河源文书管理规则
文书管理制度公文处理实施细则
文书管理制度公文处理实施细则1. 引言本文档旨在规范公文处理流程，确保文书管理制度的有效实施。
公文处理是组织中重要的行政工作之一，对保障信息的准确传递、保证组织决策的及时和明确具有重要意义。
本细则旨在明确公文处理的具体步骤和要求，使公文处理工作规范、高效、便捷。
2. 文书管理制度概述文书管理制度是指依据相关法律法规和组织内部管理制度，对公文的起草、审批、签发、归档等各个环节进行规范和管理的制度。
其目的是确保公文的合法性、规范性和及时准确地传达信息，提高组织决策的科学性和效率。
3. 公文处理的基本原则公文处理应遵循以下基本原则：3.1 准确性原则公文处理应当准确传达信息，确保公文内容的准确性，避免出现错误和误导。
3.2 及时性原则公文处理应及时进行，确保信息的及时传递和决策的及时制定。
3.3 规范性原则公文处理应按照相关法律法规和组织内部管理制度进行，确保公文的合法性和规范性。
3.4 保密性原则公文处理过程中应注意保护公文涉及的机密信息，确保信息的安全和保密。
3.5 制度性原则公文处理应遵循组织内部的公文管理制度，确保公文处理的一致性和可操作性。
4. 公文处理的具体步骤4.1 公文起草公文起草是公文处理的第一步，起草人应按照组织内部的格式要求和规范规定，撰写公文内容。
起草人在起草过程中应注重信息的准确性和表达的清晰性，避免使用术语、缩写词等可能造成误解的内容。
同时，起草人还应注意文书的格式、字体和排版的规范。
4.2 公文审批公文起草完毕后，需要经过上级单位或相关部门的审批。
审批人应仔细审查公文的内容，确保其符合相关法律法规和组织内部管理制度的要求，同时审查公文中所包含的数据、事实等是否准确无误，审批人还应对公文的用词、语法和排版等进行审核。
4.3 公文签发经过审批的公文需要由下级单位负责签发。
签发人应核对公文内容、格式和排版等是否符合要求，确保公文的准确性和规范性。
签发人还应在公文上签字、盖章，以确认公文的有效性和法律效力。
文书管理制度（2篇）
文书管理制度第一章总则第一条为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高____管理工作的效率，特制定本制度。
第二条所谓“文书”是指日常工作上往来的公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、财务预算、财务决算等一切的公文和用书。
第三条文书的收发、领取与寄送，原则上由院长办公室负责。
其他部门的文书管理，也应参照本制度。
第二章文件的收发和催办第四条对文件、信凼的处理，必须做到及时、准确、安全、保密。
凡属上级机关、兄弟单位发来的文件及学院的文件或信凼，均由学院机要员统一签收、登记、传递、催办或承办。
第五条文件登记后，机要秘书应即编号登记并在文件首页加盖收文印件，粘贴“文件批阅单”，由院办主任根据文件内容和性质签送院领导批阅。
为避免文件、电报积压，延误工作，一般应在当天批阅完，紧急文件要速阅速办。
第六条学院外出开会人员带回的文件及资料统一由机要秘书登记，按文件的要求进行传阅不得个人保存。
第七条为加速文件流传，提高工作效率，机要员一般应在当天或第二天将文件送至院领导和承办部门，承办部门接到文函件、电报后应立即指定专人办理。
如关系到二个以上业务部门，按批示次序依次传递，最迟不超过二天(特殊情况除外)。
如经办需备查的，主办部门经办人员要征得院长办公室同意后予以复印和摘抄，原件应及时周转归档。
第八条各部门要指定专人负责收交、保管文件并负有催办、督促、保密、检查的责任，各部门承办的文件均需在文件批阅单上签注承办意见和结果，承办人要签注姓名及年、月、日，以示负责并备查考。
第九条机要员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门对学院统一编号的文件要及时处理、归档，不得分散或自行保存，所有附件不得抽存，以防丢失。
第三章文件的借阅和清退第十条各部门有关人员因工作关系需借阅、查阅文件，需经本部门领导签字同意，有密级的文件，需经院长办公室处长同意后方可借阅。
第十一条借阅文件应严守登记、签收手续，遵守借阅时间，按期归还，以免影响文件的使用和保管。
文书管理办法
文书管理办法一、引言文书是组织、传递和保存信息的重要工具，对于一个组织的运营和管理具有重要意义。
为了保证文书的规范、高效使用和管理，制定本文书管理办法。
二、文书管理的目的和原则2.1 目的文书管理的目的是规范组织内部文书的创建、传递、保存和销毁，确保信息的准确性、及时性和保密性。
2.2 原则•规范性原则：文书管理应按照法律法规和组织内部规章制度进行，确保文书的规范性。
•统一性原则：文书的创建、格式、命名等应在整个组织内保持统一，方便管理和使用。
•审核原则：文书管理应设立审核机制，确保文书的准确性和合法性。
•保密原则：对于涉及组织机密的文书，应采取相应的保密措施，防止信息泄露。
•时效性原则：组织内所有文书应按照规定的时限进行创建、传递和保存，确保信息的及时性。
三、文书管理的基本流程3.1 文书的创建文书的创建是指根据组织内部工作需要和规定，进行信息整理、归档和记录，形成正式的文书。
创建文书应按照以下步骤进行：1.确定文书的名称和类型。
2.填写文书的内容和要求。
3.审核文书的准确性和合法性。
4.签署文书。
5.归档和保存文书。
3.2 文书的传递文书的传递是指将已创建的文书传递给相关人员，在组织内部进行信息交流和沟通。
文书的传递应按照以下步骤进行：1.确定文书的接收人。
2.编写传递文书的传达意见和要求。
3.传递文书给接收人。
4.接收人确认文书的接收和查阅情况。
3.3 文书的保存文书的保存是指将已创建和传递的文书进行分类、归档和存储，以备将来查阅和使用。
文书的保存应按照以下步骤进行：1.将文书进行分类，如公文、会议纪要、报告等。
2.对每类文书进行编号和命名。
3.将文书进行归档和存储。
4.对于重要文书，应进行备份和加密存储。
3.4 文书的销毁文书的销毁是指对于已经过期、失效或不再需要的文书进行销毁处理，以避免占用存储空间和产生安全隐患。
文书的销毁应按照以下步骤进行：1.确定需要销毁的文书。
2.对文书进行审核和确认。
文书管理制度规范
文书管理制度规范一、总则为规范公司内部文书的管理，提高工作效率，保障信息安全，特制定本规范。
二、适用范围本规范适用于公司内部所有文书的管理和利用。
三、文书的定义本规范所称文书，是指公司内部各种书面文件、汇报、计划、报告以及其他形式的文字资料。
四、文书的要求1. 文书应准确、明确、简洁。
2. 文书应合乎法律法规、公司规章制度、业务规范的要求。
3. 文书应真实、客观、全面。
4. 文书应保持机密性，不得泄露公司机密资料。
五、文书的分类1. 日常办公文书包括各部门的工作计划、报告、会议纪要等日常工作文件。
2. 机密文书包括公司的商业机密、技术机密等敏感信息。
3. 公共文书包括公司公告、公开公示等对外公开的文件。
六、文书的保存1. 日常办公文书应按工作需要存档，定期清理，不得私自销毁。
2. 机密文书应按照公司规定的机密级别存放，并严格限制查阅权限。
3. 公共文书应按照规定定期公布，并严格按照公开方式进行。
七、文书的利用1. 文书应按照规定的程序和流程进行传阅、审核、签发等操作。
2. 文书使用过程中应及时更新，严防错误、遗漏等情况的发生。
八、文书的销毁1. 文书达到保存期限后，应按照公司规定的程序进行销毁。
2. 机密文书应按照公司规定的机密级别进行销毁，并登记备案。
九、文书管理的责任1. 公司领导应加强对文书管理的重视，制定相关制度和规范。
2. 各部门负责人应加强对本部门文书管理的监管。
3. 公司全体员工应按照规定的程序执行文书管理制度。
十、文书管理的监督1. 公司内设文书管理监督部门，负责对文书管理制度的监督和检查。
2. 公司内部设立文书管理监督岗位，负责日常监测文书管理情况。
十一、处罚规定对违反本规范的行为，按照公司相关制度进行处罚处理。
十二、附则1. 本规范自颁布之日起实施。
2. 本规范解释权归公司法务部门。
本文书管理制度规范经公司领导审定，自20XX年X月X日起正式施行。
文书管理规章制度
文书管理规章制度一、绪论通过规范文书管理制度，明确文书的分类、制作、存储、传输和保密等方面的具体要求，确保文书管理工作的规范化和科学化，维护公司效率、安全、有序运营。
同时，为公司在日常工作中的文书管理提供明确的规定，使文书管理工作得以稳定、有序进行。
本文书管理规章制度适用于本公司的各项文书制作、管理、使用以及保密的所有环节。
二、管理流程2.1 文书的分类及目录管理公司应根据具体业务需要建立文书分类目录，并将其公示在公司的网站上。
同时，公司应制定合适的文书编号和档案管理制度，规范文书管理流程。
对于涉及到机密信息的文书，应按照保密要求进行处理。
2.2 文书的制作规范为保证文书的规范，公司应制定适当的文书制作规程，要求所有相关人员按照流程要求进行文书的制作。
文书的格式、内容、用语、词汇、标点符号等要符合国家相关规范，并且要注意文书的易懂、准确、简洁、清晰、雅观等方面。
2.3 文书的存储和管理公司应制定适当的文书存档管理制度，规定文书的存储方式、存档期限、存放位置、查阅和借阅制度等各项工作细节。
在存储和管理文书时，要求所有相关人员进行编号和归档，以便于文书的查阅和使用。
文书的存储要求必须符合国家相关的规定和操作标准。
2.4 文书的传输和移交所有公司文书的传输和移交必须遵守国家相关的规定和操作流程。
特别是对于机密文书的传输和移交，必须符合国家相关的机密保密要求，使用专用通道或加密方式进行传送和交付。
2.5 文书的保密管理文书涉及到公司的重要秘密和机密信息，必须按照公司相关规定和国家相关标准进行保密处理。
公司应建立相应的机密等级制度，对文书进行机密分级处理，制定合适的保密方案和防护措施，确保文书的安全和机密性。
三、质量控制公司应制定适当的文书管理质量控制体系，确定文书管理中各项重点控制点，通过内部检查和外部检验加强对文书管理的质量控制工作，确保文书管理工作的规范、科学、有序和有效。
同时，要求相关责任人定期对文书的质量进行评价和分析，对文书管理中出现的问题进行及时的纠正和改进。
文书管理规定(例文)
文书管理规定(例文)文书管理是组织和管理机构内部各种文件、档案和资料的一种管理方法，对于保证工作的正常进行和信息的有序流转具有重要意义。
为了加强文书管理工作，我单位制定了以下文书管理规定：一、文书的分类1. 内部文书：指供本单位内部使用的各种文件、通知、决定等文书；2. 外部文书：指向外单位或个人发出的各种文件、函件等文书；3. 重要文书：指对于本单位的重大决策、重要合同、协议等具有重要意义的文书；4. 普通文书：指一般的日常工作中产生的各种文件、资料文书。
二、文书的流转1. 内部文书的发文和收文应按照领导机构-部门-个人的流转顺序进行；2. 外部文书的发文和收文应按照本单位的发文和收文程序进行，确保相关部门和个人及时收到并处理；3. 重要文书的发文和收文应由领导机构审阅，确保其内容准确、合规；4. 流转过程中要注明文书的发文日期、收文日期、发文人、收文人等必要信息，便于追溯和查询。
三、文书的保存1. 内部文书应按照规定归档，采取电子存档和实物存档相结合的方式进行，确保文件的安全可靠；2. 外部文书应按照流程处理完后，及时进行归档，保留备份，以备查询或审计需要；3. 重要文书应特别保存，并设置专门的保管人，确保其安全可控；4. 普通文书可以根据实际情况和使用频率进行保存和销毁。
四、文书的查询和使用1. 内部文书的查询和使用，应按照权限和程序进行，确保信息的保密性；2. 外部文书的查询和使用，应按照相关流程和程序进行，以确保信息的合规性；3. 重要文书的查询和使用，应严格控制，并设置权限，确保相关人员的审阅权限适当和合理；4. 普通文书的查询和使用，可以根据情况由相关人员自行查询和使用。
五、文书的销毁1. 内部文书的销毁应按照规定的时限和程序进行，确保信息的妥善处理；2. 外部文书的销毁应参照相关规定，及时进行销毁，以保护单位信息的安全；3. 重要文书的销毁应经过领导机构审批，并由专门的保管人负责具体销毁；4. 普通文书可以根据实际情况和使用频率进行销毁，但要保留一定的备份以备查阅需要。
河源市人民政府办公室印发河源市社会用字管理暂行规定的通知
河源市人民政府办公室印发河源市社会用字管理暂行规定的通知文章属性•【制定机关】河源市人民政府•【公布日期】2009.07.20•【字号】河府办[2009]90号•【施行日期】2009.07.20•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】语言文字工作正文河源市人民政府办公室印发河源市社会用字管理暂行规定的通知（河府办〔2009〕90号）各县区人民政府，市府直属各单位：经市人民政府同意，现将《河源市社会用字管理暂行规定》印发给你们，请按照执行。
执行中遇到的问题，请径向市语言文字工作委员会办公室（设在市教育局）反映。
二○○九年七月二十日河源市社会用字管理暂行规定第一条为加强社会用字管理，促进社会用字规范化、标准化，根据《中华人民共和国国家通用语言文字法》的有关规定，结合本市实际，制定本规定。
第二条本市行政区域内的社会用字及其管理监督适用本规定。
第三条本规定所称社会用字，是指面向社会公众的公告性、示意性文字。
具体范围包括：（一）机关、团体、企事业单位和个体工商户名称用字；（二）牌匾、路牌、标语、地名、广告、招牌、指示牌、建筑物墙体用字及各种标牌用字；（三）在本行政区域内注册销售的商品名称、商标、包装和说明书用字；（四）报纸、期刊、图书、音像制品用字；（五）公文、公章、证书、奖状、橱窗、屏幕用字；（六）中文信息处理和信息技术产品用字；（七）学校、幼儿园及其他教育机构教育教学用字；（八）文体活动、会议用字；（九）病历、处方、体检报告用字；（十）其他具有公告性、示意性的社会用字。
第四条市语言文字工作委员会负责规划指导、组织协调和管理监督全市社会用字工作，并组织实施本规定。
各县区语言文字工作委员会负责管理监督本行政区域的社会用字工作。
第五条社会用字应当使用规范汉字和汉语拼音。
第六条社会用字应当遵循国家颁布的统一标准：（一）简化字以1986年经国务院批准重新发表的《简化字总表》为准；（二）异体字中的正体字以1955年文化部和中国文字改革委员会联合发布的《第一批异体字整理表》为准；（三）印刷用字以1988年国家语言文字工作委员会和国家新闻出版署联合发布的《现代汉语通用字表》为准；（四）汉语拼音以1958年第一届全国人民代表大会第五次会议通过的《汉语拼音方案》为准；拼写和分词连写以1996年国家技术监督局发布的《汉语拼音正词法基本规则》为准；（五）计量单位的使用以1984年公布的《中华人民共和国法定计量单位》为准；（六）标点符号和出版物上数字的用法分别以国家技术监督局1995年发布的《标点符号用法》和《出版物上数字用法的规定》为准；（七）国家公布的其他有关标准。
机构日常文书管理制度
第一章总则第一条为加强机构日常文书管理，规范文书工作流程，提高文书工作效率，保障机构各项工作的顺利进行，特制定本制度。
第二条本制度适用于本机构所有文书工作，包括但不限于公文、报告、函件、会议记录、通知、记录簿等。
第三条机构文书管理工作应遵循以下原则：1. 法规依据原则：依法依规，严格执行国家有关文书管理的法律法规。
2. 规范化原则：文书格式规范，内容准确，办理程序严谨。
3. 效率原则：提高文书处理效率，确保文书及时送达。
4. 安全原则：确保文书安全，防止失密、泄密。
第二章文书分类与归档第四条文书分为以下几类：1. 行政文书：包括公文、报告、请示、批复、函件等。
2. 业务文书：包括合同、协议、结算单、证明等。
3. 会议记录：包括机构会议、部门会议、专项会议等。
4. 通知：包括内部通知、对外通知等。
5. 记录簿：包括电话记录簿、来访登记簿等。
第五条文书归档要求：1. 按照文书分类，分别建立档案，并设立档案目录。
2. 文书归档时，应确保档案完整、准确、有序。
3. 归档后的文书，不得随意拆封、修改或销毁。
第三章文书办理流程第六条文书办理流程如下：1. 文书拟稿：根据工作需要，由相关人员撰写或修改文书。
2. 文书审核：拟稿人将文书提交给审核人进行审核。
3. 文书审批：审核人将审核通过的文书提交给审批人。
4. 文书印发：审批人批准后，文书印发部门负责印制、分发。
5. 文书归档：文书印发后，由归档部门进行归档。
第四章文书管理职责第七条机构文书管理工作由以下部门负责：1. 办公室：负责机构文书管理工作，包括文书拟稿、审核、印发、归档等。
2. 部门负责人：负责本部门文书管理工作，确保文书按时完成。
3. 档案室：负责机构档案管理工作，确保档案安全、完整。
第五章文书保密与安全第八条机构文书管理应严格执行国家保密法律法规，确保文书安全。
1. 严格保密制度，对涉密文书实行严格的管理。
2. 定期对文书进行清查，防止失密、泄密。
河源市人民政府印发河源市行政机关规范性文件管理规定的通知
河源市人民政府印发河源市行政机关规范性文件管理规定的通知文章属性•【制定机关】河源市人民政府•【公布日期】2009.07.20•【字号】河府[2009]85号•【施行日期】2009.08.20•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】机关工作正文河源市人民政府印发河源市行政机关规范性文件管理规定的通知（河府〔2009〕85号）各县区人民政府，市府直属各单位：现将《河源市行政机关规范性文件管理规定》印发给你们，请认真贯彻执行。
执行中遇到的问题，请径向市法制局反映。
二○○九年七月二十日河源市行政机关规范性文件管理规定第一章总则第一条为规范我市行政机关规范性文件（以下简称规范性文件）管理工作，确保规范性文件质量，维护法制统一，促进依法行政，根据国务院《规章制定程序条例》、《全面推进依法行政实施纲要》、《关于加强市县政府依法行政的决定》和省政府《广东省行政机关规范性文件管理规定》等有关规定，结合本市实际，制定本规定。
第二条本规定所称的规范性文件分为政府规范性文件和部门规范性文件，是指市、县区政府（含政府办公室）及部门依据法定职权制定发布的，对公民、法人或其他组织具有普遍约束力的，可以反复适用的文件，包括“规定”、“决定”、“命令”、“办法”、“通知”、“公告”、“规则”和“通告”等。
第三条市、县区政府及部门规范性文件的制定、审查、备案、清理、有效期以及相关的管理、监督工作，适用本规定。
各级行政机关制定发布内部工作制度、技术操作规程，对具体事项作出行政处理决定，以及对其直接管理的事业单位人事、财务、外事等事项制定文件，不适用本规定。
第四条市、县区政府法制机构具体负责同级政府及部门规范性文件的审查、监督工作。
第五条制定规范性文件必须符合下列要求：（一）符合法律、法规、规章和上级行政机关规范性文件规定；（二）体现行政机关的职权与责任相统一；（三）切实保障公民、法人和其他组织的合法权益，不得超越本级行政机关的职权范围；（四）法律、法规、规章和上级规范性文件已经明确规定的内容，规范性文件原则上不作重复规定。
文书管理制度范本
文书管理制度范本第一章总则一、为规范文书的准确、安全、有效管理，提高行政效能，制定本文书管理制度。
二、本制度适用于本单位内所有相关文书的管理工作。
三、文书管理应遵循公开、透明、科学、合规的原则。
第二章文书管理职责一、本单位设立文书管理部门，负责本单位文书管理工作的组织和协调。
二、各部门应当配备专门人员负责文书的登记、归档和保管工作。
三、文书管理部门应当定期对各部门的文书管理情况进行检查和评估，并提出改进建议。
第三章文书的登记一、所有文书在制作完毕后，应当在文书登记簿上进行登记，包括文书的名称、编号、日期、制作人员等。
二、文书的登记人员应当按照规定将文书编号和名称填写在文书上，并加盖单位公章。
第四章文书的归档一、所有文书在登记完成后，应当按照文件分类系统进行归档，并标注归档位置和归档时间。
二、归档人员应当定期对归档文件进行检查，确保文件完整、无缺失，并做好防潮、防火、防盗等措施。
三、归档文件应当按照规定的保管期限保存，到期后根据文件的价值进行处理。
第五章文书的保管一、文书保管人员应当确保文书的安全和机密性，对未经授权人员不得查阅和取走文书。
二、重要文书应当采取密封措施，并设置存取记录，记录文书的查阅、借阅和归还情况。
三、对于涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的文书，应当采取额外的保密措施。
第六章文书的利用一、文书管理部门应当根据相关法律法规和工作需要，对归档文件进行分类整理和提供查询服务。
二、离退休人员和外单位的申请人如需查阅归档文件，应当提供合法的申请和身份证明，并签署保密承诺书。
三、未经核准，任何人员不得随意复印、传输和公开发布单位的文书。
第七章文书的销毁一、到期的归档文件应当按照规定的程序进行销毁，销毁操作应当有相关人员共同参与，并填写销毁记录。
二、对于特定要求保密的文书，应当采取专门的销毁措施，确保信息不会泄露。
第八章文书管理的监督和评估一、本单位领导应当对文书管理工作进行定期监督检查，重要问题和不合规的情况应当及时纠正。
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文书管理规则□ 总则第一条目的为使文书管理制度化，以增进文书处理之品质及效率，特订定本规则。
第二条范围本规则所称文书管理，指总管理处各部、室、中心或各公司(含事业部、业务执行部门)与外界来往的文书(包括电报)及关系企业(含公司内容)各部门间来往文书(包含签呈)，自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。
□ 承办部门第三条总收发部门总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理，各公司(工厂)所在地的总收发由其所属总务部门办理。
总收发部门负责文书之收受及发送。
第四条管理部门(一)总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文书，以各公司总经理室或管理处为管理部门；营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书，得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门。
(二)各公司(工厂)所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或管理处(或总务部门)为管理部门。
(三)关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。
(四)管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者，管理部门不得受理。
第五条主办及会办部门(一)文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门则为该项文书的会办部门。
(二)本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门。
□ 行文第六条行文类别(一)函：发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。
(二)公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。
(三)便函：关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。
(四)签呈：下级对上级有所请示或报告时使用。
(五)电报：业务处理须以电报行文时使用。
(六)表格式公文：政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。
(七)其他：1.司法文书依据司法部门规定程序实施；诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施。
2.会议纪录及例行表报等的发送不必行文。
第七条行文名义、署名及印信借用(一)对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下：1.以公司名义由董事长署名盖董事长职章：属政策性或影响公司重大权益的行文。
2.以公司名义由总经理署名盖总经理职章：对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。
3.以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。
①对省政府、市政府所属二级机构等的行文。
②对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。
③对税务、金融机关的行文。
④总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文(但本款第六项另有规定者从其规定)。
4.以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。
对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文。
营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商之行文。
5.以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。
营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文。
6.以部门名义盖部门章：①采购部门对厂商的行文。
②人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、民间机构或个人的行文。
7.应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位无经理者，得盖用公司公章行文。
8.因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。
(二)关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、用印：1.正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之；以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。
2.总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。
3.工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。
4.厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署。
(三)公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、投标等)，须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内的部门主管签字章或私章。
(四)特定签署人及印信的文件从其规定。
(五)需以对等身份的签署人名义复文者，应斟酌实情处理。
第八条行文的判行权限(一)以董事长署名行文者，应送总管理处总经理室转呈董事长判行。
(二)以总经理署名行文者，除总管理处各部室、中心代表各公司对外行文得由经理(主任)判行者外，应送各公司总经理室转呈总经理判行。
(三)以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行。
(四)以部门名义由厂处长署名行文者，应由部门主管判行。
(五)以部门名义行文者，应由部门主管判行。
(六)以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员判行。
(七)因专案业务需要，如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义，须盖用董事长或总经理之业务专用章者，行文时应经各该业务部门主管于授权之范围内经核准后始得为之。
(八)固定格式文书，应由署名的主管于原稿判行后，授权业务主办部门主管依式行文。
□ 文书处理程式Ⅰ. 通则第九条文书分类(一)机密类：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件，应依本规定第八章规定办理。
(二)A类：凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。
(三)B类：一般文书及经常性业务往来文书。
(四)C类：一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。
(五)其他类：与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅。
第十条收发文登记单(一)第一联为收(发)文登记单，收发人员按流水号码顺序装订存查。
(二)第二联为催办单，于送经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期之先后次序整理，按日核对催办。
(三)第三联为主管催办单，经办部门主管于交办文件后留存，按处理期限或待复日期之先后整理，以备随时稽催督导用。
(四)第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、未结案分类存查。
(五)第五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权判行的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。
第十一条收(发)文字号的制定管理(一)对外行文的字号1.公司：总字第○○○○号。
为公司简称；为地区别，不需分地区者省略；○○○○为公司收(发)文流水号。
2.事业部(含直属部门)：字第○○○○号为事业部或直属部门代字，由各公司总经理室制定管理)。
3.营业部门：由各公司总经理室制定。
(二)对关系企业行文的字号1.由各公司总经理室统一制定管理。
2.总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制定管理。
(三)收发文编号1.由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列。
"业务接洽便函"另行编定，亦采流水号码一文一号编列。
2.复文以收文号码为发文号码，如有二号以上来文并案处理，以最后的收文号码为发文号码。
3.主动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序。
Ⅱ.与外界来往文件第十二条收文(一)登记、分文来文由收发人员拆封后，于"收(发)文登记单"登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后，送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。
(二)文件的分送收发人员分发文件，应留存"收(发)文登记单"第一联，依收文编号之流水号码装订之。
其余第二、三、四、五联连同来文以"分文专用卷宗"送交经办部门主管核定"要""否"答复及处理期限，记入"收(发)文登记单"第二、三、四、五联，第二联于当天签收后，夹放于"分文专用卷宗"退还收发人员，由收发人员按处理期限的日期先后予以整理为文件催办之用。
(三)文件交办经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记入"收(发)文登记单"第三、四、五联，留存第三联按处理日期之先后整理稽催督导，第四、五联连同文件交经办人办理。
(四)文件处理1.经办人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管判行。
2.经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于"收(发)文登记单"第四、五联记要联记要栏(如不敷使用时，得以"文书签办单"补充，签办单随同"收(发)文登记单"第五联流程处理)，并填记预定保存期限及销案或待复日期后连同来文(复文时需附复文稿)经呈判后打字、校对再转送文书管理部门收发人员。
经办部门主管于文件判行后，将"收(发)文登记单"第三联抽出销案。
3.收发人员收到办妥的来文及"收(发)文登记单"第四、五联时：①如无需复文者，依其类别编定档号填记于第四、五联将档号及销案日期转记第一联，抽出原留存的第二联销案，并将第五联同文件归档，将第四联退还经办人。
②如需复文者，将复文及复文搞送请监印人员用印后，复文封发投邮；来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、五联后，第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存的第二联销案(如需待复者，则将第二联依待复日期的先后整理以备稽催)，再将第四联退还经办人。
经办部门如业务需要，可以复文底本留存。
4.来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收不应随文传递。
第十三条主动发文(一)拟稿、登记经办人以公文稿笺拟妥文稿，检附"收(发)文登记单"一式五联，填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定保存年限及销案或待复期限等栏，呈部门主管会核稿人员经判行，送收发人员编号，转打字、校对后，送交文书管理部门收发人员。
(二)发文处理收发人员收到发文文件、原稿"收(发)文登记单"(一式五联)，即将发文文件及原稿送请监印人员用印。
文件封发投邮后，登记单第一联依收发文编号的流水号装订；无须待复文件，第二、三联即予销案，如须待复者，第二联由收发人员暂存，第三联送经办部门主管，均依待复日期的先后整理以备稽催；第四、五联连同发文原稿及底本依其类别编写档号，将档号及销案日期填记于第一联后，第四联交还经办人存查，第五联连同发文原稿、底本归档。
第十四条外界复文的处理收发人员及文书经办部门收到外界复文，除按收文程序处理外，收发人员应抽出原发文的第二联销案，将销案日期转记原发文的第一联，并将收文日期及字号转记于原发文后归档的第五联，经办部门接到复文时，主管应抽出原发文的第三联销案，经办人应于原发文的第四联填记收文日期及字号。