第四部分-专门档案

第四部分专门档案第一章专门档案概述■如何理解专门档案的概念，及其与相关概念的关系？专门档案是人们通过创造性劳动选留并保存下来以备查考的各种专门文件有机体系的总称。

专门文件是指机关、企业、事业单位及其他社会组织，在从事某些专业性活动中，为了实现相关的职能目标而制作和使用的，具有比较稳定的文种和记录目的的各种载体类型的数据、信息记录。

这一定义主要包括：1、专门档案是各种专门文件中的有保存价值的部分。

2、专门档案是人们的一种创造性的劳动成果。

3、专门档案形成于特定的专业活动领域，并具有相对稳定的文件名称、种类和格式。

4、专门档案具有突出的现实使用价值和工具功能。

5、专门档案是具有保存价值的专门文件组成的有机体系。

专门档案与相关概念的关系（一）专门档案与文书档案的关系1、形成的领域和内容性质不同；2、文件名称形式、格式规范化程度不同；3、形成规律和管理方式不同；4、价值和作用性质的差异。

（二）专门档案与科技档案的关系科技档案是一种最大门类的专门档案。

是指人们在从事科技、生产活动中形成的专业性的有保存价值的科技文件及有关伴随这种活动生成的材料。

它本身是一个复合的概念，其包括多种多样具体类型的科技档案概念。

如基建档案、设备档案、产品、科研、医药卫生档案、各种自然现象档案（天文、气象、水文、地震档案等）地质、测绘、环境保护等。

这种门类的档案的共性是：不仅具有一般专门档案的专业性、现实性强或工具性等特点外，还具有成套性和内容信息存在较高科技价值属性等特征。

（三）专门档案与专业档案的关系专门档案是根据档案的形成领域并结合档案的内容性质这一标准，进行划分后得到的结果。

可把档案分为：普通档案（党政档案）和专门档案两类，专门档案可分为科技档案和一般专门档案两类。

专业档案是根据社会行业分工这一标准，进行划分的结果。

它包括一个行业范围内形成的各种类型的档案，既有文书档案，也有一般性专门档案和科技档案。

专门档案和专业档案是两面三刀个互有交叉关系的两个不同概念。

（四）专门档案与照片档案等特种载体档案的关系照片档案、缩微档案等是从档案的物质载体的角度，进行划分所得到的分类结果。

可把档案分为：传统载体型档案和新型载体档案；传统载体型档案可分为：石刻、金文、甲骨、简牍、缣帛、纸制档案等；新型载体档案分为：照片、影片、缩微、磁介质、光磁介质档案等。

专门档案中既有传统载体类型的专门文件和材料，也有新型载体类型的专门文件。

（五）专门档案与电子文件的关系电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可以在通信网络上传输的文件。

电子文件是有关种类的专门档案的一种存在方式，这种存在方式的出现，要求我们在管理专门档案的实践中，必须重视吸纳新的管理理念、管理思想和理论、运用新的管理规则和方式方法。

（六）专门档案与专业资料的关系人们通常把对从事某一项专业性活动有参考价值的素材，都称为专业资料。

所以，只要专门档案可以用于这种目的，也可称为专业资料。

虽然两者有着密切的关系，然而却有着较为明显的差异。

专门档案是一定单位在从事某项专业性活动过程中形成的，它是这种专业性活动的有机组成部分和历史过程记录，并可以为这种专业活动本身提供直接的具有法律效力的证据；而专业资料则通常不具有这种直接记录性，往往是通过交换、搜集或购买来的，因而专业资料一般仅具有参考价值。

■简述专门档案的属性？一、专门档案的一般属性包括1、历史记录；2、原始性；3、凭证性和参考性；4、定向积累性；5有机联系性。

二、专门档案的特殊属性包括专业性、现实性、独立性、规范性、准确性。

■说明专门档案的功能与作用？功能：1、数据和信息储备功能2、依据功能作用：1、专业数据和信息的保障作用；2、维系专业工作正常进行的工具作用；3、保证各项专业工作合法进行的监督检查作用；4、再现历史、佐证历史的印证作用。

此外，也具有广泛的凭证作用和情报作用。

■试述专门档案发挥作用的一般规律性？规律也称法则，是事物发展过程中的本质联系和必然趋势。

规律具有普遍性和重复性等特点。

它是客观的，是事物本身所固有的，人们不能创造、改变和消灭规律，但能认识规律，利用它来改造自然界，改造人类社会。

一、专门档案对其形成者作用的突出性。

同一般的文书档案相比，专门档案虽然也具有第一价值和第二价值，但是在实现的方式和强度表现方面，却不完全相同。

二、专门档案发挥作用的定向性。

专门档案发挥作用的定向性，突出表现在其作用领域的有限性和作用对象的稳定性方面。

三、专门档案发挥作用的弹性。

专门档案发挥作用的弹性特点，主要表现在相似信息内容的专门档案在作用效果的差异性方面。

四、专门档案发挥作用的整体效应性。

专门档案发挥作用的整体效应性，是指专门档案作为一个有机的专门文件和记录体系，其整体所具有的作用效益，往往大于专门档案个体作用效益之和；个体一旦脱离群体，其所具有的实际作用能力，就会大打折扣，甚至消失。

五、专门档案发挥作用的衰减性。

专门档案发挥作用的衰减性，是由专门档案利用价值的时限性决定的。

绝大部分专门档案的现实作用具有时间效应，相对于专门档案的特定用户群体来说，其利用价值随着时间的推移而减少，甚至趋向于零。

第二章会计档案管理■如何理解会计档案的定义？会计档案：是各种社会实践主体在会计核算专业活动形成的具有一定保存价值的会计文件，不论其记录方式和载体如何。

其基本含义为：（一）定义指明了会计档案的形成者——各种社会实践主体。

会计档案形成者的广泛社会性，决定了会计档案来源的广泛性。

（二）定义指明了会计档案的特定形成领域——会计核算专业活动。

专门档案的突出特点之一，就是明显的专业属性。

（三）定义指明了会计档案的价值属特征——具有一定的保存价值。

（四）定义揭示了会计档案的本质属性——会计核算专业活动的原始记录。

各种会计档案是会计核算专业活动过程及其结果的有机组成部分，其所承载的会计信息也具有明显的原生性特点。

（五）定义说明了会计档案的存在形式特征。

■会计档案有哪些属性？1、突出的专业属性；2、形成过程的序时性；3、承载信息内容的严肃性；4、数据记录的平衡性；5、会计记录与会计文件格式的规范性。

■实行会计电算化后，会计档案的新特点有哪些？1、会计信息的存储范围和领域的扩大化；2、会计信息对软硬件环境的依赖性；3、存储介质的多样性；4、会计信息的易复制性和易更改性；5、电算化会计档案的现代化管理要求更高。

■试述会计档案的价值和作用？会计档案是制订财务计划的重要数据源；会计档案是进行科学经济决策的信息源；会计档案是维护正常经济、工作秩序的法定书证；会计档案是研究社会经济文化存在与发展规律的重要文献；会计档案是开展历史研究的记忆库；会计档案是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库。

会计档案的作用：1、信息保障作用；2、维系管理作用；3、监督检查作用；4、经济、历史研究作用；5、凭证、查考作用。

■会计档案收集的要求有哪些？一、会计档案收集的一般要求1、会计档案收集必须贯彻执行“统一领导、分级管理‘的基本原则会计档案必须集中统一管理，反对分散存放，这是会计档案收集工作的最基本要求。

2、会计档案的收集活动必须自觉地遵循会计档案的形成规律会计档案作为社会的一种重要的信息资源，其所承载的信息也同样要经历信息作用的活跃期、半活跃期和不活跃期的保存期或死亡期等几个基本的运动阶段。

3、会计档案的收集工作必须保证会计档案的齐全完整、信息准确。

4、会计档案的收集工作要注意质量优化、成分充实。

■简述会计档案的归档？为了保证会计档案收集的齐全、完整与准确，必须建立严格的会计档案归档制度。

会计档案归档制度包括：归档范围、归档时间、归档要求、归档手续等方面的内容。

1．会计档案的归档范围财政部和国家档案局《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号) 所规定的会计核算专业材料四种形式均应作为归档范围保存。

会计凭证: 主要有原始凭证、记账凭证、汇总凭证、电算化系统生成的电子凭证(如磁盘、磁带或光盘等)，以及其他具有归档价值的会计凭证。

会计账簿: 主要有总账（也称总分类账）、明细账（如现金日记账、银行存款账、经费支出明细账等）、固定资产账、辅助账簿（也称备查账簿）、其他会计账簿等。

财务报告:有月度、季度、年度财务报告, 包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

其他类会计文件:有银行存款余额调节表、银行对账单；会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册，以及其他具有一定保存价值的会计核算文件、记录等。

会计电算化核算材料：存储在磁性介质和光盘上的会计核算数据和信息；打印输出的纸质载体的会计核算材料；会计核算软件的全套文档资料以及会计软件程序等。

2．会计档案的归档时间《会计档案管理办法》第六条第二款规定：“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。

”例如：2008年底整理立卷形成的会计档案，2009年可由财会部门保存一年, 2010年初向本单位档案机构归档。

3．会计档案的归档要求总体要求: 收集、整理应符合规范。

要齐全、完整、准确，分类清楚，组卷合理，排列科学，案卷题名简明确切，装订美观结实，编目科学系统，便于查找利用。

4．会计档案的归档手续在移交会计档案时，交接双方必须按规定履行一定的移交手续，具体做法是：会计移交档案时，会计机构和档案机构在逐卷清点，一一核准后，交接双方按规定在会计档案移交清册上履行签字盖章手续。

移交清册一式三份，应明确交接人员、时间、数量。

交接双方应各存一份，另一份存入会计档案中。

■常见的会计档案分类方法主要包括以下三种类型：1．会计年度－会计文件文种（凭证、账簿、报表）—保管期限分类法；2．会计年度－保管期限－组织机构分类法；3．会计年度－会计类型－文种—保管期限分类法。

■试述会计档案的排列方法？四种：1、年度—类别—保管期限排列法；2、年度—保管期限—组织机构分类排列法；3、年度—会计类型分类排列法；4、会计文件或会计记录形式分类排列法；■会计档案鉴定的内容和意义？内容：1、会计档案价值鉴定工作；2、会计档案质量的鉴别与审核工作。

意义：1、会计档案鉴定有利于实现会计信息的优化；2、有利于合理地使用有限的人力、物力和财力资源；3、有利于在发生突然事件时及时抢求重要的会计档案；4、有利于保证电子会计文件和记录的证据价值。

■会计档案的鉴定规则？1、高龄规则；2、客观性规则；3、整体性规则；4、双重性规则；5、当机立断规则；6、未结禁销规则；7、依附性规则；8可靠性规则。

第三章人事档案管理■什么是人事档案，它有什么特点？人事档案是组织、人事管理部门或其他有关部门在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩，工作表现，并以个人为单位集中保存起来以备查考的人事材料。