机关文书档案的整理归档方法和要求内容
机关文书档案管理制度
机关文书档案管理制度
是指为了规范机关文书档案的管理，确保机关文书档案的有效保存、利用和保护，制定的一系列制度和规定。
机关文书档案管理制度包括以下几个方面：
1. 文书档案的分类与编号制度：根据机关工作的性质和内容，将文书档案进行分类，并为每个文书档案进行编号，以便于管理和检索。
2. 文书档案的登记与备案制度：对于机关产生的各类文书档案，要及时进行登记和备案，确保文书档案的来源和数量可控。
3. 文书档案的归档与整理制度：机关文书档案应按照一定的流程进行归档和整理，将归档的文书档案按照一定的顺序和标准放置在档案柜或档案室中，以方便管理和使用。
4. 文书档案的借阅和复制制度：机关内部工作人员有需要借阅或复制文书档案的，需要提出申请并经批准，同时要有相关的登记和记录，确保文书档案的安全和完整性。
5. 文书档案的保存与销毁制度：机关应根据法律法规和相关规定，对文书档案进行保存和销毁，确保文书档案的保存期限和销毁程序的合法合规。
6. 文书档案的电子化管理制度：随着信息技术的不断发展，机关可以将部分文书档案进行电子化管理，包括电子文件的创建、保存、查询和保护等，提高档案管理的效率和安全性。
以上是机关文书档案管理制度的一些基本内容，具体的制度和规定还需要根据机关的实际情况进行制定和完善。
机关文书档案的整理归档方法和要求内容
机关文书档案的整理归档方法和要求内容我折腾了好久机关文书档案的整理归档，总算找到点门道。
我一开始啊，真是瞎摸索。
就觉得把文件堆一块就行了呗，这可大错特错了。
机关文书档案复杂着呢。
先得进行分类。
你要知道，那些文件就像一群性格各异的人似的。
比如说，有行政方面的文件，有业务往来的文件，这就得分开。
我一开始没注意这个，把所有的文件搅和在一起，后来查找的时候，那叫一个费劲，就像在一团乱麻里找线头一样。
分类完之后就是排序。
我试过按照日期来排，就像排历史事件一样，从最早的日期开始往后排。
有时候遇到那种紧急的临时性文件，也要考虑其重要性，给它个合适的位置，这个就有点像排队时给特殊的人优先处理一样，要灵活掌握。
然后就是编目了。
这可不能马虎。
我之前编目时不小心把编号写错了一个数字，结果后面查找特定文件，半天找不着，真是把我急坏了。
编目嘛，就像给档案上户口，要准确又清楚。
装订的时候我也犯过错。
我没有把文件对齐了就装订，结果可好，文件歪七扭八的，就像歪戴帽子的小孩，看着特别不专业。
而且装订也要注意牢固，不能太松了，不然文件很容易就散落了，弄不好就丢了。
在装盒方面，也要做好标记。
比如说这个盒子装的是哪类文件，起止日期是多少，要清楚地写在盒子上。
我曾经就因为盒子标记不清楚，以为文件丢了，结果是在某个没标记好的盒子里。
嗨，真是的。
整理归档机关文书档案啊，得细心再细心。
每一步都不能含糊。
而且，我觉得建立个简单的索引也不错，就像图书馆的书籍索引一样，这样找文件就快多了。
这都是我一步一步摸索出来的教训和经验呢。
还有啊，对于那些电子文书档案，也要和纸质的对应好。
我有一次手忙脚乱地整理电子档，没和纸质档核对好，结果有些东西就不一样了。
这时候就好比你以为衣服左右两边是对称的，结果一看，完全不一样，得返工重新做。
真希望我这些经历能给大家一点帮助。
还有如果有不确定的文件分类情况啥的，一定要找有经验的老同事问问，可别自己瞎猜乱搞。
文书档案的立卷归档方法及要求
文书档案的立卷归档方法及要求一、收集重点：（一）本公司或本部门形成的文件材料；（二）上级机关及其它机关与本公司主管业务有密切联系的文件材料。
二、收集范围：文件收集的范围应是收文与公司、部门形成的文件，收集文件时可参照文书部门下发的收、发文登记，有重点地进行。
三、整理原则：文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
四、质量要求：（一）归档的文件材料应为原件。
因故无原件的应归档有效复印件。
（二）文件材料归档后不得更改。
（三）归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。
（四）归档的文件材料字迹要符合长期保管需要。
（五）对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。
（六）对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。
（七）整理文件材料所使用的文件载体、装具、装订材料要符合档案保护和耐久性要求。
五、整理方法：（一）件的确定原则：1、文件材料原则上每份自然件为一件。
2、正文（正本）与定稿为一件。
3、正文（正本）与附件为一件，原件与复印件为一件。
4、正文与文件承办单为一件。
5、转发文与被转发文为一件。
6、报表、名册、图册等每本（册）为一件。
（二）文件材料归档年度的确定：1、计划、总结、统计等材料归入文件内容针对的年度。
2、请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。
3、跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。
4、会议文件归入会议的开幕年度。
5、合同（协议）归入执行完结的年度。
（三）文件材料的装订：文件材料按件装订，永久和长期保管的要去除金属物。
1、文件页数多的采取三孔一线的装订方法。
2、文件页数少的采取塑料曲别针的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。
（四）文件材料的排序：1、同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照事由结合时间和重要程度排列。
2、不同级类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。
机关文书档案管理制度(5篇)
机关文书档案管理制度1、立卷归档(1)立卷范围。
上级机关发来的、本机关形成的、非隶属机关抄送的以及下级机关上报的需立卷归档的文件、材料;执法文书中需立卷归档的资料。
(2)立卷方法。
文秘人员在收集齐文件、资料的基础上，对所需立卷归档的资料进行分类、拟写标题、确定保存期限，交专门档案业务人员签订后，填写卷内目录，进行整理装订。
所立成的案卷要材料齐全、完整、准确、分类合理、标题规范、目录清楚、装订牢固。
2、登记保管(1)登记。
将整理好的案卷按照永久、长期、短期三种保管期分别编号、抄写案卷目录，然后入橱上架。
(2)保管。
案卷一经归档，要严格保管，确保万无一失。
档案室门窗要保持坚固，关闭上锁要及时;拒绝无关人员进入档案室。
保持室内清洁卫生，做到防鼠、防盗、防尘、防虫、防潮等;档案室内橱(柜)排列整齐，布局合理，案卷排列科学，便于查找。
3、提供利用(1)档案查阅。
凡到本室查阅档案的，均由档案管理人员负责，并按规定为利用者提供所需档案资料。
(2)注意事项。
本机关的同志查阅档案由管理人员随时提供;外来部门、单位的工作人员查阅档案经批准后，方可按规定提供。
4、办理移交档案在本室保存满____年后，向档案馆办理移交手续。
(1)签定。
所移交的案卷均须符合档案管理部门的要求，确保档案资料齐全、完整、准确。
(2)移交。
移交的档案要抄写案卷目录一式两份，保证移交手续齐全。
局机关自身档案每年整理一次，需存档的重大活动资料由各科室提供，局办公室负责汇总存档。
机关文书档案管理制度（2）是指机关依法规范和管理其产生的各类文书和档案的制度。
该制度的目的是保障机关文书和档案的合法性、完整性、真实性和有效性，提高机关信息管理水平、服务水平和效能。
机关文书档案管理制度一般包括以下内容：1. 机关文书的定义和分类：明确机关文书的概念、种类和分类，如公文、函件、报告、备忘录等。
2. 机关文书的起草、审批和签发：规定机关文书的起草程序、审批程序和签发程序，明确各个环节的责任和权限，确保文书的合法性和准确性。
文书档案整理及管理方法
文书档案整理及管理方法要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
一、文书档案管理基本要求要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
二、文书档案管理基本概念（一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、文书档案管理整理方法（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
必须采取以下相应措施：1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。
如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。
②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。
档案局文书档案整理规范
1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文献的整理原则和方法。
本标准合用于各级机关、团队、企事业单位和其他社会组织相应作为文书档案保存的归档文献的整理。
其他门类档案可以参照执行。
公司单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文献下列文献对于本文献的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文献，仅所注日期的版本合用于本文献。
凡是不注日期的引用文献，其最新版本（涉及所有的修改单）合用于本文献。
GB/T 18894 电子文献归档与管理规范DA/T 1-2023 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 25-2023 档案修裱技术规范DA/T 38-2023 电子文献归档光盘技术规定和应用规范3 术语和定义下列术语和定义合用于本标准。
3.1归档文献archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文献材料，涉及纸质和电子文献材料。
3.2整理arrangement将归档文献以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文献还涉及修整、装订、编页、装盒、排架；电子文献还涉及格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
3.3件item归档文献的整理单位。
3.4档号archival code在归档文献整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文献的类别和排列顺序。
4 整理原则4.1 归档文献整理应遵循文献的形成规律，保持文献之间的有机联系。
4.2 归档文献整理应区分不同价值，便于保管和运用。
4.3 归档文献整理应符合文档一体化管理规定，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文献整理应保证纸质文献和电子文献整理协调统一。
5 一般规定5.1 组件（件的组织）5.1.1 件的构成归档文献一般以每份文献为一件。
正文、附件为一件；文献正本与定稿（涉及法律法规等重要文献的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文献附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
文书档案整理归档流程与方法
文书档案整理归档流程与方法文书档案整理归档流程与方法1. 为何需要文书档案整理归档流程•提高工作效率：通过有序的整理和归档，可以快速准确地找到所需文书档案，节省时间和精力。
•保护信息安全：妥善的整理归档可以降低文书档案的遗失风险，并保护重要信息的安全性。
•便于知识共享：整理归档过程中的分类和标签化，有助于知识和经验的共享和传承。
2. 文书档案整理归档流程收集与筛选•收集文书档案：将需要整理归档的文书档案分门别类，包括报告、合同、备忘录等。
可以通过电子邮件、共享文件夹等方式进行收集。
•筛选并评估文书档案：根据文件的重要性和紧急程度，对收集到的文书档案进行筛选和评估，确定是否需要进行整理归档。
分类与标记•分类：按照文件的性质和用途，将文书档案进行分类，例如分为合同类、报告类、会议纪要类等，方便后续查找和归档。
•标记：为每个文书档案添加标签或关键词，便于快速查找和检索。
可以采用统一的标签规范，或者根据具体内容进行个性化的标记。
编目与整理•编目：为每个文书档案编写简要的目录或索引，包括文件名、摘要、分类等信息，方便查阅和管理。
•整理：根据分类和标记，将文书档案整理归档到相应的文件夹或数据库中，可采用数字化管理工具，或者传统的文件柜和标签方式。
存储与备份•存储：选择合适的存储介质和设备，如云存储、硬盘、U盘等，将整理归档的文书档案妥善保存。
同时，设定规范的存储路径和文件命名规则。
•备份：定期备份文书档案，以防止意外丢失或损坏。
可以设置自动备份系统，或者手动进行定期的外部备份。
3. 文书档案整理归档方法数字化管理•借助专业的文档管理软件，对文书档案进行数字化管理和归档。
可以设置权限和版本控制，方便多人协同操作和查阅。
文件柜式管理•使用传统的文件柜和文件夹，将文书档案按照分类和标记的方式整理归档，可以采用颜色标签或字母编号等方法。
分区式管理•将文书档案按照不同部门、项目或时间段进行分区管理，方便查找和归档。
可以使用专门的文件夹或标签来划定不同区域。
机关文书档案的整理 ppt课件
如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度 形成文件，分类时归入办结年度。如跨年度的会 议文件材料，统一在闭幕年归档；跨年度处理的 案件形成的文件材料，统一在结案年归档。
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3、几份文件作为一件时，“件”的日期
按照《规则》规定，不只是单份文件可作为一件， 正本与定稿、原件与复制件、来文复文等也可作为一 件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的 文件的日期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以 正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文 与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一 件，以复文为准。
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2、按事由的重要程度排列
将主要职能或重要活动形成的文件排在前面。 其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工 作排在前面，具体业务工作排在后面。例如，某局 法规科，可将本年度通过的各项法规文件的相关材 料排在前面，然后再排监督检查等其他工作形成的 文件材料。
在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文
书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或
本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定
文件材料的归档范围和划分档案保管期限。 各机关
应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期
限规定》，结合本机关职能和各部门工作实际，编
制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限
表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
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一般说，本单位形成的文件、材料最为重要， 绝大多数都属永久。
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第三步 归档文件的装订
归档文件以“件”为单位进行装订。一般以 每份文件为一件，原件与复制件为一件，转发文 与被转发文为一件，报表、名册、图表等一册 （本）为一件，来文与复文可为一件。
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机关文书档案的整理归档方法和要求一、什么是文件材料的归档整理？是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、上述定义包括以下几层含义：1、办理完毕的；2、文书材料；3、基本整理单位是“件”；4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。
三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
四、工作要求：强化收集、简化整理、细化检索、深化利用五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确如何才能做到齐全完整？1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。
2、制订本单位的归档制度。
归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。
（1）明确归档范围凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档范围。
各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。
（2）归档时间归档工作要求在次年的五月底之前完成。
确保按时完成一般运用三种形式结合收集：A、随办随归；B、定期收集；C、年终集中收集。
（3）归档要求A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。
制成材料要耐久规范。
字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。
B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。
C、文电合一。
D、底稿随印件一起收集。
若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。
若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档。
E、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档。
F、附件随正件收集归档。
G、关于同一问题的请示和批复应一起归档。
（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档,且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）分别为件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
1、件的修整：（1）对破损文件进行修裱；（2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；（3）去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。
（4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。
（5）小于16开的纸张应用A4纸贴衬。
（6）空白纸张抽除。
2、装订：我区一般采用不锈钢钉在文件的左侧装订。
较厚的仍用三孔一线进行装订。
文件整理时必须左侧和下边齐；不锈钢钉不宜钉得过多。
（不锈钢钉应采用档案行政管理部门监制的。
）3、件内的排序：（1）正本在前，定稿在后；（2）正文在前，附件在后；（3）原件在前，复制件在后；（4）转发文前，被转发文在后；（5）计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；（6）文件处理单（办文单）归档的应放在最前面。
（四）件的分类分类是归档文件整理工作的基本步骤。
是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
我区统一采用“年度—保管期限”的分类方法。
1、按年度归档：（1）一般文件归入文件签发年度。
如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。
（2）跨年度办结的文件归入办结年度。
如处理案件、同一问题的来文和复文等；（3）跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档（4）几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。
如会议记录、介绍信、审批表、统计报表等。
2、按保管期限归档：文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。
凡区委、区政府及区级机关各部门普发的，且不属于收文单位主要职能范围，但也需贯彻执行的文件材料一律作10年保管。
（五）“件”的排列排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。
即在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。
事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。
一般一份文件就是一个事由。
“年度—保管期限”分类方法对归档文件进行排列就是在同一保管期限内一般按具体事由结合文件形成的时间顺序进行排列。
具体情况处理：1、来文与复文虽作为两件，但排列时应排在一起，复文在前、来文在后；2、归档结束后交来的零散文件材料，可排在同一保管期限归档文件的后面，而不必插入其中；但这种情况应在备考表中加以说明，在实际整理中应尽量避免。
3、一次会议或一次活动的材料应集中在一起归档；这种分类方法也可做到文件随办随归，但若文件数量较多不易手工检索。
鉴于大部分单位归档文件为年终集中收集模式，所以文件排列可实行在同一保管期限内按大类结合时间集中排列的方法。
这样可以做到兼顾手工检索与计算机检索。
（六）编制归档号归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。
在每份归档文件上的体现就是加盖归档章。
1、盖章要求：（1）归档章一般采用红色印泥，盖在归档文件首页上端的空白处。
一个单位归档章加盖的位置应统一；（2）归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容；（3）若归档文件前有文件处理单（办文单），归档章可加盖在文件处理单（办文单）上。
2、归档章具体栏目的填写：（1）全宗号：是档案馆给各个进馆单位编制的代号。
交通系统统一暂空不填。
（2）年度：填写文件归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2007”，不必加“年”。
（3）保管期限：填写归档文件保管期限的简称，即：永、30年、10年，不可用“1、2、3”等代码表示。
（4）件号：填写归档文件的排列顺序号。
包括室编件号和馆编件号。
在档案室只要求大家编制室编件号，若统一采用“年度-保管期限”分类方法，则一个单位每年永久、30年和10年三个流水号，每年都是从“1”开始编。
馆编件号进馆时按标填写，现暂空不填。
实行文档一体化管理模式时，件号系统会自动给定。
（5）机构或问题栏：此栏不必填写。
（6）（总）页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。
若这份文件有页码的则不必重新编页码；若无页码则在文件的右下角用铅笔编页码；若此件归档文件是由几份文件组成的，且每份文件本身有页码的，则不必重编页码，只要将每份文件的页数相加；若无页码，则需通编页码。
（七）编制归档文件目录编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作。
编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。
此项工作在手工管理条件下，需要档案人员手工录入；若实行文档一体化管理模式，此工作在文件收发时可一并完成。
归档文件目录可作为盒内目录放置于每个档案盒内最前面。
填写归档文件目录的要求：1、件号：填写室编件号。
作为一件看待的文件只编一个件号，但一组会议材料等应分别编件号。
2、责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。
可写通用简称或全称，注意不要用“本公司、本处”等。
若是几个文件组成的一件，只填写排在最前面的文件责任者。
3、文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。
如武档发[2007]12号。
没有文号的空着不填，不得填写诸如“会议文件之一”或“某刊第几期”等。
4、题名：即文件标题。
一般应如实填写。
（1）没有题名或题名不规范的可自拟标题，外加“[]”号；如干部任免、表彰先进等文件；（2）在计算机辅助管理条件下，若标题较为笼统，需进一步细化著录，以便快速检索。
5、日期：文件形成时间，以阿拉伯数字标注年月日，如“20070611”，若文件无日期，可用“0000” 代替。
若此件是由几份文件组成且日期不一致，则按排在最前面的文件形成时间填写。
6、页数：填写归档文件有字（有内容）页面的总页数。
7、备注：注释文件需说明的情况。
归档文件目录应以A4幅面打印后统一装订成册，前面放置统一格式的归档文件目录封面后放入档案盒内保管。
用永乐文档一体化档案管理软件形成的归档文件目录数据须脱机备份。
（八）装盒.将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
装盒时应注意以下问题：1、不同归档年度的文件不应放入同一档案盒；2、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；3、装盒时尽量选择厚度适宜的档案盒放置文件，并做到下边齐，防止文件在盒内弯曲。
4、统一使用省档案局监制的无酸化档案盒。
有2、3、4公分的档案盒。
一个单位使用的档案盒应厚度相对统一。
（九）档案排架1、编制盒号：用铅笔分保管期限编制年度流水号。
2、排架方法：在同一保管期限中，按年度顺序，从左至右、从上至下。
六、今年归档工作结束后材料报送要求今年各单位文件材料整理归档工作要求于6月底前结束。
并将归档文件目录（纸质和电子版）、机构人员变动情况表、整理归档工作小结、单位2007年度工作总结（或工作年鉴）和各单位2007年度始发电子文件（用光盘保存）等材料装盒后报送区档案局。
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