公路档案管理工作问题对措分析

公路档案管理工作的问题及对措分析摘要：公路档案管理工作对我国公路建设制度的健康发展起着至关重要的作用。

本文对公路档案管理工作的重要意义、存在的问题及对策作了分析，供参考。

关键词：档案管理；问题；对策；分析前言：公路档案是公路在规划、筹建、建设，生产，经营、管理中直接形成的有保存价值的文字、图表，音像等不同形式、不同载体的原始记录，公路管理、工程档案是国家档案的重要组成部分，也是公路建设与管理的重要依据，深化对公路工程建设等公路档案管理重要性的认识，对进一步完善和加强公路建设、工程管理档案工作具有十分重要的意义。

科学规范的公路档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创公路档案管理工作的新局面，很多人在认识上存在一个误区，那就是公路档案管理工作可有可无，对公路档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。

其实，公路档案管理工作对我国公路建设制度的健康发展起着至关重要的作用。

要做好公路档案管理工作，就必须立足于我国公路建设管理的现状，吸收和借鉴优秀的公路档案管理工作研究成果，不断适应公路档案管理工作的新形势，逐步完善公路档案管理工作，培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感，进而激发广大公路档案工作者的工作热情。

使公路档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。

一、做好公路档案管理工作的重要意义为什么要做好公路档案管理工作呢？这个问题是摆在每一个公路档案工作者面前所必须解决的问题。

本文认为：做好公路档案管理工作是一个单位健康发展的需要，公路档案管理工作是公路建设管理工作的重要组成部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。

科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。

公路档案记载着这个公路建设发展史上的优秀成果，对研究公路建设业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。

公路档案工作做好了，一方面为单位领导及时了解单位整体工作状况，适时调整管理策略提供准确依据，为管理决策提供支持性证据。

在我国经济全面发展的历史背景下，做好公路档案管理工作，不断地更新公路档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映公路整体发展状况和建设成果。

公路档案管理成果同公路建设管理的有机结合决定了公路建设的未来发展，对于实现公路建设管理战略，不断提高管理效率具有深远的影响。

因此，做好公路档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升公路行业在市场经济中的竞争力具有重要意义。

二、公路档案管理中存在的问题1、档案意识淡薄，“重建轻档”所谓“重建轻档”是指只重视工程建设，忽视公路档案管理。

这是困扰公路档案管理的主要问题。

具体表现在：一是事不关己，高高挂起。

在公路建设中，一些施工单位只注重工程建设的进度和质量，忽视了工程档案的收集整理，造成档案收集不完整，难以反映工程全貌。

二是突击观念。

由于公路建设周期长，有的单位就采取突击战术，等到工程竣工时才拼凑补救，造成档案材料残缺不全，漏洞百出。

三是利己观念。

一些工程技术人员将一些重要的图纸、原始数据据为己有，使得档案的收集困难。

四是目光短浅。

由于档案发挥的效益具有长期性、滞后性的特点，许多施工单位多注重眼前工程带来的收益，疏于对档案资料的收集。

2、相关单位对档案工作监督、指导不力具体表现在：一是公路主管部门对公路建设项目档案工作缺乏统筹规划，在监督和指导上相对乏力。

二是公路项目建设部门很少将档案工作纳入项目管理之中，使得档案工作难以与项目建设的进程同步。

三是监理部门只注重对工程质量和进度的监督管理，而没有将档案工作的监理纳入议事日程。

3、工程外包给公路档案管理带来困难公路的建设一般按合同段分别由各个建设单位负责，而在各个合同段中不同的工程又分别承包给各施工队，人员流动大，很少配备专门的档案人员，为档案的收集、管理带来极大不便。

三、坚持依法治档是做好公路档案管理工作的必由之路1、立足于法，搞好建章立制工作法制化是做好公路档案管理工作的基础，要做好公路档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现公路档案管理制度化。

公路档案管理设备的现代化，档案种类和载体的多样化特点决定了公路档案管理方法要不断改革，只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创公路档案管理工作的新局面。

因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。

档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。

只有实现公路档案管理的制度化，公路档案管理工作才能发挥应有的作用。

为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，《中华人民共和国档案法》应运而生，经过二十多年的发展，为我国公路档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。

然而，新的形势对公路档案管理工作提出了更高的要求，这就要求各地方要充分利用地方的立法权限，建立一整套有地方特色的档案法律法规，使公路档案管理工作与时俱进，有法可依。

在此基础上，各部门都要建立健全公路档案管理规章制度，各项制度要管理，各项制度要效益，只有这样，公路档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。

2、实现公路档案管理同现代技术的有机结合随着计算机网络技术的进一步发展，对如何做好公路档案管理工作提出了新的挑战，本文认为：只有正视这个挑战，实现公路档案管理同现代技术的有机结合，公路档案管理工作才能走上良性发展的轨道。

公路档案管理工作是一门专业性很强的工作，要求公路档案管理人员既要有公路档案管理者应具备服务意识，又要掌握现代化管理技能。

档案汇集着大量的启示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。

但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。

而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。

在高科技情况下的公路档案管理可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。

在公路档案管理中要注重档案信息的组织化、系统化，在输入检索词时再点查找范围，检索得出的文件就是与事件密切相关的，既准确又不浪费时间，只有这样，丰富的库藏资源才能得到充分利用。

然而，现代科技的一大弊端是计算机网络系统的安全系数会随着时间的推移而降低。

为了保证安全，就必须制定严密电子文件安全管理制度，完善电子文件流转跟踪登录管理。

在电子文件管理系统中建立有效的操作权限管理体系，按照信息安全、人员职责、设备管理等因素，对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分，在工作模式和软件功能上周密设计。

同时结合电子签章、口令管理、活体指纹识别等新技术，提高身份认定的精度。

其中应重点对最常用的口令方式进行严格管理。

设置自动启动的电子文件操作日志，以备日后进行安全查考或真实性鉴定时作为依据。

3、公路档案管理的根本目的在于档案利用档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。

对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。

全面加强公路档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用，为实现建设小康社会的目标服务。

档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用是公路档案管理自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。

要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享。

就必须加强档案基础管理。

档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。

在此基础上加强对档案的保管工作，随时准备为利用者提供所急需的档案。

重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件，以代替档案原件提供利用。

同时加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。

在管理好档案的基础上，公路档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用，在创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。

因此，只有全力做好公路档案管理工作，才能为社会的全面进步，经济又好又快地发展提供优质、高效的档案服务。

四、做好公路档案管理工作的对策1、强化档案意识，做好档案的收集工作良好的档案意识是做好档案工作的前提。

对公路管理部门而言，要加大宣传力度，使各归档单位、部门提高对档案工作重要性的认识，及时把本部门形成的材料收集、整理、分类、鉴定、归档，营造良好的档案氛围，切实做到工程建设档案“三个同步”，即：工程项目分阶段建设与文件收集、积累同步，检查工程项目进度和质量与检查工程项目档案同步，验收工程项目与验收工程档案同步。

在此基础上首先把好档案的收集工作关。

具体措施有：一是将档案工作纳入工程考核范围，在签订施工、监理合同时，同时将资料归档写入用合同条款，明确规定各参建单位在项目竣工时必须将在工程建设过程中形成的档案资料完整齐全的交给建设单位，并建立相应的规章制度，确保档案资料收集完整．二是制定收集计划，明确收集范围。

由于公路档案收集的周期长，如不制定详细的收集计划就容易在收集过程中出现资料漏收和顾此失彼的现象；三是采用现场收集和随时收集的方法。

公路档案形成具有即时性，往往是边作业就边形成，如变更图纸、变更合同的情况时有发生，需要及时的收集，妥善的保管，防止资料的散失；四是注意做好照片档案、声像档案、设备档案等各门类档案的收集，确保档案门类齐全。

2、建立档案质量控制体系，严把质量审查关。

公路档案是公路建设与维护的历史记录，是保证工程质量的重要条件。

在工程建设之初，就要对各参建单位提出档案质量管理要求；在工程验收时，要把档案工作作为考核建设单位一项重要内容来验收。

即要对公路档案的质量实行全过程管理。

档案质量控制具体要做到：一是在项目审批阶段：项目审批阶段由于人员、资金等都还没有全部到位，是档案收集的薄弱阶段。

前期文件虽然技术方面的文件少，但仍然是构成公路档案的重要部分。

业主单位要指派专人明确责任，加强管理，重视对前期文件的控制。

档案部门也要加强对此阶段文件形成、归档的监督指导。

二是在设计、施工阶段：在此阶段产生大量的技术性资料，档案人员要和工程技术人员搞好配合，了解施工动态，深入施工现场，搞好档案的收集工作，确保档案内容真实完整的反映工程建设全过程的面貌。

三是在竣工阶段：各参建单位要在做好档案整理工作的基础上，重点审查收集的档案是否符合要求，对于没有收集完整的要及时采取补救措施。

3、切实做好档案的监督指导工作第一，统筹规划，建立健全档案资料管理体系。

业主单位在办理工程规划或施工许可证手续时，应及时与档案行政管理部门取得联系，由公路管理部门、公路档案管理部门、建设单位三方联合制定归档计划，确定档案工作负责人，做到上有领导分管、下有具体档案人员负责，形成宝塔形的层层管理体系。