公务电子邮件归档与管理规则
船务公司邮箱管理制度
船务公司邮箱管理制度一、总则本制度旨在规范船务公司内部及与客户、供应商等外部联系的电子邮件使用和管理，确保邮件交流的安全、高效、专业。
二、邮箱账户管理1. 公司将为每位员工配置唯一的工作邮箱，用于处理所有正式的业务往来。
2. 员工应妥善保管个人邮箱账户信息，不得泄露给他人。
3. 员工离职后，公司将收回其邮箱账户，并清除所有个人数据。
三、邮件使用规范1. 发送邮件时，必须填写准确的收件人地址，避免误发。
2. 邮件主题应简洁明了，能够反映邮件的核心内容。
3. 邮件要清晰、准确，避免使用模糊不清的表述。
4. 对于机密或敏感信息，应使用加密或在确保安全的前提下进行发送。
四、邮件保存与归档1. 所有工作相关邮件必须保存在公司服务器上，以便日后查询和审计。
2. 根据法律法规和公司政策，对特定类型的邮件进行长期保存或立即删除。
3. 定期对邮箱进行清理，删除无关的垃圾邮件，确保邮箱的有效运行。
五、附件管理1. 发送附件时，应确保文件无病毒，且大小适中，不影响邮件的正常发送和接收。
2. 对于大型文件，应使用公司认可的云存储服务进行分享，而非直接作为邮件附件发送。
六、安全与隐私保护1. 禁止在工作邮箱中打开来历不明的邮件或附件，以防病毒感染和信息泄露。
2. 定期更新邮箱密码，使用强密码策略，增加账户安全性。
3. 对于可疑的钓鱼邮件，应及时报告给IT部门进行处理。
七、违规处理违反本邮箱管理制度的员工，将根据情节轻重，给予相应的警告或处罚。
严重违规可能导致劳动合同的解除。
八、附则本制度自发布之日起生效，由IT部门负责解释和更新。
如有变动，将及时通知全体员工。
机关邮件管理制度
机关邮件管理制度一、总则为了规范机关邮件管理工作，提高工作效率和保障信息安全，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于机关及其所属单位的所有工作人员在日常工作中的邮件管理。
三、规范邮件发送1.邮件主题应该明确，简洁，并与邮件内容相符。
2.在正式邮件中，应使用规范的称呼和语言，不得出现不文明用语或者粗鄙语言。
3.发送邮件应注意遵守机关的相关规定及保密要求。
四、邮件接收和处理1.所有工作人员应定期查收邮件，及时处理邮件。
2.对于重要邮件，应立即回复或处理，并做好记录。
3.对于一般询问邮件，应在24小时内予以回复。
4.邮件内容涉及重要内容或机密信息的，应及时报告上级领导，并妥善保管。
五、邮件保存和归档1.对于邮件内容重要的邮件，应进行保存，并按照规定的归档要求进行归档。
2.邮件的保存时间应按照相关规定进行，超过时限的邮件要进行及时删除或者销毁。
六、邮件安全保密1.对于涉及机密或重要信息的邮件，应采取加密传输方式进行发送，防止信息泄露。
2.严禁私自将机关邮件内容外传或者复制到私人邮箱中。
七、监督和考核1.机关应当建立邮件管理的监督机制，对邮件管理工作进行定期检查和考核。
2.邮件管理工作不到位的单位和个人将会受到相应的处理。
八、违反规定的处理对于违反邮件管理规定的行为，机关应予以相应的处理，并通报全体工作人员，并纳入个人考核范围。
九、其他本制度如有变动，应进行适时修订，并及时通知全体工作人员。
以上制度自发布之日起生效。
机关领导部门日期：年月日机关名称：[示范]机关办公室[示范]XX年X月XX日[示范]制度编号：XXXX-XXX-XXXX。
公务电子邮件归档与管理规则
公务电子邮件归档与管理规则中华人民共和国档案行业标准 DA/T 32-20051 范围本标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。
本标准适用于公务电子邮件的归档与管理，在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上，为其安全保管和有效开发利用提供依据。
国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 18894—2002 电子文件归档与管理规范GB/T 17678.1—1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分:电子文件归档与档案管理GB/T l7678.2—1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分:光盘信息组织结构DA/T l-2000档案工作基本术语DA/T 18-1999档案著录规则DA/T 22-2000归档文件整理规则国家档案局令第6号电子公文归档管理暂行办法3 术语和定义DA/T l-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
3(1 电子邮件 electronic mail由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。
它包括信息文本本身及其附件。
电子邮件可在一机构内部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。
电子邮件分为三种:公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。
3(2 公务电子邮件 electronic mail document国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。
3(3 公务电子邮件系统 electronic mail document system用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统。
公司公共邮箱使用管理制度
公司公共邮箱使用管理制度
一、总则
1. 本制度适用于公司所有使用公共邮箱的员工。
2. 公共邮箱的使用应遵循合法、合规、合理的原则，保障公司利益和员工个人信息安全。
3. 信息技术部门负责公共邮箱系统的维护和管理，定期进行数据备份和安全检查。
二、邮箱账户管理
1. 公司将为每个部门设立专用的公共邮箱账户，并由部门负责人指定专人负责管理。
2. 部门负责人需对邮箱账户的使用者进行登记备案，并定期更新。
3. 员工离职或调岗时，应立即回收其使用的公共邮箱账户，并修改密码。
三、使用规范
1. 员工应使用公司提供的公共邮箱进行工作相关的邮件往来，不得用于私人事务。
2. 发送邮件时应确保内容准确无误，语言文明，遵守商业机密和隐私保护规定。
3. 禁止发送含有病毒、广告、色情、暴力等违法违规内容的邮件。
4. 对于接收到的不明邮件，应谨慎处理，避免泄露敏感信息。
四、信息安全
1. 员工应妥善保管个人邮箱账号和密码，不得泄露给他人。
2. 定期更换邮箱密码，推荐使用复杂性高的密码组合。
3. 遇到可疑邮件或系统异常，应立即报告信息技术部门处理。
五、归档与审计
1. 重要业务往来邮件应按照公司文件管理规定进行归档保存。
2. 信息技术部门有权对公共邮箱进行监督检查，确保使用合规。
3. 对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重采取相应的纪律处分。
六、附则
1. 本制度自发布之日起实施，由信息技术部门负责解释。
2. 如有特殊情况需要临时调整邮箱使用规定的，应报请公司管理层批准后执行。
公司电子邮箱文件管理制度
公司电子邮箱文件管理制度一、目的与原则本制度旨在明确公司电子邮箱的管理规则和使用准则，以提升工作效率，保障信息安全，维护公司形象。
我们遵循公正客观、重点突出的原则，确保每一位员工都能在明确的框架内高效使用电子邮箱。
二、邮箱账户管理1. 公司将为每位正式员工配置专属的工作邮箱，员工需妥善保管个人账号和密码，不得泄露给他人。
2. 邮箱账户应按照职位和部门进行分类管理，由信息技术部门负责日常维护和技术支持。
3. 员工离职后，其邮箱账户应由直接上级或人力资源部门及时注销，以确保信息安全。
三、邮件发送规范1. 工作邮件应保持专业、简洁，语言文明。
避免使用带有歧视、侮辱性或不适当的语言。
2. 邮件主题应明确具体，能够让收件人一目了然地了解邮件内容的核心。
3. 对于涉及多个部门的邮件，应明确主送和抄送对象，避免造成信息混乱。
4. 发送附件时，应确保文件无病毒，且大小适中，不影响邮件接收的速度。
四、邮件接收与回复1. 员工应定期检查工作邮箱，确保及时接收和处理邮件。
2. 对收到的邮件应及时回复，紧急邮件应在2小时内给予答复，非紧急邮件应在24小时内回复。
3. 若邮件内容超出个人处理范围，应及时转交给相关部门或上报给上级领导。
五、邮件存档与保密1. 重要邮件应归档保存，以便日后查阅。
2. 对于含有敏感信息的邮件，应采取加密措施，防止信息泄露。
3. 未经授权，员工不得随意转发、复制或打印包含公司机密的邮件。
六、违规处理违反本制度的员工，将根据情节轻重，由公司给予相应的纪律处分，严重者可能面临解雇。
七、制度的修订与更新随着技术的发展和管理需求的变化，本制度将不定期进行修订和更新，以适应新的工作环境。
八、总结通过上述规范的实施，我们期望建立一个高效、安全、有序的电子邮箱管理体系，为公司的稳健运营和长远发展提供有力支持。
公务电子邮件归档管理规则DA∕T 32-2021
公务电子邮件归档管理规则1范围本文件确立了公务电子邮件的形成㊁收集㊁整理㊁归档的程序与规则㊂本文件适用于机关㊁团体㊁企业事业单位㊁其他组织(以下简称单位)及个人公务活动中形成的电子邮件归档工作㊂2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款㊂其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件㊂G B/T18894电子文件归档与电子档案管理规范G B/T32397中文电子邮件地址邮件头格式技术要求G B/T37002信息安全技术电子邮件系统安全技术要求D A/T22归档文件整理规则D A/T46文书类电子文件元数据方案D A/T70文书类电子档案检测一般要求3术语和定义下列术语和定义适用于本文件㊂3.1电子邮件e l e c t r o n i c m a i l由电子计算机生成㊁处理,并通过电子邮件系统经由通信网络发送和接收的电子信息㊂3.2公务电子邮件o f f i c i a l e l e c t r o n i c m a i l单位或个人在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件㊂3.3公务电子邮件系统o f f i c i a l e l e c t r o n i c m a i l s y s t e m用于产生㊁传送㊁接收㊁阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统㊂3.4E M L格式文件E M L f o r m a t f i l e内容编码采用M I M E格式(多用途互联网邮件扩展M u l t i p u r p o s e I n t e r n e t M a i l E x t e n s i o n s),遵循R F C822及其后续扩展,一般由邮件头和邮件体两部分组成,可保留电子邮件原有的H T M L格式和标题的多用途互联网邮件扩展格式文件㊂4管理原则4.1单位应制定公务电子邮件归档管理制度,配备必要的技术措施,确保公务电子邮件及时归档,并保证公务电子邮件档案的真实性㊁完整性㊁可用性和安全性㊂4.2公务电子邮件的收集㊁鉴定㊁整理㊁归档㊁保管㊁移交等环节应纳入单位电子文件归档和电子档案管理程序及相关人员的岗位责任,实行全过程管理与监控㊂4.3应明确规定公务电子邮件归档的时间㊁范围㊁技术环境㊁相关软件㊁版本㊁数据类型㊁格式㊁被操作数据㊁检测数据等要求,保证归档公务电子邮件的质量㊂4.4公务电子邮件形成㊁收集㊁整理㊁保存等关键业务过程应按照D A/T46形成元数据,形成的元数据与公务电子邮件同捕获㊁同归档㊂5管理职责5.1产生和接收公务电子邮件的部门和人员负责公务电子邮件的收集㊁鉴定㊁整理,并定期移交档案部门㊂5.2档案部门负责制定公务电子邮件归档的制度,对公务电子邮件归档工作进行业务监督和指导;接收归档公务电子邮件,负责公务电子邮件档案的保管㊁鉴定㊁统计㊁利用及处置㊂5.3信息技术部门负责公务电子邮件系统接口及相关公务电子邮件基础设施的建设㊁运维工作㊂5.4安全保密部门负责公务电子邮件归档管理过程的安全保密管理㊂6系统建设要求6.1公务电子邮件系统建设与运行要求6.1.1公务电子邮件系统的建设,应符合G B/T37002中有关电子邮件系统信息安全要求,包括公务电子邮件系统的技术安全要求㊁管理安全要求和运行安全要求㊂6.1.2公务电子邮件系统形成的邮件地址㊁邮件头格式应符合G B/T32397中有关编码㊁格式㊁语法等要求㊂6.1.3公务电子邮件系统应能输出规范的E M L格式文件或其他包含完整的原始邮件信息的可归档格式文件,或具有归档电子邮件的接口,接口功能符合归档要求,接口输出数据应包含完整的原始邮件信息㊂6.1.4公务电子邮件系统或其备份系统能按D A/T46的要求,形成元数据㊂6.2电子档案管理系统要求6.2.1具有接收(含批量)公务电子邮件归档的功能接口,并能正确解析㊁验证E M L格式文件或其他归档信息包文件,形成归档电子文件及其元数据㊂6.2.2支持按照D A/T70的要求进行真实性㊁完整性㊁可用性㊁安全性检测㊂6.2.3其他功能符合国家有关电子档案管理系统功能要求㊂7公务电子邮件归档范围及保管期限7.1单位应结合业务实际确定公务电子邮件归档范围和划定具体保管期限㊂公务电子邮件保管期限定为永久㊁定期两种,定期分为30年㊁10年㊂7.2归档的公务电子邮件,归档后应在原电子邮件系统中保留至少1年㊂7.3不属于归档范围的公务电子邮件数据,也应在原电子邮件系统中保留至少1年㊂8公务电子邮件的形成8.1公务电子邮件标题应简明扼要,能反映发送邮件内容等㊂8.2公务电子邮件内容应尽可能在正文中体现㊂对于无法在正文中表示的内容,可采用邮件附件的方式随电子邮件正文一起发送㊂8.3公务电子邮件附件应使用与邮件标题具有相关性的名称,格式应尽可能符合电子档案存储格式要求,原则上不得对附件加密㊂如不符合电子档案存储格式要求的应进行转换,如无法转换为符合电子档案存储要求格式的,应在邮件附件中加挂能阅读和处理该附件的软件㊂8.4公务电子邮件落款应与邮件撰写人账号保持一致,发送日期与实际相符㊂8.5公务电子邮件元数据应符合D A/T46的规定,时间元素值应尽可能精确至秒,对于涉及多时区的事务,应保留时区信息㊂9公务电子邮件归档收集9.1发送公务电子邮件的,无论是单发还是群发邮件,均由发件人提交归档;接收外部电子邮件的,应在收件人范围内指定责任人提交归档㊂9.2移交归档责任人定期或实时将办理完毕的公务电子邮件及其元数据以E M L格式文件或其他格式,通过接口或离线方式提交电子档案管理系统,电子档案管理系统解析出电子邮件的正文㊁附件及元数据信息归档㊂采用定期归档的应于次年6月30日前完成上一年度的所有电子邮件提交归档工作㊂9.3同一主题有多件公务电子邮件需归档时,应按往来记录逐封归档,并保持其关联关系㊂9.4公务电子邮件提交电子档案管理系统应按照D A/T70的要求进行检测㊂公务电子邮件源格式符合归档要求的直接采用源格式归档㊂源格式不符合归档要求的应转换为符合归档要求的格式㊂不同的公务电子邮件,根据其所属档案的类别要求确定归档格式,推荐如下:版式文件格式采用O F D,不具备O F D条件用P D F㊁P D F/A格式㊂公务电子邮件正文以版式文件格式归档,附件可以版式文件㊁R T F㊁W P S㊁D O C X㊁J P G㊁T I F㊁P N G等通用格式;或将公务电子邮件及其附件按顺序合并转换为一个版式文件㊂若附件是独立文件,格式如下:Ә二维矢量文件以S V G㊁S W F㊁WM F㊁E M F㊁E P S㊁D X F等格式归档;Ә三维矢量文件应转换为S T E P格式归档;Ә数据库文件以E T㊁X L S㊁D B F㊁X M L等格式归档,或将应归档数据库数据转换为版式文件归档;Ә录音类电子文件以WA V㊁M P3等格式归档;Ә录像类电子文件以M P G㊁M P4㊁F L V㊁A V I等格式归档;Ә网页㊁社交媒体类电子文件按相关规定要求格式归档;Ә其他专用软件生成的电子文件原则上应转换成通用格式归档,无法转换的应将能读取该邮件特殊格式文件的软件一并归档㊂9.5公务电子邮件归档时应完整捕获元数据㊂公务电子邮件元数据与D A/T46部分元数据对照关系见附录A,其他元数据捕获按照D A/T46的要求进行㊂10公务电子邮件归档整理10.1归档公务电子邮件应按照所制定的保管期限表划分保管期限㊂10.2归档公务电子邮件以事由或单次发出(接收)电子邮件为一件;正文㊁附件为一件;转发电子邮件与被转发电子邮件为一件;一次发出或收到的报表㊁名册㊁图册等一册(本)为一件;同一事件一次收到与发出一般独立成件,也可合并为一件㊂归档公务电子邮件排序时,正文在前,附件在后;转发电子邮件在前,被转发电子邮件在后;收到与发出的电子邮件作为一件时,发出的电子邮件在前,收到的电子邮件在后㊂10.3公务电子邮件可以独立形成电子邮件档案门类,也可以根据其内容归入相应门类㊂形成独立门类的电子邮件按 年度 机构(问题) 保管期限 或 年度 保管期限 机构(问题) 分类,分类法应在本单位档案分类方案中体现㊂归入相应门类的电子邮件按相应门类档案整理要求分类㊂10.4公务电子邮件分类后应在最低一级类目内,按时间结合事由进行排列㊂同一事由电子邮件,按邮件形成先后顺序排列㊂归档公务电子邮件应编制档号,独立门类电子邮件档案档号格式为:全宗号 档案门类代码㊃年度 保管期限代码 机构(问题)代码 件号或全宗号 档案门类代码㊃年度 机构(问题)代码 保管期限代码 件号,具体按照D A/T22的要求㊂完成档号编制的电子邮件应依据档号顺序自动生成电子档案目录,按本单位归档电子文件整理要求增加电子文件目录封面,并将目录转换为适合长期保存的版式文件㊂10.5归入相应门类的电子邮件应与其所属门类其他电子文件一同整理,整理方法按G B/T18894或单位制定的相应门类电子文件归档要求㊂11公务电子邮件档案的移交和接收11.1完成归档整理的公务电子邮件应在次年6月30日前,向档案部门移交㊂11.2移交内容包括公务电子邮件(含附件)㊁元数据㊂11.3对接收到的公务电子邮件应及时进行检测,检测方法和项目符合D A/T70的规定㊂经检测合格的方能接收,检测不合格的应退回重新整理,待合格后方可接收㊂附录A(资料性)公务电子邮件元数据与D A/T46部分元数据对照表表A.1给出了公务电子邮件元数据与D A/T46部分元数据的对照表㊂表A.1公务电子邮件元数据与D A/T46部分元数据对照表元数据编号元数据名称电子邮件信息M7电子文件号电子邮件系统产生的唯一标识电子文件的一组代码M32责任者电子邮件发件人(含邮件地址)M36主送电子邮件收件人(含邮件地址)M37抄送电子邮件抄送人/密送人(含邮件地址)M22题名电子邮件标题M33日期电子邮件发送时间/接收时间(含时区)M35紧急程度电子邮件紧急程度M38密级电子邮件密级M39保密期限电子邮件保密期限M48计算机文件名电子邮件正文及附件的计算机文件名M50文档创建程序电子邮件责任者提供的非通用格式阅读软件M51信息系统描述电子邮件责任者邮件系统名称及版本号M6立档单位名称电子邮件归档机构。
《公务电子邮件归档与管理规则》的内容及存在问题分析
《公务电子邮件归档与管理规则》的内容及存在问题分析作者：王梦瑶王英玮来源：《北京档案》2018年第07期公务电子邮件是各种公务活动得以顺利开展的重要办事工具，也是业务工作思想、数据和信息得以有效沟通的手段之一。
公务电子邮件作为一种电子文件的具体存在形式，若想使其“四性”（真实性、完整性、可读性、安全性）得到有效维护，必须根据全程管理思想进行全生命周期的管控。
为此，应为公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等项业务活动，提供规范化程序与管理规则，并为公务电子邮件的归档与电子档案管理创造有利条件。
档案行业标准DA/T32-2005《公务电子邮件归档与管理规则》（以下简称DA/T 32）正是为了适应这种实践性要求而制定和发布实施的。
该标准是由深圳市档案局提出并起草，由国家档案局于2005年4月30日发布，同年9月1日开始正式实施。
一、T32的体例与内容构成T32共分9章，包括57条条款，其中一级条款9条、二级条款35条、三级条款13条。
主要内容包括正文和附录两大部分。
正文部分主要规定了T32使用的范围、规范性引用文件、术语定义、总则及公务电子邮件从生成到归档保管各环节的具体规则。
附录包括五个：《公务电子邮件收发文登记表》《公务电子邮件存储格式》《公务电子邮件存储载体》《公务电子邮件移交登记表》和《公务电子邮件移交检验登记表》。
标准的附录包括资料性附录和规范性附录，资料性附录是对理解和使用标准起辅助作用的附加信息，而规范性附录则是与标准正文具有同等效力的组成部分。
T32的附录均为规范性附录，是为了减少正文篇幅而置于文后，与标准文本本身具有同等效力。
二、T32的主要特点（一）注重与其他标准的整体协调性公务电子邮件作为公务活动中广泛应用的一种电子文件的形式，对其管理需要参照电子文件管理规范，其归档和管理也需要遵循档案的管理规则。
因此，T32和相关标准之间保持了良好的整体协调性。
它和《电子文件归档与电子档案管理规范》《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》《归档文件整理规则》及《档案著录规则》等标准在内容和要求方面保持了整体协调性。
公务电子邮箱安全管理制度
第一章总则第一条为加强公务电子邮箱的安全管理，保障国家秘密、工作秘密和个人隐私的安全，根据《中华人民共和国网络安全法》、《中华人民共和国密码法》等相关法律法规，结合本部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本部门所有公务电子邮箱的使用和管理。
第三条公务电子邮箱安全管理工作应遵循以下原则：（一）安全第一，预防为主；（二）统一管理，分级负责；（三）技术保障，制度约束；（四）以人为本，持续改进。
第二章电子邮箱的申请与使用第四条公务电子邮箱的申请应遵循以下程序：（一）由申请人在工作需要的情况下，向部门信息管理部门提出申请；（二）信息管理部门对申请进行审核，确认符合条件后，为申请人分配电子邮箱；（三）申请人收到分配的电子邮箱后，应立即修改初始密码，确保密码强度。
第五条公务电子邮箱的使用应遵守以下规定：（一）公务电子邮箱仅用于工作交流，不得用于私人事务；（二）不得将公务电子邮箱的账号、密码等信息泄露给他人；（三）不得使用公务电子邮箱发送、接收、存储涉及国家秘密、工作秘密和个人隐私的信息；（四）不得在公务电子邮箱中存储与工作无关的文件、资料；（五）不得使用公务电子邮箱进行网络诈骗、传播淫秽色情等违法行为。
第三章电子邮箱的安全管理第六条电子邮箱的安全管理包括以下内容：（一）密码管理：定期更换密码，确保密码强度，不得使用简单易猜的密码；（二）防病毒：定期更新防病毒软件，及时清除病毒、木马等恶意软件；（三）安全防护：安装防火墙，设置访问控制策略，防止外部攻击；（四）数据备份：定期备份电子邮箱中的重要数据，确保数据安全；（五）安全培训：定期对电子邮箱使用者进行安全培训，提高安全意识。
第七条信息管理部门应定期对电子邮箱进行安全检查，发现安全隐患及时整改。
第四章责任与处罚第八条公务电子邮箱使用者应严格遵守本制度，对违反本制度的行为，将追究相关责任。
第九条违反本制度，有下列行为之一的，视情节轻重，给予警告、记过、降职、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）泄露国家秘密、工作秘密和个人隐私的；（二）利用公务电子邮箱进行违法犯罪的；（三）未按规定修改密码，导致电子邮箱被他人非法使用的；（四）其他违反本制度的行为。
国家档案局办公室关于征求《公务电子邮件归档管理规则》等档案行业标准项目意见的通知
国家档案局办公室关于征求《公务电子邮件归档管理规则》等档案行业标准项目意见的通知
文章属性
•【公布机关】国家档案局
•【公布日期】2020.05.07
•【分类】征求意见稿
正文
国家档案局办公室关于征求《公务电子邮件归档管理规
则》等
档案行业标准项目意见的通知
各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，中央军委办公厅保密和档案局，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国人民大学档案学院：现将《公务电子邮件归档管理规则》《产品数据管理（PDM）系统电子文件归档与电子档案管理规范》《电子档案存储用可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R技术要求和应用规范》等3项档案行业标准项目征求意见稿和《绿色档案馆建筑评价标准》（DA/T76-2019）修改单征求意见稿及其说明公布在国家档案局网站
（）上。
请组织相关人员认真研究，提出修改意见，并于2020年6月8日前以电子邮件形式反馈我局政策法规研究司法规督查处。
逾期不回复的，视为无意见。
联系电话：************
电子邮箱：*****************.cn
1.公务电子邮件归档管理规则（征求意见稿）
2.产品数据管理（PDM）系统电子文件归档与电子档案管理规范（征求意见稿）
3.电子档案存储用可录类光盘CDR DVDR技术要求和应用规范（征求意见稿）
4.《绿色档案馆建筑评价标准》修改单征求意见稿及说明
国家档案局办公室
2020年5月7日。
单位公务邮箱 管理制度
单位公务邮箱管理制度第一章总则第一条为规范单位公务邮箱使用管理，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有使用单位邮箱的工作人员。
第三条单位公务邮箱是指用于工作和公务事务的电子邮箱，包括单位的域名邮件地址。
第四条单位公务邮箱是单位重要的信息资源，对工作人员的工作和信息沟通具有重要意义，应当妥善管理。
第五条工作人员应当严格遵守本制度的规定，做到使用单位公务邮箱符合规范。
第二章公务邮箱设置和权限管理第六条单位公务邮箱由单位信息技术管理部门负责统一设置和管理。
第七条工作人员在单位公务邮箱中有相应的使用权限，包括阅读、发送、删除等操作。
第八条离职或调职的工作人员应及时将单位公务邮箱相关资料备份并告知信息技术管理部门，由信息技术管理部门取消其邮箱权限。
第九条工作人员应当妥善保管邮箱账号和密码，不得将账号和密码泄露给他人。
第十条工作人员离开工作岗位时，应将工作相关邮件存档并告知接替工作的人员。
第三章公务邮箱使用规范第十一条工作人员应当在工作时间内使用单位公务邮箱，不得进行非工作相关的邮件往来。
第十二条工作人员应当尽量避免使用单位公务邮箱发送和接收涉密信息，如确需发送涉密信息，应当按照单位相关规定进行处理。
第十三条工作人员不得向单位公务邮箱中发送带有病毒或含有非法信息的邮件。
第十四条工作人员在收发邮件时应当注意文明用语，不得发送不当内容，不得进行群发邮件。
第十五条工作人员在处理工作邮件时应当及时回复，并密切关注邮箱中的重要信息。
第十六条工作人员在使用单位公务邮箱时应当遵守相关法律法规和单位规定，不得利用邮箱从事违法活动。
第四章公务邮箱安全管理第十七条单位公务邮箱应当定期进行安全检查和维护，确保邮箱系统的正常运行。
第十八条工作人员应当妥善保管邮箱账号和密码，不得将密码告知他人或在公共场所登录邮箱。
第十九条单位公务邮箱系统应当安装防火墙、杀毒软件等安全系统，及时更新防护措施，防止病毒和恶意攻击。
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公务电子邮件归档与管理规则DA/T 32-20051范围本标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。
本标准适用于公务电子邮件的归档与管理，在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上，为其安全保管和有效开发利用提供依据。
国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 18894–2002电子文件归档与管理规范GB/T 17678 1–1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理GB/T l7678 2–1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构DA/T l-2000档案工作基本术语DA/T 18-1999档案著录规则DA/T 22-2000归档文件整理规则国家档案局令第6号电子公文归档管理暂行办法3术语和定义DA/T l-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
3 1电子邮件electronic mail由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。
它包括信息文本本身及其附件。
电子邮件可在一机构内部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。
电子邮件分为三种：公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。
3 2公务电子邮件electronic mail document国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。
3 3公务电子邮件系统electronic mail document system用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统。
3 4电子文件管理系统electronic records management system为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计算机应用系统。
4总则4 1公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。
4 2公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
4 3应明确规定公务电子邮件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档公务电子邮件的质量。
4 4归档公务电子邮件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
4 5公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应纳入各单位公文处理程序和相关人员的岗位责任。
4 6机构内设置的公共邮箱(机构内对个人开放的邮箱，邮箱内设有许多文件夹，分别用来讨论工作中不同方面的问题)或共享邮箱(用来供员工发送疑问或者关于执行的公务某一特定方面的信息，只有一定范围内的人员才能使用的邮箱)必须说明创建的目的或理由、邮箱使用者的范围，向使用者阐述邮箱的使用方法和要求。
公共邮箱或共享邮箱必须明确相关责任人。
4 7系统管理员应设定工作站和电子邮件账户的使用密码，密码应妥善保护，并定期更改。
4 8各单位系统管理人员应为使用公务电子邮件系统的工作人员提供能够自动识别病毒特征的软件系统，并确保工作人员在使用文件或查找信息时，其工作站的杀毒软件和防火墙软件的自动保护功能都能启动。
病毒特征库应当定期更新。
5公务电子邮件的撰写与传递5 1公务电子邮件标题、正文内容的撰写以及署名规则参照相关纸质公文规定。
邮件标题撰写应符合邮件主题或公务性质，以保证邮件应用的时效性以及归档、检索利用质量。
5 2各单位应在公务电子邮件系统的公务信箱中发送和接收公务电子邮件，不得使用私人邮箱。
邮件一经发出，必须原样保存。
应尽量避免公务邮箱用于私人活动。
5 3涉密公务电子邮件应使用专网和专门的邮件服务系统进行发送和接收，并对发送的邮件进行加密处理，同时应对网络环境、服务器、工作站进行安全性验证。
5 4在发送公务电子邮件时应使用真实身份，并根据电子邮件的密级和发送范围，确定是否应进行加密和电子签名。
不得在公务电子邮件及其附件中使用扫描签字等易被修改、伪造的签字方式。
5 5各单位系统管理人员或有关人员应保存经由公务电子邮件系统传送的所有电子邮件收发记录，作为指导、监督归档的依据(公务电子邮件发文、收文登记表参见附录A 1，A 2)。
公务电子邮件收发记录应当归档，只有授权人员方可查询。
5 6使用公务电子邮件系统的工作人员不得开启可疑电子邮件，如发现病毒，应立即通知系统管理人员。
5 7公务电子邮件收发日志应备份，脱机保存，定期移交档案部门。
6公务电子邮件的鉴定与归档6 1鉴定归档责任归属6 1 1对外发送的邮件由发送者进行鉴定归档；接收到的外部邮件，由接收者进行鉴定归档。
6 1 2内部电子邮件应由邮件的发送者或邮件讨论的发起者进行鉴定归档。
6 1 3公共邮箱文件夹或共享邮箱的邮件由文件夹或邮箱的责任人进行鉴定归档。
个人邮箱内邮件的鉴定，由邮箱拥有者负责。
6 2鉴定内容6 2 1应根据电子邮件的内容确定其是否具有公文性质，是否具有保存价值。
对于涉及公务但以个人名义收发的电子邮件应视为公务电子邮件。
6 2 2公务电子邮件保管期限和密级的划分工作，参照国家有关纸质文件材料的保管期限和密级的有关规定执行。
6 2 3各单位档案部门必须对需要归档的公务电子邮件进行真实性、完整性、有效性鉴定。
真实性鉴定是指认定邮件是否当时当人收发的，检查公务电子邮件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后是否与收发时的原始状况一致。
完整性鉴定是指利用有效的技术手段，检查公务电子邮件的内容信息、背景信息、结构信息等要素是否完备。
有效性鉴定是指检测公务电子邮件是否具备可理解性和可用性，包括载体的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性等。
6 3归档范围6 3 1凡是反映本单位工作活动且具有查考利用价值的公务电子邮件均属归档范围。
载有相同信息的纸质文件属于归档范围的，则该份电子邮件也应归档。
6 3 2公务电子邮件归档时，应包括以下部分：a)邮件发送人、接收人的具体情况(包括姓名、职务、所属部门和公务电子邮箱)；b)发送、接收邮件的时间；c)邮件密级；d)邮件的题名；e)邮件正文、附件；f)邮件收发日志；g)发送、接收邮件的软件名和版本号。
6 4归档要求6 4 1办理完毕且具有保存价值的公务电子邮件应及时从原有邮箱中迁移出来，进行逻辑归档，保存到专门的电子文件管理系统中。
需归档的电子邮件不可长期保存在公共邮箱内。
6 4 2发送或接收具有保存价值的公务电子邮件后应立即将电子邮件打印成纸质文件，将打印输出存档到纸质文件管理系统中。
6 4 3采用物理归档的公务电子邮件应采用或转换为本标准规定的标准格式(公务电子邮件存储格式参见附录B)，如无法完整、准确地转换，应将相关的应用程序一并归档。
6 4 4一般情况下电子邮件和附件作为整体进行归档。
6 4 5经加密的公务电子邮件应解密后明文归档。
7归档公务电子邮件的整理7 1归档公务电子邮件的整理按DA／T22–2000规定的要求进行。
7 2归档公务电子邮件以件为单位整理。
同一全宗可按类别、保管期限、机构(问题)等进行分类整理，公务电子邮件编号规则应与电子文件编号规则保持一致，有对应其他版本的，应通过档号建立两者之间的联系。
7 3将已整理好的公务电子邮件按顺序存入规范化载体(公务电子邮件存储载体参见附录C)，不同保管期限的公务电子邮件应分别存储在不同的载体上，务必保证电子邮件的真实与完整。
7 4公务电子邮件的著录参照国家有关规定进行。
存储公务电子邮件的载体著录内容包括：a)说明文件，对存储载体内文件及软硬件环境进行描述。
b)类目表文件，说明载体内文件分类信息。
c)著录文件，存放有关文件的目录信息。
d)公务电子邮件夹，存放已归档的各种公务电子邮件。
7 5存储公务电子邮件的载体或包装盒上应贴有标签，标明以下信息：a)载体编号；b)立档单位名称；c)类别(或主题)；d)邮件起止日期；e)转存日期；f)密级；g)文本(正本或备份)；h)操作环境(硬件或软件)；i)存储介质的生产日期；j)保管期限。
8公务电子邮件的移交与接收8 1各单位文件管理人员应按时向档案保管部门移交已归档的公务电子邮件，移交时应履行规定的程序，并做好移交登记(移交登记表参见附录D)，完全合格后方可移交。
登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。
8 2移交单位和档案保管部门应对归档的载体及其技术环境进行检验，检验结果分别由移交单位、接收单位填入《公务电子邮件移交检验登记表》(参见附录E)。
登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。
8 3归档公务电子邮件移交可以采用逻辑方式或物理方式。
涉密的公务电子邮件采用物理方式移交。
8 4无论采用逻辑方式还是物理方式移交，对于需永久或长期保存的公务电子邮件，均应当将电子形式转换成纸质形式或者缩微形式一并保存后移交。
9公务电子邮件的保管9 1档案保管部门应对各单位移交的公务电子邮件制作备份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。
9 2归档公务电子邮件的保管要求应符合GB／T18894–2002中9-4的相关规定。
9 3档案部门应定期对公务电子邮件进行检查。
公务电子邮件应当定期转移到适宜长期保存的介质上存储。
公务电子邮件的删除和销毁应符合GB／T18894–2002中9 8的相关规定。
附录A（规范性附录）公务电子邮件收发文登记表表A 1公务电子邮件发文登记表序号主题邮件题名附件名发送者接收者抄送密送发送时间接收时间密级邮件大小备注表A 2公务电子邮件收文登记表序号主题邮件题名附件名发送者接收者转发抄送发送时间接收时间密级邮件大小备注附录B（规范性附录）公务电子邮件存储格式数据类型推荐数据格式可参考的数据格式存储格式传输格式文本PDF、XML、RTF DOC、WPS、PPT及其他字处理格式TXT、XML PDF、XML图像、照片FIFF、GIFB、PDF BMP、XBM、JPEG及其他格式TIFF、JPEG、SVG JPEG、SVG格式，近期可采用GIFB、PDF格式音频MP3、WAV WMA、AU格式、RAM/RM(RealAudio流式音频式)、MIDI/MODs MP3、WAV、WMA MP3、WAV、WMA、ASF、RM、RA视频MPEG-2、MPEG-4、AVI Quick Time、RealVideoMPEG、AVI、SWVF MPEG、ASF、RM和RA数据库与光盘数据表DBF、XML XLS、MDB、EXCEL DBF DBF图形DXF、SVG、DWF DWG、DGN SVG、DWG、DWF DWF、SVG、DWG网页HTML、XML SGML HTML附录C（规范性附录）公务电子邮件存储载体载体名称（介质）用途载体质量要求一次性写入磁带WORM 数据备份、脱机保存只读光盘CD-ROM 数据利用、备分、脱机保存缩微胶片存储珍贵档案一次性写入光盘CD-R 数据利用、备份发、脱机保存径为120mm、厚度为1 2mm(或更薄)一次性写入光盘DVD-R 数据存储、备份硬盘数据处理、交换、利用软磁盘、闪存盘数据处理、交换（不能作为长期存储介质）附录D（规范性附录）公务电邮件移交登记表公务电子邮件移交登记表（首页）序号档号邮件题名附件名密级载体类型保管期限备注公务电子邮件移交登记表（续页）文件特征载体描述载体类型载体数量邮件份数记录结构（物理、逻辑）记录类型□定长□可变长□其他记录总数总字节数记录字符、图形、音频、视频文件格式设备环境特征硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等）软件环境（型号、版本等）操作系统数据库系统相关软件（文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等）制表审核填表人（签名）年月日审核人（签名）年月日附录E（规范性附录）公务电子邮件移交检验登记表检验项目单位名称移交单位：接收单位：载体外观检验病毒检验真实性检验完整性检验有效性检验技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检查填表人（签名）年月日年月日审核人（签名）年月日年月日单位（印章）年月日年月日中华人民共和国国家档案局2005-04-30发布2005-09-01实施。