员工档案的建立
人事部门员工档案与薪酬管理制度
人事部门员工档案与薪酬管理制度人事部门在企业中起着至关重要的作用，负责员工的档案管理和薪酬管理。
有效的员工档案与薪酬管理制度对于企业的运营和发展至关重要。
本文将介绍人事部门员工档案的建立与管理、薪酬管理制度的制定与执行，以及两者之间的关联。
1. 员工档案的建立与管理员工档案是记录员工个人信息及职业发展历程的重要依据。
员工档案的建立与管理需要遵循一定的规范和原则。
1.1 档案建立原则（1）全面性原则：员工档案应包括员工的基本信息，如个人资料、学历、工作经历等，并及时更新。
（2）保密性原则：员工档案应严格保密，只有经授权的人员才能查阅和使用。
（3）真实性原则：员工档案的内容应真实可靠，避免填写虚假信息。
1.2 档案管理方法（1）电子档案：采用电子化管理可以提高效率和方便性，减少文件存储和检索的难度。
（2）备份与安全：定期备份员工档案，防止数据丢失；并采取措施确保档案的安全性，并防止非法访问和使用。
2. 薪酬管理制度的制定与执行薪酬管理是人事部门的核心工作之一，直接关系到员工的积极性和企业的竞争力。
制定和执行科学合理的薪酬管理制度是必不可少的。
2.1 薪酬设计原则（1）公平与公正：薪酬设计应公平合理，不论级别、职位或性别，员工在同等条件下应享有同等待遇。
（2）激励与奖励：薪酬制度应能够激励员工的工作积极性和创造力，给予员工良好的工作回报。
2.2 薪酬管理流程（1）薪酬核定：根据岗位职责和绩效考核结果，确定员工的薪酬水平。
（2）薪酬发放：按照约定的时间和方式，将薪酬以合规的方式发放给员工。
（3）薪酬评估与调整：定期进行薪酬评估，根据员工的表现和市场情况，适时进行薪酬调整。
3. 档案管理与薪酬管理的关联员工的档案信息是制定薪酬管理制度的重要依据之一。
档案管理与薪酬管理密切相关，两者需要紧密配合。
3.1 档案信息的使用员工的个人信息和职业发展历程是制定薪酬管理制度的重要参考依据，可以根据员工的学历、工作经验和绩效表现来确定薪酬水平。
五步标准化建立员工档案库
五步标准化建立员工档案库讲师：Ella缺乏建立员工档案库的意识不知道怎么建立员工档案库缺乏专业化建立员工档案库的经验已经建立员工档案库但是不专业学员问题1鉴定整理归档存档收集2453第一步：收集第一步：收集确定收集渠道确定收集内容填写表格确定收集渠道内部渠道外部渠道12•档案管理人员收集关联公司移交•业务部门移交确定收集内容录用资料简历、面试登记表和面试评估表等材料工作资料异动资料离职资料转正、薪酬、绩效、培训和奖惩等材料入职资料录用资料资料内容身份学历证件复印件、入职登记表和劳动合同及附件等材料文凭变化、竞聘、晋升和任免材料离职和退休等材料填写表格档案管理员: 填写《收集目录》部门：填写《移交目录》关联公司：填写《移交目录》五步标准化建立员工档案库第二步：鉴定第二步：鉴定1鉴定不合格的材料2审批入库鉴定不合格材料不属于档案内容的材料缺页、无日期和签章（字）等的材料用曾用名及更改姓名的材料破损、霉变、字迹模糊和伪造或涂改等材料审批入库填写入库登记表审批入库档案管理员档案管理负责人五步标准化建立员工档案库第三步：整理第三步：整理修整分类排序编目去钉修复•修整破损的文件•复制字迹模糊和易退变的文件小于A4纸的材料粘贴在A4纸上折叠粘贴大于A4纸的材料采用手风琴式折叠分类按材料性质分类原件在前附件在后分类准备夹页每类材料间用夹页隔开•同类材料按形成时间排序编写页号编写目录•类目录子类别、文件名称、保管期限等•总目录日期、姓名、部门、类别、文件名称等五步标准化建立员工档案库第四步：归档第四步：归档盖章装订立卷分类加盖归档章在每类材料的首页右侧空白上填写类别号和序号等用档案夹装订同一类材料装订于一个档夹写档夹编号立卷准备标准档案袋（盒）填写档案封面立卷盒内文件最后面放备考表盒内文件最上面放案卷总目录按类别顺序装入材料•文件名称整理人•检查人日期分类先按员工性质分类再按部门和职位分类•在职员工•离职员工•退休员工五步标准化建立员工档案库第五步：存档第五步：存档选用存档设备开放式横向档案柜抽屉式直立档案柜存档贴标签•在档案架（抽屉）上贴标签•在档案袋（盒）上贴标签按类存入档案柜小结收集—收集渠道/收集内容/填写表格鉴定—鉴定不合格材料/审批入库整理—修整/分类/排序/编目归档—盖章/装订/立卷/分类存档—选用存档设备/贴标签/存入档案柜谢谢聆听！更多精彩，尽在HRBar微课堂！。
办理人事档案建立员工档案流程
办理人事档案建立员工档案流程人事档案是企业管理中重要的一部分，它记录了员工的个人信息、工作经历和业绩等关键信息。
建立员工档案是保障企业正常运转和员工权益的重要环节。
下面是一个常见的办理人事档案建立员工档案的流程，供参考：一、收集员工个人信息员工入职之后，人事部门需要收集员工的个人信息。
这些信息通常包括身份证明、联系方式、教育背景、工作经验等。
人事部门需要确保员工信息的真实性和准确性，可以通过核实身份证件、联系前任雇主等方式进行验证。
二、整理并归档员工档案收集完员工的个人信息之后，人事部门需要进行整理和归档。
这包括按照一定的分类标准整理档案，如按照员工姓名、部门、岗位等进行分类。
同时，还需要确保档案的可查阅性和保密性，采取措施防止档案的遗失或泄露。
三、登记档案信息在整理和归档员工档案的同时，人事部门需要将档案信息进行登记。
这包括员工的个人信息、入职日期、岗位信息等。
登记档案信息有助于日后的查询和管理，同时也为员工离职后的档案管理提供了便利。
四、制发档案编号为了方便对员工档案的管理和追踪，人事部门需要为每个员工的档案制发唯一的档案编号。
可以采用数字或字母的组合方式进行编号，确保每个档案都有独特的标识符。
档案编号一般标注在档案封面上或专门制作的档案标签上，并在档案登记册中进行记录。
五、备案文件准备在办理人事档案建立员工档案的流程中，人事部门还需要备案相关文件。
这包括员工的入职申请表、身份证复印件、毕业证书、劳动合同等重要文件。
备案文件的准备和整理要求规范、有序，并按照一定的分类方式进行存放。
六、存储和保管员工档案为了保证员工档案的安全和完整性，人事部门需要为员工档案选择合适的存储和保管方式。
可以采用实体档案柜、电子档案系统或云存储等方式进行存储。
无论采用何种方式，都需要建立相应的存档规范和保密措施，确保档案的安全性和可控性。
七、档案调阅和使用员工档案建立完成后，人事部门需要确保档案的调阅和使用便利。
一般来说，只有经过授权的人员才能查阅和使用员工档案，并且需要记录调阅和使用的相关信息。
员工档案的建立与管理表格
员工档案的建立与管理表格在企业管理中，员工档案的建立与管理是非常重要的一项工作。
一个完善的员工档案可以为企业提供详实的员工信息，帮助企业进行绩效评估、薪酬管理、培训发展等工作。
为了更好地管理员工档案，使用表格成为了一种常见的方式。
一、员工档案表格的基本信息员工档案表格是一种以表格形式呈现的员工信息记录工具。
它包含了员工的个人信息、教育背景、工作经历、薪酬信息等重要内容。
通过这种形式的记录，企业可以方便地查阅和管理员工档案。
二、员工个人信息部分员工个人信息是员工档案表格中最基本且必要的一部分。
它通常包括以下内容：员工姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系电话、户籍地址、现居地址、婚姻状况等。
这些信息的记录可以帮助企业更好地了解员工的基本情况，为各项管理工作提供依据。
三、教育背景和工作经历部分教育背景和工作经历也是构成员工档案表格的重要内容。
在这一部分中，需要记录员工的学历、专业、毕业学校、毕业年份，以及员工的工作经历、公司名称、岗位职责等信息。
这些信息的记录可以帮助企业了解员工的专业背景和工作经验，为员工的岗位安排和培训发展提供参考。
四、薪酬信息部分薪酬信息也是企业管理员工档案时需要关注的一个重要方面。
在员工档案表格中，需要记录员工的薪资等级、基本工资、奖金、绩效考核等相关信息。
这些信息的记录可以帮助企业进行薪酬管理和绩效评估，从而合理激励员工，提高工作效率。
五、其他相关信息部分除了以上几个部分，员工档案表格还可以包含其他一些与员工管理相关的信息。
比如员工的培训记录、考勤记录、假期记录等。
这些信息可以帮助企业全面地了解员工的学习、工作情况，为员工的职业发展和绩效评估提供参考。
六、员工档案表格的管理员工档案表格的管理需要注意以下几点：1. 保密性：员工档案包含了员工的个人隐私信息，企业需要严格保密，避免泄露。
2. 更新及时性：员工的个人信息、工作经历、薪酬等都会随着时间的推移而发生变化，企业需要及时更新员工档案表格。
如何建立和维护员工档案
如何建立和维护员工档案随着企业规模的逐渐扩大，建立和维护员工档案变得越来越重要。
良好的员工档案管理不仅有助于提高工作效率，还能为企业员工的培训、晋升和福利提供重要的参考依据。
本文将探讨如何建立和维护员工档案，以便更好地管理企业资源。
一、建立员工档案的重要性员工档案是企业对员工个人信息、工作经历、培训记录、考核评价等信息进行收集、存储和管理的重要工具。
它不仅有助于提供员工的背景信息，更为企业决策提供参考，比如人事安排、薪资调整和晋升机会。
此外，员工档案还有助于保护员工的权益，在证明和处理劳动争议、人事纠纷等方面具有重要作用。
二、建立员工档案的基本要素1.个人信息员工档案应包括员工的个人基本信息，如姓名、性别、年龄、出生日期、联系方式等。
这些信息为员工识别和沟通提供基础。
2.入职信息入职信息是指员工加入企业的时间以及入职所需的手续，如身份证复印件、学历证书、劳动合同等。
这些信息是员工与企业建立雇佣关系的基础。
3.工作经历工作经历部分记录员工在企业内不同的职位、部门以及工作时间。
这些信息有助于了解员工的工作背景和能力，为合理安排人力资源提供依据。
4.培训记录培训记录部分包括员工参与的学习培训项目、培训时间和培训成绩等信息。
培训记录有助于评估员工的学习能力和专业技能，并为进一步的培训计划提供参考。
5.考核评价考核评价是基于员工的工作表现、工作成果、团队合作等方面进行的综合评价。
通过对员工的评价，可以及时发现和解决问题，提高员工的工作质量和积极性。
三、建立员工档案的流程1.信息收集企业应通过各种途径，如面试、录用手续等方式，收集员工信息。
同时，建议企业采用电子化手段，利用信息系统进行数据管理，提高档案管理的效率和准确性。
2.信息分类与归档根据员工档案的基本要素，将信息进行分类整理，并建立统一的档案编号和存档系统。
归档时，建议按照时间顺序和员工号码进行归类，以方便查找和管理。
3.信息更新与维护员工档案应不断更新、维护和完善。
建立、完善员工人事档案的管理
建立、完善员工人事档案的管理嘿，朋友们！咱今儿来聊聊建立和完善员工人事档案管理这档子事儿。
这可真不是小事儿啊！你想想，员工人事档案就像是每个人的“成长记录簿”。
它里面装着员工的各种信息，从基本的个人资料到工作经历、培训情况、业绩表现等等。
这就好比是一个大宝藏，藏着每个员工的独特价值呢！为啥要重视这个档案管理呢？你说要是档案乱七八糟的，找个信息都跟大海捞针似的，那多耽误事儿呀！这就好像你找东西，在一个乱糟糟的房间里翻半天都找不到，多让人着急上火呀！所以啊，咱得把这个档案管理得井井有条。
首先呢，收集信息可得仔细喽！不能有一点儿马虎。
姓名、身份证号这些基本的可不能错，不然那不就成了张冠李戴啦！工作经历啥的也得问清楚，这都是宝贵的经验财富呀。
这就像盖房子，根基得打牢了，房子才不会歪嘛。
然后呢，分类整理得做好。
可以按照部门啦、职位啦等等来分，这样找起来多方便呀。
别整得跟个杂货铺似的，啥都堆一块儿。
那可不行！这就好比你的衣柜，你总不能把春夏秋冬的衣服都胡乱塞在一起吧，到时候找件衣服都得费半天劲。
还有啊，档案得及时更新。
员工有啥变动，升职啦、调岗啦、培训啦，都得赶紧记下来。
不然时间长了，那信息不就过时啦，那还有啥用呢？这就跟你的朋友圈似的，你总不能一直发好几年前的动态吧。
另外，保管也很重要哦！可不能随随便便放，得找个安全的地儿。
要是不小心弄丢了或者弄坏了，那可麻烦大了。
这就好像你心爱的宝贝，你肯定得找个安全的地方放好呀。
建立和完善员工人事档案管理，可不是一朝一夕的事儿。
这需要大家的共同努力，认真对待。
这可关系到公司的发展和员工的切身利益呢！大家可别不当回事儿呀！咱再想想，要是每个公司都能把员工人事档案管理得妥妥当当的，那多好呀！公司能更好地了解员工，员工也能感受到公司的重视。
这不是双赢嘛！所以呀，让我们都行动起来，把这个“大宝藏”管理好，让它发挥出最大的作用！大家一起加油吧！。
管理制度员工档案
管理制度员工档案一、概述员工档案，是一家企业对员工个人信息、工作经历、绩效记录等进行系统化管理和保存的文件。
良好的员工档案管理可以帮助企业规范管理、提高工作效率、保护员工权益、强化内部合规性。
本文将介绍员工档案的建立、管理、保密和归档等方面的制度要点。
二、档案建立1.档案归档范围员工档案应包括员工的基本信息、入职材料、劳动合同、考勤记录、绩效评价、奖惩记录、培训记录等内容。
2.档案建立时机员工档案应在员工入职时启动，并逐步完善。
员工转岗、调薪、晋升等情况下，应及时更新档案内容。
3.档案管理责任人力资源部门为员工档案的主要管理者，需要设立专门的档案管理岗位，负责员工档案的整理、管理和保密工作。
三、档案管理1.档案分类员工档案按照员工姓名、部门、岗位等关键信息进行分类，便于档案检索和管理。
2.档案存储员工档案应采用电子化管理，确保档案内容的安全性和完整性。
同时需要设置专门的档案存储空间，保证档案的保密性和不被外泄。
3.档案查询员工本人可以随时向人力资源部门查询自己的档案内容，其他员工需要有合法授权才能查看他人的档案内容。
4.档案更新员工档案的更新应及时、准确，对员工的转岗、调薪、晋升等情况进行记录和更新。
在档案更新过程中，应保持档案内容的连续性和完整性。
四、档案保密1.档案保密责任所有员工有保守档案信息的责任，不得随意观看、复制或泄露档案内容。
人力资源部门在管理员工档案时，需要建立保密制度和权限管理，确保档案不被非授权人员获取。
2.档案保密措施员工档案应设置密码保护，仅有授权人员可以查看和操作档案内容。
同时，需要定期对档案进行备份和加密处理，确保档案的安全性。
3.档案处理员工档案在归档之前，需要对敏感信息进行处理，如身份证号码、照片等隐私信息需要进行模糊处理。
在处理档案时，需要严格按照保密规定进行操作，确保档案信息的完整性和保密性。
五、档案归档1.归档标准员工档案的归档应按照一定的标准和流程进行，确保档案信息的准确性和完整性。
建立员工档案的方法与要求
建立员工档案的方法与要求随着企业的发展壮大，员工档案的管理变得越来越重要。
建立完善的员工档案可以帮助企业更好地管理员工信息，提高工作效率，确保员工权益，同时也是企业合规运营的基础。
本文将介绍建立员工档案的方法与要求。
一、建立员工档案的方法1.收集员工信息建立员工档案的第一步是收集员工的基本信息。
包括但不限于姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式、家庭住址等。
此外，还需要收集员工的教育背景、工作经历、职称等相关信息。
可以通过面试、入职登记表、员工自行填写等方式收集员工信息。
2.建立电子档案建立电子档案是现代企业管理的常规做法。
可以使用电子文档管理系统或人力资源管理系统（HRMS）来建立员工档案。
电子档案可以更好地保存和管理员工信息，提高信息的安全性和可访问性。
3.保护员工隐私在建立员工档案的过程中，企业需要严格遵守相关法律法规，保护员工的隐私权。
员工的个人信息应该严格保密，只有授权人员才能访问。
同时，企业应制定相关的保密制度和安全措施，确保员工信息不被泄露。
4.定期更新档案员工档案是动态的，需要定期更新。
企业应建立档案更新机制，及时更新员工的个人信息、工作经历、职称等。
特别是员工离职或调动时，需要及时更新档案，确保档案的准确性和完整性。
二、建立员工档案的要求1.准确性建立员工档案的首要要求是准确性。
员工的个人信息、工作经历、职称等必须真实、准确地记录在档案中。
任何虚假信息都会对企业造成不良影响，甚至可能引发法律纠纷。
2.完整性员工档案应该是完整的，包括员工的基本信息、教育背景、工作经历、职称等。
档案中的每一项信息都应该有相应的证明材料，以确保档案的完整性。
3.保密性员工档案涉及到员工的个人隐私，企业应该严格保密。
只有授权人员才能访问员工档案，未经授权不得随意查阅或泄露员工信息。
企业应建立相应的保密制度和安全措施，确保员工档案的安全性。
4.便捷性建立员工档案的目的是为了方便管理和使用。
档案应该被妥善保存，易于查阅和使用。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
规章及制度
目的:
为了进一步规范与统一员工档案的管理,特制本规定。
适用范围:
本规定适用于管理公司各部门、各成员酒店。
规章制度:
一、员工档案的分类
(一)纸版档案
(二)电子系统档案
(三)扫描档案
(四)各类报表
二、管理规定
(一)纸版档案的管理
1、在职员工档案
1) 档案建立:员工入职当天即建立员工纸板档案,且一人一档案袋;档案袋封面填写员工姓名,并在档案袋右上方标记档案编号,即员工工号;
2) 存档文件包含但不仅限于:职位申请表、身份证复印件、各类证件证书复印件、入职手续表、照片、员工认同书员工培训资料、员工考核资料以及员工在
企业工作期间办理的各类手续表格等;
●员工培训资料包括但不仅限于:新员工入职培训卡、到岗培训卡等一些相关
资料;存入员工个人档案袋,按照时间顺序排放;培训档案要在 12 个月内妥善保存,之后方可销毁。
●员工考核资料包括但不仅限于:日常工作考核表、业务技能考核表、员工满
意度测评表、客人满意度测评表、员工素质测评表等考核方面的相关资料。
存入员工个人档案袋,按照时间顺序排放;培训档案要在 12 个月内妥善保存,之后方可销毁。
3) 档案存放:档案袋内文件依照办理时间顺序依次排放;档案袋要分部门按照档案编号顺序存放,认真管理,保证安全,未经许可她人不得随意查瞧员工档案。
2、离职员工档案入职培训卡、到岗培训卡等培训方面的相关资料。
培训档案要在 12 个月内妥善保存,之后方可销毁。
1) 档案建立:离职档案按月归档整理,每月一个档案袋;员工离职当天须将档案袋内全部资料依顺序装订并标注编号,编号规则为“L+YYYYMM+当月离职序号”;
2) 存档文件包含但不仅限于:员工自入职到离职期间办理所有手续表;
3) 档案存放:当月离职人员明细,个人离职档案按照当月离职序号排放;
4) 存档时间:离职人员档案要在 18 个月内妥善保存,之后方可销毁。
(二)电子系统档案的管理
1、电子花名册:依照花名册模板建立员工电子花名册,员工入离职要即时更新,内容填写要完整,排版整齐美观;花名册要加设密码,每月底存档;
2、人事系统:及时将员工入职、离职、转正、保险、合同等各项信息更新;
3、确保用友人事系统与电子花名册信息一致。
(三)扫描档案的管理
1、扫描项目包括但不仅限于:职位申请表、身份证复印件、证书复印件、入职手续表、转正申请书、转正审批表等员工档案袋中材料;
2、扫描格式:须全部为图片格式;
3、存放规则:
1) 在职员工分部门分岗位存放:按定编图中的岗位分布划分;
2) 每个员工设置单独的文件夹存放:文件名称为“员工工号+员工姓名”,图示如下:
A、在职员工:工程部工程师张某+编号
B、离职员工:离职李某加离职时间
C、调动员工:调动王某+调动时间+调动岗位+编号
D、管理人员:李某+编号+岗位
(四)各类报表的管理
1、各类电子报表,花名册、工资表、转正试卷等涉及到保密问题的报表,需要加设密码,并保证密码的保密,不得告知非相关人员;
2、上报的各类报表需要定期存档。
(五)其她要求
1、所有纸版档案必须存入档案柜并上锁;
2、未经人资中心总监批准,任何人不得私自查阅各类档案;
3、未经人资中心总监批准,任何人不得私自复印、扫描、外带各类档案;
4、任何人不得将电子档案拷贝;
5、凡就是违反上述规定给企业造成不良影响或带来损失的,将按照公司规章制度及保密协议内容进行相应处罚。