总务行政助理职位说明

行政助理岗位说明

基本情况职位名称总务(General clerk) 职位编号102113

所属部门行政部(Administration Dept.) 薪资级别基层C级别

直接上级行政主管直接下属司机、非合约员工或服务单位职务等级协助做好日常行政管理工作.

职责1、负责文具物品、固定资产、印章、电话、收发文邮件、档案、内部资料和文件、协调内部沟通、客户接待、车辆、办公用品、物品、设备报修、报废等管理工作。

2、负责管理办公室、员工宿舍环境、卫生、安全等管理工作。

3、负责会议或培训会安排、登记、记录等服务工作。

4、负责办理工商、劳动、外事、公安与通讯申请、延期等手续工作。

5、责协调办理或租赁办公室、房屋、屋主、物业、酒店、餐厅、活动场所与交通运输相关工作。

6、负责监督与管理员工出勤工作。

7、负参与协助行政可控费用预算编报、统计、核算等相关事务工作。

8、本部门有关文字材料打印，编报资料。

9、负责接听电话与转达信息。

10、负责上级交办的临时事务。

日

常

工

作

日常关注：

协助处理部门之间协调，工作进展，提高工作效率。

1、与有关部门交流沟通;

2、计划当日工作推进计划;

3、工作汇报，督导各项工作推进;

4、组织协调好各岗位参与的工作;

5、阅读与接收回复有关文件、资料、报告与邮件等;

6、新工作的计划与规划。

定

期

工

作

1、公司车辆每周检查与编制报表;

2、定期参与培训;

3、检查程序文件、工作执行情况;

4、周执行工作总结;

5、定期述职;

6、每月各项行政可控费用的统计、核算、分摊、

分析及编制报表等相关工作。

7、每月做好电话费用清单及初审。

权限1、行政可控费用预算编报的建议权

2、车辆费用初审权

3、行政可控费用的初审权

4、规章制度与流程的修改建议权

5、办公物品仓库管理权

6、办公室、会议室、员工宿舍管理权

工作环境/条件办公室/计算机、电话、传真机、复印机、打印机

关键业绩指标（KPI）

考核指标指标权重工作计划的完成率100% 成本控制率预算以内办事差错率10% 报表错误率10% 卫生、安全与设施100%

工作关系内部工汇报周度工作汇报

作关系月度工作汇报

督导

协调

与财务部就行政可控费用事项进行沟通

外部工作关系不定期与物业、屋主的沟通电信、相关政府机关保持沟通

任职资格

学历大学专科或以上学历专业文秘与行政管理或相关专业

年龄25岁以上性别不规定

性格诚实、稳重，思想敏捷、理智。

工作经

验

2年以上相关工作经验

岗位所

需知识

文档资料管理

行政管理知识

岗位技

能要求

基本能力：

1、具有相应的企业管理知识和与外界接触的技巧；

2、熟练使用自动化办公软件，具备基本网络知识；

3、熟悉国家的相关法律、法规。具有简单的英语

阅读能力。

岗位

技能

培训

要求

科目名称课时数

文档资料管理按规定

管理技巧按规定

沟通技巧按规定核心能力：

沟通、协调能力强，行政管理

自我管理每周

职前培

训

新员工入职培训

职业发展

可晋升的职位行政主管

可转换的职位

修订履历

修订时间修订内容修订者审核者审批者Copyright 2009@Sinotruck International POCN/002