如何建立员工档案

如何建立员工档案

课程内容：

你遇到过员工“人间蒸发”，无法辞退的情况吗？发生突发事件，联系不到员工家属怎么办？企业员工流动太大，如何对员工进行有效管理？——这些正是我们探讨员工档案建立方法与技巧的缘由。

通过本节课的学习，您会清晰地了解到做好员工档案建立工作的重要性。我们还将为您提供建立员工档案的实用技巧。

解决方案：

他山之石，可以攻玉。

下面我们从实战经验中给大家总结一些方法流程，以便大家参考，帮助我们少走弯路，直达成功。

员工档案的建立，是企业人事制度的重要内容一般有五个步骤。

1.将面试材料入档。

2.入职员工个人材料的入档。

3.公司提供的相关材料入档。

4.做好关联材料的存放。

5.将这些内容合并为员工档案，做好存放工作。

面试材料入档包括面试登记表及相关面试入职表单的归档；面试

登记表中的基本信息要完备，避免出现紧急时没法使用的情况；对资料要签订真实性保证的协议，能规避后期的一些劳动争议所带来的风险；面试登记表的内容也要详实、充分。

对企业而言，要请面试官和部门领导填写面试记录表，写下对面试者的意见；另外，相关领导允许面试者入职的，要请他做招聘入职审批。这两者都便于HR在以后的工作中翻阅入职原因，了解入职情况，作为以后录用、争论的参考。

入职员工个人材料中，首先是相关证件、证书的归档，员工需提供原件，由HR亲自复印。

入职登记表也是重要内容，员工需重新填写基本信息，在之前遗漏或更新的内容要完善；请员工填写上家企业的薪资，可以作为以后薪资调整的参照；员工社保情况也要填写清楚；员工入职登记表的内容需每年更新，保持同步。

此外，员工需提供上家单位的离职证明，并放入档案。这既是员工工作经验的证明；也有利于防范可能发生的劳动纠纷。

员工的体检表要放入档案中，既是员工身体状况的证明，也有利于防范可能发生的劳动纠纷，如员工原先就患有某种疾病，想据此找

公司麻烦时，则可举证。

员工档案中也要包括公司给予的内容，公司与员工签订的劳动合同肯定要入档保存。

以下材料也要入档备案：

1.员工奖惩记录，包括过失单和奖励表；

2.员工变化情况，包括薪资变化单和岗位变动记录；

3.员工转正情况，包括转正申请表、转正审批表及转正总结；

4.此外，员工绩效考核表、员工专利申请、保险缴纳情况以及附加协议等，都要存档保存。

对于特别情况，如特殊调薪、特殊入职原因等，都要在简历首页甚至档案袋的封皮上写明备注；便于HR依据事态进行追踪；也易于确定责任归属。

培训档案一般存放在培训部门，在员工离职后，再将该员工的相关培训情况与他其余的档案装订起来，统一归档。

合理化建议的档案等，可以作为员工发展、考评、调薪的参考，在具体应用时，抽取应用部分，关联存档。

存放关联材料时要注意，这些档案各部门调用频繁；HR要严格遵守档案借阅制度，员工档案的其他内容要保密；因此，此类关联性材料都不能直接放在员工档案中。

与以上所讲的公司人力资源部建立的员工个人档案不同，由国家人事部门建立的人事档案在员工入职后可以调入所属人才服务中心在公司名下存放，调入对象一般包含本地员工及重点员工；只有拥有人事权的企业才可以自己保管员工人事档案；对于大量的对于大批量的、岗位级别较低的外地员工，HR更不需要调入他们的人事档案。档案存放有许多技巧，可以将档案按部门、姓氏进行分类；通过折页标注姓名，直接立式放置于立柜中，既利于归类，也便于查找。

企业电子档案则只需有基本家庭信息及员工主要变更情况。

离职档案的存放，要保持一定的时长，一般为两年。基础岗位离职档案统一装订存档。优秀员工档案可以分开存放，便于对优秀员工进行跟踪。

最后，我们把这几个步骤串起来，就形成了“建立员工档案”的完整流程。

或许文字的话大家并不是很清楚，我们可以看下面的思维导图，

能让你更加形象的理解和明白该如何建立员工档案。

（思维导图可以下载后放大看，更清楚！！）

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