紫光档案管理系统使用手册
档案信息管理系统使用手册
档案信息管理系统使用手册目录一、登录档案信息管理系统打开一个IE窗口，输入档案信息管理系统地址，在登录界面中输入登录帐号和密码，点击登录。
.系统首页登入系统后，首先进入档案信息管理系统首页，如下图所示。
首页的导航栏中，“首页”用于进行档案相关的操作，“消息列表”用于管理个人的站内消息，“全文检索”用于对有权限的所有档案原文进行全文检索，“系统管理”用于进入管理后台，进行系统的管理。
.个人设置点击首页左上方的“个人设置”，弹出个人设置窗口，如下图所示。
填写必要的信息后，点击提交修改个人信息.修改密码点击首页左上方的“修改密码”，弹出密码修改窗口，如下图所示。
填写正确的旧密码、新密码和确认新密码，点击提交修改当前帐号的密码。
.退出系统点击首页右上方的“退出系统图案”，系统将注销当前用户，并返回登录页面；直接关闭浏览器，系统也将注销当前用户。
二、档案库定义浏览左边树，如上，可见“添|删|修”文字链接，分别用于添加档案库，删除档案库以及修改档案库信息。
.添加档案库选中将要添加子档案库的档案库例如“科技档案”，然后单击“添”文字链接，弹出如下窗口。
输入档案类别即将添加的档案库名称，单击“提交”即可。
系统会弹出如下对话框：如上意思是指选中的父类别将无法显示用户添加到该类别的数据。
如果单击“取消”该添加操作。
.删除档案库在左边树形中选中将要删除的档案库，然后单击“删”文字链接，弹出如下窗口。
单击“确定”即可。
系统会弹出如下对话框：如果单击“取消”该添加操作。
.修改档案库在左边树形中选中将要修改的档案库，然后单击“修”文字链接，弹出如下窗口。
可以修改档案类别即档案库名称，以及描述，单击“提交”即可。
三、结构设计在左边树形中选中将要设计的档案库，然后单击“结构设计”文字链接。
如下图所示。
.引入其它库结构单击主窗口下面的按钮，作用在于可以将其它档案库结构的设计的结构部分或全部拷贝到当前档案库中。
如下窗口显示。
选择要被拷贝的档案库即可，如下窗口显示：在列可以进行选择，若选中表示拷贝。
紫光档案管理系统使用手册
紫光档案管理系统使用手册紫光档案管理系统使用手册章节1：系统概述1.1 系统简介1.2 功能特点1.3 系统环境要求章节2：安装与配置2.1 硬件要求2.2 软件要求2.3 系统安装步骤2.4 数据库配置2.5 系统初始化配置章节3：登录与权限管理3.1 用户登录3.2 用户权限管理3.3 用户角色控制章节4：档案管理4.1 档案类型管理4.2 档案目录管理4.3 档案借阅管理4.4 档案归还管理4.5 档案查询与检索章节5：文件管理5.1 文件5.2 文件5.3 文件版本控制5.4 文件权限管理章节6：数据备份与恢复6.1 数据备份6.2 数据恢复章节7：系统维护与更新7.1 系统日志管理7.2 定时任务管理7.3 系统更新与升级章节8：故障排除与技术支持8.1 常见问题及解决方法8.2 技术支持联系方式附件：1.系统安装包2.用户手册3.数据备份文件法律名词及注释：1.档案管理：指对机构、企事业单位、个人的档案进行收集、整理、保管、利用和处理等工作的管理活动。
2.档案类型：指按照档案的内容、形式、用途等特征划分的不同类别。
3.档案目录：指对档案进行分类、编制和索引的清单或目录。
4.档案借阅：指用户向档案管理系统发出请求，对特定档案进行借阅的行为。
5.档案归还：指用户将借阅的档案归还给档案管理系统的行为。
6.档案查询：指用户通过指定条件进行检索，获取符合条件的档案信息。
7.文件：指用户将本地文件至档案管理系统的操作。
8.文件：指用户从档案管理系统特定文件的操作。
9.系统日志：指记录系统操作、事件和错误信息的日志文件。
紫光档案管理系统使用手册
紫光档案管理系统标准版使用手册（普通用户）修订历史记录（A-添加，M-修改，D-删除）目录1. 文档介绍 0.文档目的 0.文档范围 0.读者对象 0.术语与缩写解释 02. 系统角色 (1)3. 系统功能概述 (3).系统功能划分 (3).模块汇总表 (5)4. 业务定制流程 (11)5. 信息服务 (14).信息服务主界面 (14).普通检索 (15).全文检索 (24)6. 个人信息 (27).个人预约 (27).个人借阅 (30).个人赋权申请 (31).推送查阅 (32)7. 个人待办事项 (35).功能说明 (35).界面说明 (36).约束说明 (37).操作说明 (39)1.文档介绍1.1.文档目的指导各单位的普通用户对系统进行操作使用的文档。
1.2.文档范围本文档为针对紫光档案管理系统标准版进行操作使用的说明文档，未包含其相关软件。
1.3.读者对象本文档主要提供给各单位普通用户，以指导其能正确理解、操作、使用系统。
1.4.术语与缩写解释2.系统角色3.系统功能概述3.1.系统功能划分紫光档案管理系统标准版功能主要分为以下四部分：根据上面的总体功能分类，系统的功能模块如下图所示：上图中通过颜色区分了模块的使用角色，其中：颜色的模块为提供所有用户使用的功能模块；颜色的模块为主要档案业务管理部份，提供全宗档案管理员和兼职档案管理员使用的功能模块；颜色模块为提供全宗档案管理员使用的业务定制功能模块；颜色模块为提供高级档案管理员使用的标准业务定制功能模块；3.2.模块汇总表根据上述的系统功能模块划分得到的模块汇总表如下：4.业务定制流程系统为了保证系统内所有全宗单位在遵循统一的业务规则完成档案管理业务的同时，还能适应各全宗单位具体的管理需求，将业务设置部份分为了多个层次，不同层次由相应的角色完成定制工作，上层对下层进行约束和限制，下层在上层的框架下可以实现最大的灵活配置。
具体定制层次如下表所示：上表中的设置是从上向下进行设置的顺序关系，但在每项设置内也同样存在设置的顺序关系。
紫光档案管理系统各模块功能介绍
紫光电子档案管理系统功能介绍1软件功能清单根据甲方对档案管理的需求，乙方提供的紫软电子档案管理系统2009主要实现如下功能：◆系统设置◆权限设置◆文件管理◆收集整编◆档案管理◆档案检索◆借阅管理◆报表管理◆销毁模块◆统计管理◆综合管理◆开发利用◆光盘制作◆数据转换◆WEB检索系统◆文件扫描处理模块2功能介绍2.1系统设置紫软电子档案管理系统2009能够建立符合用户要求的档案管理结构：自定义档案类型。
用户可根据本单位档案管理的要求，建立所需的档案类型，并可以随着工作的发展任意添加新的档案类型。
2.2权限设置紫软电子档案管理系统2009可使档案管理人员通过该模块对网上的每一个用户及其权限、以及本单位各部门或专业对档案的权限等进行一系列灵活的设置，并可细化到某一案卷和文件的权限（如：该文件是否可浏览、下载和借阅等），也可以为某一用户临时赋权。
同时可以按照角色的方式对用户权限进行管理，方便赋权。
2.3文件管理各部门兼职档案员可以通过该模块整理档案、扫描文件，将归档文件进行移交到收集整编模块，进行预归档管理。
2.4收集整编紫软电子档案管理系统2009收集整编系统支持对各类文件信息的归档整理、这些信息包括公文、从OA、PDM等业务系统采集的预归档信息等；系统支持多点立卷，即可以由各个业务职能处室通过本系统独立进行立卷归档；系统支持改革后的文书处理立卷整理规则。
用户提交到档案的文件可以通过本单位的OA（办公自动化）或手工的方式送到未归档库中，成为待整理的文件，待整理文件的录入信息已在OA或DPM系统过程中形成或由提交人员录入，不同的用户只能看到自己提交的文件。
系统提供保管期限、分类表维护功能，在此模块中对文件设置分类、并定义好保管期限、归属的“目录号”设定好归档范围关键词，在归档时系统会智能解析文件标题，自动分类、鉴定并形成目录号，自动分类技术和立卷归档以及档案模板中字段值设置等功能结合起来，使智能、快速归档成为可能。
紫光综合档案系统功能列表
模块序号
一级模块
二级模块
三级模块
四级模块
功能简要描述
1
系统维护
档案设置
全宗管理
增加、删除、修改
可增加、删除任一全宗号及全宗名称，修改已经存在全宗的全宗名称
档案库管理
添加、插入、删除
可以选择管理模式也可以自定义管理模式，可选择是否包含：项目、卷、分类表等属性。
服务器配置
添加、删除、修改、测试配置
设置档案类型的电子文件存储配置，支持数据库和FTP两种方式，支持不同档案类型进行不同的设置
2
文件管理
文件收集
数据录入
增加/删除/修改
完成收文、发文及其它资料的分类、登记、修改（含批量修改）、删除、查询、打印及电子文件挂接（含批量挂接）等操作，可把数据转入相应的整编库中，导入/导出数据实现数据快捷转换
立卷设置
选择档案库、设置页数、设置分组字段、排序字段
设置档案类型的组卷参数，如：卷内页数、分组字段、排序字段等。
档号设置
档号设置
设置档案类型各级别的档号生成规则，在数据录入时，依据规则自动生成档号
排序设置
排序设置
设置档案类型的默认数据排序规则，支持组合规则
自增字段设置
自增字段设置
设置当前档案类型自动增加的目标字段
数据X围
个性设置
设置显示字段及字段宽度
加入专题
加入编研库
复制到鉴定库
复制、设置节点
锁定上级
锁定上级
锁定档案几次档案目录的上级目录
打回整编库
打回整编库
将档案库档案打回整编库供重新整理
档案移交
档案移交
清华紫光操做手册
紫光电子档案管理系统使用手册紫光软件集团有限公司电子档案事业部目录1.请先阅读本章 (1)1.1描述符号说明 (2)1.2特别内容说明 (2)1.3手册中名词解释 (3)1.4总体功能介绍 (5)1.5业务流程介绍 (6)1.5.1 收集整编流程 (6)1.5.2 档案利用流程 (8)1.5.3 鉴定销毁流程 (9)1.6基本操做指南 (10)1.6.1 如何进行客户端设置 (10)1.6.2 如何登录、退出、注销系统 (12)1.6.3 如何修改个人密码 (12)1.6.4 如何设置默认输入法 (13)1.6.5 如何设置默认电子文件存放路径 (13)1.6.6 如何设置显示字体 (14)1.6.7 主界面功能介绍 (15)2.系统初始化 (15)2.1如何新建全宗 (16)2.2如何新建档案类型 (17)2.2.1 如何创建档案类型 (18)2.2.2 如何定义库结构 (19)2.3如何定义录入卡片 (21)2.3.1 如何调整界面大小 (23)2.3.2 如何选择移动控件 (23)2.3.3 如何调整控件布局 (24)2.3.4 如何删除界面控件 (25)2.3.5 如何增加标签 (25)2.3.6 如何增加编辑框 (26)2.3.7 如何增加组合框 (26)2.3.8 如何增加备注 (28)2.4如何建立分类表 (28)2.4.1 如何增加节点和子节点 (28)2.4.2 如何删除节点 (29)2.4.3 如何修改节点 (29)2.4.4 如何定义连接符 (29)2.5建立用户体系 (29)2.5.1 如何新建角色 (29)2.5.2 如何新建机构(组) (32)2.5.3 如何新建用户 (33)2.6文件传输设置 (34)2.7初始化目录树 (36)2.7.1 如何新建全宗节点 (36)2.7.2 如何新建档案节点 (37)2.7.3 如何新建立数据节点 (38)2.7.4 如何复制节点 (39)2.7.5 如何移动节点 (40)2.7.6 如何删除节点 (40)2.8如何进行排序设置 (40)2.9如何进行档号规则设置 (41)2.10报表设计 (43)2.10.1 如何设计档案报表 (43)2.10.2 如何设计借阅单 (43)1.请先阅读本章感谢您选择紫光电子档案管理系统！知识资源管理是未来企、事业单位信息管理的重要组成部分，也是企业信息管理的基础，是未来的发展趋势和发展方向。
(档案管理)紫光综合档案系统功能列表
跨档案类型检索
检索、清空检索内容、加入推送库
跨档案类型检索待推送数据
个性设置
字段显示设置、调整字段显示顺序与宽度
设置数据显示界面
清空推送库
清空推送库
清空推送库
防扩散管理
文件防扩散设置
设置、生成配置文件、退出
设置电子文件的防扩散规则
6
B/S检索系统
参数设置
参数设置
配置参数设置
以配置界面的形式设置B/S检索模块的数据源、模块启用情况等参数
分类检索
选择全宗、档案类型、查询分类
按照全宗、档案类型、分类表对档案信息进行检索
跨库检索
选择全宗、档案类型、关键字，查询
按照全宗、档案类型类型、关键字进行跨库检索
推送信息
主动推送信息、请求推送信息
推送信息显示
申请打包推送
向档案管理员提交信息推送请求
全文检索
全文检索
检索电子文件原文中的信息
统计信息
统计信息
字体设置
用户设置系统数据默认显示字体字号
参数设置
字段对应设置
增加、删除对应关系
增加、删除对应关系
编辑对应关系
编辑对应关系
网页字段设置
网页字段设置
设置网页上显示的档案类型的字段
网页发布字段设置
网页发布字段设置
设置网页上档案类型的发布字段
归档自增字段设置
归档自增字段设置
设置当前档案类型归档时按照某些字段自动增加的字段
档案检索
条件检索
所含案卷、文件；项目、案卷、文件信息
查询项目、案卷、文件信息
浏览原文
查看电子文件信息、防扩散浏览器下载
照片档案缩略图显示
清华紫光综合档案管理软件使用
清华紫光综合档案管理软件使用说明及计算机录入要求2003年11月目录一、软件安装 (1)1、安装数据库 (1)2、安装清华紫光综合档案管理软件 (1)3、进入该软件系统 (1)二、软件初始化设置 (1)1、全宗定义 (1)（1）增加全宗 (1)（2）删除全宗 (2)2、口令修改 (2)3、分类库维护 (2)（1）显示 (2)（2）修改 (2)（3）增加 (2)（4）删除 (3)（5）分类号说明 (3)（6）导出 (3)（7）导入 (3)4、字段代码维护 (3)（1）增加已有字段的内容 (3)（2）修改已有字段的内容 (4)（3）新增字段 (4)（4）增加与插入的区别 (4)5、主题词维护 (4)（1）增加 (4)（2）修改 (5)（3）删除 (5)6、排序设置 (5)7、立卷选项 (6)（1）增加对应关系 (6)（2）档号规则设置 (6)8、档案库管理 (6)（1）新建档案库 (7)（2）显示库 (7)（3）删除库 (7)（4）选择录入字段 (7)（5）新建档案类型 (8)9、文件管理 (8)（1）新建文件库 (8)（2）查看文件库 (9)（3）删除库 (9)（4）新建其他文件库 (9)（5）选择录入字段 (9)三、文件管理 (9)1、登记 (9)（2）分类号的录入 (10)（3）附件的使用 (10)（4）传借阅情况 (11)2、录入字段选择 (11)3、文件检索 (11)4、自定义其它文件库 (11)5、其它文件登记 (11)6、文件打印 (11)（1）使用单个条件打印 (12)（2）使用设置复合条件打印 (12)（3）报表维护 (12)7、传借阅管理 (14)（1）传借阅登记 (14)（2）删除与批量删除 (15)（3）打印催还单 (15)四、立卷归档 (15)五、档案管理 (15)1、数据录入 (15)2、档号 (16)3、插入和删除 (16)4、插件和删件 (16)5、档案检索 (16)六、打印输出 (16)1、报表打印 (16)（1）单个条件打印 (16)（2）使用按保管期限或按分类号打印 (17)（3）使用设置复合条件打印 (17)2、报表维护 (17)七、常用菜单的使用 (17)1、编辑菜单 (17)（1）保存 (17)（2）撤消 (17)（3）剪切、复制、粘贴 (17)2、记录菜单 (18)3、利用 (18)（1）智能查询 (18)（2）分类查询 (18)（3）综合查询 (18)（4）批量删除 (19)（5）批量修改 (19)（6）数据导出 (19)（7）数据导入 (19)（8）数据还原 (20)4、设置菜单 (20)（1）追加指定记录 (20)（2）分层检索 (20)八、数据备份与恢复 (20)1、整体备份 (20)2、整体恢复 (20)3、删除整体恢复 (21)九、文书档案数据录入要求 (21)1、不允许为空值的字段 (21)2、题名 (21)3、文本 (21)4、全宗号、年度、室编件号 (21)5、文号 (22)6、成文日期 (22)7、密级 (22)8、分类号 (22)9、盒号 (22)10、室编件号的处理 (22)十、常见问题 (22)1、不能连接数据库 (22)2、无法打印报表 (23)一、软件安装1、安装数据库双击MSDE文件夹下面的SETUP.EXE文件，然后依据提示单击下一步，直到安装完毕。
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存在先后设置的依赖关系
4
用户定制
参建单位管理、年度项目管理
全宗档案管理员
同上
上表中的设置是从上向下进行设置的顺序关系，但在每项设置内也同样存在设置的顺序关系。
标准业务定制
按照：全宗管理、代码表、分类表、档案类型、机构用户、文件库、扩展定制设置。
其中：文件库、项目设置与顺序无关，不受上述约束。
全宗定制
按照：个人资料管理目录树、显示字段、辅助定制、权限管理。
由于系统业务定制工作分别是由高级档案管理员和全宗档案管理员完成的，因此在进行系统业务定制之前需要先形成《标准业务定制说明书》和《全宗业务定制说明书》，分别指导项目实施人员、系统管理员和全宗档案管理员完成系统的业务定制的工作。
普通用户（利用者）在本系统中主要可以利用以下几个模块：
对系统所需管理的全宗、标准的档案业务和各全宗的业务进行定制，根据全宗对系统权限进行设置
系统管理员、全宗档案管理员
档案业务管理
档案业务管理
包含了所有档案管理业务功能：年度项目管理、档案收集、文件管理、收集整编、移交管理、档案管理、借阅管理、开发利用、日志管理。
全宗档案管理员、兼职档案管理员、档案录入员
档案信息查询（包括：普通检索、高级检索、全文检索）
个人代办事项
档案业务管理（包括：中间库、个人借阅、档案编研）
业务设置（包括：中间库目录树）
下面我们按照上述模块对系统进行详细的介绍。
5.
5.1.
5.1.1.
这种检索方式适合了解档案管理且拥有明确检索条件时使用，检索结果更精确，能够快速准确的定位到需要的数据。
4
档案录入员
帮助全宗档案管理员进行档案收集整理的工作人员
收集整编、检索查询、待办事项
一般是临时人员
6
利用者
普通的档案利用者，进行档案信息的查询利用。
检索查询、待办事项
单位所有人员
3.
3.1.
紫光档案管理系统标准版功能主要分为以下四部分：
功能名称
对应的模块
主要功能
使用角色
系统业务定制部分
全宗管理、标准业务设置、业务设置、权限管理
三级功能
使用角色
基础设置
全宗管理
系统管理员
代码表定制
分类表定制
基础定制
档案类型定制
系统管理员
文件库定制
整理设置
整理规则设置
系统管理员
字段对应设置
默认排序设置
报表定制
项目设置
项目设置
系统管理员
日志管理
系统管理员
信息服务
检索
全宗档案管理员
兼职档案管理员
录入员
普通用户
卡片检索
全文检索
个人待办事项
全宗档案管理员
部份档案管理员需要分配档案类型。
3
兼职档案管理员
负责本部门归档文件的收集、整理和移交。系统应根据集中整理或分散整理确定兼职档案管理员的工作内容是只有归档文件录入、编辑和移交，还是同时要完成整理工作。
收集整编、检索查询、待办事项
一般是负责本部门归档文件整理的责任人。
部分单位无兼职管理员或兼职管理员只作数据录入。
序号
定制层次
定制内容
对应角色
备注
1
系统默认
档案类型模板、角色功能对应、主题词
系统默认，因此如果修改需通过研发人员进行修改
都是XML配置文件
2
标准定制
代码表、分类表、档案类型、整理规则、字段对应、文件库、报表、工程项目、默认排序、机构用户
系统管理员
存在先后设置的依赖关系
3
全宗定制
文件库管理视图、管理视图、显示字段、辅助定制、权限管理
参建单位管理
归档部门管理
权限管理
用户规则管理
辅助工具
数据转换
系统管理员
报表编辑器
系统管理员
全宗档案管理员
4.
系统为了保证系统内所有全宗单位在遵循统一的业务规则完成档案管理业务的同时，还能适应各全宗单位具体的管理需求，将业务设置部份分为了多个层次，不同层次由相应的角色完成定制工作，上层对下层进行约束和限制，下层在上层的框架下可以实现最大的灵活配置。具体定制层次如下表所示：
紫光档案管理系统标准版使用手册
（普通用户）
修订历ห้องสมุดไป่ตู้记录
版本
日期
AMD
修订者
说明
1.0
2014-11-20
A
紫光软件系统有限公司电子档案事业部
（A-添加，M-修改，D-删除）
1.
1.1.
指导各单位的普通用户对系统进行操作使用的文档。
1.2.
本文档为针对紫光档案管理系统标准版进行操作使用的说明文档，未包含其相关软件。
1.3.
本文档主要提供给各单位普通用户，以指导其能正确理解、操作、使用系统。
1.4.
序号
术语和缩写
解释说明
1
AMS
Archive Management System，档案管理系统
2
3
4
5
6
2.
序号
角色名称
职责
使用功能
备注
1
系统管理员
管理规范的制定者。完成对所有全宗单位通用档案业务规范的设置工作。
全宗管理、日志管理，标准业务定制
一般是信息维护人员。系统默认用户
2
全宗档案管理员
通过系统完成本单位档案管理工作。如果其所在单位有下级机构，可监控（浏览目录）下级单位的档案工作情况，并能汇总下级档案数据，接收部门移交的归档文件等。
除全宗管理、标准业务定制外的所有功能
一般是各全宗单位的档案管理员。上级单位档案管理员有权浏览下级单位档案数据。
颜色的模块为提供所有用户使用的功能模块；
颜色的模块为主要档案业务管理部份，提供全宗档案管理员和兼职档案管理员使用的功能模块；
颜色模块为提供全宗档案管理员使用的业务定制功能模块；
颜色模块为提供高级档案管理员使用的标准业务定制功能模块；
3.2.
根据上述的系统功能模块划分得到的模块汇总表如下：
一级功能
二级功能
兼职档案管理员
录入员
普通用户
开发利用
统计
全宗档案管理员
日志管理
全宗档案管理员
业务设置
全宗配置
全宗档案管理员
代码表定制
分类表定制
显示字段设置
档案整理目录树
个人资料管理目录树
全宗档案管理员
兼职档案管理员
录入员
普通用户
文件管理目录树
全宗档案管理员
关联设置
开发利用
权限管理
用户组管理
系统管理员
机构管理
用户管理
信息服务
档案查询利用
提供对系统数据的查询和利用。
利用者
辅助管理
辅助工具、个人信息
为业务定制和档案业务管理提供方便的辅助工具和交互界面
系统管理员、全宗档案管理员
权限管理
权限管理
对本全宗下的机构、用户权限进行管理
系统管理员
根据上面的总体功能分类，系统的功能模块如下图所示：
上图中通过颜色区分了模块的使用角色，其中：
兼职档案管理员
录入员
普通用户
档案业务
文件管理
全宗档案管理员
录入员
兼职档案管理员
个人资料管理
年度项目管理
全宗档案管理员
收集整编
全宗档案管理员
录入员
兼职档案管理员
移交管理
全宗内移交
全宗档案管理员
移交单管理
档案管理
数据管理
全宗档案管理员
鉴定销毁
借阅管理
预约处理
全宗档案管理员
借阅登记
借阅管理
个人借阅
全宗档案管理员