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公司采购管理规定

某公司采购管理规定

为规范采购部经办人员的工作行为, 规范公司物流系统工作程

序特制定本规定。

一、计划管理

1、采购部应根据公司财务部核定的当月可供应资金计划数,

生产部确定的生产计划中《请购单》( 包括其它业务、管理部门) , 根据市场供求状况及行情, 编制综合采购计划, 并分解落实到采购经办人。综合采购计划包括: 现款采购、赊销采购、应付账款付

款计划。采购计划按照审批权限报送董事长、总经理批准后组织实施。

2、各部门临时急需的物资采购必须事先经总经理审批后, 采

购经办人方可实施采购, 未经批准不予采购。

二、现款采购管理

1、采购经办人必须根据核准的采购物资名称、规格型号、

数量、价格进行采购。采购物资进厂时, 由采购经办人填开《入库单》经质检部门检验合格后, 由仓库点数入库并登记库存台账。

2、大额( 指单笔付款金额在元以上的) 、批量物资现款采购的付款事务统一由财务部出纳办理, 未经批准采购经办人不得擅自付款。

3、采购经办人对供货商出具的票据及《入库单》, 经初审无误后填写《采购付款申请单》连同供货商出具的票据及《入库单》客户联报送经办会计初审, 经审核无误后报送财务部经理复审、总经理( 董事长) 审批。审核要点:

( 1) 采购物品的名称、规格型号是否与《请购单》、供应商出具的票据( 收据) 、《入库单》所列明的名称、规格型号一致;

( 2) 《入库单》上质检、仓库经办人员是否签证齐全;

( 3) 供应商出具的票据( 收据) 是否符合税法及本公司财务制度规定;

( 4) 采购数量是否突破采购计划、采购价格是否高于计划控制价、是否属于当月的采购物资。

4、财务部出纳必须根据本公司《财务支出审核审批操作规范》办理付款手续。

三、赊销采购

1、赊销采购付款事务统一由财务部出纳办理, 严禁采购经办人擅自付款。

2、采购物资进厂入库手续基本上与现款采购模式相同, 所不同的是《入库单》客户联作为供货商结算货款的依据。

3、付款期限原则规定如下: 有采购合同的, 按照合同规定的付款时间付款; 没有采购合同的, 在入库的3个月后付款。

4、应付账款挂账手续按照以下规定办理:

( 1) 由采购经办人填写《赊销采购挂帐申请单》一式两联, 连同《请购单》、《入库单》报送经办会计审核, 经审核无误后报送财务部经理复审, 复审结果经财务部经理签字后, 一联退采购经办人备查, 一联由经办会计入帐核算。

( 2) 应付账款入账时审核要点:

①采购物品的名称、规格型号是否与《请购单》、《入库单》所列明的名称、规格型号一致;

②《入库单》上质检、仓库经办人员是否签证齐全;

③采购数量是否突破采购计划、采购价格是否高于计划控制价、是否属于当月的采购物资。

5、应付账款付款手续按照以下规定办理:

( 1) 在规定付款期由采购经办人向供货商收取票据及《入库单》客户联, 经初审无误后填写《采购付款申请单》连同供货商出具的票据及《入库单》客户联报送经办会计审核, 经审核无误后报送财务部经理复审, 总经理( 董事长) 审批。

( 2) 对《采购付款申请单》及供货商出具的票据及《入库单》客户联单证不齐的, 财务部有权拒绝受理。

( 3) 应付账款付款时审核要点:

①付款期限是否符合合同或本公司的规定;

②供应商出具的票据( 收据) 是否符合税法及本公司财务制度规定;

③付款额是否已在账内核算反映

④是否突破当月赊购采购付款计划。

( 4) 财务部出纳必须根据本公司《财务支出审核审批操作规范》办理付款手续。

四、本规定自公布之日起生效。