紫光档案管理系统使用手册.
紫晶档案系统操作步骤说明
紫晶档案软件常用操作步骤说明(AMS2000)本说明主要针对用户常见的操作步骤说明，共分为：A，B，C，D，E，F，G，H，I，J，K十一项，部分操作流程后还附有备份说明。
A项是对党政网上的现行文件进行收、发文管理的操作说明。
B项是对收、发文进行自动归档的操作说明（人工归档见C）。
C项是对已组装成盒的档案进行人工归档的操作说明。
D项是对机读目录的查找操作说明。
E项是对全文的挂接操作说明。
F项是机读目录修改及打印操作说明。
G项是更改档号操作说明。
H项是对件号处理操作说明。
I项是对分卷操作说明。
J项是对数据交换的操作说明，此项只有B版用户才有此功能。
K项是对数据备份的操作说明。
A：⑴进入党政网的已收文页面⑵在需要接收的文件的条目位置上单击鼠标右键⑶点击从党政网上接收：收文⑷进入紫晶系统⑸点击收文管理⑹点击还原按钮，可见第⑶步接收的文件（若不可见，请核查当前文件处理年度，有必要时重新进行收发文年度设置）⑺在保管期限和页数处分别按实际文件内容进行设置，并保存⑻点击打印按钮⑼点击批阅单打印按钮⑽点击打印图标按钮⑾关闭当前窗口回到收文管理窗口⑿点击全文浏览按钮⒀点击动态链接按钮⒁启动阅览器后进行打印及相关操作备注：1、以上只是以网上收文为例，发文同收文雷同，请参照操作。
2、用户希望通过本系统对网上没有的文件进行收发文管理时，可在第五步：⑸点击公文归档整理下的收文管理⑹按文件进行手工录入⑺点击保存按钮⑻点击打印按钮。
B：⑴进入紫晶系统⑵点击自动归档按钮⑶在分类下的形成年度前方框打“√”并输入对应的四位数值年度⑷在分类下的保管期限前的方框打“√”并选择对应的期限⑸在排列下的文件形成日期前方框打“√”⑹在排列下的保管期限前方框打“√”⑺在编号下的全宗号、年度、保管期限、卷(盒)号输入对应的内容⑻点击确定按钮，⑼在页数/盒前的方框打“√”并输入页数⑽点击归档按钮⑾点击继续按钮C：⑴进入紫晶系统⑵点击人工归档按钮⑶在档号一栏输入档号⑷在空白处点击左键⑸点击OK按钮⑹点击归档文件目录按钮⑺分别输入：文件编号、责任者、题名、日期、页数（号）等有所规定内容⑻点击保存按钮⑼点击添加按钮进行下一份文件的录入备注：1、在本项第三步：⑶在档号一栏输入档号，档号格式为：全宗号- 期限年度-盒号，全宗号及盒号为三位，不足添‘0’、如：012-永久2007-001，中间的间隔符‘-’必须为半角。
档案系统使用手册
档案系统使用手册预览说明:预览图片所展示的格式为文档的源格式展示,下载源文件没有水印,内容可编辑和复制紫晶文档一体化管理系统AMS使用手册1 系统安装说明--------------------------------------------------------------------------------32 系统使用说明--------------------------------------------------------------------------------4 2.1系统2.1.1 系统使用流程---------------------------------------------------------------------------4 2.1.2 系统参数设置---------------------------------------------------------------------------5 2.1.3 库参数设置------------------------------------------------------------------------------6 2.1.4 用户管理---------------------------------------------------------------------------------7 2.1.5 收发文年度设置------------------------------------------------------------------------7 2.1.6 分类大纲管理---------------------------------------------------------------------------8 2.1.7 分类表管理------------------------------------------------------------------------------9 2.1.8 主题词库设置---------------------------------------------------------------------------10 2.1.9 数据管理---------------------------------------------------------------------------------10 2.1.10 其他门类档案管理--------------------------------------------------------------------11 2.2 数据库/全文维护2.2.1 强制解锁---------------------------------------------------------------------------------11 2.2.2 数据库系统处理------------------------------------------------------------------------11 2.2.3 机读目录数据转出---------------------------------------------------------------------12 2.2.4 日志库检索------------------------------------------------------------------------------12 2.2.5 日志库加密导出------------------------------------------------------------------------12 2.2.6 浏览加密日志文件---------------------------------------------------------------------13 2.2.7 全文目录管理---------------------------------------------------------------------------13 2.2.8全文文件管理---------------------------------------------------------------------------14 2.2.9 全文扫描管理---------------------------------------------------------------------------15 2.2.10全文文件加密压缩--------------------------------------------------------------------15 2.2.11全文文件解密还原--------------------------------------------------------------------16 2.3 公文管理/归档2.3.1 收文管理----------------------------------------------------------------------------------16 2.3.2 发文管理----------------------------------------------------------------------------------17 2.3.3 公文处理表格和收发文簿打印-------------------------------------------------------17 2.3.4 自动归档----------------------------------------------------------------------------------19 2.3.5 人工归档/卷(盒)内文件调整----------------------------------------------------------21 2.3.6 封面编辑和打印-------------------------------------------------------------------------22 2.3.7 归档文件目录编辑、打印/文件级数据录入---------------------------------------232.3.8 备考表、脊背的编辑打印-------------------------------------------------------------24 2.3.9案卷目录、全引目录打印-------------------------------------------------------------24 2.3.10 档号批量替换--------------------------------------------------------------------------24 2.3.11 件号处理--------------------------------------------------------------------------------25 2.3.12 案卷(盒)批量处理---------------------------------------------------------------------252.3.13 分卷及合卷-----------------------------------------------------------------------------25 2.4编目检索/利用2.4.1案卷级检索----------------------------------------------------------------------------26 2.4.2文件级检索----------------------------------------------------------------------------27 2.4.3收文检索-------------------------------------------------------------------------------28 2.4.4发文检索-------------------------------------------------------------------------------28 2.4.5借阅参数设置-------------------------------------------------------------------------28 2.4.6借阅管理-------------------------------------------------------------------------------29 2.4.7归还-------------------------------------------------------------------------------------29 2.4.8催还-------------------------------------------------------------------------------------30 2.5鉴定/移交2.5.1鉴定登记-------------------------------------------------------------------------------30 2.5.2移交登记-------------------------------------------------------------------------------31 2.6报表2.6.1统计表----------------------------------------------------------------------------------31 2.6.2其他报表-------------------------------------------------------------------------------31 2.7数据交换/网上发布2.7.1数据交换-------------------------------------------------------------------------------32 2.7.2Internet 网上数据发布---------------------------------------------------------------33 2.8系统辅助功能模块2.8.1主题词自动标引----------------------------------------------------------------------34 2.8.2分类号自动标引----------------------------------------------------------------------34 2.8.3全文浏览-------------------------------------------------------------------------------34 2.8.4字体设置-------------------------------------------------------------------------------35 2.8.5快速/高级检索------------------------------------------------------------------------35 2.8.6打印预览和页数设置----------------------------------------------------------------37 2.8.7多级排序-------------------------------------------------------------------------------371 系统安装说明一、将计算机的显示分辨率设为800x600。
紫晶档案系统(AMS2000)用户操作手册.doc
紫晶文档一体化管理系统用户操作手册编制单位：成都宏博科技进展有限公司编制人：________________________编制日期：________________________审核人：________________________审核日期：________________________0文本控制0.1修改记录0.2校对记录0.3分发记录说明：若是您收到一份本文档的电子版本，请将您的姓名等相关信息填写在相应位置，作为文档控制需要。
若是您收到一份本文档的文字版本，请将您的姓名等相关信息填写在相应位置，作为文档控制需要。
目录0文本控制20.1修改记录 (2)0.2校对记录 (2)0.3分发记录 (2)1安装和卸载91.1安装和注册 (9)1.1.1安装91.1.2注册171.2卸载 (19)2系统利用说明222.1系统登录 (22)2.2系统利用流程 (24)3系统菜单263.1系统 (26)3.1.1系统参数设置263.1.2库参数设置283.1.3用户管理313.1.4收发文年度设置373.1.5分类大纲管理383.1.6分类表管理403.1.7主题辞库设置413.1.8数据管理443.1.9修改系统初始化口令473.1.10修改用户口令 (48)3.2数据库/全文保护 (49)3.2.1强制解锁493.2.2数据库系统处置503.2.3收发文调整553.2.4机读目录数据转出583.2.5日记库检索603.2.6日记库加密导出613.2.7阅读加密日记文件623.2.8全文目录管理633.2.9全文文件管理663.2.10全文扫描管理 (68)3.2.11全文文件加密紧缩 (69)3.2.12全文文件解密还原 (70)3.3公函管理/归档 (71)3.3.1收文管理713.3.2发文管理883.3.3自动归档893.3.4人工归档933.3.5封面1003.3.6归档（卷内）文件目录1043.3.7备考表1143.3.8脊背1163.3.9案卷目录1173.3.10档号批量替换 (123)3.3.11档号处置 (124)3.3.12卷（盒）号批量调整 (126)3.3.13案卷（盒）批量处置 (128)3.3.14件号处置 (130)3.3.15文件级批量替换 (131)3.3.16分卷（盒）及合卷（盒） (133)3.4编目检索/利用 (135)3.4.1分类检索1353.4.2快速检索和高级检索1363.4.3案卷级检索1403.4.4文件级检索1453.4.5收文检索1503.4.6发文检索1543.4.7借阅参数设置1583.4.8借阅管理1593.4.9归还管理1653.4.10催还管理 (166)3.5鉴定/移交 (167)3.5.1鉴定记录1673.5.2移交记录11713.5.3移交记录21743.6报表/打印 (178)3.6.1报表打印1783.6.2脊背批量打印1803.6.3主题辞表打印1823.7数据互换/网上发布 (183)3.7.1数据互换1833.7.2Internet网上数据发布1873.8帮忙 (188)3.8.1关于1883.8.2利用帮忙1884Vista专题1904.1安装 (190)4.2卸载 (191)4.3运行 (192)4.4备份 (192)5图表目录1941安装和卸载1.1安装和注册1.1.1安装重要提示：在Vista系统中安装紫晶文档一体化管理系统之前请先阅读第错误!未找到引用源。
清华紫光电子档案管理系统技术白皮书
清华紫光电子档案管理系统技术白皮书清华紫光电子档案管理系统技术白皮书紫光软件系统有限公司电子档案事业部二?一?年一月目录第一章系统简介...................................................................... .. (3)第一节研发背景...................................................................... . (3)第二节目标应用...................................................................... . (4)第三节主要特点...................................................................... . (4)第二章体系结构...................................................................... .. (6)第一节系统体系结构 ..................................................................... ................................................ 6 第二节存储体系结构 ..................................................................... ................................................ 7 第三节技术路线...................................................................... . (7)第三章清华紫光电子档案管理系统功能介绍 ..................................................................... .................... 9 第一节系统维护...................................................................... ..................................................... 10 第二节文件管理...................................................................... ..................................................... 21 第三节收集整编...................................................................... ..................................................... 23 第四节档案管理...................................................................... ..................................................... 26 第五节开发利用...................................................................... ..................................................... 32 第六节信息服务子系统 ..................................................................... ........................................... 36 第四章扩展功能...................................................................... (39)第一节数字化加工管理子系统 ..................................................................... ................................ 39 第二节数据一体化归档接口 ..................................................................... .................................... 40 第三节门户系统集成 ..................................................................... .............................................. 41 第四节 CA集成...................................................................... (41)第五节利用审批流程 ..................................................................... .............................................. 41 第六节电子文件防扩散管理 ..................................................................... .................................... 43 第七节数字水印...................................................................... ..................................................... 47 第五章技术特点...................................................................... (48)第一节图像处理技术 ..................................................................... .............................................. 48 第二节 OCR技术的应用 ..................................................................... ......................................... 48 第三节档案管理平台技术 ..................................................................... ....................................... 48 第四节全文检索技术 ..................................................................... .............................................. 49 第五节多格式文件浏览技术 ..................................................................... .................................... 49 第六节流媒体在线播放技术的集成 ..................................................................... ......................... 49 第七节可扩展支持多种安全技术 ..................................................................... ............................. 49 第八节双层PDF技术 ..................................................................... ............................................. 49 第六章系统配置...................................................................... (50)第一节数据库 ..................................................................... (50)第二节网络操作系统 ..................................................................... .............................................. 50 第三节中间件服务器 ................................................................................................................... 50 第四节服务器设备 ..................................................................... .................................................. 50 第五节存储设备...................................................................... ..................................................... 50 第六节网络带宽...................................................................... ..................................................... 50 第七章配套服务...................................................................... (52)第一章系统简介第一节研发背景随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。
档案管理系统使用指南.ppt
3.2 文件级录入表单--著录项目
第一责任者、其他责任者： 第一责任者即档案材料形 成者，一般以材料上的公 章为准；有多个单位的， 则牵头单位为第一责任者， 其他单位为其他责任者。
3.2 文件级录入表单--著录项目
“页数”：指本份材料的总页 数。
“文件时间”：即材料形成 日期，一般以材料后签署盖 章的最后一个日期为准，填 写格式为8位阿拉伯数字。
3.1 案卷录入表单--著录项目
“全宗号”：“115”。 “实体分类号”：一般由材料形成的年度和单位分类
号组成。格式为2013-XY12、2013-DQ15、2013-JX113等。实体分类号的字母要大写。 “盒号”：即“卷号”，如“1，2，…”。
3.1 案卷录入表单--著录项目
“保管期限”：分为“永久、长期、短期、30年、 10年”五种，录入时根据盒内材料情况进行选择
1. 系统登录
方法一：在WEB浏览器地址栏输入
方法二：进入档案馆网页，点档案管理 系统登录
1. 系统登录
第一次使用本 系统，进入页 面后须安装数 字证书
输入用户名及 密码
注：没有用户名 和初始密码的 单位可向我馆
2. 修改个人信息
主要是用于 第一次使用 系统的单位， 也用于密码 的更改。
点击“各单位 移交录入档案 表”左边的 “+”进入下一 步（除有特殊 要求的单位外， 大部分单位每 年每次均在此 著录）
3. 档案著录--档案信息管理界面
点击 “录入档 案表”或右边的 “打开” 进入录 入界面（大部分 单位每年每类档 案均从这进入著 录）
3. 1 案卷著录
点击左 边偏上点 的“添加 案卷” 按钮打开 录入表单
3.1 案卷录入表单
紫光电子档案管理系统(互联网版)详细介绍2018PPT课件
2012年，贵州电网获国家档案局科技进步三等奖
2013年，国家电网数据挖掘及电子文件项目分别获国家档案局科技进步一、二等奖
2014年，参与起草国家电子文件管理十三五规划、承办中央企业电子文件管理培训项目
2015年，国务院国资委举办第一届中央企业档案技能大赛唯一技术支持方，且参与了培训会务系统、实操系统、
4
电子文件与档案事业部 简介
电子文件与档案事业部是紫光软件直属事业部，档案业务于1994年起源
于清华计算机公司，持续发展20余年。 营销服务网络遍布全国，20余家分支机构。 拥有最大规模的用户和最多的用户保有量。
中央企业近30家总部及二三级公司， 中央国家机关近20家，发改委、国资委、财政部…
6
电子文件与档案事业部 主要荣誉
1994年8月，由清华计算机公司承担国家“八五”重点科技攻关项目“清华图纸自动输入及档案管理系5年5月以来，获得过国家科委、国家教育部、国家档案局奖项，成为国内唯一 一家获此殊荣的电子档案管
理产品。
1999年，参与国家标准《CAD电子光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678-1999）起草。
国家发展和改革委员会 国务院国有资产监督管理委员会 中华人民共和国财政部 国务院食品安全委员会办公室 国家广播电影电视总局 国务院港澳办公室 新华通讯社
光明日报 中国林业科学研究院 中国残疾人联合会 中央电视台 中国科学技术协会 中国外文出版发行事业部 ……
10
电子文件与档案事业部 大型集团案例介绍
2004年，成功开发了国内首个企业数字档案馆—江苏电力数字档案馆，05年获国家档案局科技进步一等奖
2007年，成功开发了国内规模最大数字档案馆—国家电网数字档案馆，09年获国家档案局科技进步二等奖
档案管理模块操作手册
档案管理模块操作手册目录一、登记系统特点 (3)1、登记类型标准化 (3)2、流程标准化 (3)3、收件标准化 (4)4、收费标准化 (4)二、归档操作 (4)三、出具证明业务 (5)四、档案借阅和归还 (7)一、登记系统特点：1、登记类型标准化。
登记系统根据业务的类型和产权来源、收件收费不同共划分了约70个小类，每一小类可视为一登记类型；2、流程标准化。
系统为每个业务小类各定义了独立的业务流程，基本流程为“受理→核费→审核登簿→缮证→发证→补扫→归档”，各环节基本工作：受理：选择房间新增业务、录入申请内容、填写必要的登记信息和计费来源信息、收件并扫描、打印申请表、开具给客户收费通知单、收件单；核费：检查收费计算，如有误回退给受理，打印缴费票据，所有费用均缴清后完成该环节；审核登簿：审核前面环节的所有资料和数据，如有误回退给受理修改，在登簿前取号产生各权证（证明）号码，打印审批表，完成登簿操作；缮证：打印各权证（证明），录入权证（证明）编号（为权证印刷的编号）；发证：发放权证（证明），补收客户提交的需归档的缴费票据并补扫描；补扫：补收客户提交的需归档的缴费票据并补扫描（因暂未具体确定发证和补扫对于资料补收补扫的分工）；归档：打印档案卷内目录，完结整个登记流程。
但在以下业务小类流程中增加了核税环节（在受理和核费之间）：1）转移登记的二手房买卖、赠与、法院协助执行、互换、拍卖；2）并案业务的转移登记和抵押权登记、房屋所有权继承和赠与；3）其他含有二手房买卖、赠与、法院协助执行、互换、拍卖的产权组合业务。
这三大类业务必须由地税局完成环节后才能进行核费。
3、收件标准化。
系统为每个业务小类各配置了业务收件资料的具体内容，避免人工判断选择的繁琐。
4、收费标准化。
系统对每个业务小类均配置了收费项目和收费标准，系统在业务办理时根据业务人员所选择的房间及填写的必要信息以预先设置好的项目和标准自动计算，只需人工检查核实必要信息是否填写，不必人工计算。
档案管理系统使用步骤(精)
档案管理系统使用步骤1.进入系统：在浏览器地址栏里输入： http：//202.195.78.250敲击“回车”键进入系统登陆页面。
下面以“徐州师大工会”为例）：2.修改密码：输入用户名和密码（见用户信息一览表中“用户”一栏中的“用户名”和“密码”）（图一）。
点击“登录”，进入系统之后，点击菜单栏中的“系统设置”—>“用户账户信息页面”(图二)—>填写用户姓名、联系电话并修改密码。
3.文件录入：点击菜单栏中的“档案管理”—>出现“档案信息管理”页面—>点击“打开”（在表的最右端）或者点击档案名称，如<图三>中的“工会”。
—>“编辑档案信息主页面”（图四）—>点击左上角的“添加文件”—>“添加文件页面”（图五）：录入完第一个文件，点击“添加”按钮（在图五的左下角）（此时方可完成将第一个文件存入数据库）。
点击“添加”后的“添加文件页面”中的信息仍然是第一个文件的记录，此时录入第二个文件时，只须在第一个文件的基础上进行少量的修改即可。
（具体的注意事项在插图中皆有说明。
）当第一卷录入完之后，只须在原来的基础上将“案卷/盒号及馆编件号”中的“1.00**”改为“2.0001”即可从第二卷的第一个文件开始输入。
（图六）依次类推，当进行第三卷、第四卷等等的文件录入时方法与开始进行第二卷文件的录入相同。
(每次录入完最后一个文件后别忘了还要点击“添加”，才能将此次录入的最后一个文件存入数据库。
然后点击“关闭”按钮，结束此次的录入)。
4.文件的修改：对已经录入的文件进行修改时，点击文件列表的中该文件后面的“编辑”，进入“编辑文件页面”进行修改，然后点击“保存”，完成该文件的修改。
关闭窗口。
重新点击“添加文件”按钮，进行新的文件的录入。
5.文件打印：进入“档案信息管理”页面—>点击“打开”—>点击左下方的”DQ”文件夹—>点击“2006”文件夹—>右方出现“档案文件信息管理”页面—>点击页面上方中部的“打印当前”或者“打印所有”—>“目录打印”页面（图七）在图七中需要选择的项目均已标出，尤其注意“在页面底部显示的文字”。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
紫光档案管理系统标准版使用手册（普通用户）修订历史记录（A-添加，M-修改，D-删除）目录1. 文档介绍 (1)1.1.文档目的 (1)1.2.文档范围 (1)1.3.读者对象 (1)1.4.术语与缩写解释 (1)2. 系统角色 (1)3. 系统功能概述 (3)3.1.系统功能划分 (3)3.2.模块汇总表 (4)4. 业务定制流程 (6)5. 信息服务 (8)5.1.信息服务主界面 (8)5.2.普通检索 (8)5.3.全文检索 (16)6. 个人信息 (18)6.1.个人预约 (18)6.2.个人借阅 (21)6.3.个人赋权申请 (22)6.4.推送查阅 (23)7. 个人待办事项 (25)7.1.功能说明 (25)7.2.界面说明 (25)7.3.约束说明 (26)7.4.操作说明 (27)1.文档介绍1.1.文档目的指导各单位的普通用户对系统进行操作使用的文档。
1.2.文档范围本文档为针对紫光档案管理系统标准版进行操作使用的说明文档，未包含其相关软件。
1.3.读者对象本文档主要提供给各单位普通用户，以指导其能正确理解、操作、使用系统。
1.4.术语与缩写解释2.系统角色3.系统功能概述3.1.系统功能划分紫光档案管理系统标准版功能主要分为以下四部分：根据上面的总体功能分类，系统的功能模块如下图所示：上图中通过颜色区分了模块的使用角色，其中：颜色的模块为提供所有用户使用的功能模块；颜色的模块为主要档案业务管理部份，提供全宗档案管理员和兼职档案管理员使用的功能模块；颜色模块为提供全宗档案管理员使用的业务定制功能模块； 颜色模块为提供高级档案管理员使用的标准业务定制功能模块；3.2. 模块汇总表根据上述的系统功能模块划分得到的模块汇总表如下：4.业务定制流程系统为了保证系统内所有全宗单位在遵循统一的业务规则完成档案管理业务的同时，还能适应各全宗单位具体的管理需求，将业务设置部份分为了多个层次，不同层次由相应的角色完成定制工作，上层对下层进行约束和限制，下层在上层的框架下可以实现最大的灵活配置。
具体定制层次如下表所示：上表中的设置是从上向下进行设置的顺序关系，但在每项设置内也同样存在设置的顺序关系。
●标准业务定制按照：全宗管理、代码表、分类表、档案类型、机构用户、文件库、扩展定制设置。
其中：文件库、项目设置与顺序无关，不受上述约束。
●全宗定制按照：个人资料管理目录树、显示字段、辅助定制、权限管理。
由于系统业务定制工作分别是由高级档案管理员和全宗档案管理员完成的，因此在进行系统业务定制之前需要先形成《标准业务定制说明书》和《全宗业务定制说明书》，分别指导项目实施人员、系统管理员和全宗档案管理员完成系统的业务定制的工作。
普通用户（利用者）在本系统中主要可以利用以下几个模块：档案信息查询（包括：普通检索、高级检索、全文检索）个人代办事项档案业务管理（包括：中间库、个人借阅、档案编研）业务设置（包括：中间库目录树）下面我们按照上述模块对系统进行详细的介绍。
5.信息服务5.1.信息服务主界面5.1.1.功能说明这种检索方式适合了解档案管理且拥有明确检索条件时使用，检索结果更精确，能够快速准确的定位到需要的数据。
5.1.2.界面说明单击鼠标左键选择“信息服务”按钮，打开检索主页面。
图5.1-1 档案检索主页面如图7.1-1所示，检索分为普通检索，全文检索，后面来逐一介绍。
在页面中间部分显示的是本全宗单位最热门的搜索关键词。
5.1.3.操作说明左键单击热门关键词则立即对该词进行普通检索。
5.2.普通检索5.2.1.功能说明普通检索为分词检索，根据输入的检索关键词条件对档案信息条目的所有字段进行词汇匹配。
这种检索方式适合普通用户对于不明确检索条件进行查询时使用，但检索的结果往往不十分精确，需要对多次检索的结果进行过滤。
普通检索支持同时输入多个关键词，中间用空格隔开，如：输入关键词“中国档案”。
5.2.2.界面说明普通检索如下：图5.2-1普通检索页面（缩略图模式）图5.2-2普通检索页面（列表模式）如上图所示普通检索界面为左右结构。
左侧目录树有三级，分别是全宗单位、档案门类、级别。
如果是多全宗单位检索，则在检索结果页面中，左侧树结点会显示多个全宗单位。
档案门类、级别会显示相应的结果条数。
右侧是数据区、数据筛选区和功能操作区，再次检索可以同步刷新显示左侧结点下的内容类表。
在检索输入框下面的部分为筛选区，可以对查询结果进一步缩小范围。
同时在列表上方显示可进行的功能操作图标，在功能操作图标最右边有显示模式功能按钮，文件级别的档案默认为缩略图模式显示，如图5.2-1，切换列表模式显示如图5.2-2。
5.2.3.操作说明单击“”可以返回到信息服务主界面。
如需要继续缩小检索结果范围，需要在检索条件输入框再次输入检索条件，单击鼠标左键选择“结果中检索”按钮，页面会显示符合再次检索条件的“检索结果”页面。
同时还可以利用筛选区对检索范围进一步缩小，单击鼠标左键选择筛选区选项，数据列表立即刷新显示符合筛选条件的检索结果。
如需将查询出来的条目全部导入到一个Excel表格中，单击鼠标左键选择“”按钮，系统会自动弹出下载的对话框，用鼠标左键选择保存到本地磁盘。
如需要查阅某条档案，可先单击鼠标左键选择“加入预约单”按钮，然后单击鼠标左键选择“”按钮，弹出完成预约界面。
如果确实要预约此条档案，单击鼠标左键选择“提交”按钮，如果取消预约，单击鼠标左键选择“取消”按钮。
如下图7.1.1.3-1所示。
图5.2-35.2.3.1.查看档案条目信息单击鼠标左键选择需要查看的检索结果中的“档案条目信息”按钮，系统弹出“档案条目信息”页面，如下图所示：图5.2-4档案卡片信息页面5.2.3.2.加入借阅单单击鼠标左键选择需要借阅的检索结果左侧的“加入预约单”按钮，系统弹出“加入预约单”页面，如下图所示：图5.2-5加入预约单信息页面单击鼠标左键选择“确定”按钮，系统弹出“加入预约单成功”页面，如下图所示：图5.2-6保存单条预约信息成功页面单击鼠标左键选择“确定”按钮，“加入预约单”操作完成。
注意：整编库中的文件没有加入预约单的按钮，只有档案库（数据管理）中的文件才有“加入预约单”的按钮。
5.2.3.3.完成预约查看所将需要借阅的文件全部添加到预约单中后，单击鼠标左键选择页面右侧的“”按钮，系统弹出“借阅车”编辑页面，如下图所示：图5.2-7完成预约编辑页面选择利用方式和利用目的、填写借阅份数，如果不需要预约某一档案可点选删除按钮，将其删除。
单击鼠标左键选择“提交”按钮，“完成预约”操作完成。
5.2.3.4.查看案卷内文件信息单击鼠标左键选择需要查看案卷内文件信息的检索结果左侧的“卷内文件信息”按钮，系统弹出“卷内文件信息”页面，如下图所示：图5.2-8卷内文件信息页面查看完毕后鼠标左键单击左侧“案卷”按钮，返回案卷列表操作完成。
5.2.3.5.电子原文1.单击鼠标左键选择需要查看条目信息的检索结果右侧的“查看电子原文”按钮，系统弹出“电子文件浏览”页面，展开正文，选择pdf格式的文档，如下图所示：图5.2-9电子文件列表页面2.图7.1.1.3.5-1界面，右侧点击浏览格式下载，原文加上水印下载到本地，原浏览格式下载是电子原文未加水印下载到本地。
5.2.3.6.关联文件1.如检索结果中需要查看的文件为科技档案门类，则在该文件左侧显示“关联文件”按钮。
2.单击鼠标左键选择“关联文件”按钮，系统弹出“文件关联视图”页面，如下图所示：图5.2-10文件关联视图页面3.在该页面中可以查看与检索文件有关联关系的其他案卷（盒）及文件列表，并可对该案卷（盒）及文件进行“查看档案卡片信息”、“加入预约单”、“查看电子原文操作”。
5.2.3.7.缩略图模式1．在缩略图模式下，如果档案条目下有多个电子文件时，把鼠标移动到图片上在图片两边会出现“左右”两个箭头，点击箭头可以切换显示图片。
图5.2-11缩略图视图页面5.2.3.8.其它功能1．排序设置：具体操作请参阅7.1.3.8功能点描述中对应的具体功能即可。
2．保存样式：把当前列表中的字段调整用户所需要的宽度，点击列表上面单击“保存样式”按钮“”，在下拉框中选择“保存为全宗样式”（为该全宗列表设置默认样式）或“保存为个人样式”（为自己设置样式）当前列表就会根据用户调整后的宽度显示。
3．显示/隐藏字段：点击列表上面单击“”按钮，系统弹出显示字段设置下拉框，如图5.2-12所示图5.2-12显示字段设置在显示字段下拉列表中，勾选中的字段为显示字段，用户可以某个字段取消勾选对显示字段进行隐藏。
5.3.全文检索5.3.1.功能说明全文检索主要通过设置电子档案原文中内容为检索关键字检索档案，检索系统所有数据电子原文题名以及内容中是否包含输入的关键字，适合用于检索不明确条件的电子原文。
全文检索同样支持同时输入多个关键词，中间用空格隔开，如：输入关键词“中国档案”。
5.3.2.界面说明全文检索页面如下：图5.3-1全文检索页面屏幕中间为检索条件输入框，输入检索关键字后点击“全文检索”按钮，显示检索结果。
5.3.3.操作说明进入“全文检索”模块后，在检索条件输入框中输入检索条件，单击鼠标左键选择“检索”按钮，页面显示“检索结果”页面，如下图所示：图5.3-2全文检索结果页面全文检索结果页面左侧目录树及右侧筛选区功能同普通检索相同。
单击鼠标左键选择需要浏览的文件名称，系统弹出“电子原文浏览”页面，如下图所示：图5.3-3查看电子原文点击某条检索结果下方的条目信息，可以查看该文件的条目信息。
6.个人信息6.1.个人预约6.1.1.功能说明此模块每个用户都具有权限，在此可以查看当前用户己预约还在审批的数据,己审批通过的数据,以及未审批通过的数据,并且对在审批的数据可以取消预约,对审批未通过,己过期，己撤消的数据都可以进行重新申请等操作。
6.1.2.界面说明数据过滤区：将个人借阅的文件分为待处理、已通过、未通过三个节点；待处理：单击待处理图标右方显示所有本人预约但尚未审批的文件；已通过：单击已通过图标右方显示所有本人借阅已审批通过的文件；未通过：单击未通过图标右方显示所有本人借阅未审批通过的文件；己过期：系统在某个时间段，把待处理中未进行处理的某些预约文件自动转到己过期；己撤消：取消己经预约的文件；个人信息操作区：在此可对文件进行取消预约或重新申请等操作。
图6.1-1个人借阅界面6.1.3.操作说明6.1.3.1.模糊检索说明：选定目录树范围内的模糊检索右侧区域输入检索条件为测试，单击检索图，如图所示，在数据区域中显示符合条件的数据图6.1-2 模糊检索界面6.1.3.2.打印选择一条数据，单击打印，弹出如下窗口，勾选借阅详情单，点预览，进入打印界面，点打印按钮，即可进行报表打印。