采购管理控制程序

采购管理控制程序

（二级文件）

文件编号：GS-QP-01

版本/版次：A0

编制部门：物流计划部

发布日期：2019-09-04实施日期：2019-09-04

前言第一次制定时间：2019年09月04日，制定人：

修改摘要

1 目的

为规范物资采购的申请、审批、验收、账务处理流程，规范采购订单管理过程，明确采购过程中对供应商的选择和评价方式，以满足生产与交付需要，满足质量要求和客户需求，特编制此程序。

2 适用范围

本程序适用公司所有BOM物料、生产辅料及劳保用品、固定资财、设备配件、工装夹具、办公用品及其它物品的采购，也包含公司或工厂设施规划类型的工程类采购。

3 职责

3.1 物流计划部-采购：负责采购订货，采购下单，采购进程跟踪，采购数据管理。

3.2 物流计划部-PMC：负责提供物料需求信息，申请采购。

3.3 其他部门：负责提供采购信息和采购物资实用信息。

3.4 质量部：负责采购物资的进货检验及与供应商沟通来料品质问题。

3.5 技术中心：负责提供采购物料BOM。

3.6 仓库：负责采购回物料的接收、送检和入库。

4 定义

4.1 BOM物料：批量生产用于产品构成的物料。

4.2生产辅料：指非BOM自动产生物料，对于产品生产过程中起到辅助作用的材料，包含劳保用品（如：手套、口罩、指套等）、生产常规辅料（如碎布、生产过程透明胶带、茶色胶带、烙铁头、锡枪、静电环、硅胶、黄胶、AB胶、UV胶等）

4.3 设备配件：设备需要更换或增加的零件（包含常规消耗品配件及非常规性配件）。

4.4 工装夹具：制程、检验过程中所用的各种工具的总称。

4.5 设备规划类：按照工程计划的建造或修改。

4.6 办公用品：办公用品使用的物品。

4.7固定资产：单价在2000元人民币以上含（2000）的单体设备或设施，使用寿命超过1个会计年度，不含备件易损件。

4.8其它物品：除以上物品外的物品。

4.9 环保物料：是指通过公司环保认证的，危害物质含量满足相应的标准要求，供应商满足环保要求的物料。环保物料要求包含：ROHS REACH 无卤等。公司规定，产品BOM物料（含包材）、生产辅料必须严格材料BOM 要求环保标准。

5 流程框图（见附件）

6作业程序

6.1 采购审批权限

6.1.1 采购负责监督各部门按以下规定履行采购要求的规定、申购、审核、批准和验收，确保公司物资采购管理规范化。

物资采购审批权限见下表

6.2 Ⅰ类物质的采购作业

6.2.1 采购前询价、报价、议价

6.2.1.1 材料采购前采购员确认供应商的供货保证能力是否满足我司要求，且在向能够满足我司要求的供应商发起打样的同时，采购员应向供应商发起价格核算：

1）采购员应清楚供应商材料的特性、加工流程、加工工艺、材料成本构成，材料费用，加工费用，也应核实清楚供应商材料价格构成和供应商利润情况。

2）原材料的打样和询价原则上必须有两家以上，不允许独家供货，产品质量和服务相同的条件下，采购员应该优先采购价格低的厂家的材料。

6.2.1.2 物流计划部应定期对物料材料的价格进行洽谈，以保证公司采购成本持续优化。年度招标、半年度

招标、或者不定期的采购招标：

1) 对采购金额大的材料必须定期招标，招标需采用暗标形式，材料质量和供货保证能力足够的情况下，应优先由价格低的供方供货；

2) 招标由物流计划部发起，公司财务部长、物流部长、常务副总参与招标全过程，并签字确认供应商标书内容。电芯、胶壳、DC线、变压器、通用IC等占主要成本的材料应列入招标范围；

3) 公司管理层占股份的公司、公司管理层离职后入股的公司以及公司管理层或直属亲属入股10%以上的公司必须定期进行询价或招标；

4) 报价或招标方应包括至少一家以上除上述3种情况以外的其他供应商。采购订单在质量和交期同等的情况下，优先采购价格低的供应商。

6.2.1.3 采购价格的调整：原则上经价格谈判或招标后的价格只允许下调，不允许上调。当因材料技术更改、质量要求提升、基础原材料价格大幅上涨等因素影响材料价格变动时，采购员应核实清楚上涨幅度，并提交材料上涨分析报告。由物流部长、财务部长及其他相关部门成员审核后，交公司常务副总确认后，方可执行。

6.2.1.4 报价需求分三种情况：

1) 初步报价（定义）：此类适合紧急，新产品评估，核价准确度一般，物流在一个工作日给出；

2) 正式报价（定义）：此类适合给客户正式报价，收到报价申请后，采购召集供方正式商务洽谈，

经各方内部确认后，物流在二个工作日给出；

3) 招标报价（定义）：此类适合市场有重大项目需求，收到报价申请后，采购召集供方统一招标，

物流在七个工作日给出；

4) 以上报价由申请部门填写《BOM成本核价需求表》。

6.2.2 采购需求

6.2.2.1 BOM物料的申请：由PMC依据客户订单结合产品对应的BOM表，生产计划，核对库存信息，计算物料的需求，编制《采购申请单》，经主管副总审批后提交采购购买。

6.2.2.2 样品阶段状态（非批量状态）BOM物料申请：技术中心新产品开发或样品需使用某种新物料时，由技术中心填写《采购申请单》，经主管副总审批后提交采购购买。

6.2.2.3 PMC及技术中心申请采购的物料，需在HSF物料范围内选择，未经HSF认证的物料禁止采购。

6.2.3 采购订单下达

6.2.3.1 由采购根据BOM及备料计划等信息再向供应商就价格、交期等信息进行确认，并参考市场行情、历史采购记录或厂商提供的资料信息确定当次采购需求最终采购价格及交期。

6.2.3.2 根据《合格供应商名录》、最终采购价格、原材料样品确认情况选择供应商合作供货。如果当前可选择的供应商资源不足时，由采购员发起新供方认证，按《供方及环保相关方控制程序》增加新的合格供应商资源；如所采购物料没有经过开发样品确认，则由采购员立蝍发起样品确认。

6.2.3.3 采购员根据《合格供应商名录》、采购单价、分配比例等资料，编制《采购合同》或《委外合同》，

订单数量和交期安排须依据该物料的库存数量、在途数量及近期生产计划，原则上要求在下订单10天后关闭合同，但预备料和长周期物料除外。

注：在采购订单中须特别注明：针对有不合法交易行为的供应商（如侵权等行为），我司有取消其供应资格的权利并依法追究其相关法律责任；针对具有潜在侵权的供应商，我司会在合同中标明其导致的后果及相关责任，并由采购主导每两年对其评估一次，确保供方合法供应。

6.2.3.4 采购员编制完成《采购合同》、《委外合同》后，对合同中供应商名称/单价/数量/规格/交货时间等信息进行确认，确认无误后，对《采购合同》、《委外合同》进行编号，编号原则如下： 1码 2码 3/4/5码 6/7码 8/9码 10/11/12码 13/14码

说明：第1

码：固定码，P 代表采购合同

第

2码：表示订单分类，M 代表采购订单，W 代表外协订单 第3/4/5码：表示为采购业务员编码 第6/7码：表示为年 第8/9码：表示为月

第10/11/12码：表示为流水码

第13/14码：表示为合同属性位，其中：

示例：PM117-1110020-Y 代表117采购员在2011年10月份下达的第020套原材料采购订单。

6.1.3.5 《采购合同》、《委外合同》经过副总经理批准后传给供应商，供应商对内容及交期确认后盖章回传

我公司。如回复的交期不能满足我司生产需要，采购员应尽最大努力向供应商争取。经努力后供应商仍然不能满足，则将情况向主管副总汇报后并通知到PMC，同时向供应商发起警告或处罚。

6.2.2.3 订单跟进及变更

采购员负责物料采购回货进度的跟进、跟催工作，依据订货信息管制厂商的交期，原则上接到《采购合同》24小时内回复到料交期给我司，若因故不能确定到料日期，说明情况，必要时，因供方特殊情况而导致交期长时间不能确定，为避免因此造成生产计划的不确定性而无法向客户承诺产品交期，则应报告常务副总，以寻求协助处理，采购员根据供应商回复交期，不定期予以跟进确认，以掌握供应商的生产及交货安排状况，确保其能正常供货。如采购过程需要进行变更或调整，须按以下要求进行：

6.2.2.3.1供应商原因交期更改：原则上供应商不可以单方面更改已回复之交期。如确实需要更改，供应商应在交货前1周以内书面形式通知到采购员。采购员以书面形式通知PMC，PMC需在当天以书面确认是否同意供应商需求：如不影响我司生产及客户产品交付要求，可同意供应商变更交期；如供应商要求的新交期无法满足我司生产及客户产品交付要求，应拒绝供应商更改交期之要求，由供应商自行想办法解决达到我司订单交期要求。如供应商仍无法按原回复的交期交货交造成我司经济损失的，采购员依据合同条款规定向供应商索赔。索赔流程及要求如下：

1）供应商承诺的物料交期时间第一次未达到，采购员安排下发警告书，并要求签回；

2）警告书下发后，由供应商回复的最新交期时间。如实际交付按承诺交付时间仍然未达到，第二次缺料，直接下发索赔通知，索赔金额由物流计划部提供。

3）索赔金额由物流计划部进行统计，SQE统一归口向供方索赔。

6.2.2.3.2 我司原因交期变更：因我司计划调整、市场需求变化等因素需要调整订单交期时，由物流计划部邮件通知采购，明确变更原因。采购员与供应商确认变更事宜。涉及到备料变更的，需按《计划管理控制程序》执行变更，避免造成材料呆滞损失。

6.2.2.3.3 订单在执行过程中，当订单币种、数量、单价等变更时，由采购员填写《合同变更表》，经物流计划部部长对《合同变更表》审批确认后传达到至供应商，并由供应商确认签回。

6.3 Ⅱ类物质的采购作业

6.3.1 Ⅱ类物资即生产辅料：

6.3.1.1对于生产所需的辅助材料，常规辅料以《生产辅料安全库存表》进行管制，当库存量等于或低于安全存量数量时,仓库需及时提出申请,填写《采购申请单》，经主管副总批准。申购量原则上以一个月预计用量为限。月用量以前三个月的平均用量为基准,每季度第一个月依实际用量统计对《生产辅料安全库存表》进行修订。

6.3.1.2 由仓库针对不同类型的物料按生产日平均需求量，结合采购周期，设定安全库存量及单次采购量，制定《生产辅料安全库存表》。

6.3.1.3当生产辅助料等于或低于安全存量时,仓库根据该材料的需求量、及最低订购量向采购单位提出申请。

6.3.1.4采购接收到仓库的备料需求汇总表后，进行询价、比价、议价和确认交期，并编制《采购合同》，《采购合同》经主管副总批准后传给供应商，供应商对内容及交期确认后盖章回传我公司。《采购合同》等信息资料由采购做好归档保管。设施规划类需要签订《施工合同》，合同中需明确安全责任。

6.3.1.3由原料仓库负责预收，并通知相关部门检验验收，经相关部门检验合格后可办理入库手续。若不合格，通知供应商进行处理。设施规划类由工艺工程部主导,会同使用部门一起验收。若不合格，要求施工方返工处理。

6.3.2 Ⅱ类物资即固定资产采购作业：

6.3.1.1 固定资产申购，工艺工程部负责固定资产的统一申购。针对计量仪器类固定资产，同样由使用部门提出申请，工艺工程部统一申购。固定资产类具体参考《设备设施管理控制程序》执行。

6.3.3 Ⅱ类物资即（设备配件、工装夹治具、设施规划类）采购作业

6.3.3.1 2000元以下，由各使用部门按要求如实填写《设备设施采购申请单》及申请原因后，提交给工艺程部，由工艺工程部统一汇总确认申请，采购购买。

（1）工装夹治具申购，由各需求部门填写《设备设施采购申购单》，提交给工艺工程部统一申请。如属于新产品（或新型号）开发阶段所需求的工装夹治具，由技术中心填写《设备设施采购申请单》。

6.3.3 Ⅲ类物资（办公用品/其他物品）采购作业

6.3.1.1 办公用品申购，由各部门将申请提交给部长审核后，交至综合管理部汇总，由综合管理部统一申购。

6.3.1.2 其他物品由各使用部门填写《零星物品采购申请单》。

6.4 采购物资的验收

6.4.1 采购物资到厂后，由采购或仓库按照6.1.1通知对应部门进行验收，具体参照《设备设施管理控制程序》、《仓库管理控制程序》、《检验控制程序》执行。

（1）技术中心负责非批量状态BOM物料验收，质量部负责批量状态BOM物料验收。

（2）工艺工程部负责非批量状态生产辅料（劳保及常规辅料）验收，质量部负责批量状态生产辅料（劳保及常规辅料）验收。

（3）工艺工程部负责工装夹治具的首次验收，验收合格后，统一夹具管理员管理。工艺工程部夹具管理员负责批量使用的工装夹治具的验收。

6.4.2 验收不合格的物品由采购负责协调供方予以调换或者退货。

6.5 采购对账付款作业

6.5.1 物料入库后，采购收集采购入库信息（《入库单》，供应商送货单），对供应商所提供账单中物料的数量、单价、金额等信息进行核对，并要求供应商在规定时间内开具发票。

6.5.2 采购负责填写《付款申请书》，经财务审核、总经理批准后交至财务部进行付款作业。

6.5.3 对于款到发货的物料，经核准付款后，采购及时跟催发票，交至财务部核销。

6.5.4 采购依据各供应商上月到期货款付款比例同CQDS考核结果挂钩，按照考核级别确定付款比例

6.5.5供应商之前月份到期货款未支付部分，如考核分数在80分以上，则本月全部支付；如考核分数在80分之下，则合并到上月到期货款中，统一按照当月确定的付款比例支付。

6.5.6 供应商到期欠款按财务每月给出的付款额度按比例付款。

6.5.7当月到期货款在2万元以下的，全额付款。

6.5.8对于供应商供货出现质量问题的，由质量部和物流部在本月付款计划的基础上，共同确定本月实际付款计划。

6.5.9供应商因资金链紧张或其他原因要求超付款计划比例付款的，需填写特殊付款申请表，审批后支付。

7 相关文件

《检验控制程序》

《仓库管理控制程序》

《设备设施管理控制程序》

《供方及环保相关方控制程序》

8 表单

《采购申请单》FM-QP01-01

《采购合同》FM-QP01-02

《委外合同》FM-QP01-03

《零星物品采购申请单》FM-QP01-04

《BOM成本核价需求表》FM-QP01-05

《合同变更表》FM-QP01-06

《设备设施采购申请单》FM-QP01-07

附件一：采购订单流程图