会议管理制度

一、目的：

为使公司的会议管理规范化和有序性，提高会议质量，本着精减、有效的原则进行，特制定本制度。

二、适用范围：

本制度适应公司各部/级会议的召开。

三、细则：

1.会议流程：

会议准备→会议通知（时间、地点、会议主题、参会人员）→会议开始→会议记录→会议结束→会议内容审核→会议记录下发→会议记录存档→会议内容落实跟进。

2.会议定义：会议大致分为：例会、临时会议、专题会议三种。

1)例会：指在规定的时间或是短期内有计划性召开的会议，有稳定或是既定会议主持人。如：

公司高层例会、各部门例会或全厂大会等，会议主持人或主持人委派人员为会议决议落实情况跟进人。

2)临时会议：指针对一些突发情况而召开的会议，无稳定的会议主持人。如：如发现质量问题、

碰头会或是针对某一项事情，而临时召开的会议，会议主持人或主持人委派人员为会议决议落实情况跟进人。

3)专题会议：指针对某一专题而召开的会议，既有固定的会议主持人，也有不固定的会议主持

人。如：经营活动分析会、安全工作会议、品质、生产、技术公关改善等而召开的会议，会议主持人或主持人委派人员为会议决议落实情况跟进人。

4)参加会议人员界定：

a)会议出席人员：指的是会议必须到会人员，有发言权，表决权。

b)会议列席人员：指的是会议邀请到会人员，不是必须到会人员；有发言权，只在重要问题

和难达成一致意见问题上进行表决权；（如公司高层或某一方面的专家受邀出席的会议）。

3.会议组织原则：

1)会议前的准备工作

a)各种性质的会议，主持人或主持人委托人应提前做好会务准备工作，包括：落实会场，布置

会场，备好座位、会议器材、会议签到表等会议所需的各种设施、用品等；

b)会议主持人或委托他人进行会议通知，通知内容包括：会议的时间、地点、会议主题、参会

人员、会议记录人员、参会人员所需携带资料等。会议通知人员应在开会始前10分进行到会人员的再次确认。

c)每位参加会议人员都必须带好笔、笔记本，做好会议记录；并妥善保存记录资料。

d)会议通知，所有的公司级会议、全厂会议由行政进行通知，其他会议由会议主持人或是会议

主持委托他人进行通知。

e)例会不做特别通知，只在会议开始前的30分钟进行提醒与参会的确认，如果有特殊情况需

要延期或是取消的，由会议通知人提前30分钟通知。

f)临时会议或是专题会议，须在开会前10分钟进行提醒与参会人员的确认；临时会议的通知

参加会议人员收到信息后须回复，如果没有回复会议通知人须跟进确认。如果有特殊情况会议需取消，会议主持人应在开会前10分钟通知到相关参会人员。

g)所有会议应有会议签到表和会议记录作为会议的备案（特别是有关于政府部门要检查的会

议），此项由会议主持人或是主持委托人员完成。

h)公司例会时间及参会人员规定

2)会议内容：

a)会议召开应主题明确本着解决问题为目的原则进行，不开无结果的会议。应针对问题沟通、

协商达到求同存异的目的；对问题的看法和意见应本着公平、严谨的态度（不能持有对个人的偏见而使问题的分析有失公允）。

b)如需在会议上讨论的文件/事项，由文件/事项编写者提前2小时将资料发给参会者，让参会

者提前做好准备，以便在会上能高效地就问题展开讨论；

c)会议所讨论的问题应是具有共性的、代表性，若只涉及到两个部门的问题，应属于部门之间

的日常工作沟通范畴，如通过沟通达不成一致，应找上一级主管裁定。尽量减少在会议上协调两个部门间的沟通问题。

d)如果会议现场无法达成共识或是决定的，主持人可以要求会后进行专题讨论，达到解决问题

又不影响会议的进程。

3)会议时间控制

a)会议主持人应针对会议时间事前进行评估，控制好会议时间，如果超时需征得参会人员的同

意方可延迟。

b)会议必须按通知时间准时开会和结束，特殊情况必须说明原因。

c)尽量杜绝长时间会议，公司级例会会议时间最好控制在1.5小时内，其它会议时间根据实际

情况而定，如会议超过1.5小时，中途须休息10-15分钟，以利于人员精神及注意力的调整。

d)会议时间的掌控除主持人外，会议记录人员自动为提醒时间人员，再离会议计划结束时间

10钟时提醒支持人。

4)会议记录与保存：

a)会议记录人员由会议主持人指定，会议记录人员应认真做好会议记录，会议记录须在会议结

束4小时内整理完毕，送会议主持人审批后统一由行政下发并存档；

b)参会人员应自觉做好会议记录，便于日常工作查看及会议精神的传达；

c)所有的会议记录、会议签到表都需交行政部门进行会议记录的归档、保管工作。

5)会议纪律

a)参会人员在会议召开时间前3-5分钟内到达开会地点，到达会议现场后在会议签到表上签到；

b)会议期间应尊重会议主持人，如有问题应举手示意，在征得主持人同意后方可发言，会场上

严禁交头接耳或处理与会议无关事宜；

c)各种会议的召开，原则上人员必须如期准时到会，如有特殊情况不能参加的必须提前10分

钟向会议主持人请假，获得主持人员同意后，方可缺席，否则行政人员将根据主持人提供的会议缺席人员进行核实后自动的扣罚，行政人员应在会议结束后4小内完成会议缺席奖罚处理；

d)参会人员遇紧急突发事件须处理时，必须知会主持人，并征得同意后方可离开会场；

e)无故缺席且没有请假一次扣2分，迟到一次扣1分；

f)会议期间手机应关机或调至静音状态，手机响一次扣1分；

g)中途没有征得主持人同意无故立场的，每次扣2分；

h)会议期间禁止在会场打接电话，如事情紧急须征得主持人同意后到会场以外的地方进行接打

电话；违者一次扣1分；

i)会场上严禁出现吵骂等不文明现象，如果出现经主持人有权请双方人员暂时离开会场，待情

绪平静后再行进入会场，并对双方当事人各扣2分/次。

4 会议内容跟进

1)会议主持人对会议期间达成的会议决议在会议即将结束时进行再次复述确认；

2)会议期间形成的相关会议决议，在会议期间要明确责任人与完成时间，以便会后的落实跟进，

如果有必要可形成《临时项目任务书》进行跟进，由会议主持人或是主持委托人员对会议进行落实跟进；

3)每次开会应首先对上次会议决议落实情况进行核实汇报；

4)会议时间到后由会议主持人员宣布会议结束后方可散会不得无故提前散会。

5 相关表单

1)《会议通知单》

2)《会议记录》

3)《临时项目任务书》

4)《绩效加减分单》

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