公司会议管理制度(规范完整版)1.doc
公司部门会议管理制度
公司部门会议管理制度第一篇总则第一条为加强公司各部门的协调沟通和工作推进，促进公司整体运营效率和经济效益的提升，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内各部门的会议管理工作。
公司各部门在召开、组织、记录、汇总会议等相关工作过程中，必须遵循本制度。
第三条公司部门会议应体现科学务实、高效便捷、民主平等、文明规范的原则，做到建议熟悉、议事清晰、会议纪律，确保会议效果的最大化。
第四条本制度的遵守和执行是公司全体员工应尽的职责，违反本制度的将给予相应的纪律处分。
第二篇会议召开第五条公司各部门应根据需要定期召开工作会议，会议召开时间应提前至少三个工作日确定，具体时间由部门负责人确定。
第六条会议召开的领导人员应按时参加，缺席者必须提前请假并说明原因，会议开始后不得擅自离开。
第七条会议召开的地点应选定在公司内具备会议条件的会议室，确保会议的正常进行。
第八条会议召开前，部门应准备好相关资料和会议内容，保证会议的顺利进行。
第三篇会议组织第九条会议组织应由部门负责人或指定的负责人负责，组织者应提前整理好会议议程，并发送给参会人员。
第十条会议期间，应由会议组织者主持会议，统筹和引导全场，确保会议的效果。
第十一条会议组织者应在会议过程中及时汇总和记录重要意见和建议，做好会议记录。
第十二条会议组织者应根据会议内容和讨论情况，及时确定会议纪要的撰写人员，并要求撰写人员在会议结束后三个工作日内完成会议纪要。
第四篇会议记录第十三条会议记录应真实记录会议的整个过程，包括会议的时间、地点、参会人员、议题、讨论内容和结论等。
第十四条会议记录应由记录人员在会议结束后三个工作日内完成，报送给会议参与人员和会议组织者。
第十五条会议记录应加盖部门公章，确保记录的真实性和有效性。
第五篇会议总结第十六条会议结束后，部门负责人或指定的负责人应对会议进行总结，包括会议的主要议题、讨论结果、问题解决情况和工作计划等。
第十七条会议总结应及时向参会人员和有关部门通报，确保相关工作的顺利推进。
公司会议管理制度(完整版)
公司会议管理制度第一章总则第一条目的为使公司的会议管理规范化和有序化，提高会议的质量和效率，降低会议成本，切实跟踪落实会议提出的各项工作任务与工作要求的完成情况，从而保证会议的有效性，特制定本制度。
第二条适用范围制度适用于公司（各分公司、业务部门、办事处）各项会议管理。
第三条会议类别一、年度经营总结会（1）出席人员：总经理、总经理助理、副总经理、各部门负责人。
（2）周期：每年一次，1月上旬召开。
（3）会议内容：各部门负责人各自总结本部门年度工作情况，按照公司总体战略和要求提出下一年度的工作计划与行动方案。
（4）主持人：总经理/总经理助理。
二、半年度人事考核评审会（1）出席人员：总经理、总经理助理、副总经理、各部门负责人。
（2）周期：每半年一次，1月10-20日之间召开年度评审会议，7月10日-20日之间召开半年度评审会议。
（3）会议内容：各部门负责人各自总结本部门半年度人事考核的情况，完成各部门所有人员人事考核工作，评定半年度/年度奖金。
（4）主持人：总经理/总经理助理。
三、月度经营总结会（1）出席人员：总经理、总经理助理、副总经理、各部门负责人。
（2）周期：每月一次，8号之前召开。
（3）会议内容：各部门负责人各自总结本部门月度工作情况，按照公司总体战略和要求提出下月的工作计划与行动方案。
（4）主持人：总经理/总经理助理。
四、市场销售月度例会（1）出席人员：总经理/总经理助理、销售部经理级以上，资材部、技术部、制造部、品质部经理级以上管理人员。
（2）周期：每月一次，每月25日至30日之间召开。
（3）会议内容：销售部总结本月销售接单和交付情况，提出下月的销售接单计划和交付计划，其它各部门做好生产和交付准备。
（4）主持人：销售部负责人。
五、生产计划月度例会（1）出席人员：总经理/总经理助理、资材部经理级以上，技术部、制造部、品质部经理级以上管理人员。
（2）周期：每月一次，每月1日至5日之间召开。
（3）会议内容：根据销售部提供的本月销售计划，制定本月生产计划，从物料采购、设备能力、技术能力、人员配置等方面做好准备以达成生产出货计划。
会议管理制度(完整版)
会议管理制度第一章总体规定第一条目的与依据1.1 本会议管理制度的目的是为了规范和有效管理企业内部的会议，确保会议的高效性、有效性和有序进行，以促进信息共享、决策协调和工作推进。
1.2 本会议管理制度的制定依据包括公司章程、法律法规以及相关管理制度和规定。
第二条适用范围2.1 本会议管理制度适用于公司内所有部门和人员召开的各类会议，包括但不限于总经理办公会议、部门会议、项目会议等。
2.2 特殊情况下需要召开的会议，应按照实际情况进行规定，并报备公司领导备案。
第三条主要原则3.1 公正公平原则：会议的召开和参与应公正公平，所有与会人员在会议中享有平等的发言权和表达权。
3.2 高效性原则：会议应高效有序，避免冗长无效的讨论，重点解决问题和推动工作进展。
3.3 信息共享原则：会议应提供一个信息共享的平台，各部门和人员可以分享相关信息、经验和最佳实践。
3.4 决策导向原则：会议应以决策为导向，针对重要问题进行讨论和决策，并明确责任人和时间节点。
第二章总经理办公会议制度第一条会议组成和参与人员1.1 总经理办公会议由公司总经理主持，相关部门负责人作为常规参会人员。
1.2 公司总经理可以根据需要邀请其他部门负责人、专家或顾问参加总经理办公会议。
1.3 行政办公室秘书担任会议记录员，负责做好会议记录和后续文件的整理和归档。
第二条会议召开时间和频率2.1 总经理办公会议原则上每月召开一次，时间由公司总经理确定。
2.2 遇特殊情况，总经理可提议随时召开总经理办公会议。
第三条会议议程和主持3.1 总经理办公会议的议程由总经理提前确定，并通知参会人员。
3.2 总经理办公会议由总经理主持或由总经理委派的人员主持。
3.3 会议主持人负责引导会议讨论、控制发言顺序，确保会议秩序井然。
第四条会议要求4.1 会议议题的确定：各部门在提交总经理办公会议议题前，应以书面形式上报行政办公室。
行政办公室经过审核后，将议题提交给总经理审定是否列入会议议程。
公司会议管理制度(完整版)
5.其他重要事项。
第四节会议总结与反馈
一、会议结束时，会议组织者应对会议成果进行总结，明确会议决议和下一步行动计划。
二、会议纪要应在会议结束后1个工作日内完成，并发送给所有参会人员。
三、会议组织者应收集参会人员对会议纪要的意见和建议，并在必要时进行修订。
第五节会议决议执行
一、会议组织者负责监督会议决议的执行，对进度进行跟踪。
二、会议组织者提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程、参会人员、准备材料等。
三、会议组织者负责预定会议室，并确保会议设备、设施正常运行。
四、会议组织者应在会议前与相关部门沟通，收集会议所需资料和意见。
第二节会议召开
一、会议开始时，会议组织者应简要介绍会议主题和议程，明确会议目的。
二、会议主持人按照议程引导讨论，确保会议内容紧扣主题，避免跑题。
第五节落实情况的公示
一、会议组织者可定期将会议决议的执行情况在公司内部进行公示，以提高透明度和责任感。
二、公示内容包括但不限于已完成任务、未完成任务、责任人、预计完成时间等。
三、公示应尊重个人隐私和商业秘密，避免泄露敏感信息。
第四会议室管理规定
第一节会议室预订
一、会议室预订采用先到先得的原则，各部门需提前预订，确保会议时间与场地。
第四条参会人员应按时参加，因故不能参加者，需提前向上级或会议组织者请假，并说明原因。
第五条会议组织者负责会议的筹备、通知、主持和总结。会议纪要由指定人员负责记录。
第六条会议应遵循高效、务实、节俭的原则，严格控制会议时间、规模和频率。
第七条会议内容应遵循保密原则，与会人员需签订保密协议，未经允许不得泄露会议内容和决议。
三、会议过程中，与会人员应积极参与讨论，充分发表意见，尊重他人观点。
公司会议管理制度制度
公司会议管理制度制度第一章总则第一条为了统一公司会议管理制度，提高会议效率和质量，规范会议行为，保障公司决策的科学性和合理性，特制定本制度。
第二条公司所有部门和人员在组织、参加会议过程中，应遵循本制度规定，严格执行。
第三条公司会议分为常规会议和临时会议两种，按照会议层次可分为董事会、管理层会议、部门会议等。
第四条公司会议的召开应当具有明确的目的，充分调动各方面的积极性，达到会议效果的最大化。
第五条公司高管人员应当发挥表率作用，对会议管理制度的贯彻执行负有直接责任。
第六条本制度经公司法律事务部门起草，经公司董事会审议通过，并于__________年月日起正式实施。
第二章会议的召开第七条会议的主要形式有实体会议和远程会议两种。
实体会议一般应当选在公司内指定的会议室进行，远程会议可通过电话、视频会议等方式进行。
第八条会议应当提前确定会议主题、议程、参会人员、时间地点等相关信息，并及时通知参会人员。
第九条参会人员应按时到达会议现场，不得擅自离场或迟到早退，否则应当说明理由并经组织者批准。
第十条会议的召集人应当主持秩序，使会议有序进行。
第十一条会议应当按照议程安排时间顺序进行，不得随意更改议题顺序，确保会议进程的合理性和高效性。
第十二条会议中出现问题时，应提倡积极讨论、理性辩论，并严禁激烈争执和人身攻击。
第十三条会议中的发言应当遵循礼貌原则，不得使用攻击性言辞或谩骂他人。
第三章会议的资料和纪要第十四条会议的主办部门应当提前准备好相关资料，并按照议程顺序进行说明。
第十五条会议资料应当真实可靠，不得夸大事实或隐瞒信息。
第十六条会议纪要应当真实完整，记录会议的主要内容和结论，并按照公司规定归档保存。
第十七条会议纪要应当及时完成，在会议结束后的三个工作日内发给参会人员并报批记录。
第十八条参会人员对会议纪要有异议的，应当在纪要发放后的一个工作日内向主办部门提出，经协商解决。
第四章会议的执行第十九条会议的决议应当经过讨论，达成共识后予以执行。
会议管理制度完整版
六、会议室预订取消与变更
1.如需取消或变更会议室预订，预订人应提前通知会议室管理员；
2.会议室管理员根据实际情况调整会议室安排，确保资源合理利用；
3.对于频繁取消或变更预订的部门或个人，会议室管理员可进行限制预订等措施。
七、违规处理
1.对违反会议室管理规定的部门或个人，会议室管理员有权进卫生打扫；
2.会议室管理员负责检查消防设施，确保安全通道畅通；
3.与会人员应遵守公司消防安全规定，遇紧急情况，按照预定疏散路线撤离。
五、会议室预订优先级
1.公司级会议优先预订，其次为部门级会议，最后为项目级会议；
2.如遇特殊情况，需调整会议室预订优先级，由会议组织者与相关部门协商解决；
第四条会议的组织和召开应遵循以下原则：
1.确保会议的必要性，避免召开无关紧要的会议；
2.明确会议目的和议题，提前做好会议准备工作；
3.控制会议规模，确保与会人员具有实际参与需求；
4.合理安排会议时间，避免影响正常工作秩序；
5.提高会议效率，缩短会议时间。
第五条与会人员应遵守以下规定：
1.严格遵守会议纪律，按时参加会议；
一、会议室预订
1.会议室预订采用先到先得的原则，各部门或个人可根据会议需求提前预订；
2.预订会议室时，需填写会议室预订申请表，明确会议时间、参会人数、所需设备等；
3.会议室预订申请表需经部门负责人审批，并根据实际情况进行调整。
二、会议室设施与管理
1.会议室应配置必要的设施，如投影仪、白板、音响设备等；
2.会议纪要的更新应保持连续性，确保相关人员了解任务的全貌和最新动态；
3.与会人员及相关部门应对会议纪要的落实情况提供反馈，以便持续改进会议管理。
会议管理制度(完整版)
第五条会议组织者负责会议的召集、议程安排、通知参会人员等工作。会议主持人负责主持会议，确保会议按照既定议程进行。
第六条参会人员应准时参加会议，因故不能参加者，需提前向会议组织者请假。会议组织者应对请假情况进行记录。
2.如有需要，会议室管理人员可根据实际工作需求调整开放时间，满足会议需求。
七、违规处理
1.对于违反会议室管理规定的行为，会议室管理人员有权予以制止，并视情节严重程度给予相应处罚。
2.会议室管理人员应定期对管理规定进行巡查，发现问题及时处理，确保会议室管理制度的执行。
第五章附则
1.本制度的解释权归公司董事会。
3.会议纪要由会议组织者审核无误后，尽快通过邮件、企业通讯工具等方式发送给所有参会人员及相关部门。
二、行动计划的分解与责任分配
1.根据会议纪要中的决策和行动计划，会议组织者应将其分解为具体的任务，明确每项任务的执行人、完成标准和截止日期。
2.任务分配应考虑人员的职责和能力，确保责任人能够有效执行。
3.对于跨部门协作的任务，应明确各部门的职责和协作机制，确保工作衔接顺畅。
2.本制度自发布之日起生效，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。
3.如有特殊情况需对本制度进行调整，由公司董事会决定并公告。
4.本制度未尽事宜，可根据实际情况予以补充，补充规定与本制度具有同等效力。
5.全体员工应遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议效率。
第十一条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和完善。
第十二条本制度的解释权归公司董事会。如有争议，以公司董事会的解释为准。
公司会议管理规定（4篇）
公司会议管理规定第一章总则第一条为规范公司内部会议的组织与管理，提高会议效率和质量，促进信息沟通与协调一致，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司内部所有类型的会议的组织和管理，包括但不限于大型会议、部门会议、项目会议等。
第三条公司会议的目标是有效传达信息、促进沟通和决策，并确保会议的高效和专业。
第四条会议主要责任人员包括会议发起人、会议召集人、会议主持人和会议记录人。
第五条公司会议应积极倡导绿色会议理念，节约资源，减少印制和耗材使用。
会议活动应遵循环保原则。
第六条会议的主要形式为现场会议和网络会议。
对于跨地区分公司或合作伙伴，可采取网络会议形式。
第七条会议组织和管理遵循公平、公正、公开、高效和便捷的原则。
第八条会议的组织与管理应遵循公司的相关规章和制度，符合公司业务流程和要求。
第九条会议资料的保密和存储应按照公司的信息安全管理制度进行。
第十条会议记录应真实准确，一旦生成，不得随意修改，必要时可由相关人员审批后再修改。
第二章会议的组织与召集第十一条会议发起人应根据会议的目的、内容和参会人员确定会议的召集人和主持人。
第十二条会议发起人应提前确定会议的具体时间、地点和形式，并通知参会人员。
第十三条会议的召集人应负责会议的组织和准备工作，包括场地预订、设备安排、材料准备等。
第十四条会议的召集人应在会议前适时通知参会人员，通知包括会议的时间、地点、形式、议题和参会人员名单。
第十五条参会人员应按时参加会议，如因特殊原因不能出席会议，应提前告知会议召集人并寻求授权。
第十六条会议发起人和召集人应制定会议议程，并在会议前一定时间内向参会人员发送。
第十七条会议的形式可以是常规会议、专题座谈、工作研讨、培训学习等，并根据会议的目的和内容确定。
第三章会议的主持与记录第十八条会议的主持人应具备良好的组织能力和沟通技巧，并能掌握会议的进程和节奏。
第十九条会议的主持人应确保会议按照议程进行，充分发挥每位参会人员的作用，遵守会议纪律。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
公司会议管理制度(规范完整版)1 会议管理制度第一章总则第一条为规范会议程序，提高公司总体决策管理能力和办事效率，保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。
第二条会议召开应遵循如下原则：（一）高效原则。
会议召开应确有必要，注重实效，主题鲜明，准备充分，严禁召开没有明确目的、缺乏实际内容的研讨会、座谈会、经验交流会等。
（二）精简原则。
大力精简会议，尽量缩短会期和控制会议规模，减少与会人员。
尽量控制大型会议召开；能合并召开的会议统筹合并召开；对可开可不开的会议坚决不开；对能会下协调解决或用其他方式解决问题的尽量不开会议。
（三）节约原则。
会议要厉行勤俭节约，严禁铺张浪费。
第三条与会人员应对会议的各自的表决意见及有关保密内容必须做到：不该说的不说，不该问的的不问，不该看的的不看，并严格遵守执行会议的各项决定。
第四条会议按类别、内容不同由相关单位和部门组织，会议管理归口行政综合部，负责指导和统筹协调公司各类会议工作，制定和修订会议管理有关规章制度并监督执行。
第五条本制度适用于公司及所属各单位各类会议的组织管理。
第二章会议类别第六条本制度所指的会议包括公司总经理办公会议、中层干部会议、经济分析会、经营管理协调会议、专题会议、部门日常管理例会和接待会议等。
第七条专题会议指公司有关生产管理、安全管理、质量管理、市场管理、资金管理、经营管理、预算管理、合同评审等会议。
第一节总经理办公会议第八条总经理办公会议是对公司发展和管理中的重大事项的研究与决策。
内容包括但不限于组织实施公司董事会的决议、分解落实公司年度计划、讨论确定公司发展战略目标和投融资计划；对公司生产经营中的重大事项进行分析、研究、决策，特别就安全生产、市场开拓和资金管理等问题进行工作部署，明确生产、市场、财务等关键环节的指导意见；讨论公司重要人事任免、机构设置以及制度审议等。
第九条总经理办公会议原则上每月召开一次。
特殊情况可临时召开。
第十条召开总经理办公会议由公司总经理批准并主持，公司副总经理、董事会秘书、总会计师（财务总监）等高管成员参加，参加会议的人员应积极发言、明确表态。
总经理办公会研究讨论专题问题时，如有必要可通知相关部门负责人列席。
第十一条总经理办公会由公司行政综合部通知、记录和整理纪要。
第二节中层干部会议第十二条中层干部会议是公司围绕战略发展、重大决策和重大事项等工作而适时召开的会议。
会议传达、落实公司管理理念、思想、重大决策、决定；通报公司生产经营、市场、财务管理和发展情况，总结工作情况，统一思想、明确责任；激发中层干部的工作积极性，提高凝聚力、战斗力和工作效率。
第十三条中层干部会议包括周例会、月例会、季度例会、半年工作会议等。
第十四条召开中层干部会议由公司总经理批准并主持，参加人员原则上为公司各单位、部门主管及以上人员。
第十五条中层干部会议由公司行政综合部通知、记录和整理纪要。
第三节经济分析会第十六条经济分析会是公司对月（季）度生产经营完成情况进行总结分析、查找问题、制定措施并解决问题的会议。
会议听取各单位、部门有关上月工作汇报和总结，由会议主持人对此作出明确的评价，针对存在的问题分析原因，指出计划完成较差或执行不力的责任部门或人员，提出解决办法，分析、研究和落实改进方案，明确提出并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务。
第十七条经济分析会原则上每月的第一个周一召开，特殊情况可临时召开。
第十八条召开经济分析会议由公司总经理批准并主持，参加人员原则上为公司各单位、部门主管及以上人员。
第十九条公司经济分析会议由公司行政综合部通知、记录和整理纪要。
第四节经营管理协调会议第二十条经营管理协调会议是公司每周经营管理工作的通报会议。
会议在听取有关部门每周工作情况汇报的基础上，及时协调解决各部门提出的问题，讨论研究并提出本周经营管理工作计划。
第二十一条经营管理协调会议原则上每周一召开，时间控制在60分钟内。
第二十二条召开经营管理协调会议由公司总经理批准并主持，参加人员原则上为公司各单位、部门主管及以上人员。
第二十三条经营管理协调会由公司行政综合部通知、记录和整理纪要。
第五节专题会议第二十四条专题会议是分析、研究公司近期生产管理、安全管理、质量管理、市场管理、资金管理、经营管理、预算管理、合同评审等方面存在的突出问题，提出解决办法，明确并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务的会议。
第二十五条专题会议由公司总经理批准，分管的公司高管成员主持，公司各单位、部门的相关负责人参加。
第二十六条专题会议由所属分管部门组织并承办通知、记录和整理纪要，行政综合部协调安排会议室。
第二十七条专题会议结束后2个工作日内，由承办部门将有关的《专题会议纪要》经会议主持人审核签发后执行，同时报送行政综合部备案。
第六节部门日常管理例会第二十八条公司各部门必须有效地召开部门日常管理例会，充分发挥“上情下达，下情上传”的桥梁纽带作用。
第二十九条部门日常管理例会至少涵盖如下内容：传达贯彻公司会议、文件及领导指示精神；了解本部门及下属本期工作完成情况，总结存在的问题，提出相应的处理意见；制订下期工作计划，研究分析部门开展各项工作过程中存在的问题，确定改进办法，制订有效的预防措施；分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施；以恰当的形式开展批评和自我批评，融洽部门成员之间的关系，营造团结进取的氛围；安排专题培训等。
第三十条部门日常管理例会原则上每周召开一次，由部门负责人主持，必要时邀请分管领导参加。
第三十一条公司各部门必须保存完整的部门日常管理例会原始签到记录和会议记录，保存期为1年。
第七节对外接待会议第三十二条对外接待会议主要包括政府机关和上级领导来公司检查、指导工作的汇报会议。
第三十三条对外接待会议视来宾级别和来访目的由公司总经公司会议管理制度范本-范文1 公司会议管理制度范本1、目的：为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。
2、适用范围：本制度适用于广州市百利文仪实业有限公司广州总部会议管理。
3、管理权责：3.1总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。
3.2会议提拟人或主办部门(含各中心/部门)负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。
3.3会议的审批权限详见“5.1会议提拟与审批”。
4、会议分类：序号会议名称主题/特点类别主持人参加人1例会(含早会)固定时间、固定汇报程序，尽量解决即席提出的问题。
公司例会主办中心/部门负责人部门/中心或公司全体人员2动员会发言固定、没有讨论程序公司临时行政会议主办中心/部门负责人会议提拟人提拟3研讨会对某一课题或问题切磋、探讨，不一定有结果公司临时行政会议中心/部门负责人会议提拟人提拟4鉴定/评审会对某事物的价值、性能，质量鉴别，必须有结论公司临时行政会议集团总经理或其指定会议提拟人提拟5专题会为某一专题而开，必须有结论公司临时行政会议提拟人指定会议提拟人提拟6评比会一般在年底或某一重大活动结束后召开公司例会人力资源中心总监会议提拟人提拟7总结会总结前一段工作，研究、部署下阶段工作公司例会中心/部门负责人会议提拟人提拟8汇报会下级向上级或有关人员汇报工作情况公司临时行政会议会议提拟人指定会议提拟人提拟9调度会任务安排，人员派遣，设备物资情况的调动公司临时行政会议会议提拟人提拟会议提拟人提拟10部门例会各中心/部门固定汇报程序部门会议中心/部门负责人自定5、管理内容：5.1会议提拟与审批。
5.1.1公司月度例会无须提拟和审批。
5.1.2公司临时行政会议、公司年度例会由集团总经理直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、集团总经理批准。
5.1.3部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。
其中，中心/部门会议属非例会性质且需另行核给专项费用的，应向上一级主管部门报批同意;属例会性质的，由本中心另行提拟方案呈报集团总经理批准后执行。
5.2会议计划与统筹。
5.2.1每月28日前，总经办应与各部门协调确定下月计划召开的临时行政会议，统一报集团总经理审批后，汇同公司月例会编制《月度会议计划》，于月底前发放至各部门负责人。
5.2.2凡总经办已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前2天完成会议提拟和报批手续，并报请总经办调整会议计划。
未经总经办同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。
5.2.3会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。
各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。
因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
5.3会议准备。
5.3.1会议通知遵照以下规定：1、已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行通知，由中心/部门按计划表直接通知与会人;2、属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知：(1)未列入月度会议计划而临时提拟的会议;(2)虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明;(3)其它提拟人认为应另行通知的情况。
3、会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门;4、会议通知形式一般为电话通知。
但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知;涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。
5.3.2会议的其它准备工作遵照以下规定：1、会议提拟部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等)准备的组织工作;2、会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等;3、公司总部召开的公司级会议会务服务统一归口总经办负责。
4、部门在总部召开的会议需用公共会场的，应向会议室管理部门(人力资源部)书面提出，由会议室管理部门(人力资源部)统筹安排。
5.4会议组织。
5.4.1会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。
5.4.2会议主持人须遵守以下规定：1、主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。
2、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。
3、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。
4、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。
对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
5、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人(部门)、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。