简称OA系统)的管理,提高工作效率,实现公文无纸化传输、信息共享与交流,降低管理成本,规范管理流程,加快办公自动化建设,结合公司实际情况,特制定本办法。

第二条推行OA系统目的在于保障文件与各种信息传递快捷通畅,提高部门自身与部门之间协同工作的效率,最终推进管理工作朝着系统化、标准化与规范化的方向发展。

第三条本办法适用于公司全体员工。

第二章管理部门职责

第四条信息管理部负责系统的管理与维护,其主要职责:

1、管理办法的制定与修正。

2、用户账号的建立与关闭:

(1)申请账号:普通岗位员工,需转正后由用人部门主管填写《OA 申请表》申请开通账号;如遇特殊岗位员工在试用期间,需要开通账号,由用人部门主管填写紧急程度为紧急的《OA申请表》申请开通账号。

(2)关闭账号:信息管理部以签批《员工离职交接表》为准,关闭其账号。

(3)对于已关闭的账户有临时调取资料的需要,经人事行政中心副总或总经理审批,并确定关闭时间。开放最长时间为30天。

(4)为确保数据准确性,帐号与使用人采取实名唯一制,禁止修改

账户使用人。

(5)移动OA权限的开通,中心副总、部门负责人及关键岗位人员,可不经申请直接开通。其它因工作需要,员工可由部门申请、经本中心领导、人事行政中心领导签批后开通。

3、核心工作流程设计与修改:

(1)各中心(部门)如需添加、修改OA表单或流程,需填写《OA表单制作、修改申请单》申请制作,信息管理部接到审核后的表单后,

三个工作日内制作完毕,资料不全不予制作。(表单制作资料:①表单;

②设计流程;③相关文件。)

(2)特殊、重要的表单流程(如借款单,付款单,材料采购计划等),关键节点处理事务缓慢,经使用部门向信息管理部反映现象,由信息

管理部向上级领导汇报,由各中心领导三个工作日内召开专题会议,

并给出处理结果。

4、征询各使用部门的意见与建议,协调解决各使用部门在使用过程中出现的新情况、新问题。

5、公司领导、各部门员工的培训与技术指导。

6、软件的配置升级管理。

7、数据备份管理。

第三章系统管理

第五条 OA系统网址:内网网址:;外网网址:。

第六条使用OA系统的各级用户应保证各类文件处理的及时性。

1、中心副总,部门主管及关键岗位的工作人员原则上应该全天在线,其她工作人员至少每天上下午各登陆两次OA系统,接收各类文件,

处理待办事项,以保证公文系统的正常流转与信息的及时传送。

2、中心副总,部门主管及关键岗位工作人员如遇出差,应每天登陆至少两次手机端(移动OA)处理待办事项,保证流程及时流转。

3、流程的发起人为整个流程的负责人,如后续流程节点承办人没有及时办理或意见不明确,发起人应通过电话、手机短信、QQ或微信等方式及时提醒,以确保流程意见明确与快速办理。

第七条协同及固定表单工作处理流程所涉人员,在接收到待办事项后,正常处理时间应不超过八个工作小时(即一个工作日内)。如有长期外出、请假、调休等特殊原因造成无法使用OA系统的,必须将所有或部分权限授权给关联人员,以保证各类业务的正常流转。

第八条每位OA用户要保证在OA系统上发布、流转的信息与文件的准确性、完整性与规范性,并对所发布与审批的内容负责。在OA 系统中的意见与审批与原书面签署具有同等效力与权威,相应人员应予以执行与遵守。

第九条OA流程关键承办人在处理OA过程中,认真对OA中涉及内容负责,需要明确处理意见。

第十条OA系统中的各分类制度、公告、发文、新闻均由有权限人员予以发布与更新;各中心(部门)如需发布相关信息,需经人事行政中心副总审核后,予以发布。

第十一条公司内部各类会议通知、工作情况通报、部门之间的信息传递,以及其她只在系统内部需要贯彻的、部署性的、告知性的、事务性的文件等,只通过OA系统传递与办理,不再发送纸质文件。如

需存档,由专门人员打印保存。

第十二条OA系统实行实名制,不得在OA系统上发布与公司工作无关的信息;应避免在讨论区发布私人事务,尊重她人权益及隐私,言论应遵守国家相关法律法规。

第十三条各级OA用户应认真遵守本办法的相关规定,进行规范使用与操作,违反本办法规定进行操作或使用的,将由中心领导或OA 系统管理人员视情节轻重给予警告、绩效考核或罚款等处罚。

第四章安全保密

第十四条各部门使用人员对各自的登录密码严格保管。系统使用人员的账号密码必须设6位以上字符(含字母、数字、符号等),并需经常修改,不得与其她使用人员账号相同。使用人员取得帐号与初始密码后应在OA系统的个人设置里面,须对自己的登陆密码进行修改,避免她人使用。若密码丢失,信息管理部信息系统管理员提出申请,恢复初始密码。

第十五条未经管理人员的同意,任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查瞧OA系统中的内容,更不许下载受控的内容。

第十六条应加强计算机及网络安全保密知识教育,遵守保密纪

律与保密规定。不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动;不得复制与传播妨碍社会治安或淫秽色情信息,一

经发现将提交公安机关追究其刑事责任。

第五章考核

第十七条为强化OA系统的健康运行,发挥其有效作用,提高办

事效率,对OA处理效率实施考核管理。对处理延误造成工作积压的(如:未及时签办工作流或处理周期过长的)处以:5元/条,最高100元/月的罚款进行处罚。

(注:延误就是指以系统的记录时间累计超过1个工作日仍未处理待办事宜)

第十八条对长期不使用OA系统,不按统一要求进行规范使用;网上办公数据不准确,对工作造成不良影响的,视情况处以100—200元罚款。

第十九条对不遵守本办法、影响流程传输正常运行的使用部门与使用人员,追究相关人员与主管领导的连带责任,并抄送到人力资源部参与当月绩效考核。

第二十条 OA系统管理员会对协同工作进行跟踪,并对部门、员工工作事项的处理周期及延误情况进行记录,并作为公司各类考核、评优的依据之一。

第六章附则

第二十一条本办法自下发之日起执行。

第二十二条本办法最终解释权归人事行政中心所有,人事行政中心负责本办法的制定、修正与监督执行。