SRM采购管理平台功能介绍

SAP SRM采购管理平台功能介绍

思爱普(北京)软件系统有限公司

二零一二年一月

目录

1.SAP采购管理平台总体方案 (2)

1.1SAP采购管理平台功能框架 (2)

1.2SAP采购管理平台集成方案 (3)

1.3SAP采购管理平台业务流程审批方案 (4)

1.4SAP采购管理平台的优势与价值 (6)

2.SAP采购管理平台详细方案 (9)

2.1计划管理 (9)

2.1.1需求计划管理过程 (10)

2.1.2采购计划管理过程 (17)

2.2采购寻源管理 (19)

2.2.1寻源模板 (20)

2.2.2框架协议采购 (22)

2.2.3招标采购管理 (30)

2.2.4询报价采购管理 (35)

2.2.5竞价采购管理 (44)

2.2.6超市采购管理 (45)

2.3合同管理 (50)

2.3.1合同文本管理 (50)

2.3.2合同执行管理 (62)

2.4采购执行 (64)

2.4.1订单管理 (64)

2.4.2供应商协同 (66)

2.4.3物资类别管理 (69)

2.4.4物资主数据管理 (70)

2.5供应商管理 (72)

2.5.1供应商准入管理 (72)

2.5.2潜在供应商转为正式供应商 (77)

2.5.3供应商分级分类 (78)

2.5.4正式供应商数据管理 (79)

2.5.5供应商评估管理 (82)

2.5.6供应商状态管理 (91)

2.5.7供应商绩效改进管理 (91)

2.5.8供应商绩效支持选用过程 (92)

2.6专家管理 (92)

2.6.1专家信息维护 (93)

2.6.2评估专家 (95)

2.6.3淘汰专家 (97)

2.6.4专家抽取 (97)

2.6.5专家评标 (98)

2.7价格管理 (99)

2.7.1市场价格管理 (101)

2.7.2采购价格管理 (102)

2.7.3价格管理分析 (103)

2.8采购分析管理 (104)

3.SAP采购管理平台案例介绍 (111)

1. SAP采购管理平台总体方案

SAP采购管理平台是一个简单易用、功能完整、业界领先的采购平台，提供全面的采购管理完整解决方案，支持企业端到端的物资采购业务管理过程。

SAP采购管理平台构建一个贯穿计划、寻源、执行和库存管理集成一体化的采购供应系统，支持管理与交易的一体化，资源共享，协同运作；支持企业构建业务操作、采购管控与战略级决策三位一体的业务运行体系；采购信息共享. 为采购管理的决策提供支持；通过系统的功能减少手工操作,提高工作效率和管理粒度。

SAP采购管理平台提供标准配置技术，支持灵活的组织结构定义，支持灵活的业务流程设置，支持灵活的操作界面调整。例如目前企业主要以统谈统签与统谈分签两种采购模式为主，将来利用该系统更容易拓展到集中采购统一配送或分谈分签等模式。更好的支持企业未来兼并重组带来组织架构变化，以及业务创新带来的业务流程变化。

1.1 SAP采购管理平台功能框架

SAP采购管理平台的计划管理、采购寻源管理、合同管理、库存管理、结算管理构成整个采购业务链，供应商管理、供应商协同管理、价格管理、专家管理、物资管理与目录管理贯穿在这个采购业务链当中，支持整个企业物资采购业务管理过程。下图是SAP采购管理平台的功能框架。

其中包括了以下的功能模块：

供应商管理：供应商准入管理、供应商分级管理、供应商考核评价、供应商目录管理、供应商主数据管理等

计划管理：年度需求计划、月度需求计划、采购计划等

寻源管理：采购方案准备、采购方案审批、采购方案执行、采购结果等

合同管理：合同文本管理、合同审批管理、合同执行管理等

仓储管理：物资库存管理、仓储管理等

供应商协同管理：采购执行协同、寻源协同、库存协同等

价格管理：市场价格管理、目录价格管理、合同价格管理等

专家管理：专家准入管理、专家抽取、专家动态管理等

物资管理：物资分类管理、物资编码管理等

目录管理：物资目录管理、电子采购目录管理等

采购分析：寻源管理分析、合同执行与监控、花费分析、决策报表等

1.2 SAP采购管理平台集成方案

SAP采购平台与SAP ERP系统之间，既有数据的验证与检查，例如预算检查、总账科目检查、资产与成本中心数据检查等，又主数据的交互，例如度量单位主数据、工厂主数据、组织结构数据等，还有交易数据紧密耦合的双向交互，例如需求计划，采购订单、预留单、合同信息等。SAP采购平台与SAP ERP系统是产品级预配置的集成，只需要把两系统的连接建立起来，这些数据集成自动形成。

SAP采购管理平台同时提供了通用集成接口，支持与非SAP产品集成，例如支持与Oracle ERP系统集成、用友ERP系统集成、金蝶ERP系统集成等。如下图，SAP采购管理平台集成方案。

SAP采购管理平台与非SAP系统集成，可以使用SAP采购管理平台提供的标准数据集中平台实现系统间实时集成、数据核对和转换，提供严格的安全控制体系以保障数据传递的完整性，保证了数据安全性和完整性。

SAP采购平台与非SAP ERP系统之间集成，既有可以进行数据的验证与检查，例如预算检查、总账科目检查、资产与成本中心数据检查等，又可以进行主数据的交互，例如度量单位主数据、工厂主数据、组织结构数据等，还可以进行采购业务凭证数据的双向交互集成，例如需求计划，采购订单、预留单、合同信息等。

1.3 SAP采购管理平台业务流程审批方案

为了实现端到端采购业务流程统一审批平台，实现总体采购业务流程统一基础上允许地区公司对其中的子流程进行个性化定制，构建可视化的流程定制引擎保证系统定制的方便性，我们建议使用SAP采购平台自的审批工作流引擎，实现业务待办事项、流程监控、业务流程控制等。实现对各环节审批流程的定制，实现按照物料、采购金额、组织机构进行审批流转设置，提供可视化流程引擎配置功能，可以根据业务需求进行审批流程定制。同时可以支持通过邮件方式进行离线审批过程。

通过SAP审批工作流引擎构建平台的统一的端到端审批过程，灵活定义各种个性化的审批工作流以及各种审批界面。更好实现业务流程透明性、分散性与灵活性；为所有类型和维度的业务流程提供统一的集成工具集。

通过采购平台移动模块，还可以支持手机登陆采购平台进行审批过程。

1.4 SAP采购管理平台的优势与价值

SAP 采购管理平台实现物资采购一体化端到端管理过程，增强了企业采购的管理和监督作用，更容易发现潜在的成本节约机会。采购过程允许供应商，采购管理人员和内部用户在线协同，缩短了采购业务周期，通过提高与供应商协作的业务效率，增加战略供应商的价值；同时易于满足企业内控部、审计部与预算办等职能部门参与采购业务的管理。

1)SAP采购管理平台提供丰富采购业务模式管理功能，兼容差异构建一体化业务

企业分子公司的采购业务都有一定差异，统一的采购平台可以标准化采购业务流程，同时可以兼容各分子公司业务流程差异，构建端到端的采购业务的全覆盖、全流程、全过程管理。

2)SAP采购管理平台是一个简单易用、功能完整，业界领先的采购平台

SAP采购管理平台是完全基于B/S架构的，企业内部用户与外部供应商用户都是使用浏览器来登录使用的，非常简单、方便使用。系统界面可以基于企业的需求进行个性化配置，同时平台提供各种采购流程的离线业务操作管理，例如供应商可以进行离线基于PDF的报价过程等等。平台提供各种移动方案，例如使用用户可以在移动设备，例如手机上提报需求计划。平台可以灵活制定各种统计分析、业务监控、决策分析多维度的采购业务分析，为企业采购业务发展提高提供了有力的保障。

3)采用SAP采购管理平台是低风险的项目实施保证

SAP采购平台有超过23，850个全球客户群和超过30个的中国客户群，积累了丰富的本地化实施经验和支持团队，同时基于成熟产品级客户化定制最大程度降低二次开发的实施风险，量身定制的专业化专家支持和培训计划确保项目成功。

4)实现了计划的集中控制和管理，发挥集团采购优势，节约采购成本

各使用单位在采购管理平台中分散提交各种需求计划，采购平台将进行合并和归类，而后由集中采购单位执行统一的寻源采购过程，集中化的招标和竞价使企业有机会得到更好的供应商折扣和供货服务，实现采购节约。采购管理平台能帮助企业节约成本，实现需求的集中控制和管理，为了充分发挥企业集中采购的优势。

5)建立了内外协同的采购操作平台，提高采购信息透明性，加速采购流程

采购管理平台拓展了采购业务的外延，为企业与供应商及内部需求者搭建了一个实时协作的采购平台。需求者可以在平台上提出采购需求，并得到审批。基于采购目录的采购自动寻源，可以帮助买方简化采购流程，缩短采购周期，降低采购管理成本。

整个采购业务流都在采购管理平台上完成，信息及时传递，而且允许从任意业务点切入查询整个采购任务的业务单据流，保证了信息的透明性，并加速了采购业务流程，同时也降低了供应商参与采购业务的交易成本。

6)建立了统一的供应商库，实现全面的供应商动态管理和评估体系

基于集中统一的供应商数据库，采购管理平台利用互联网技术把买方与供应商连接起来，使供应商能够加入买方的采购业务流程，一同分析、控制和优化与双方的信息流、物流和资金流。供应商发生的采购业务都能忠实的被记录到供应商数据库中，如注册信息，投标信息，后续的送货信息，采购协议遵循度，采购需求者方对供应商某次服务的评价等。这些信息中有结构化的系统信息如投标价格，送货时间，也可以有非结构化的信息如专家对其的评价，采购需求者对其的评价，也可以包含系统计算出来的数据，如注册时填写的企业规模。所有这些数据都能够通过采购平台动态展现出来。买方的采购管理者可以根据评估结果对供应商升降级，乃至于将供应商淘汰出供应商库。

采购过程中的所有数据都能够形成后续评估的数据基础，而评估结果又可以反过来影响采购寻源的过程，基于集中统一的数据库，企业可以将供应商管理形成一个有效的闭环，实现对供应商的动态评估和管理。

7)保证了合同的合规性，有效推进管理规定，提高采购执行力

许多企业都会遇到以下问题：合同一旦签订完成，合同管理便停止了，很多合同静静地躺在文件柜中直到合同过期，这些花费了企业大量人力物力的合同没有办法被企业再利用或为企业提供知识积累。同时，在合同签订过程中，合同的拟定和协商过程周期过长、合同批准过程费力耗时、没有统一的合同数据库和合同模板、对合同的协商进程缺乏必要的跟踪，没有有效的合同版本管理。合同签订以后，合同条款协商和执行出现断层、缺少合同执行情况的报告和统计、对需要重新审定的合同没有预警机制、供应商的合同履行绩效评估缺失。

SAP 采购管理平台的合同管理允许供应商参加协作式的合同谈判，缩短了合同谈判周期，同时有效的将采购合同的结构化的可执行数据与法务合同文本结合起来，使合同管理贯穿于合同的整个生命周期。寻源后的结果能够直接转化为合同保存起来，采购合同中的商务条件也可以带入到后续的订单执行过程中，由此保证了采购制度可以从上而下，得到有效贯彻执行，进而提高采购部门的执行力。

8)SAP 采购管理平台具有灵活性和适应性

SAP采购管理平台不但能够适应企业当前的管理需求，而且还能满足将来发展的需求。SAP通过丰富的案例应用总结出大量的企业管理实践，并将这些实践凝聚到其庞大复杂的解决方案中，SAP整个系统后台有数万个功能参数，可以通过参数的设置而定义出不同的运作流程，也就是说可以通过参数设置的不同变化而满足下属企业不同类型采购流程管理的各种需求。另外，企业流程也是处于不断优化过程中，SAP采购平台可以通过调整功能参数而灵活的改变流程，从而适应企业流程的持续性改进。这样就最大限度地避免了因为企业流程的改变而需要重新开发系统，同时当企业进行流程调整或部门重组时，还可以不断地对组织结构和业务流程进行调整。总之，SAP采购平台可以灵活的配置出适合企业的合理的运作流程，同时又能根据企业业务需要的变化而不断调整参数，配置出新的流程，适应企业持续性的流程改进。

2. SAP采购管理平台详细方案

下面详细介绍我们建议的SAP采购管理平台的解决方案功能，包括了计划管理、采购寻源管理、合同管理、仓储管理、结算管理、物料管理、供应商管理、专家管理、价格管理、质量管理与采购分析等功能。

2.1 计划管理

企业的物资计划管理包括需求计划管理和采购计划管理两部分，其中需求计划管理包括了计划的编制、上报、汇总、平衡、审核、变更、撤消、查询、执行情况跟踪等功能。采购计划是用户需求计划进行相应汇总、平衡，形成的物资缺口。采购计划按照不同物资类别进行不同单位部门负责采购计划执行管理，主要包括采购计划的编制、审核、执行、下发、变更，跟踪等。

SAP采购平台定义业务组织架构功能，可以把企业业务组织架构完整地定义到系统中，然后在组织架构分配各种属性，例如定义各使用单位的提报需求计划范围，各采购单位的采购职能范围、分配利库范围，可以定义各种审批策略；实现需求计划上报过程中自动传输到相应的管理部门中，同时与系统物资库存管理功能集成进行库存平衡过程，最后需求缺口部分转为采购计划。然后采购计划会按照集中采购物资与分散采购物资进行划分，集中采购物资会传输到集团采购部中；分散采购物资会进行分散采购过程，或者委托国贸公司进行进口采购，或者委托招标中心进行招投标采购，或者基层单位进行自行采购。

2.1.1 需求计划管理过程

通过在SAP采购平台定义业务组织架构，定义需求计划上报逻辑，定义物资利库规则，定义物资采购部门职能范围，实现各单位的需求计划自动上报到相应的管理部门中。例如下属公司的使用部门提报需求计划时候，经过审批后，系统自动把需求计划上报到下属公司公司的采购管理部门中。

2.1.1.1 需求计划编制

各单位用户在采购平台提报需求计划，可以支持直接输入物资编码方式提报需求，如下图。

各单位用户在采购平台提报需求计划，可以支持导入文件，例如Excel文件进行

导入进行批量提报。

同时也支持参考电子采购目录方式提报需求计划，如下图。

年度计划签署了框架协议的物资发布到电子采购目录，各单位提报需求计划时候，可以查询电子目录然后添加物资到需求计划中。

最后所有物资的需求计划提报后，系统自动根据配置好的审批工作流触发相应的

审批流程。

2.1.1.2 需求计划审批

根据组织架构中预定义好的业务审批逻辑，系统自动触发需求计划的审批工作流。可以根据物资类别、计划类型、金额、单位等多种条件，制定不同的需求计划的审批

规则，以实现日常业务中复杂灵活的多种审批方式。

每一个审批工作，系统都自动发邮件给参与审批的领导，收到邮件通知后，领导

登录采购平台，对需求计划进行审批。在审批过程中可以查看需求计划详细信息。系

统支持对需求计划的物资进行单独审批，如下图。

2.1.1.3 需求计划汇总与分发

当需求计划审批完成后，系统根据预定义好的逻辑，自动把需求计划上报到相应

的归口管理部门中。例如下属单位使用部门的需求计划会自动汇总到下属单位采购管

理部门计划科，由计划科科长对需求计划进行分发给各自采购员进行下一步采购工作，如下图。

同时，平台也提供自动进行需求计划分发过程，前提是把分发的逻辑在组织架构中定义好。

2.1.1.4 需求计划利库

与物资仓储管理模块紧密集成的，所以采购平台提供了非常灵活有效的需求计划平衡利库的过程。

首先可以在采购平台中，定义平衡利库方式，支持可以在每一个需求单位编制需求计划时候，系统进行平衡利库；可以支持需求计划汇总上报到集中管理部门后，进行集中平衡利库过程。

1)如果需要在需求单位进行平衡利库，则需要在组织架构中定义这个需求单位

的平衡利库范围。如下图，如果平衡利库在下属公司上，则需要定义下属公

司使用部门的利库工厂范围。

2)如果需要在集中管理单位，例如需要在集团公司级别上进行平衡利库，则需

要在组织架构中定义集团公司单位的平衡利库范围，如下图。

平衡利库逻辑定义好后，如下图，系统自动在需求计划中显示物资的可用性情况，用户能够清晰知道当前系统的物资可用情况，提高了需求计划提报的准确性与效率。

最后采购平台自动在系统中产生相应的库存预留单，或者库存转移单。

2.1.1.5 需求计划查询

SAP采购平台可以提供了功能强大的需求计划查询功能，可以根据计划类型、计划名称、物资信息、物资类别、物资级别、提报单位等的不同属性灵活查询。

同时，各单位需求用户可以查询各需求计划的状态以及后续凭证流。如下图，如果物资有可用库存，则在系统产生预留单，在需求计划后续凭证流可以查询到该预留单号码。然后需求单位可以根据预留单进行物资的领料过程。

如果物资有框架协议，则在产生采购订单，在需求计划后续凭证流可以查询到该采购订单号码。

2.1.2 采购计划管理过程

采购管理部门用户可以在采购管理平台中根据缺口的需求计划编制采购计划，

SAP采购平台可以支持根据不同的物资类别分配不同的职能部门权限去编制采购计划。2.1.2.1 采购计划接收

采购计划会自动传递到负责采购的相应单位中。如果是集中采购物资，则自动传

递到集团采购部的采购员待办清单中；如果是自行采购的，则自动传递到下属公司采

购员待办清单中，以便采购员准备后续的采购方案。

2.1.2.2 采购计划审批

经过对需求计划进行平库与划分，产生各种类型的采购计划。这些采购计划经过

审批后，可以自动传递给相应的采购单位，例如集团采购部、下属公司采购部等。

根据组织架构中预定义好的业务审批逻辑，系统自动触发采购计划的审批工作流。可以根据物资类别、计划类型、金额、单位等多种条件，制定不同的采购计划的审批

规则，以实现日常业务中复杂灵活的多种审批方式。系统提供的审批层次可以根据业

务需求灵活定义，总审批层次是没有限制的。

如下图，下属公司的采购计划配置了三级的审批过程。通过系统组织架构配置，

很灵活支持未来业务审批流程。

单位部门领导收到邮件通知后，登录采购平台，对采购计划进行审批。在审批过

程中可以查看采购计划详细信息。

2.1.2.3 采购计划查询

SAP采购平台可以提供了灵活的采购计划查询功能，可以根据计划类型、计划名称、物资信息、物资类别、物资级别、计划状态等的不同性质灵活查询。

同时可以自定义各种个性化的查询方式，如下图。

在采购计划的文档跟踪中，不但可以查看到需求计划凭证，还可以查看整个采购业务的后续凭证，例如寻源过程凭证，合同凭证，采购执行凭证等。

2.2 采购寻源管理

SAP采购平台战略寻源功能支持多种寻源方式，包括招标采购、竞争性谈判、单一来源等，支持寻源方式的模板化管理，从而实现各种采购方式的流程标准化。引用价格信息库实现各种采购方式的寻源过程的采购价格对标过程，共享各种价格信息。引用供应商分级分类与绩效评估信息实现寻源过程选商过程。寻源结果生成框架协议，会自动更新采购价格库中。

SAP采购平台寻源工作台可以实现采购方案制定、采购方案审批，采购方案执行，采购结果审批等寻源过程。参考采购计划编制采购方案，采购方案经过采购管理部门