销售业务内部控制制度

销售业务内部控制制度

第一章总则

第一条为了加强公司对销售业务的内部控制，规范销售行为，防范销售过程中的差错和舞弊，根据国家有关法律法规和《企业内部控制基本规范》，制定本制度。

第二条本制度所称销售，主要是指公司销售商品并取得货款的行为。公司提供服务并收取价款，可以参照本制度的规定执行。

第三条公司在销售过程中，至少应关注涉及销售业务的下列风险：

1、销售行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信

誉损失。

2、销售未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺

诈而导致损失。

3、销售政策和信用政策管理不规范、不科学，可能导致销售不畅、

库存积压、资产运营效率低下、经营难以为继。

4、合同协议签订未经正确授权，可能导致资产损失、舞弊和法律诉

讼。

5、应收账款和应收票据管理不善，账龄分析不准确，可能由于未能

收回或未能及时收回欠款而导致收入流失和法律诉讼。

第四条公司在建立与实施销售内部控制过程中，至少应强化对下列关键方面或关键环节的控制：

1、职责分工、权限范围和审批程序应明确规范，机构设置和人员配

备应科学合理。

2、销售政策和信用管理应科学合理，销售与发货控制流程应规范严

密。

3、应收账款应有效管理，及时催收；往来款项应定期核对，如有差

错,及时改正。

4、销售的确认、计量和报告应符合《企业会计准则》和《企业会计

准则——应用指南》的规定。

第二章职责分工与授权批准

第五条不相容岗位分离

1、销售部门的销售业务与发货业务分离；

2、销售业务、发货业务与会计业务分离；

3、发运员与仓库保管员分离；

4、销售政策和信用政策的制定人员与执行人员分离，信用管理岗位

与销售收款岗位分设；

5、销售业务人员与发票开具人员分离；

6、公司不由同一部门或个人办理销售与收款业务的全过程。

第六条业务归口办理

1、销售业务部门主要负责处理订单、签定合同、执行销售政策和信

用政策、催收货款；

2、发货业务部门主要负责审核发货单据是否齐全并办理发货的具体

事宜；

3、财务部门主要负责销售款项的结算和记录、监督管理货款回收；

4、销售收据和发票由财务部门指定专人负责开具；

5、严禁未经授权的部门和人员经办销售业务。

第七条岗位定期轮换

办理销售业务的人员定期进行岗位轮换。

第八条经办销售业务人员的素质要求

1、具备良好的职业道德和业务素质；

2、熟悉公司产品的生产工艺和流程；

3、熟悉国家有关的法律法规，国际惯例以及对外贸易知识；

4、符合公司规定的岗位规范要求。

第九条授权批准

1、授权方式

（1）销售业务除公司另有规定，需经股东大会或董事会批准的销售事项外，由公司总经理审批；

（2）公司总经理对各级人员的销售业务授权，以文件的方式明确。

2、审批权限

3、审批方式

（1）销售政策和信用政策、销售价格目录和折扣权限控制表等政策性事项，由总经理召开总经理办公会议或授权总经理决定，并以文件或其他形式下达执行；

（2）销售业务的其他事项审批，在业务单或公司设定的审批单上签批。

4、批准和越权批准处理

（1）审批人根据公司对销售业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限；

（2）经办人在职责范围内，按照审批人的批准意见办理销售业务；

（3）对于审批人超越授权范围审批的销售业务，经办人有权拒绝并应当拒绝，并及时向审批人的上一级授权部门报告。

第三章销售和发货控制

第十条政策控制

1、公司对销售业务制定明确销售目标，列入年度预算，确立销售管

理责任制；

2、公司对销售进行定价控制，由公司制定产品销售价目表，折扣政

策、付款政策等并督促执行人员严格执行；

3、公司对客户进行信用控制，在选择客户时，由销售部门的信用管

理人员对客户进行信用评价，充分了解和考虑客户的信誉、财务状况等情况，降低货款坏账风险。

第十一条客户信用管理

1、销售部负责进行客户信用调查，填写“客户调查表”，建立客户

信用档案；根据客户信用，确定客户信用额度、信用期限、折扣期限与现金折扣比率；

2、销售部门确定的客户信用额度，必须经公司授权审批人批准后方

可执行；

3、对客户信用进行动态管理，每年至少对其复查一次，出现大的变

动，要及时进行调整，调整结果经公司授权审批人批准；

4、对于超过信用额度的发货，必须按公司授权进行审批。

第十二条赊销控制

1、业务流程

2、控制要求

（1）销售人员严格遵循规定的销售政策和信用政策；

（2）对符合赊销条件的客户，按公司授权，经审批人批准方可办理赊销业务；

（3）超过销售政策和信用政策规定的赊销业务，按公司权限集体决策审批。

第十三条销售和发货业务流程

第十四条接单和签约控制

1、接单和销售谈判

（1）销售业务员负责客户订货的管理，收到每一份购货订单必须在“购货订货登记薄”上登记；

（2）在销售合同订立前，由公司业务员就销售价格，信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判；

（3）重大合同的谈判，谈判人员至少有两人以上；

（4）销售谈判的全过程应有完整的书面记录。

2、合同订立

（1）合同订立前，信用额度由信用管理人员经信用评估后确定；

（2）超过信用额度的合同，必须按公司授权，事前进行审批，未经审批，合同不得签订；

（3）合同签订按公司授权，由经授权的有关人员与客户签订销售合同，金额重大的销售合同的订立，应当征询法律顾问或专家的意见；

（4）合同条款应符合《中华人民共和国合同法》。

3、合同审批

（1）销售部门内勤人员应当对合同进行审核，主要审核销售价格，信用政策、发货及收款方式等项目是否违反公司规定；

（2）公司签订的销售合同按公司授权进行审批，合同未经审批程序，不得将合同交予客户。

第十五条发货控制

1、发货期的确定

业务员在接受订货、签订合同时，根据产品库存情况，和公司生产周期确定交货期限：

（1）全部有库存的客户订货，按客户要求确定交货期；

（2）库存不足的订货，根据产品生产周期和生产能力与客户协商确定交货期。

2、产品生产和开发

（1）库存不足的订单，由销售内勤人员与生产部门协调，发出生产任务单，由生产部门组织生产；

（2）业务员在接到用户提出的新产品开发意向后，要向用户全面收集产品使用的条件及有关技术参数，由业务员填写“新产品开发建议书”，经公司有关部门会签后交技术中心或事业部组织开发。