建设工程监理档案资料管理作业指导书(doc 112页)
上海同建监理 监理档案管理作业指导书
上海同建监理监理档案管理作业指导书一、介绍监理档案管理是上海同建监理公司进行监理工作的重要组成部分。
本指导书旨在详细介绍监理档案管理的工作流程、要求和注意事项，以确保监理档案的准确、完整和可靠。
二、监理档案管理工作流程1.监理档案管理的目标：建立、维护和优化监理档案，确保其准确、完整和可靠，为监理工作提供依据。
2.监理档案管理的主要内容：–档案建立：根据项目需要，建立项目监理档案，并对档案进行编号和分类。
–档案收集：定期与相关部门和人员沟通，收集与监理工作相关的文件、文件夹、图纸等材料，并在档案中进行整理和归档。
–档案管理：对监理档案进行统一管理，包括存储、调阅和追溯等工作。
同时，要确保档案的安全性和机密性。
–档案维护：对监理档案进行定期检查和修复，确保档案的完整性和可用性。
–档案销毁：根据相关规定，对不需要保留的档案进行销毁处理，并做好相应的记录和备份。
三、监理档案管理的要求1.档案准确性：监理档案应真实、准确地反映监理工作的过程和结果，避免虚假记录和遗漏现象的发生。
2.档案完整性：监理档案应包含所有与监理工作相关的文件和材料，确保档案的完整性和可追溯性。
3.档案保密性：监理档案中可能包含涉及商业机密和个人隐私的信息，必须严格保密，防止信息泄露。
4.档案存储：监理档案应存放在安全、稳定的环境中，避免受到火灾、水患和病毒等意外事件的损害。
5.档案备份：监理档案应进行定期备份，并将备份存放在与原始档案不同的地点，以防止单一点故障。
四、监理档案管理的注意事项1.档案编号：监理档案应按照一定的编号规则进行编排，方便档案的查找和管理。
2.档案分类：监理档案应按照项目、区域或其他特定要求进行分类，以便于档案的归档和整理。
3.档案索引：监理档案应设置索引，记录档案的目录和位置信息，以便于快速检索和调阅。
4.档案托管：监理档案应委托专业的档案管理单位进行存放和管理，确保档案的安全和完整性。
5.档案传递：监理档案在多个部门之间传递时，应注意做好传递记录，并确保档案的完整性和安全性。
监理档案和影像资料管理作业指导书
监理档案和影像资料管理
JKEC/C-2013-作业指导书-105
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含原综合管理台帐、影像资料管理台帐、安全监理台帐、建筑质量验收台帐、材 料管理台帐、建筑节能管理台帐、环境与职业健康安全管理台帐等内容）为分类 管理基础，并根据项目特点对此进行增补和调整以适应本项目的管理要求。 6.5 监理收文、发文管理 6.5.1 监理收文、发文应在收文、发文登记表上予以登记； 6.5.2 监理收文登记后，应及时呈交项目部相关责任人进行处理，并留下处理记 录，并按信息资料分类存放。 6.5.3 监理发文内容应描述准确、文理通顺无误并经项目部相关责任人审定和签 发； 6.5.4 监理发文按规定要求完善相应签字手续，并留存原件归档。 6.6 项目部影像资料管理工作 6.6.1 监理影像资料管理工作的必要性
监理档案和影像资料管理
JKEC/C-2013-作业指导书-105
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a.对发出需要反馈的信息资料均应有封闭处置和归档的要求； b.对涉及不合格服务纠正、预防措施和实施效果，应按公司控制程序进行处理和 反馈。 6.2 信息资料的管理要求 6.2.1 项目监理机构应建立完善监理文件资料管理制度，设专人管理监理文件资 料。 各类资料应按分类存放在资料文件夹（盒、袋）中，对号入“座”； 6.2.2 各文件夹（盒、袋）应按分类编号醒目标出资料类别及名称； 6.2.3 每个文件夹（盒、袋）内应对放置的资料建立有清单目录； 6.2.4 信息资料应按相关规定内容填写，责任人签字手续完善； 6.2.5 信息资料的书面文件应为打印或碳素墨水形成，利于长期保存； 6.2.6 信息资料中的各类用表应采用有统一规定的表式，特殊表式可根据要求自 行编制。 6.2.7 项目监理机构应采用计算机技术进行监理文件资料管理，实现监理文件资 料管理的科学化、程序化、规范化。信息储存在硬盘、光盘及其它存储媒体的， 也应参照纸质材料分类管理的规定进行管理。 6.3 信息资料管理工作的质量标准 6.3.1 及时性：各类相关信息资料的收集、编制、存贮、传递均应在相应规定的 时间段内完成。 6.3.2 完整性：各类信息资料应按相应规定和要求，保证其完整性，不得有缺漏 情况发生。 6.3.3 真实性：各类信息资料应真实反映客观实际情况，不得形成无效的信息资 料。 6.3.4 符合性：各类信息资料应按相关规范、标准、规定进行加工整理，其格式、 内容、审批签字手续等均应符合要求，形成有效的信息资料。 6.3.5 有序性：各类信息资料应做到合理分类编目，有序管理，方便检索。 6.4 项目部信息资料的分类编目：
工程项目监理资料管理作业指导书(修改)
工程项目监理资料管理作业指导书1 目的为提高工程监理过程中资料管理水平，满足浙江省水运工程项目竣工文件编制办法（2011年版）的要求，特规定了监理资料管理的内容、要求和方法。
2 适用范围适用于公司负责监理的各项工程。
工程项目监理资料的管理以合同段工程为单位。
3 职责3.1 项目监理部负责监理资料的收集、整理、保管。
3.2 综合部档案室负责监理资料日常管理指导和检查。
4 分类工程项目监理资料按“十类”建档管理。
即监理工作依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全管理文件、旁站监理记录、监理日志等，分别整理组卷；平行检验及独立抽检的文件材料按单位工程分别进行整理组卷；工程照片、声像文件单独成卷。
4.1一类监理工作依据性文件应包括：1）、设计文件：施工图纸、工程地质勘察报告、测量基础资料、设计文件读图记录、设计交底记录。
其中施工图纸、工程地质勘察报告公司归档。
2）、设计变更、洽谈文件：设计变更、洽谈纪要。
3）、施工组织设计或方案4）、工程项目监理规划及监理实施细则。
工程项目监理规划含批复意见。
5）、监理月报。
6）、会议纪要。
7)、监理工作总结。
包括专题、阶段和竣工总结和报告。
8)、监理指令和通知：有关进度、质量、投资控制的监理通知、工程停（复）工指令。
9)、管理及考核记录。
10)、监理招投标文件：监理招标文件、监理投标文件、中标通知书等。
其中监理招标文件、监理投标文件公司归档。
4.2二类合同管理文件应包括：1)、合同文件：工程建设监理合同、建设工程施工合同、分包合同、各类定货合同等。
2)、合同其它事项管理：包括合同争议、合同变更、违约报告与处理等资料。
3)、分包资质：分包单位资质资料、供货单位资质资料、试验检测单位资质资料、分包单位资格报审表。
4)、其它往来文件。
4.3三类工程质量控制文件应包括：1)、各类工程材料、构配件、设备报验认可手续。
2)、施工测量放线报验记录。
建筑工程监理作业指导书
襄阳华罡工程建设监理二次修改作业指导书编制时间：二○一一年七月五日前言工程监理制作为我国工程建设领域的一项重大改革，自1988年以来,我国的工程监理制度先后经历了试点、稳步发展和全面推行三个阶段,并取得了有目共睹的成就.工程监理已成为工程建设过程中不可缺少的重要环节,对控制工程质量、投资、进度、安全发挥了重要作用,促进了我国工程建设管理水平的提高，并赢得了政府有关部门和社会各界的广泛认同.《建筑法》的颁布实施，确立了工程监理在建设活动中的法律地位；《建设工程质量管理条例》、《建设工程安全生产管理条例》和《民用建筑节能条例》的出台，进一步明确了工程监理在质量管理、安全生产管理、建筑节能方面的法律责任、权利和义务。
为了规范工程监理行为，保障工程监理健康发展，建设部也先后出台了一系列政策和规章。
监理是工程咨询系统工程中最后的一个环节，是在项目实施阶段按照国家法律、法规、强制性技术标准,以及设计文件和合同条款开展工作的，在建设过程中更多的是起监督、保证的作用。
中央领导对此曾寄予后望，胡锦涛总书记强调指出“工程咨询理论和方法的创新关系到科学发展观在投资领域的贯彻落实，需加强这一研究的指导和协调".温家宝总理也指出“贯彻科学发展观，做好工程咨询工作，对于调整经济结构，提高工程质量和效益具有重要意义”。
监理单位在工程建设领域如何贯彻落实科学发展观，对我们来说确实是一个新要求，也是一个新课题，需要认真的思考和不断的探索.由公司总工办组织编印的《工程建设监理作业指导书》，对涉及工程监理现有法律法规和行业规定进行了梳理，目的就一个，希望广大工程监理从业人员认认真真地学习，掌握其精髓，更好地服务于工程建设，全力打造出最有“公信力”的队伍，为我市工程建设管理水平再上一个新台阶作出更大的贡献。
同时，对于书中出现的疏漏及不足之处，恳请专业技术人员批评、指正.二0一一年七月第九章施工投资控制 (48)第十章施工合同及变更管理 (50)第十一章工程验收管理 (52)第十二章监理资料管理 (55)襄阳华罡工程建设监理作业指导书第一章法律法规的要求1。
资料管理与归档作业指导书.doc
资料管理与归档作业指导书1．总则1．1 为规范和加强本公司项目监理部建设工程监理文件的归档工作，完整、系统保存监理档案，结合本公司管理的特点，制定本作业指导书。
1．2 归档的监理文件是指项目监理部在工程监理过程中形成的具有保存价值的各种形式的记录。
1. 3 本作业指导书建立了监理文件归档制度，明确监理文件的归档范围、时间、要求，保证归档监理文件齐全、完整、有效、准确、系统。
1．4 项同总监理工程师负责所形成的监理文件的收集、整理，并按要求向相关部门归档。
1．5 各分支机构、总监办、办公室负责对项目监理部监理文件材料归档工作的指导、监督和检查。
1．6 建立文件材料归档责任追究制度。
不按要求归档的项目监理部追究当事人或分支机构的责任。
2．编制依据2．1 《房屋建筑工程和市政基础施工和竣工验收备案管理暂行办法》2．2《昆明市建设工程竣工验收备案管理实施细则》2．3现行《建设工程文件归档整理规范》2．4《施工阶段验收工作和保修阶段工作作业指导书》(YNPK／C一26—2008)3．监理文件档案的审查、审核、归档程序3．1 监理文件归档作业流程，详见《云南帕克国际工程咨询有限公司建设工程监理文件归档流程图》(附表一)。
3．2外部归档资料：监理合同范围内的文件资料归档工作由项口总监组织监理工程师审查合格后交分支机构审核，南分支机构审核合格后报公司总监办审定和质量总监批准。
经审定认可的竣工资料由项目监理部报送业主作为整体项目竣工资料的组成部分。
3．3内部资料归档：3.3．1 各分支机构应检查项目监理部归档的监理文件是否齐全、完整、准确、有效。
由项目监理部填报《________________________项目建设工程监理文件移交验收表》YNPK／C一14—01—2008。
分支机构负责人审查、签字后报总监办审核，再交公司质量总监批准。
3．3．2经批准的竣工资料交办公室存档。
3．3．3 重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。
市政工程监理资料整理归档作业指导书
市政工程监理资料整理归档作业指导书前言根据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）规定，对于工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程与现状、具有保存价值的各项载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。
并须经过分类整理、按要求组成案卷。
本文中所采用的表式有些来自《建设工程监理规范》的ABC表，还有些来自公司制定的程序表式，均是在各项目部整理、编制监理资料时会使用的表格，但由于各项目各有特点，填写的内容也会不同，考虑到目前各项目部均配备计算机，办公自动化，因此可以根据各自特点对表式进行调整或创新。
依据我公司《施工阶段监理资料整理归档管理办法》（第三次修改），按照在工程中监理文件形成的不同阶段或类型，保管期限见下表：市政工程监理文件归档范围和保管期限表表1说明: 1.表内标注“●”的文件为监理单位需要向建设单位及城建馆档案提供的监理资料；2.表内资料内容为常见的监理文件，在实际过程中，可以依据各自工程实际特点增添新内容或自然消减个别文件。
监理资料的编制整理方法为方便检索、查询，本节内容序号均按照表1“市政工程监理文件归档范围和保管期限表”中相关文件序号排列。
1合同文件1.1建设工程监理中标通知书1.2建设工程委托监理合同建设工程委托监理合同（以下简称监理合同）。
监理合同由市场经营部参照合同示范文本草拟专用条件，与委托人协商一致后，合同双方当事人的法定代表人签章并加盖公章后，方可生效。
监理合同一般包括以下条款：1）监理人的义务；2）委托人的义务；3）监理人的权利；4）委托人的权利；5）监理人的责任；6）委托人的责任；7）合同生效、变更与终止；8）监理报酬；9）争议的解决；10）其他。
签订监理合同一般采用GF-2000-0202示范文本格式。
专用条件部分可参照公司的蓝本进行草拟。
监理合同一般情况下一式四份，有特殊需要时，可增加副本数量。
监理竣工资料整理归档作业指导书
珠海市城市开发监理有限公司贵州分公司项目监理竣工资料整理归档作业指导书版本号:编写人:审核人:批准人：批准日期：发放号：受控状态:目录1．总则 (2)(2）2．引用标准ﻩﻩ3．监理档案组卷得方法 ······················ﻩ(２)4．监理档案得验收、移交与管理ﻩﻩ（2）5．文件编号方法 ·····································ﻩ (3) 附件１：监理档案移交目录附件２:工程建设监理档案封面附件3：卷内目录附件4:监理档案卷内备考表附件５：档案盒条脊示例附件６：电子文档目录图1ﻩ总则1、１监理竣工资料整理、归档作业指导书规定了项目监理部在项目竣工验收后资料得收集、分类编码与存档管理得要求与办法。
１、2 监理竣工资料得范围系指在工程项目建设监理服务工作中形成得具有备案、查考与保存利用价值得与政府建设主管部门要求具备得文件资料、检查记录、工程声像资料等（以下简称文件与记录）。
2 引用标准2、1ﻩ《建设工程监理规范》GB5０319—２01３《工程建设监理规程》ＹJＧ37—1999《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328—２0013监理档案组卷得方法：3、1 监理文件、施工文件应按单位工程、分部工程、专业、阶段等内容进行组卷；3、2工程文件得内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
监理信息资料管理作业指导书
监理信息资料管理作业指导书(SPM/III-3.0-2004-1)监理信息资料管理的好坏直接反映项目部的信息化水平，是项目管理成功与否的关键之一，公司在总结1998年以来贯标管理积累的经验，于2001年颁布的《监理信息管理作业指导书》，规范了监理信息管理工作。
为了做好项目部信息管理工作，首先必须根据业主委托的监理工作范围和内容,建立以监理项目部为处理核心的信息资料管理中心，协调项目业主、承建商，监理三者之间信息流通，收集来自外部环境各类信息，全面、系统处理后，供参建各方处理造价、进度、质量事务时使用，为整个项目建设服务。
信息资料管理的日常工作包括：负责规划建立项目信息资料管理系统，收集信息、信息加工整理和储存，信息资料检索和传递，实现监理工作本身的自动化，标准化，规范化，系统化的管理，并推动整个项目信息资料收集、处理效率。
同时上海市建筑科学研究院研制开发了已在全国范围推广使用的《工程项目监理》软件系统，能最大限度利用先进的管理工具-计算机来完成信息管理各个环节工作。
1规划建立项目信息资料管理系统信息是不断流动的，在建设过程中各个环节都有参建各方处理事务的信息产生，只建立监理内部的信息流程是没有效率的，也不可能收集和处理好监理工作所需要信息，因此必需规划整个项目信息资料管理系统，确定监理信息分类编码体系表（详见附1），对业主、承包商、监理、外部信息进行统一分类，明确各方在信息资料收集方面的职责，同时满足各方在信息资料使用方面要求。
1.1信息收集1.1.1收集项目决策文件及有关资料项目决策文件包括了建设规模、建设布局、质量、进度、投资控制基本要求等基础性依据，是监理和参建各方对工程实施控制的重要文件，其中包含了许多设计文件的重要依据，指导着整个项目运作方向。
1.1.2设计文件及有关资料的收集工程设计文件不仅是施工的依据，而且是监理进行质量、进度、投资控制的重要依据，设计过程中所收集到一些基础性资料对编制和审核施工组织设计、施工方案有很大帮助。
监理现场资料管理作业指导书
目录1．总则（2）2．作业指导对象（2）3 现场内业资料管理工作依据（2）4．现场内业资料管理作业手册（3）5．常用质量记录（8）6．附录（9）1．总则1.1现场监理内业资料是项目实施过程中对工程监督管理的原始记录，对质量控制、投资控制、进度控制以及合同管理等所做工作的真实记录。
这些资料是评定工程质量、竣工交付使用的必要条件，是一份工程项目竣工验收备案前必须审查的档案材料。
也是监理工作中各项控制与管理工作的依据和凭证，反映了监理人员的素质和项目监理组的管理能力和管理水平，并可作为以后发生各类纠纷问题的原始依据。
1.2 项目监理组必须在总监负责下，配备现场专职或兼职工程资料管理人员负责收集、整理监理文件，对监理文件进行科学化、规范化管理，确保监理文件的完整性。
1.3监理内业资料的管理应严格遵循公司质量手册及质量管理体系程序文件。
1.4 监理内业资料的管理应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于内业资料的保管和利用。
1.5 为保证现场内业资料的规范与科学管理、保存和利用，特制定本作业指导书。
2．作业指导对象本作业指导书适用于现场监理组总监及内业资料管理人员进行内业资料的管理工作。
3．现场内业资料管理工作依据3.1 质量体系程序文件《质量记录控制程序》（TJPM／B-2003-4.2）3.2 《建设工程监理规程》4. 现场内业资料管理作业手册4.1 总监负责，明确要求，专人管理。
监理资料的管理应由总监负责，并指定专人具体实施。
结合工程项目的实际情况，总监负责对外协调，明确要求，对其进行相应的检查。
内业资料管理人员在总监的指令下，严格按照规范、政府、公司等有关资料管理的规定，对工程实施过程中产生的各类文件根据其特征、相互联系和保存价值分类整理，做到科学、合理、规范。
4.2 日常管理中几个重要环节。
4.2.1 建立监理内业资料台帐：a）根据公司质量管理体系程序文件中质量记录控制程序第3.2.3条设立总台帐，建立对应的文件夹，保证工程文件资料的完整性、准确性、系统性和可操作性。
上海同建监理 监理档案管理作业指导书
上海同建监理监理档案管理作业指导书以下是一份监理档案管理作业指导书,供参考:1. 目的与要求本监理档案管理作业指导书旨在提供一份全面的监理档案管理计划,协助监理公司管理和维护监理处的档案管理系统,确保项目进度和质量。
2. 档案管理系统监理公司应该建立一套完整的档案管理系统,包括文件管理、项目进度管理、质量管理和风险管理等方面,以确保档案管理的完整性和准确性。
3. 文件管理文件管理是监理档案管理的重要部分。
监理公司应该建立标准的文件分类和存储系统,确保所有文件都得到正确的存储和检索。
同时,应制定文件归档和查阅规定,并定期对文件进行审查和更新。
4. 项目进度管理项目进度管理是监理档案管理的重要环节。
监理公司应该建立详细的项目进度表和日记,对项目进度进行全面跟踪和管理。
同时,应制定项目进度报告制度,定期向业主和相关部门汇报项目进展情况。
5. 质量管理质量管理是监理档案管理的核心内容。
监理公司应该建立严格的质量管理标准和方法,对项目质量进行全面监控和管理。
同时,应制定的质量检查和验收程序,确保项目质量符合要求。
6. 风险管理风险管理是监理档案管理的重要组成部分。
监理公司应该建立全面的风险管理计划,对项目中可能出现的各种风险进行全面分析和评估。
同时,应制定风险管理报告制度,定期向业主和相关部门汇报风险情况。
7. 档案管理规范监理公司的档案管理应该具有规范性和标准化的特点。
监理公司应该建立档案管理工作程序,制定档案管理的基本原则和规范,确保档案管理的准确性和完整性。
8. 培训与考核为了提高工作效率和服务质量,监理公司应该对相关人员进行培训,建立考核制度,确保档案管理人员熟悉监理档案管理规范和要求。
以上为监理档案管理作业指导书的主要内容,监理公司应根据具体要求制定详细的档案管理计划,并严格执行相关规定。
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建设工程监理档案资料管理作业指
导书(doc 112页)
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目录
一、编制本作业指导书的意义 (2)
1、建设工程监理文件流程表 (3)
2、监理文件档案资料管理 (5)
二、分类档案管理总目录 (7)
（一）监理合同文件及监理技术文件 (7)
（二）承包单位资质及合同文件、施工指导文件 (29)
（三）进度控制文件 (41)
（四）质量控制文件 (65)
（五）投资控制文件 (100)
（六）合同管理文件 (136)
（七）协调文件 (161)
（八）会议记录文件 (167)
（九）监理报告 (167)
（十）工程安全资料 (167)
（十一）工程验收文件 (176)
（十二）监理记录及总结 (177)
三、工程文件的立卷 (182)
(一）基本原则 (182)
(二）立卷的具体方法 (182)
(三）卷内文件的排列 (182)
四、工程文件的归档要求 (183)
(一）纸质文件归档的质量要求 (183)
(二）电子文件归档的质量要求 (183)
常用法律法规目录 (185)
一、编制本作业指导书的意义
监理文件档案资料管理，是工程建设工程管理的一项重要工作，是实施工程建设监理，进行目标控制的基础性工作。
在监理项目部中必须有专门的人员负责监理文件和档案的收发、管理、保存工作。
在进行建设工程监理的工作期间，对建设工程实施过程中形成的与监理相关的文件和档案进行收集积累、加工整理、立卷归档和检查利用等一系列工作。
编制本作业指导书有以下意义：
✓对监理文件档案资料进行科学管理，建设工程监理工作的顺利开展制造良好的前提条件。
✓对监理文件档案进行科学管理，可提高监理工作效率。
✓对监理文档案进行科学管理，可以对实施工程档案的归档提供可靠保证。
1、建设工程监理文件流程表
建设工程监理文件流程表
说明：1、施工图设计变更经监理审核后，作为监理工程师图纸发送有关单位；
2、符号：★——主送○——抄送（报）；A——项目法人，B——监理单位，C——承建单位，F——设计单位，G——质监站。
2、监理文件档案资料管理
2．1监理文件和档案收文与登记
所有收文应在收文登记表上进行登记，记录文件名称、文件摘要信息。
文件的发放单位（部门）、文件编号及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间。
最后由项目管理部负责收文人员签字。
2．2监理文件档案资料传阅与登记
由项目监理部总监理工程师确定来文、记录批示由哪个部门（监理工程师）办理，并确定是否要传阅及传阅名单和范围，并注明在文件处理表上（如表2-1）。
随同文件和记录交给处理部门（具体人员）或进行传阅。
批示的文件的处理部门（具体人员）应对该文件按期限做出具体的处理意见及办理情况。
传阅的文件和记录每位传阅人员阅后应在文件处理单上签名，并注明日期。
文件和记录传阅期限不应超过该文件的处理期限。
传阅完毕后，文件原件交还资料管理人员。
文件处理表。