ERP咨询顾问必备的7种公关能力(DOC 8)
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ERP咨询顾问必备的7种公关能力
一、主持访谈的能力
访谈的目的
获取信息
发布信息
推销一个注意,使之被认可
向一个人提问不是一件容易的事情,需要对被访者充满尊重和善意访谈必须遵守的规则
准备访谈
1.确定访谈主题
2.列出所要涉及的访谈要点
3.对所有问题按轻重缓急进行分类,在此基础上制定访谈计划
4.选好访谈对象:掌握信息的人、有决定权的人、有影响力的人
5.与被访者进行预约,告知访谈的目的、持续时间、地点和你的联系方法
进行访谈
1.选择最合适的时间,以免过多地影响对
方的工作
2.在对方工作的地方进行访谈
3.访谈时间不要超过2小时
4.自我介绍,并再次说明访谈的目的
5.请对方作自我介绍、说明其职位
6.按预先指定的计划进行访谈,对对方的
发言做好记录
7.对不清楚的地方或需要详细说明的地
方进行复述
8.访谈结束时作一个简要的综述,以确保
没有遗漏或误解
9.结束访谈并致
访谈之后
10.撰写访谈报告,分清哪些是对方的语
录,哪些是自己的理解
11.让被访者确认访谈报告
12.将所收集的信息交叉确认
▪建议
访谈计划不是一成不变的框框, 要善于突破计划的框架接受被访者主动说出的重要信息
访谈中要主动,要及时分析对方给出的信息以调整提问方向▪提问举例
问:您收到的文档怎么样?
答:尽是错误
回答中缺少信息,应深究
补充问题:什么样的错误?从哪儿来的?
问:你们的服务价格怎样?
答:人们认为太贵
补充问题:谁认为这样?相对于什么标准而言?
问:你们部门工作质量怎么样?
答:有些部门的工作更糟
补充问题:哪些部门?更糟是什么意思?质量标准是什么?
问:质量好吗?
答:我知道工作质量好
补充问题:您怎么知道工作质量好?
问:你们为什么使用这个流程?
答:因为我们必须这样,这是规矩。因为我没有别的办法
补充问题:为什么非这样不可呢?如果不这样将会出现什么情况呢?你们为什么不能?如果你们能这样做,将会怎样?
问:第一级检验是否做好了?
答:从来不对检验负责(主观判断)
补充问题:所有人都这样吗?您就从没有见过一人对其工作负责?就您一个人这样认为吗?您为什么说雇佣从来不?
问:处理会不会使工作推迟?
答:我知道您对这是怎么看(对方已有成见)
补充问题:您为什么这样想?您的判断依据是什么?您认为我对这件事有定论吗?
问:为什么不作更多的检验?
答:我很想作进一步的检验,但忙不过来
(对对方的因果关系提问)
补充问题:当您忙得过来的时候,您作进一步的检查吗?是否有过那么一天,您忙不过来的时候也作了进一步检验?
二、主持会议的能力
会议是一种沟通工具,它可以
促进信息流通
用集体智慧为问题寻求解决方案
作决定
准备会议
1.确定会议的TOP
Theme : 主题
Objectif:目标
Plan :计划
2.确定与会者及会议时间和地点
3.作好各类后勤准备(纸版、投影仪等)
主持会议
15.按时开会
16.在纸版上写明会议的主题、目标、计划
以及持续时间
17.方便工作的进展
18.方便与会这之间的交流
19.方便与会者的参与
20.平衡会议支持人和与会者的发言时间
21.发言离题时应及时将其拉回到主题上
来
22.会议间要做一些阶段性的复述和小结
23.时常提示会议主题
24.会议结束时总结会议要点并明确会议
的后续工作
25.取保对会议的跟踪
26.对会议(TOP的遵守情况、与会者的选
择等)进行简短的分析
27.整理好会议纪要:(会议主题和目标、
与会人员、所作的决定、下次会议的要点等〕,将整理好的纪要及时发布
28.跟踪会议决定的执行以及会议期间要
求的信息的收集
建议
在安静的屋子开会
会议超过两小时应考虑中间休息
会议主持人不要表态,让与会者自由表达,应采取主动倾听的态度,复述发言者的思想,综合不同观点,以提问方式让发言人把隐藏的信
息明确表达出来
始终与整个小组而不是一个接一个地与单个与会者工作
三、掌握专业文档编写的规则
定义:
书面交流(幻灯片、报告)需要让人读懂,因此要遵守行业的特殊规则书面交流的目的不仅是传达信息,而且也是培训、鼓动、让人记住、使人产生行动的动机
事实:把一篇写得很好的文章放到100个人手中, 90个人只看题目,75人只读题目和引言,40个人读到第一段结束,20个人扫过全文,5个人读完全文
幻灯片
目的:斥诸视觉、图解、使叙述生动、吸引听众、说服人、让人作决定
29.每幻灯片必须是适当的:
与会议的TOP相一致
使会议进展增色
30.幻灯片的容:
记录要让他人接受的观点
字体要大,以便远处的人能看得见
每幻灯片上只表达一个重要观点,要使用短句
交替使用文字和图表,以方便阅读
幻灯片上只写关键字,将观点和论据留作口头表达使用
报告
目的:述事实,进行评议,提出建议
31.报告要精简
尽量压缩报告正文部分,以保证接收人读完它
应重分析、重建议、重结论,轻就事论事的述
辅助信息(详细资料、数据、中间计算等)应放在附录中以备读者查阅
32.报告要清晰
版面不要拥挤
语句要简短
容要有良好的组织结构,段落标题要能反映出段落的容
每5页应有一个小目录
重要观点要辅以例证和图表
建议