文书档案整理方法

文书档案整理方法

文书档案整理的方法步骤共分装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤,具体要求如下。

一、装订

《文书档案整理规则》规定:"归档文件应按件装订"，装订中有三个问题需要明确。

1.界定"件"的范围

《文书档案整理规则》规定: "件"是“归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件”。在界定"件"的范围时应注意以下情况：（1）正本与定稿为一件;

（2）正文与附件为一件;

（3）原件与复制件为一件;

（4）转发文与被转发文为一件;

（5）来文与复文可为一件；

（6）文件签批单与正文为一件；

（7）汉文本与少数民族文本为一件；

（8）中文本与外文本为一件；

（9）报表、名册、图册等一册(本)为一件。

2. 确定装订顺序

《文书档案整理规则》中，对于文件装订的顺序做了明确的规定，装订时应做到：

（1）正本在前,定稿在后;

（2）正文在前, 附件在后;

（3）原件在前,复制件在后;

（4）转发文在前,被转发文在后;

（5）复文在前,来文在后；

（6）文件签批单在前，正文在后；

（7）汉文本在前，少数民族文本在后；

（8）中文本在前，外文本在后。

3. 装订方式和要求

（1）去掉原文件金属物。永久、30年的档案装订前要求去掉金属物，10年的档案不做要求.

（2）装订位置要适宜。永久、30年档案要在左侧装订,10年档案不作要求，但要确保档案安全.

应当注意的是，如左侧装订线内有图文,一般不再贴边,可在左上角装订,若左上角仍有图文,也可在其它方便位置装订。

(3)对齐方式要恰当。与以前不同的是,为简化操作,左侧装订的文件一般应对齐左、下侧；左上角装订的文件应对齐左、上侧。

(4)装订材料符合要求。文件装订材料应符合档案保护要求，一般使用白线装订或浆糊粘贴（页数少的文件）。

此外，装订要结实美观,无掉页和压字等现象,。

二、分类

1、确定分类方法：

分类方法通常有以下3种，即：

（1）年度分类法;

（2）机构(问题)分类法;

（3）保管期限分类法。

在实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况是比较少的, 可将上述3种分类方法结合使用, 实行三级或二级分类，即“复试分类法”我们推荐使用以下分类法：

（1）三级分类法：即"年--机构（问题--保管期限"分类法。机构(问题)可以任选其一，我们建议选择“问题”，即使用“年--问--保管期限”分类法。这种分类法适用于“工作职能复杂、机构规模较大、文件数量较多”的单位。

（2）二级分类法：即“年--保管期限”分类法。这种分类法适用于“工作职能简单、机构规模较小、文件数量较少”的单位。

2、制定分类方案：

（1）三级分类方案：

要在分类方法确定的基础上制定相适应的分类方案，而且要在一定阶段保持稳定不变。

XXXX年—-党群工作—-永久、30年、10年

行政综合---永久、30年、10年

业务管理---永久、30年、10年

（2）二级分类方案：

XXXX年—-永久

30年

10年

3、文件实体分类：

应依据制定的分类方案和选定的分类方法，对已经装订的文件材料进行分类。

（1）分年度：按照文件形成的时间，将不同时间形成的文件材料按照年度分开。严禁将不同年度的归档文件混在一起。分年度时要注意以下几种情况：第一、按照文件签发日期归入文件形成的年度，而不是归入文件内容针对的年度；

第二、跨年度召开的会议文件，应归入闭会年度；

第三、跨年度处理的案件文件，应归入结案年度；

第四、跨年度的工作项目文件，可归入项目结束年度，也可分年度归档；

第五、跨年度形成的会议记录本，归入结束年度；

第六、两份文件装订在一起作为一件时，应以装订在前面的文件日期为准，归入前面文件所属的年度。

（2）分问题：在三级分类方法中，按照分类方案二级类目所设置的问题，根据文件所涉及的内容按问题分开。二级分类方法不涉及分问题。

第一、正常情况下，文件材料应归入其内容所涉及的问题类目中；

第二、同一文件涉及两个以上问题时，应归入主要问题类目中；

第三、综合性工作、综合性会议形成的文件，应归入行政类或行政综合类；

第四、专题性工作、专题性会议形成的文件，应归入相应的问题类目中；

第五、外来文件，应根据其内容所针对的问题，归入相应的问题类目中。

（3）分保管期限：按照文书档案保管期限表的规定，根据文件的利用价值，准确判定文件的保管期限，将不同保管期限的文件分开。严禁将不同保管期限的归档文件混合在一起。文书档案保管期限分为“永久、30年、10年”三种。

三、排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。

1.按“保管期限“排列。将同一保管期限内的归档文件排在一起。

2.按“事由”排列。将同一事由的相关文件集中排列。

3.按“时间”排列。同一事由内或不同事由间的归档文件,应按时间先后排列，即时间早的在前，时间晚的在后。

4.按“重要程度”排列。同一事由内或不同事由间的归档文件,应按重要程度排列，即重要的在前，次要的在后。

5.按“内容”排列。综合性的在前，专题性的在后。

6.按“相同属性排列”。将机构成立、人事任免、职称评聘、干部调动、工资调整、会议文件、统计报表、内部刊物、简报信息等集中排列。

四、编号

1、盖印归档章：

归档章应加盖在每份归档文件首页上方居中的空白位置。如没有空白或不便盖章时，也可将收发文签移至首页或在首页前附空白纸盖章。

15mm×4