公司文件(资料)管理制度
公司文件控制管理制度(12篇)
公司文件控制管理制度（12篇）公司文件掌握治理制度11 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之标准化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、公布、归档等文件治理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件治理的标准化、制度化、提高公司文件治理的有效性和适应性。
结合公司实际工作状况，特制定本制度。
2 适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的治理。
3 职责3.1 公司总经办是公司文件治理的归口部门，负责文件治理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监视。
3.2 总经办负责公司质量治理体系、治理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的治理。
3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的治理。
3.4 文件编制、审批、公布的权责3.4.1 总经办负责组织制定公司行政治理、人力资源治理及其他根底性治理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2 财务部负责制定公司财务治理制度文件。
3.4.3 客服部负责制定公司客服治理制度文件。
3.4.4 生产部负责制定公司生产治理制度文件。
3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量治理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
3.4.6 设计部负责制定公司公司技术治理标准、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、标准测试）等文件。
3.4.7 工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。
3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。
3.4.9 公司及各部门文件分公布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。
3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、公布，依《质量手册》和《文件掌握程序》的规定执行。
文件档案管理制度流程(7篇)
文件档案管理制度流程(7篇)文件档案管理制度流程(7篇)在社会经济不断繁荣富强的今天,无论是什么工作的管理,都少不了规章制度的制定。
那么,你真正懂得怎么制定制度吗下面是由小编给大家带来的文件档案管理制度流程7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度流程篇1一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。
各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。
秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。
(完整版)技术文件及档案资料管理制度
HB-JS/ZD-02技术文件及档案资料管理制度1总则1.1为了加强公司技术档案的管理，充分发挥技术档案在生产过程中的作用，依据《科学技术档案工作条例》、结合本公司实际工作的特点，特制定本规定。
1.2技术档案是公司生产经营中的重要组成部分，是公司在新技术、新产品、新设计、新工艺、新材料等技术研究、技术开发过程中形成的具有保存价值的，并按归档要求整理归档的（包括文字、图纸、图表、数据、计算机盘片、声像等）产品研制档案、专题技术档案等。
1.3技术档案是技术研究和生产活动的真实记录，公司必须实行集中统一管理，使之完整、准确、系统、安全和有效地开发利用。
1.4技术档案工作是公司经营管理工作的重要组成部分，是生产科研活动的重要环节，公司把技术档案工作纳入公司经营管理工作中，与工作紧密结合，实行生产与建档工作同步管理。
2技术档案归案制度2.1归档要求2.1.1各生产部门必须严格按要求的归档范围进行归档。
2.1.2各相关材料在立卷前应按照收发文簿或有关记录逐一核对，必须齐全、完整、准确、层次分明，保持文件之间的历史联系，符合其形成规律。
2.1.3归档的文件材料必须经过系统整理，保证质量，做到分类科学保管期限划分准确、字迹清楚、装订整齐美观结实，不允许有金属物和用圆珠笔、铅笔、复写纸等书写（包括领导签字）。
2.1.4归档的文件材料应编制移交目录一式两份，交接时双方应清点核对无误后履行签字手续，各存一份。
2.2归档时间2.2.1本年度形成的文件材料，由主管单位文书或各专业处室统一整理、立卷，于次年6月末前归档。
2.2.2临时机构所形成的文件材料由临时机构在任务结束后归档。
2.2.3重大技术改革方面的科技文件，在取得成果经项目负责人审定后３０天内归档。
2.2.4外购或内购设备的随机文件,在设备开箱当场验收后归档。
声像档案中，录像带归档要在形成年代的次年3月末前归档。
3技术档案收集工作制度3.1收集范围凡是本公司在生产、经营、管理等各项活动中形成的技术文件材料、图纸照片、底片、带等各类载体的原始资料都应进行收集。
文件管理制度(优秀4篇)
文件管理制度（优秀4篇）管理制度由具有权威的管理部门订立，在其适用范围内具有强制管束力，一旦形成，不得任意修改和违犯。
这次帅气的我为您整理了文件管理制度（优秀4篇），希望能够予以您一些参考与帮忙。
文件管理制度篇一一、文件管理内容重要包含：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，实在由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的。
核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应适时送交收进行登记编号保管，不得个人保管，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）依据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，紧要文件或急件应马上呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。
为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完。
五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
文件管理制度篇二1、学校各类文件旨在学校内部统一看法，发布通知、决议和沟通信息，向上级部门请示、报告紧要事项等。
2、欲发文有关处室应先起草文件草稿，起草完毕后交学校办公室。
3、办公室负责人应认真细致地做好文件草稿的核稿工作，再依据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学校统一规定编号、登记，之后提交校长签发。
4、办公室应建立学校发文登记簿，仔细地、分门别类地登记文件的实在信息（如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位等）。
学校任何发文都必需登记在册，该登记簿作为归档资料应妥当保管不得遗失，并于下一年度初移交学校档案室归档。
5、文件签发或会签完毕交付打印室打印，文件稿的首页需用统一的格式（学校红头文件纸）。
6、文件打印完毕后加盖学校公章。
对于学校内部发文，可以采纳内部电子邮件系统，将文件分别发送至学校领导和各处室，并作好相关的发送记录，作为档案保管。
7、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录，依照文件编号次序完整保管并定期整理（一学年）。
质量文件_档案管理制度(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司质量文件和档案的管理，确保质量文件和档案的完整、准确、系统，提高管理效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有质量文件和档案的管理工作。
第三条公司质量文件和档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保质量文件和档案的全面、完整，无遗漏。
2. 准确性原则：确保质量文件和档案内容的真实、准确，无误导。
3. 系统性原则：确保质量文件和档案的分类清晰、有序，便于查阅。
4. 安全性原则：确保质量文件和档案的安全，防止丢失、损坏或泄露。
5. 保密性原则：对涉及保密的质量文件和档案，采取保密措施，防止信息泄露。
第二章职责第四条公司质量管理部是质量文件和档案管理的归口管理部门，负责制定和实施质量文件和档案管理制度，监督、检查质量文件和档案的管理工作。
第五条各部门负责人对本部门的质量文件和档案管理负责，确保本部门的质量文件和档案符合本制度的要求。
第六条各部门员工应积极配合质量文件和档案管理工作，按照规定履行职责。
第三章分类与编码第七条质量文件和档案分为以下类别：1. 设计文件：包括产品设计文件、工艺文件、图纸等。
2. 生产文件：包括生产指令、工艺流程、检验报告等。
3. 质量记录：包括检验记录、试验记录、不合格品处理记录等。
4. 体系文件：包括质量管理体系文件、环境管理体系文件等。
5. 法律法规、标准：包括国家及行业相关法律法规、标准等。
第八条质量文件和档案采用统一编码，编码格式如下：类别代码+年份+顺序号例如：QD20191001表示2019年设计文件的第一号文件。
第四章收集与归档第九条质量文件和档案的收集应按照以下程序进行：1. 文件形成部门在文件形成过程中，应按照规定收集相关质量文件和档案。
2. 质量管理部定期对各部门收集的质量文件和档案进行审核，确保其符合要求。
3. 质量管理部对收集到的质量文件和档案进行分类、编号，并建立档案目录。
第十条质量文件和档案的归档应按照以下要求进行：1. 归档文件应完整、准确，无破损、污损。
公司文控管理制度范文
第一章总则第一条为规范公司文件、资料管理工作，加强文件、资料的管理与利用，提高工作效率，保障公司信息安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门、员工及涉及文件、资料管理的相关单位。
第三条文控管理应遵循以下原则：（一）统一管理，分级负责；（二）规范流程，提高效率；（三）保密安全，保障信息安全。
第二章文件、资料分类第四条文件、资料分为以下类别：（一）内部文件：公司内部各部门、各岗位形成的文件、资料；（二）外部文件：公司与其他单位、个人之间往来的文件、资料；（三）档案：公司历史上形成的，具有保存价值的文件、资料。
第三章文件、资料管理第五条文件、资料管理应遵循以下规定：（一）文件、资料的形成、收集、整理、归档、保管、销毁等环节，应按照本制度规定执行；（二）文件、资料应按照类别、性质、用途等进行分类、编号、标识；（三）文件、资料的保管应按照保密级别、保管期限等进行划分；（四）文件、资料的查阅、借阅、复制等，应按照规定办理手续；（五）文件、资料的销毁，应按照规定程序进行，确保信息安全。
第六条文件、资料管理职责：（一）各部门负责人对本部门文件、资料的管理工作负责；（二）文控部门负责公司文件、资料的综合管理，具体职责如下：1. 制定公司文件、资料管理制度；2. 负责公司文件、资料的收集、整理、归档、保管、销毁等工作；3. 负责公司文件、资料的查阅、借阅、复制等工作；4. 负责公司文件、资料的保密工作。
第四章文件、资料保密第七条文件、资料保密应遵循以下规定：（一）文件、资料的密级划分为绝密、机密、秘密三级；（二）涉及国家秘密、公司商业秘密的文件、资料，应严格按照国家有关保密规定进行管理；（三）公司内部文件、资料的保密，应按照公司保密规定执行。
第五章文件、资料信息化管理第八条文件、资料信息化管理应遵循以下规定：（一）公司应建立文件、资料信息化管理系统，实现文件、资料的电子化、网络化、智能化管理；（二）文件、资料信息化管理系统应具备文件、资料的分类、查询、检索、存储、备份等功能；（三）文件、资料信息化管理系统应确保信息安全，防止数据泄露、篡改、丢失。
综合管理部文件管理制度(2篇)
第1篇一、总则为了规范综合管理部文件管理工作，确保文件管理的有序、高效和保密，保障公司各项工作顺利进行，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司综合管理部所有文件的管理工作，包括但不限于内部文件、外部文件、档案资料等。
三、文件分类1. 内部文件：指公司内部各部门、各单位之间以及与公司外部单位之间的文件，包括但不限于通知、报告、请示、批复、会议纪要等。
2. 外部文件：指公司收到的上级单位、政府部门、合作伙伴等发出的文件，包括但不限于政策文件、合同、协议等。
3. 档案资料：指公司历史形成的各类档案资料，包括但不限于文书档案、声像档案、实物档案等。
四、文件管理职责1. 综合管理部负责公司文件的整体管理工作，包括文件收发、登记、保管、借阅、销毁等。
2. 各部门负责人对本部门文件管理负直接责任，确保文件管理的规范性和保密性。
3. 文件管理人员应具备良好的职业道德和业务素质，严格遵守文件管理制度。
五、文件管理流程1. 文件收发（1）收文：收到文件后，文件管理人员应立即进行登记，包括文件名称、文号、收件人、收件日期等。
（2）发文：拟制文件后，由文件管理人员进行编号、登记，并按照规定程序审批、签发。
2. 文件登记（1）登记内容：文件名称、文号、收发日期、收件人、文件类型、密级、归档号等。
（2）登记方式：采用电子登记和纸质登记相结合的方式。
3. 文件保管（1）文件保管人员应妥善保管文件，确保文件安全、完整。
（2）文件保管应分类存放，易于查找。
4. 文件借阅（1）借阅人需填写借阅单，注明借阅文件名称、数量、用途、归还日期等。
（2）文件管理人员审核借阅单，确认借阅人身份后，方可办理借阅手续。
（3）借阅人应妥善保管借阅文件，按时归还。
5. 文件销毁（1）文件销毁前，需经文件管理人员审核，确认文件已失去保存价值。
（2）文件销毁应按照国家有关规定执行，确保信息安全。
六、文件保密1. 文件管理人员应严格执行国家保密法律法规，加强对文件保密工作的管理。
公司文件收发管理制度
公司文件收发管理制度公司文件收发管理制度（通用7篇）在当今社会生活中，很多情况下我们都会接触到制度，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。
那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？下面是小编帮大家整理的公司文件收发管理制度，希望能够帮助到大家。
公司文件收发管理制度篇1一、总则1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。
2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。
3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。
二、发文管理1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。
2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。
3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。
4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。
其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。
5、发文办理工作程序：（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。
（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。
（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。
有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。
（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。
签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。
（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。
公司内部资料管理制度范本
第一章总则第一条为加强公司内部资料的管理，确保资料的安全、完整和高效利用，根据国家相关法律法规及公司章程，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有内部资料的收集、整理、存储、使用、借阅、销毁等各个环节。
第三条公司内部资料管理应遵循以下原则：（一）保密原则：对涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感信息的资料，应严格保密。
（二）安全原则：确保资料安全，防止资料丢失、损坏、泄露。
（三）规范原则：遵循统一标准，规范资料管理流程。
（四）高效原则：提高资料利用率，确保资料在关键时刻发挥重要作用。
第二章资料分类与归档第四条公司内部资料分为以下类别：（一）公司文件：包括公司章程、规章制度、会议纪要、通知等；（二）业务文件：包括合同、项目方案、技术资料、市场分析报告等；（三）人力资源文件：包括员工档案、薪酬福利、绩效考核等；（四）财务文件：包括财务报表、审计报告、税务文件等；（五）其他文件：包括客户资料、供应商资料、合作伙伴资料等。
第五条资料归档应按照以下要求进行：（一）按照类别、年份、编号等要素进行分类；（二）归档资料应齐全、完整，确保可追溯性；（三）归档资料应标注清晰、醒目的标签，便于查找。
第三章资料存储与使用第六条资料存储应遵循以下要求：（一）纸质资料：存放于档案柜或文件柜，按类别、年份、编号等要素排列；（二）电子资料：存储于服务器或电子档案管理系统，确保数据安全；（三）重要资料：设立专门的安全设施，如防火、防盗、防潮、防磁等。
第七条资料使用应遵循以下要求：（一）资料借阅需填写借阅单，经相关部门负责人批准；（二）借阅人应妥善保管资料，不得擅自复制、泄露；（三）借阅期限根据资料重要程度和实际情况确定，最长不超过一个月；（四）借阅结束后，应及时归还资料，并办理归还手续。
第四章资料销毁第八条资料销毁应遵循以下要求：（一）对不再具有保存价值的资料，经相关部门负责人批准后，方可销毁；（二）销毁资料前，应进行清点、核对，确保资料完整；（三）销毁资料时，应采取物理或电子方式，确保资料无法恢复；（四）销毁资料应记录销毁时间、地点、责任人等信息。
安全文件档案管理制度(3篇)
第1篇一、总则为加强公司安全文件档案的管理，确保安全文件档案的完整、准确、系统，提高安全管理水平，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
二、管理原则1. 依法管理：严格按照国家有关法律法规和公司规章制度进行安全管理。
2. 分级管理：根据文件档案的性质、重要程度和用途，实行分级管理。
3. 规范操作：建立健全安全文件档案管理制度，规范操作流程。
4. 保密安全：确保安全文件档案的保密性和安全性。
三、管理职责1. 安全管理部门：负责安全文件档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
2. 各部门：负责本部门安全文件档案的收集、整理和归档工作。
3. 全体员工：遵守安全文件档案管理制度，配合安全管理部门做好安全文件档案管理工作。
四、文件档案的分类与编号1. 分类：安全文件档案分为以下几类：- 安全管理制度类- 安全生产事故类- 安全培训教育类- 安全检查与隐患排查类- 安全防护用品类- 安全技术标准类- 安全法律法规类- 其他安全相关文件2. 编号：安全文件档案采用统一编号，编号格式为“类别代码+年份+顺序号”。
五、文件档案的收集与整理1. 收集：各部门应按照规定及时收集各类安全文件档案，包括纸质文件和电子文件。
2. 整理：安全文件档案应按照类别、时间顺序进行整理，确保文件档案的完整性和系统性。
六、文件档案的归档与保管1. 归档：整理好的安全文件档案应及时归档，归档工作由安全管理部门负责。
2. 保管：- 纸质文件档案应存放于防火、防盗、防潮、防虫、防尘的档案室。
- 电子文件档案应备份至安全可靠的存储介质，并定期检查备份情况。
七、文件档案的利用与借阅1. 利用：安全文件档案的利用应遵循以下原则：- 严格按照规定程序办理借阅手续。
- 不得擅自复制、传播或泄露安全文件档案内容。
- 借阅者应妥善保管借阅的安全文件档案，归还时应保持原状。
2. 借阅：借阅安全文件档案应填写借阅登记表，经安全管理部门批准后方可借阅。
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文件管理制度 第1章 总则 第1条 目的。 通过对公司内部文件控制流程进行管理，使文件管理控制工作更加系统、科学、规范、高效，以保证各部门及人员及时、正确地使用有效文件，提高工作效率。 第2条 适用范围。 本制度中的“文件”包括公司日常运营过程中产生或所需的文件资料、公司业务往来公文以及公司对内发布的所有流程、制度、作业标准与规范、作业指导书等。 根据公司各类文件的性质进行纵向层级划分，可分为下列五级文件。具体如下表所示。 公司内部文件各层级内容范畴 文件等级 文件内容 一级文件 公司章程、基本法、质量手册等体系文件、公司营运资质证照等 二级文件 公司核心的业务流程和管理流程等 三级文件 公司日常工作流程和制度 四级文件 各部门、车间内部文件 五级文件 各类记录 第3条 管理职责划分。 （1）各级主管副总主要负责所辖职责范围内的文件进行审核、批准工作，其中，总经理（或管理者代表）还承担着对公司各类体系文件进行定期评审的职责。 （2）总经理办公室主要负责公司一级文件的组织编制、审核，以及二级文件的会审组织工作。 （3）综合管理部负责本制度的编制、解释与修订工作，并由其行政专员负责公司营运、资质类文件资料的保管；其中，综合管理部下辖体系文件管理室，并由其文控员专职负责公司各类体系文件的统一编号、收发、存档、作废等管理事宜。 （4）各职能部门负责对各归口职能和分管业务线的有关文件的编制和副本保管工作。 第2章 公司内部文件编码细则 第4条 公司内部文件的编码主要由以下五个部分组成。 （1）第一部分：公司代号，代码为×××。 （2）第二部分：层级分类代码，代码分别为1、2、3、4、5。 （3）第三部分：大类代码，代码分别为综（综合管理类）、制（生产制造类）、市（市场营销类）、研（研发类）、其（其它类）等。 （4）第四部分：小类分类代码，代码分别为目标（目标计划类）、人力（人力资源类）、办公（办公类）、总务（总务后勤类）、保卫（保卫类）、生产（生产类）、质管（质管类）、项管（项目管理类）、产研（产品研发类）、其（其它类）等。 （5）第五部分：文件流水号，代码为001～999。 第5条 公司内部各级文件编码示例如下（以综合管理部文件为例）。 （1）一级文件：×××1—001。 （2）二级文件：×××2—综—001。 （3）三级文件：×××3—综—行政—001。 （4）四级文件：×××4—综—行政—001。 （5）五级文件：×××5—综—行政—001—001。 第3章 公司各级文件编制、审核、审批规定 第6条 公司一级文件，由公司总经理办公室组织相关人员进行编制。一级文件编制完成后，需经总经理办公室主任审核后，交由公司总经理审批。 第7条 公司二级文件，由各业务归口部门协同流程协同作业部门共同编写。二级文件编制完成后，由总经理办公室组织相关部门及人员进行会审。经会审后，二级文件需交总经理审批。 第8条 公司三级文件，若其覆盖范围超过2个（含2个）职能部门，其编制工作由各归口管理职能部门组织，并交主管副总审核后，交总经理审批。具体分工如下。 （1）目标类、计划类三级文件由总经理办公室负责组织编制，交分管运营副总审核。 （2）人事、行政、总务类三级文件由综合管理部负责组织编制，交分管行政副总审核。 （3）财务类三级文件由财务部负责组织编制，交分管的财务副总审核。 （4）生产制造类三级文件由生产部组织编制，交分管的生产副总（或厂长）审核。 （5）市场营销类三级文件由营销部及相关部门组织编制，交分管的营销副总审核。 （6）供应类三级文件由采购部及相关部门组织编制，交分管的运营副总审核。 第9条 公司四、五级文件的编制、审核、审批规定如下表所示。 公司四、五级文件的编制、审核、审批规定表
文件类别 覆盖范围 编制主管部门 审批人员
部门发文 分管业务线的专业性文件，如设备部的《设备操作保养卡》及各类机械图纸、技术部的《工艺作业指导书》、生产部的各工序《生产作业指导书》等 归口职能部门 分管各部门的 主管副总
部门、车间内部文件 仅限于本部门、本车间，此类文件的内容应保证与公司各项流程和制度不相冲突 各部门、各车间 内安排部 分管副总
各类记录 参与质量体系文件中的《记录控制程序》 第10条 除部门、车间内部文件外，其它公司内部文件在内容审核后，必须交综合管理部或体系文件管理室进行有关文档格式、文件内容重复性与冲突性的二次审核。二次审核合格后，各文件编制部门方可送交相关批准人批准。 第4章 文件发放管理规定 第11条 所有公司内部发布的文件均需由综合管理部制定分发号，加盖“受控”章才能发放。每份文件不同的复印件必须注明不同的分发号，以便追溯。 第12条 体系文件需由体系文件管理室文控员负责发放管理工作，其它内部文件的发放由综合管理部行政专员负责实施。 第13条 根据文件发放批量划分，文件发放主要两种情况：大批发放与零星发放。 （1）大批发放时，应建立《公司内部文件配置、发放与回收登记表》，并报各文件归口职能部门的分管副总审批。 （2）零星发放时，应建立《公司内部文件发放与回收登记表》。 第14条 文件领用人应在《公司内部文件配置、发放与回收登记表》或《公司内部文件发放与回收登记表》上签名后，方可领取注有分发号和“受控”状态标识的文件。 第15条 领用部门领到文件后，应及时建立《收文登记表》。 第16条 文件发放完毕后，综合管理部行政专员或体系文件管理室文控员应及时对文件进行分类、归档保存，并更新《公司内部文件清单》。 第5章 公司内部文件使用与借阅规定 第17条 文件使用部门应及时向相关人员进行文件内容宣贯、培训，将文件放置在适当的位置（场所），确保相关人员能够及时、正确地使用文件。 第18条 当出现以下情况时，使用部门可填写《文件领用、借阅申请表》，申请更换或增发。 （1）文件破损严重影响使用时。 （2）根据使用需要须新增、改版时。 （3）文件丢失需重新领用时。 第19条 《文件领用、借阅申请表》需经综合管理部审批后方可实施更换或增发。更改或重新领用时，使用原文件分发号；增发时，应按原分发号顺序新增一个分发号。 第20条 公司内部文件借阅规定如下。 （1）当其他公司或个人需借阅文件时，应填写《文件领用、借阅申请表》，经综合管理部或体系文件管理室批准后，行政专员或文控员方可办理借阅手续，并负责催讨。 （2）借阅时最长时间不得超过半个月。 （3）公司内部各部门、各车间需借阅文件时，应经综合管理部或体系文件管理室审批和登记后，方可办理借阅手续。借阅时，行政专员或文控员要负责明确借阅期限与催讨工作。 第6章 公司内部文件更改、回收、作废与评审规定 第21条 公司内部文件在使用时若遇到下列情形之一的，应进行修改。 （1）公司现行文件与有关国际标准、国家标准、地方标准和法规及行业标准相冲突时。 （2）文件内容与客户的需要相矛盾或不能满足客户的要求时。 （3）文件的内容不正确、不适合或操作性不强时。 （4）有更合适、更先进的或更具可操作性的产品标准、操作方法、管理手段时。 第22条 文件修改程序规定如下。 （1）公司一级文件修改或其它各级文件大批修改时，公司应专门成立文件修改小组进行运作，修改完后的审核、批准、发放使用以及旧文件回收均按本制度的相关条款执行。 （2）文件需要更改时，由文件编制部门填写《文件变更审批表》并附具体修改内容，交文件原审核人审核、原批准人批准后方可进行文件更改。 （3）文件更改由综合管理部行政专员或文控员按《文件变更审批表》负责组织实施。更改可采取划（改）或换页等方式，同时要做好修改状态标识的更改，在修改处加盖“更改”章，更改应覆盖该文件发放的所有场所。如采取换页的形式，应将原未更改的页面回收。 第23条 文件回收与作废规定如下。 （1）当文件改版或修改时，会产生大量的作废和失效文件。行政专员或文控员应做好作废文件的回收、登记和标识区分工作。 （2）作废文件应进行定期处理。行政专员或文控员应填写《作废文件审批表》交部门主管批准后方可处理，将作废文件保留一份，并另加盖“作废存留”标识，归档保存一年备查，其他的进行销毁。 第24条 文件评审规定如下。 （1）综合管理部经理应定期组织行政主管、行政专员等相关人员做好文件评审工作。 （2）文件评审的时间可与体系文件的管理评审相结合，评审内容包括现有文件的充分性、适宜性和有效性，确定文件修改清单和文件新增清单，以持续改进文件的可操作性和科学性。 第7章 附则 第25条 本制度由综合管理部编制，解释权归综合管理部所有。 第26条 本制度经行政副总审核、总经理审批后，自发布之日起开始执行。
一、文件目录清单 文件标题 文件类别 □规范类 □规格类 □标准类 文件号 文件名称 版本 页数 日期 备注 1 2 3
二、文件发放清单
日期 文件编号 文件名称 版次 数量 领用人 领用部门 补发 经手人 备注
三、文件回收清单 文件名称 文件编号 回收页次/全部 经办人 回收部门 数量/页次 回收日期 人员签字 四、文件作废申请单 文件名称 文件编号 作废页数 申请作废部门 作废原因 申请人 日期 申请部门主管 日期
需回收数量 分布部门数量 文件管理部门主管 日期
备注