文件控制程序

1 文 件 控 制 程 序

GNP-IPW-4.2.2-01

版本：A/0 起草修改解释部门：

2017年 月 日 发布 2017年 月 日 实施 xxxxxx 发布 受控文件 注意保密 2

1.0目的 为完善公司知识产权相关档案管理流程，防范经营风险，维护企业权益，避免纠纷特制订本程序。 2.0适用范围 2.1本程序适用于在工作中形成的涉及知识产权的文件和记录，包括知识产权方针、目标、年度规划、年度计划、知识产权管理职责、各部门管理制度、控制程序、记录文件、外来文件。 2.2本程序适用于xxxxxx全体员工。 3.0职责 3.1xxxxxx是文件控制的主管部门。 3.2xxxxxx负责知识产权管理体系文件编制、保存、发放、回收、更改、修订、废止等。 3.3各相关部门负责配合xxxxxx编制、更改、修订知识产权管理体系文件。 3.4.知识产权手册由管理者代表审核，最高管理者批准，xxxxxx发文公布。 3.5知识产权管理程序文件及记录文件由管理者代表审核批准。 3.6xxxxxx负责文件标识制作和使用，对受控文件，电子版文件需在文件封面右上角处适当位置作出“受控文件 注意保密”红色字体标识，发放纸质版文件时，文件封面需进行彩打。 3.7各部门接收适用文件并按文件要求执行。 4.0文件分类 4.1按文件来源分：内部文件、外来文件。 4.2按文件执行分：受控文件、非受控文件。 3

4.3按文件类别分：知识产权管理手册、知识产权管理体系程序文件、公司内部支持性管理文件（包括规章制度等）、外来文件（知识产权局下发文件、相关法律法规、知识产权政策文件等）。 4.4按文件归档范围分： 1）公司设立、变更、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料； 2）公司各大会议中所形成的决定、决议、会议纪要及战略性融投资、收购并购等文件材料； 3）公司行政文书档案。包括法律法规性文件、政府批复核准文件等，各种合同及协议书，会议文件、工作计划、规划和工作总结、中高层领导的人事任免、奖励和处罚，职工花名册档案等； 4）证件性文书资料。包括法人营业执照、房产、土地许可证、建设规划许可证、农药登记证、农药生产批注证书、质量标准证书、商标证、专利证、有影响力的评级文件、进出口权证、公司获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明及个人取得的（公司付费）特种岗位证、资质证书（复印件，原件个人保管）、董事、监事、高管（最高管理者、副最高管理者、财务负责人、董秘）、股东个人简介、身份证复印件、营业执照复印件等； 5）公司技术档案。包括有偿或无偿转让技术资料以及自主研发技术资料、各类技术报告（如：产品实验报告、生产工艺资料）、工艺配方、购买大型仪器设备随带的图纸使用说明书等； 6）法律诉讼调节、判决、政府部门、中介服务机构出具的各类报告、证明等； 7）公司业务档案。包括供应商资料、产品资料、客户资料、招投标资料等、市场调查资料。基础建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。 4

其中财务会计档案，人力资源档案、销售合同、采购合同等由部门自行保管。 8）声像、图片资料。公司及各部门在经营活动中以声像、图片等形式记录下来的各种资料。广告、组织各类活动比如比赛、娱乐、以及参加外部会议、活动、参展、考察等； 9）公司出具的重要文件及重大奖励决定。公司的部门负责人以上任免决定及连续非正常1天以上的停业（法定假日除外）通知，都要在档案管理部门存档或备案； 4.5 档案的鉴定及分类 10）档案鉴定由档案管理部门负责； 11）从档案的名称、内容、来源、时间、影响力、及可靠程度等方面鉴别档案的秘密程度； 12）根据档案的秘密程度，将档案分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种，具体详细内容请参考《保密控制程序》相关规定； 5.0文件编号 文件编号： 由企业名称代号+企业标准代码+文件代号+手册标准索引+序号编码文 件号组成，文件代号用“W”表示。 例如：XXX+IP+W+4.2.2+01 版本号：最初版本为第1版，此后每更新一次版本，版本号依次类推。 由专（兼）职知识产权专员负责对所有程序文件进行编排记录，以便于今后 调阅检索。 5

6.0文件发布程序： 包含本手册在内，所有程序文件及表单发布前必须起草部门负责填写《文件发布、废止审批单》后经起草部门负责人、管理者代表审核，最高管理者批准后，由xxxxxx发文发布。 7.0修改、更改 7.1整体因素 7.1.1制作文件人员根据知识产权法律法规、政策的变化，政府主管部门要求和公司组织结构、职能分工调整，编发有关文件修改的通知，组织有关部门修改。 7.2实操因素 7.2.1文件起草部门及实施部门根据文件在贯彻实施中的适宜性、操作性、有效性的问题，均可向xxxxxx提出改进建议。 7.3修改流程 7.3.1包含本手册在内，所有程序文件及表单需要修改、补充以及更新时，由起草部门填写《文件更改审批单》，写明相应文件条款变更信息。由起草部门主管、管理者代表审核，最高管理者批准。修改后的文件须经起草部门主管、管理者代表审核，最高管理者批准后方能由xxxxxx重新发布，并收回原来作废文件； 7.3.2知识产权手册/程序更改，起草部门应在《文件更改审批单》批准签字3天内将手册更改页进行更换，换页标识A/0变为A/1，表明此页更换一次。 7.3.3起草部门对知识产权管理体系文件进行大范围（30%以上）修改时，需 6

对知识产权管理体系文件进行换版。更换版本重新进行审核和批准方可实施。文件换版时，版本标识A/0变为B/0，表明此文件换版一次。 8.0文件借阅 8.1公司内部员工因工作需要查阅档案资料，需填写《文件借阅审批单》，经直属部门主管审核，文件保管部门审批并登记备案在《文件借阅登记表》。 8.2外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司管理者代表批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。 8.3不论是谁查阅、复印档案，管理员都必须如实进行登记。 9.0文档保存 9.1文档保存地方钥匙由专人保管，其他人员不得入内。 9.2档案保管地要坚固、有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施，并采取必要的预防措施和设置必要设备，确保档案的安全。 9.3档案保管地经常保持整齐、整洁，每天下班前要认真检查，关好门窗，注意电源，严禁吸烟。 9.4档案应分类存放，排列整齐有序，便于查找。不得存放个人物品或堆放杂物。 9.5定期进行库藏档案的清理校对工作，做到账、物相符。对破损、变质的档案要及时进行修补复制。库藏档案因移交、遗失等注销名目时，要查明原因，保存依据。 9.6档案保管年限 1）根据公司档案管理的要求，档案保管期限定为永久、长期、短期。永久为50年以上，长期为30年，短期为10年。 7

2）永久保存的文件有：公司成立变更重组等文件、股东会、董事会、监事会文件、资产类、声像记录类、法务类、审计类、技术类、档案管理类、人事类、实物类等为永久； 3）长期保存文件有：行政类、重要合同、协议； 4）短期保存文件：日常购销合同、招投标、服务合同或协议类、合作业务类、员工档案等； 5）财务档案废物永久和短期：总账、报表、银行日记账、银行对账单永久保存；会计凭证、固定资产卡片、税务申报等文件保存期限15年，其他特殊业务或涉外类永久保存。 9.6档案保管年限 6）根据公司档案管理的要求，档案保管期限定为永久、长期、短期。永久为50年以上，长期为30年，短期为10年以下。 7）永久保存的文件有：公司成立变更重组等文件、股东会、董事会、监事会文件、资产类、声像记录类、法务类、审计类、技术类、档案管理类、人事类、实物类等为永久； 8）长期保存文件有：行政类、重要合同、协议； 9）短期保存文件：日常购销合同、招投标、服务合同或协议类、合作业务类、员工档案等； 10）财务档案文件：总账、报表、银行日记账、银行对账单永久保存；会计凭证、固定资产卡片、税务申报等文件保存期限15年，其他特殊业务或涉外类永久保存。 10.0文件发放、收回 8

10.1发放文件部门需将文件接收情况登录于《文件发放回收登记表》中，其使用部门主管签字确认。 10.2发放文件部门需将废止文件收回时，于《文件发放回收登记表》中登记，使用部门主管签字确认。 11.0文件废止 11.1起草部门及各职能部门定期对一些已经到保管期限的档案材料进行重新审定，审定工作须由管理者代表和档案相关使用部门共同完成；对已失效的文件进行作废处理，制作文件人员负责填写《文件发布、废止审批单》，相关部门主管审核，管理者代表批准。 11.2发放文件部门在发放修订（更改）知识产权文件时，应及时收回原文相应章节，用红色记号笔标注“作废”。作废的知识产权文件统一由xxxxxx收回集中保存。 11.3销毁档案时应由两人以上监销，监销人员应在销毁前认真清点核对，在《文件销毁记录表》中登记，管理者代表签字。该记录单应列入档案室永久保存。 12.0法律责任 12.1对有以下行为的员工，公司将根据情节轻重，给予警告或开除处理，严重者将追究法律责任： 1、将公司档案占为己有的行为； 2、在岗位调动或离职时不及时移交档案资料，造成工作延误或经济损失的行为； 3、遗失、损毁或擅自销毁公司文件材料及档案的行为；