公司档案室管理制度
公司档案室安全管理制度
一、总则为了加强公司档案室的安全管理，确保档案资料的安全、完整和保密，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
二、档案室安全管理职责1. 负责档案室的日常安全管理，确保档案资料的安全、完整和保密。
2. 负责制定档案室安全管理制度，并组织实施。
3. 定期对档案室进行安全检查，发现安全隐患及时整改。
4. 对档案室工作人员进行安全教育和培训，提高安全意识。
5. 配合相关部门进行档案室安全管理工作。
三、档案室安全管理要求1. 档案室应设在安全、通风、干燥、防潮、防尘、防虫、防鼠的场所。
2. 档案室门窗应安装防盗设施，防止非法侵入。
3. 档案室内的电气设备应按照国家规定进行安装和使用，严禁私拉乱接电线。
4. 档案室内的消防设施应齐全、完好，并定期进行检查和维护。
5. 档案资料应按照国家规定进行分类、编目、归档，实行统一管理。
6. 档案资料应按照保密等级进行存放，确保国家秘密和企业商业秘密的安全。
7. 档案资料借阅、归还应办理相关手续，不得擅自外借。
8. 档案室工作人员应严格遵守档案管理制度，不得泄露档案资料。
四、档案室安全检查1. 每月至少进行一次档案室安全检查，检查内容包括：档案资料存放、消防设施、防盗设施、电气设备等。
2. 发现安全隐患，应立即采取措施整改，并做好记录。
3. 对检查中发现的问题，应及时上报公司领导，并跟踪整改情况。
五、档案室安全教育与培训1. 定期对档案室工作人员进行安全教育和培训，提高安全意识。
2. 对新入职的档案室工作人员，应进行岗前安全培训，使其了解档案室安全管理制度。
3. 对档案室工作人员进行安全考核，确保其具备安全操作技能。
六、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由公司档案室负责解释。
3. 本制度如与国家有关法律法规相抵触，以国家法律法规为准。
公司档案资料管理制度（3篇）
公司档案资料管理制度是公司为了规范、科学、高效地管理和使用各类档案资料而制定的一套管理规范和流程。
其重点是对公司档案资料的收集、归档、保管、利用、借阅、销毁等各个环节进行规范和控制，确保公司档案资料的安全性、完整性和可用性。
以下是一个典型的公司档案资料管理制度的内容：1. 机构设置和职责：明确公司档案管理部门的职责和人员编制，确保有专门人员负责档案资料的管理和维护。
2. 档案分类和归档：制定档案分类标准，根据内容、形式、价值和保管期限等要素，将各类档案资料进行分类和归档。
并建立档案目录和检索系统，便于查找和利用。
3. 档案收集和整理：确定档案资料的收集渠道和时间，保证及时获取相关档案资料。
对新收集到的档案资料进行整理和编目，确保档案完整有序。
4. 档案电子化和数字化：对重要档案资料进行电子化和数字化处理，提高档案管理的效率和可靠性。
同时，制定相应的电子档案管理规范，确保电子档案的安全和可查询性。
5. 档案借阅和使用：制定档案借阅和使用的流程和规定，保证档案资料的合法、安全和高效使用。
制定借阅申请表和借阅期限，确保档案被用于正当的目的。
6. 档案保管和安全：制定档案保管的规划和原则，包括物理安全和网络安全方面的措施。
确保档案资料的完整性、机密性和防灾备份。
7. 档案销毁和归档：制定档案销毁的规定和程序，对符合销毁条件的档案资料进行销毁。
对到达保管期限的档案资料进行归档，保证档案的历史性。
8. 档案培训和考核：开展档案管理方面的培训和培训，提高员工的档案管理意识和操作技能。
建立档案管理考核机制，对档案管理工作进行评估和奖惩。
这是一个常见的公司档案资料管理制度的框架，不同公司可以根据实际需要进行调整和完善。
制度的严格执行和有效监督是确保档案管理工作顺利进行的关键。
公司档案资料管理制度（二）第一章总则第一条为加强公司档案资料的管理，规范档案资料的收集、保管、利用和销毁，维护公司档案资料的完整性、安全性和可查找性，提高档案管理的效率和科学性，制定本制度。
公司档案室管理制度职责
第一章总则第一条为规范公司档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司发展中的重要作用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条公司档案室管理人员应严格遵守国家档案法律法规，遵循档案管理规范，认真履行职责，确保档案工作的顺利进行。
第二章职责第一节档案收集与整理第四条档案收集：档案室管理人员负责收集公司各部门及个人产生的各类档案资料，包括纸质、电子、声像等不同载体。
第五条档案整理：按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类、编目、归档，确保档案的有序管理。
第六条档案鉴定：对已归档的档案资料进行定期鉴定，对无保存价值的档案进行销毁，确保档案的准确性。
第二节档案保管与维护第七条档案保管：档案室管理人员负责档案的日常保管工作，确保档案的完整、安全和整洁。
第八条防火、防盗、防潮、防虫、防霉：档案室管理人员应采取有效措施，确保档案室的安全，防止火灾、盗窃、潮湿、虫害、霉变等问题的发生。
第九条档案维护：定期对档案进行维护，包括修复破损档案、整理档案柜、更换损坏的档案装具等。
第三节档案利用与查询第十条档案利用：档案室管理人员负责为内部人员提供档案查阅服务，确保档案的合理利用。
第十一条查询服务：档案室管理人员应熟悉档案资料，为查询者提供准确的档案信息。
第十二条利用手续：查阅档案需办理相关手续，并做好登记工作。
第四节档案销毁第十三条档案销毁：档案室管理人员负责对无保存价值的档案进行销毁，销毁前需办理相关手续，并做好记录。
第十四条销毁程序：档案销毁需经公司领导批准，按照规定程序进行。
第三章管理与监督第十五条档案室管理人员应定期接受档案管理培训，提高自身业务水平。
第十六条公司领导应加强对档案管理工作的监督和指导，确保档案管理工作顺利进行。
第十七条对档案管理工作中违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。
第四章附则第十八条本制度由公司档案室负责解释。
公司档案室管理制度
公司档案室管理制度第一章总则第一条为规范和加强公司档案室管理，保障公司档案的安全、完整和有效利用，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门和人员。
第三条公司档案室是公司档案管理的中心，负责全公司各项档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作。
第四条公司档案室管理属公司行政管理职能范围。
第五条公司档案室遵循依法、规范、客观、保密、高效的原则。
第六条公司档案室管理应遵循档案管理法规和公司相关管理制度。
第七条公司档案室管理应根据实际情况，定期进行档案管理规程的修订和完善。
第八条公司档案室与其他部门应保持密切联系，共同做好档案管理工作。
第二章档案收集和整理第九条公司档案室按照公司档案管理规定的目录结构，收集全公司各部门的档案。
第十条公司档案室对收集的档案进行整理，分类存放，确保档案的有序性和易查性。
第十一条公司档案室应定期对已整理的档案进行清点和归档，做好档案存放的安全措施。
第十二条公司档案室对档案进行数字化处理，并建立电子档案库，方便利用和检索。
第三章档案保管和利用第十三条公司档案室负责对档案的保管工作，确保档案的安全和完整。
第十四条公司档案室应建立档案保管制度和档案查阅制度，规范档案的利用和查阅流程。
第十五条公司档案室应对档案的利用进行监控和追踪，避免档案的滥用和泄露。
第十六条公司档案室应根据需要提供档案复印和借阅服务，确保档案的传递和使用。
第十七条公司档案室应根据公司需要，定期进行档案利用情况的统计和分析，为公司的发展提供参考。
第四章档案销毁和处置第十八条公司档案室按照档案管理规定和法律法规的要求，定期对无用的档案进行销毁。
第十九条公司档案室应建立档案销毁管理制度，规范档案销毁的程序和流程。
第二十条公司档案室应根据档案的保管期限和公司的规定，对档案进行逐级审批和销毁。
第二十一条公司档案室应对销毁的档案进行记录和备份，确保档案销毁的合规性和可追溯性。
第五章档案安全和保密第二十二条公司档案室应建立档案安全管理制度，确保档案的安全和保密。
公司人事档案管理办法规章制度（5篇）
公司人事档案管理办法规章制度一、目的为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。
二、档案管理内容1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。
2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。
3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。
4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。
三、档案相关规定1、基础管理1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。
1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。
在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。
1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。
材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗____年止)。
____人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
公司档案管理部门制度（四篇）
公司档案管理部门制度第一章总则第一条为了规范公司档案管理工作，有效保障公司档案资料的安全、完整及准确性，制定本制度。
第二条公司档案管理部门是依法成立并承担公司档案管理职责的专业部门，负责公司档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁工作。
第三条公司档案管理部门应本着依法、规范、高效的原则，确保公司档案的合规运营。
第二章档案收集与整理第四条公司档案管理部门应建立档案收集工作的制度和流程，明确档案的收集内容、标准和要求，并指定专人负责档案的接收和登记工作。
第五条公司档案管理部门应制定档案整理工作的操作规范，保证档案的有序整理、分类和标识，并将其存放于专门的档案柜或库中。
第六条公司档案管理部门应对档案进行定期的检查和清理工作，及时删除已过期或不再有效的档案，确保档案的及时更新和准确性。
第三章档案保管第七条公司档案管理部门负责制定档案保管的制度和流程，规定档案的存放位置、保管权限、出借和复制等操作规范。
第八条公司档案管理部门应设置专门的档案库，确保档案的安全、整齐和完好。
第九条公司档案管理部门应对档案库进行定期的环境卫生检查，保持干燥、通风、防尘和防火的良好状态。
第四章档案利用与查询第十条公司档案管理部门应建立档案利用的申请和审批制度，明确查询和借阅档案的流程和权限。
第十一条公司档案管理部门应定期筛选档案，将不再需要的档案进行鉴定和销毁，并记录销毁的档案种类、数量和日期。
第十二条公司档案管理部门应配备专业的档案鉴定人员，对档案的真实性和完整性进行鉴定，并形成鉴定意见和报告。
第五章系统建设和培训第十三条公司档案管理部门应积极引入现代化的信息技术手段，建设档案管理系统，提高档案管理的效率和准确性。
第十四条公司档案管理部门应开展档案管理培训，提供档案管理方面的知识和技能培训，并定期进行考核和评估。
第六章法规遵守和监督第十五条公司档案管理部门应严格遵守国家相关的法律法规，保障公司档案工作的合法性和合规性。
第十六条公司档案管理部门应接受内外部的监督和检查，并配合配备专业部门对档案管理工作进行评审和审核。
公司档案管理制度(优秀6篇)
公司档案管理制度（优秀6篇）在当今社会生活中，接触到制度的地方越来越多，制度一经订立颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有管束作用，是他们行动的准则和依据。
到底应如何拟定制度呢？以下内容是本店铺为您带来的6篇《公司档案管理制度》，希望能够给您供应一些帮忙。
公司档案管理制度篇一1、文件档案的管理:1.1文件档案紧要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。
1.2公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交档案室集中管理。
1.3归档的文件材料必需完整、精准、系统，文件书写和载体材料必需耐保管，文件材料整理符合规范。
1.4档案资料如因特别情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必需由总经理审批，属隐秘文件的必需由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门部长审批。
1.5归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必需使用钢笔或碳素笔。
1.6文件档案纸张的规格以a4纸为标准，特别类型的纸张经整理后达到210mm*297mm尺寸标准。
2、电子文档的管理:2.1收集、积累要求:■记录了紧要文件的紧要修改过程，有查考价值的电子文件应被保存。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保存，否则可依据实际条件或需要，确定是否保存。
■保管与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证精准、牢靠的标识关系。
■在'无纸化'计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应实行更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保管的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保存。
■用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
■用扫描仪等设备获得的图像电子文件，假如接受非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。
■用计算机辅佑襄助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必需保证其对设备的倚靠性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
集团公司档案管理制度(3篇)
集团公司档案管理制度一、档案是指公司各项工作中形成的，具有保存价值的各种载体的文件材料。
二、档案应有专人统一管理，维护其完整、准确、系统、安全，并便于集团内共享和方便使用。
三、经营公司行政办为档案的业务主管单位，对档案形成部门进行业务指导和监督检查。
四、处理部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有保存价值的文件材料整理、组卷，并向单位档案部门移交。
五、文件材料的归档实行随办随归的办法。
六、档案的保管期限规定为永久、定期两种。
凡是反映单位主要职能活动，有长远利用价值的档案，列为永久保存。
七、电子版文件形成后，应制成相应的纸质文件与电子文件一同归档，并保证两者内容、形式的一致。
八、经营公司行政办对营业执照、____代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件及电子版必须统一存档管理，建立借阅登记和张贴存放登记制度。
九、经营公司行政办对员工个人档案必须统一存档管理，如____复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的各类奖励等。
新员工入职时进行现场复印，每月____日-____日将新员工档案提交集团综合管理部;员工花名册电子版(基础信息，培训信息，养老医保信息)每月的____日-____日将电子版发集团综合管理部(利于保险等增减变动);员工调动时原单位将员工档案交集团综合管理部，由集团综合管理部登记后转移给新单位行政办。
十、为了便捷工作，公司章程、股东会决议、验资报告、审计报告、房租合同等要求同时备份电子版存档。
十一、公司签收的政府职能部门的批复文件，建设过程中的规划、图纸资料，公司下发的文件等必须由行政办保存原件，并完善借阅手续。
十二、集团存档管理内容：1、营业执照办理或变更;2、每年的审计报告存档;3、公司建设过程中政府职能部门或工厂红头文件、批复、图纸等等(原件);4、各公司的营业执照、____代码证、税务登记证、贷款卡等电子版;5、员工个人档案。
____复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的工厂公司各类奖励证书等。
2024年档案室管理制度模板
2024年档案室管理制度模板档案室管理制度模板（2024年）一、总则为了规范和提高档案室管理水平，确保档案管理工作的科学性、正规性、规范性和高效性，制订本管理制度。
本管理制度适用于本公司档案室的管理工作。
二、职责和权限1. 档案室负责保管和管理公司的各类档案资料，包括纸质档案和电子档案。
2. 接收、登记、整理、分类、存储、借阅和销毁公司档案。
3. 制定档案管理制度、规范和工作流程，并监督执行。
4. 审查、归档和保存公司各类文件和资料，并按照规定时限开展档案整理、销毁和归档工作。
5. 提供档案咨询和查询服务，配合相关部门和人员对档案进行调阅。
6. 定期开展档案巡检和盘点，确保档案安全和完整。
7. 开展档案安全培训和宣传，提高员工档案意识和保密意识。
8. 协助公司各部门开展档案管理工作，提供支持和指导。
三、档案管理制度1. 档案登记：对每份档案进行唯一编号，并登记档案的基本信息，包括档案名称、制表日期、责任人等内容。
2. 档案整理：对纸质档案进行分类、整理和装订，确保档案的有序性和完整性。
3. 档案存储：按照档案的密级和保管期限，将档案存放在专用的柜子中，保证档案的安全和防火。
电子档案应设置合适的服务器进行保管。
4. 档案借阅：员工需要借阅档案的，必须经过相关领导审批，并填写借阅申请表，借阅期限一般不超过一个月。
借阅的档案必须妥善保存，不得私自带离开公司。
5. 档案销毁：档案达到保管期限后应及时销毁，销毁前需经过档案室负责人审核，按照规定程序进行销毁，并填写销毁记录。
6. 档案安全：公司档案室要加强安全防范工作，加装监控设备，定期进行安全巡查，严禁私自调阅和复制档案。
7. 档案备份：对重要的电子档案进行定期备份，保证档案的安全和可靠性。
8. 档案传递：档案室负责人在对外传递档案时，必须落实签收人、时间和目的，并填写档案传递单。
9. 档案归档：对已完成的项目和活动档案进行整理和归档，保证档案的完整性和易查性。
档案室管理制度十篇
档案室管理制度十篇档案室管理制度十篇档案室管理制度篇1档案室管理规定一、归档制度1、归档范围公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘,光盘等材料。
2、归档要求归档文件应原件(特别情况下可用复印件代替),要完整、准确、系统、各种签证手续完备,字迹清晰。
3、归档时间:输完毕后,应立即归档。
4、归档份数:各类文件材料一般归档一式一份。
5、文件材料的归档,必须办理移交手续,由档案室填写一式二份归档文件登记表,按登记表清点材料,移交双方签字后,各存一份,以备查考。
二、保管制度1、归档的文件材料,应保持文件材料之间的历史联系,进行科学分类、立卷和编目、编号。
2、存放档案要有专用柜架。
档案上架时,应按照类别和保管单位的'次序,自左向右,自上而下地排列。
3、定期对库存档案进行清进核对,做到帐物相符。
4、档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护措施。
5、档案室保持适当的温度、湿度,一般温度保持在14~24摄氏度,相对湿度保持45~60%的规定范围内。
6、档案的移出、外借必须履行登记手续,借出的档案查阅后须尽快归还。
归还档案应放原处。
7、公司对档案进行定期或不定期的检查,如存在管理混乱、档案破损或遗失现象,可视情况分别对管理人员处以批评、罚款、直至辞退处理。
三、档案借阅、复印程序提出申请-->有关领导批准-->档案室办理手续-->使用档案-->归还档案室具体要求:1、借阅、复印档案应先批准,再办理登记手续;2、要爱护档案,::不得丢失;3、借阅、复印人不得将档案随意拆散、涂改、抽调、剪裁档案;4、借阅、复印人不得将档案随意传看,携带外出(除工作外),以防丢失、泄密;5、办理完毕,应立即归还,如有差错,应追究当事者责任;6、调离本公司的员工,必须将所借档案材料还清后,方可办理调离手续。
档案室管理制度篇2一、根据归档范围，应归档的文件资料一律归案存放。
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公司档案管理制度
一、总则
1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。
2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。
3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。
二、档案管理机构的设置及基本要求
（一）档案划分及管理部门
1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
2、公司设立档案室，隶属于办公室，办公室负责档案资料的归档督促和日常管理工作。
公司制定明确的档案管理职责，档案管理员必须严格履行职责。
3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。
（二）各部门资料管理
1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。
2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。
3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。
三、档案分类
（一）档案质量
1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。
破损的档案文件要进行修复处理。
3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。
5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。
（二）立档
1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。
3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。
（三）分类
1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。
（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。
2、公司档案大致分为以下几类：
（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；（2）文件类：分外来文件和内部文件；
（3）制度类：管理制度汇编；
（4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。
（5）计划总结类：分年度计划及总结等；
（6）会议纪要类：办公例会纪要等
（五）档案编号
1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。
四、归档及保存年限
（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。
（二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。
定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。
1、永久保存：
（1）公司章程、合同
（2）股东名册
（3）组织规程及办事细则
（4）财务报表
（5）政府机关核准文件
（6）不动产所有权及其他债权凭证
（7）工程设计图
（8）公司规章制度
（9）其他经核定须永久保存的文书
2、10年保存：
（1）预算、决算书类
（2）会计凭证
（3）事业计划资料
（4）其他经核定须保存10年的文书
3、1年至5年保存：
（1）期满或解除之合约
（2）其他经核定保存5年的文书
4、1年以下暂时保存：
（1）结案后无长期保存必要者。
（三）公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。
（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。
（五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。
全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。
五、档案日常管理
（一）借阅
1、借阅手续：
（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向办公室借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。
（2）办公室接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。
（3）档案归还时，经办公室核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。
2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。
3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。
5、借阅人应于规定期限内归还。
如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。
（二）销毁
1、每年保管期限已满的档案由办公室编制纸质和电子的《档案销毁清单》，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。
《档案销毁清单》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签字、监销人签字、销毁时间。
2、销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
《档案销毁清单》需永久保管。
3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设项目、经核定仍有保存参考价值者。
应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。
（三）移交
1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。
《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。
2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
（四）保密
1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。
任何无关人员未经许可不得入内。
2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。
3、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。
六、附则
（一）在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报行政部备案后，与本制度具有同等效力。
（二）本制度自印发试行之日起执行。
附
办公室档案管理职责
1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作；
2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。
3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。
纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。
4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
6、每年进行一次档案清理，编制，以便查找。