文件管理标准

文件编号：ZCPX-WJGL-001

中材萍乡水泥有限公司

文件管理标准

（第1版)

受控状态：受控□非受控□

受控号：033

2009年6月23日发布 2009年6月23日实施起草人: 刘启娜审核人: 彭文胜批准人: 黄宝春

起草日期: 2009.6.1 审核日期: 批准日期:

文件管理标准

1 目的

贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。

2 适用范围

本标准适应于各部、室、车间。

3 职责

3.1公司下发文件实行统一管理，做到规范、准确、及时、安全。克服官僚主义和文牍主义。

3.2各部室、各单位及各有关人员，对文件中涉及政府、总公司或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。

3.3文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。

3.4公司发文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。

3.5公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。

3.6草拟文件应注意：文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。

3.7各级领导对送来的文件要及时阅批，当天批复。

3.8各级领导阅、批文件应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。

3.9公司所有文件，发文单位应有存档，并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送综合管理部存档。有领导指示的，还应附批复件。

3.10收文由综合管理部统一负责。收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由综合管理部收回归档。

3.11所有文件发放，一定要有登记、签收手续。

3.12公司发文，一定要由综合管理部一编号：红头文文件：×××字(××年)××号、情况通报：ZCPX2009-QKTB-×××，通知、工作联系函、普通文件：NO：×××，标准：ZCPX2009-×××BZ-00X；合同：ZCPX2009-XXXX

3.13红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等；由公司统一印制的红头文件纸张印制。格式：文号：3号仿宋字，标号2号宋体加粗字，正文：用3号仿宋体字，一般每面排22行（以3号字高度加3号字高度7/8的距离为一基准行），每行排28个字。

3.14情况通报：普通A4纸，3号仿宋字，正文：用3号仿宋体字，一般每面排22行（以3号字高度加3号字高度7/8的距离为一基准行），每行排28个字。

3.15通知、工作联系函、普通文件：普通A4纸，标题为2号黑体字，正文为3号仿宋体字，一般每面排22行（以3号字高度加3号字高度7/8的距离为一基准行），每行排28个字。

3.16标准：普通A4纸，封面上方编号为5号宋体字，标题为1号宋体加粗字，下方落款为5号宋体，正文内页：标题为3号宋体加粗，正文内容为5号宋体。

3.17合同：普通A4纸，标题3号宋体加粗，正文为5号宋体。

5.3.2 记录的存贮、保管

A类记录；各类质量检验记录由进行办公室保管，保存期限为5年。

B类记录：各质量控制部门的产品质量记录、管理评审记录、内部审核记录、供方档案等由各质量控制部门保管，保存期限为3年。

C类记录：各车间的产品记录、质量会议记录等一般记录，保存期限为1年。

，经各有关部门保管员确认，由各部门领导批准后处理。

5.4记录的更改

记录由于笔误需要更正时，应用标记划在原始记录更改处，并写上正确的记录，更正的记录通过盖章或签字得到认可。

5.5记录的借阅

记录涉及到本公司机密、数字，原则上不允许外借。如遇特殊情况，经管理者代表批准后，方可在办公室查阅。