公司销售业务内部控制制度

公司销售业务内部控制制度第一章总则第一条为加强公司对销售业务的内部控制，规范销售行为，防范销售过程中的差错和舞弊，根据国家有关法律法规和《企业内部控制基本规范》，制定本制度。

第二条本制度所称销售，主要是指公司销售商品并取得货款的行为。

公司提供服务并收取价款，可以参照本制度的规定执行。

第二章岗位分工与授权批准第三条不相容岗位分离。

（1）销售部门的销售业务与发货操作分离。

（2）销售、发货与会计分离。

（3）发运操作与仓库保管分离。

（4）销售政策和信用政策的制定与执行分离，信用管理岗位与销售收款岗位分离。

（5）销售业务与发票开具分离。

（6）公司不由同一部门或个人办理销售与收款业务的全过程。

第四条业务归口办理。

（1）销售部门主要负责处理订单、签订合同、执行销售政策和信用政策、催收货款。

（2）发货部门主要负责审核发货单据是否齐全并办理发货的具体事宜。

（3）财务部门主要负责销售款项的结算和记录，监督管理货款回收。

（4）销售收据和发票由财务部门指定专人开具。

（5）严禁未经授权的部门和人员经办销售业务。

第五条岗位定期轮换。

办理销售业务的人员定期进行岗位轮换。

第六条经办销售业务人员的素质要求。

（1）具备良好的职业道德和业务素质。

（2）熟悉公司产品的生产工艺和流程。

（3）熟悉国家有关法律法规、国际惯例以及对外贸易知识。

（4）符合公司规定的岗位规范要求。

第七条授权批准。

（1）授权方式。

①销售业务除公司另有规定、需经股东大会或董事会批准的销售事项外，由公司总经理审批。

②总经理对各级人员的销售业务授权，每年年初以文件的形式明确。

（2）审批权限。

（3）审批方式。

①销售政策和信用政策、销售价目和折扣权限控制表等政策性事项，由总经理召开总经理办公会议决定，并以文件或其他形式下达执行人员。

②销售业务的其他事项审批，在业务单或公司设定的审批单上签批。

（4）批准和越权批准处理。

①审批人根据公司对销售业务授权批准制度的规定，在授权范围内审批，不得超越审批权限。

②对于审批人超越授权范围审批的销售业务，经办人有权拒绝，并应及时向审批人的上一级授权部门报告。

第三章销售和发货控制第八条政策控制。

（1）公司对销售业务制定明确的销售目标，列人年度预算，建立销售管理责任制。

（2）公司对销售进行定价控制，由公司制定产品销售价目表、折扣政策、付款政策等，并督促执行人员严格执行。

（3）公司对客户进行信用控制，在选择客户时，由销售部门的信用管理人员对客户进行信用评估，充分了解和考虑客户的信誉、财务状况等情况，以降低货款坏账风险。

第九条客户信用管理和赊销控制。

（1）客户信用管理。

①销售部门负责开展客户信用调查，填写“客户调查表”，建立客户信用档案，根据客户信用确定客户信用额度、信用期限、折扣期限与现金折扣比率。

②销售部门确定的客户信用额度，经公司授权审批人批准后方可执行。

③对客户信用进行动态管理，每年至少对其复查一次，出现大的变动时要及时调整，调整结果须经公司授权审批人批准。

④对于超过信用额度的发货，必须按公司授权进行审批。

（2）赊销业务控制。

①销售人员应严格遵循公司规定的销售政策和信用政策。

②对符合赊销条件的客户，按公司授权，经审批人批准方可办理赊销业务。

③超过销售政策和信用政策规定的赊销业务，按公司权限集体决策审批。

第十条接单和签约控制。

（1）接单和销售谈判。

①销售业务员负责客户订单的管理，每收到一份购货订单都必须在“购货订货登记簿”上登记。

②订立销售合同前，由销售业务员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户谈判。

③重大合同的谈判至少应有两个以上谈判人员参与。

④销售谈判的全过程应有完整的书面记录。

（2）合同订立。

①合同订立前，信用额度由信用管理人员经信用评估后确定。

②超过信用额度的合同，必须按公司授权事前审批。

未经审批不得签订合同。

③销售合同由经授权的相关人员与客户签订。

金额较大的销售合同的订立，应当征询法律顾问或专家的意见。

④合同条款应符合《中华人民共和国合同法》的具体规定。

（3）合同审批。

①销售部门内勤人员应当对合同进行审核，主要审核销售价格、信用政策、发货及收款方式等项目是否违反公司规定。

②销售合同按公司授权进行审批，未经审批程序的合同不得交给客户。

第十一条发货控制。

（1）发货期的确定。

销售业务员接受订货、签订合同时，要根据产品库存情况和公司生产周期确定交货期限。

①库存充足的客户订货，按客户要求确定交货期。

②库存不足的订货，根据产品生产周期和生产能力与客户协商确定交货期。

（2）产品生产和开发①库存不足的订单，由销售部门内勤人员与生产部门协调并发出“生产任务单”，由生产部门组织生产。

②销售业务员接到用户提出的新产品开发意向后，要向用户全面收集产品使用的条件及有关技术参数，填写“新产品开发建议书”，经公司有关部门会签后交技术中心组织开发。

（3）发货通知。

①“发货通知单”（一式六联）由销售部门内勤人员根据客户订单或合同填写。

②发运组负责办理发货和运输事宜。

（4）发货控制。

①仓储部门根据“发货通知单”组织备货、发货，仓储部门发货后，要如实填写实发数并盖章注明“已发货”字样，以免重复发货。

②由专人不定期对“发货通知单”与装箱进行核对检查。

③产品库参照存货控制的要求执行。

（5）发运控制。

①发运组对“发货通知单“与发货实物进行核对。

②发运组根据合同要求组织运输或代办运输。

③发运组必须要求承运人在“发货通知单”上签名并向承运人取得相关运输凭证，及时交内勤人员送到财务部门。

第十二条销售发票开具控制。

（1）销货发票由财务部门指定的专人负责开具。

（2）开票人员必须以客户的购货合同和业务员开出的发货通知单、运单为依据。

（3）开票人员按税务部门的规定开具销售发票。

（4）开具的发票必须是从主管税务部门购买或经主管税务部门批准印制的税务发票。

（5）财务部门定期对销售发票开具情况进行检查。

第四章销售货款收取控制第十三条货款催收和办理。

（1）催收。

①货款催收由销售部门办理，财务部门督促销售部门加紧催收，并协助办理。

②对催收无效的逾期应收账款，由销售部门会同财务部门申请，经财务总监审核，总经理批准，通过法律程序予以解决。

（2）催收记录。

①销售部门在向客户催收货款时，应做好催收记录，并尽可能取得客户的签证。

②公司销售部门会同财务部门定期或不定期向客户发出催收函，并保存发函凭证，作为催收记录的依据。

（3）收款业务办理。

①公司财务部门应当按照《内控6号——资金》等规定，及时办理销售收款业务。

②财务部门应将销售收入及时入账，不得账外设账，不得坐支现金。

销售人员除事先经财务部门授权外，应当避免接触销售现款。

第十四条应收货款管理（1）应收账款台账。

①公司销售部门内勤人员、业务员按责任范围建立应收账款台账，及时登记每一客户应收账款余额的增减变动情况和信用额度使用情况。

②财务部门按客户进行应收账款核算，对长期往来客户的应收账款，按客户设立台账登记其余额的增减变动情况。

③销售部门内勤人员、业务员定期与财务部门核对应收账款余额和发生额，发现不符，及时查明原因并进行处理。

④销售部门信用管理人员应对长期往来客户建立完善的客户资料，并对客户资料实行动态管理，及时更新。

相关资料由内勤人员、业务员和财务部门提供。

（2）与客户核对应收账款。

①销售部门业务员或内勤人员每半年与客户核对应收货款余额和发生额，发现不符，及时查明原因，向财务部门报告并进行处理。

②财务部门每年至少一次向客户寄发对账函，对金额巨大的客户，财务部门认为必要时或销售部门提出申请时派员与客户对账，发现不符及时向上级报告，会同相关部门查明原因并进行处理。

（3）账龄分析和坏账处理。

①财务部门定期对应收账款账龄进行分析，编制账龄分析表，对逾期账款进行提示，并建议相关部门采取加紧催收措施或其他解决措施。

②对可能成为坏账的应收账款，按《内部19号——资产减值准备坏账损失处理》的规定办理。

③财务部门对已核销的坏账应当进行备查登记，做到账销案存，已注销的坏账又收回时，应当及时入账，防止形成账外款。

（4）应收票据管理。

①应收票据的取得和贴现必须由保管票据以外的主管的书面批准。

②由出纳保管应收票据，对于即将到期的应收票据，应及时向付款人提示付款;已贴现票据应在备查簿中登记，以便日后追踪管理。

③对逾期未能实现的应收票据，经财务经理批准，转为应收账款，并通知相关责任人员及时催收。

第五章销售记录控制第十五条销售过程记录。

公司在销售与发货各环节设置相关记录，填制相应的凭证，对销售过程进行完整登记。

第十六条销售台账。

（1）销售部门应设置销售台账，及时反映各种商品、劳务等销售的开单、发货、收款情况。

（2）销售台账应当记载客户订单、销售合同、客户签收回执等相关购货单据资料。

（3）销售部门的销售台账应定期与财务部门核对。

第十七条销售档案管理。

销售部门应定期核对销售合同、销售计划、销售通知单、发货凭证、运货凭证、销售发票、客户签收回执等文件和凭证，并整理存档。

第十九条退货、换货处理。

（1）公司对退货一般采用退货返货制即换货制（合同明确应退款的除外）。

（2）授权审批人审批后，方可执行退货业务。

（3）货物退回公司或公司指定地点后，须经质检人员检验和仓库人员清点，办理人库手续。

（4）需要办理退款的退货，财务部门对检验报告、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等进行审核后，方可办理退款手续，支付退货款须经授权审批人审批。

第六章监督检查第二十条监督检查主体。

（1）公司监事会依据公司章程对公司销售与收款管理进行检查监督。

（2）公司审计部门依据公司授权和部门职能描述，对公司销售管理进行审计监督。

（3）公司财务部门依据公司授权，对公司销售管理进行财务监督。

（4）上级对下级进行日常工作监督检查。

第二十一条监督检查内容。

（1）销售与收款业务相关岗位及人员的设置情况。

重点检查是否存在销售与收款不相符、职务混岗的现象。

（2）销售与收款业务授权批准制度的执行情况。

重点检查授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。

（3）销售管理情况。

重点检查信用政策、销售政策的执行是否符合规定。

（4）收款管理情况。

重点检查销售收入是否及时入账，应收账款的催收是否有效，坏账核销和应收票据的管理是否符合规定。

（5）销售退回的管理情况。

重点检查销售退回手续是否齐全，退回货物是否及时入库。

第二十二条监督检查结果处理。

对监督检查过程中发现的销售与收款内部控制中的薄弱环节，公司有关责任部门和责任人应当采取措施及时加以纠正和完善。

第七章附则第二十三条本制度适用于公司及所属公司，包括公司总部、各分公司及全资子公司、控股子公司。

第二十四条本制度由公司董事会负责解释和修订。